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Der Digitale Wandel ist schnell, doch Sie sind auf alles vorbereitet:

Change Management und Ausnahmeregelungen in JobRouter® Prozessen

Es wird niemanden überraschen, dass 80 Prozent der Probleme in den Geschäftsprozessen in 20 Prozent der Arbeit gebunden sind - meist durch Ausnahmen verursacht. Diese 80/20-Regel gilt insbesondere in Geschäftsprozessen wie der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, wo Ausnahmen die Verarbeitung verlangsamen und den Cashflow beeinträchtigen können. Unternehmen, die ihre Buchhaltungsprozesse automatisieren, können oft 40-60 Prozent sparen. 

JobRouter® macht es Ihnen leicht, alle wichtigen Geschäftsprozesse zu automatisieren, mit voller Unterstützung für die Modellierung und Automatisierung der benutzerdefinierten Ausnahmebehandlung sowohl für erwartete als auch für unerwartete geschäftsbezogene Ausnahmen.

Geschäftsbezogene Ausnahmebehandlung im digitalen Prozess-Management - die 80/20-Regel

Typische Ausnahmeregelungen für Geschäftsprozesse und Ereignisse

  • Rollbacks

    Rollbacks sind eine Ausnahmeregelungen, um zugehörige Prozessausführungsschritte zurückzuziehen und neu zu starten. Rollbacks können so modelliert werden, dass sie innerhalb der Workflow-Schritte basierend auf Geschäftsregeln auftreten.

  • Ausführung von Rollbacks

    Rollbacks können auch jederzeit von autorisierten Managern durchgeführt werden, denen die Prozesskontrolle und -überwachung übertragen wurde. Diese Manager können alle Prozessinstanzen sehen, abgeschlossene und laufende.

  • Deadlines

    Terminbasierte Ausnahmen treten auf, wenn eine Aufgabe nicht innerhalb eines vorgegebenen Zeitraums begonnen, bearbeitet oder abgeschlossen wird. Sie lösen eine beliebige Anzahl von aufeinanderfolgenden Erinnerungen, Benachrichtigungen & Eskalationen aus.

  • Eskalationen von Deadlines

    Zudem kann eingestellt werden, dass die Aufgabe automatisch einem anderen Anwender oder Manager zugewiesen wird, wenn ein bestimmtes Datum/Uhrzeit ohne Aktion vergangen ist. Aufgaben können auch manuell von einem Manager oder User neu zugewiesen werden.

  • Verfügbarkeit von Ressourcen

    Eine weitere Art von Ausnahme tritt auf, wenn eine oder mehrere Daten-Ressourcen nicht verfügbar sind und der Prozess nicht fortgesetzt werden kann. Zum Beispiel könnten Daten nicht gefunden werden oder sie entsprechen nicht den Erwartungen.

  • Verfügbarkeit von Anwendern

    Es kann auch sein, dass der für diese spezielle Aufgabe zugewiesene Anwender nicht verfügbar ist. Diese Ausnahmen können automatisch erkannt und entweder automatisch oder manuell an einen Sub-Workflow und einen autorisierten User weitergeleitet werden.

  • Externe Auslöser

    Die Automatisierung von Geschäftsprozessen beinhaltet oft eine wechselseitige Integration mit anderen Systemen z. B. CRM oder ERP. Benutzerdefinierte Routinen für Ausnahemregelungen können z. B. durch Ereignisse in diesen Systemen ausgelöst werden.

  • Validierung von Ausnahemregelungen

    Bei der Erstvalidierung werden Ausnahmen abgefangen, sobald der Workflow gestartet wird. Zum Beispiel bei einem Drei-Wege-Matching in der Kreditorenbuchhaltung: Automatisches Einholen und Vergleichen von Daten aus Rechnungen, Bestellungen & Wareneingang.

  • Probleme beheben

    Basierend auf Geschäftsregeln können Abweichungen in diesem ersten Schritt des Validierungssystems so eingestellt werden, dass bestimmte Sub-Workflows ausgelöst werden, die die Instanz an den entsprechenden User zur Lösung des Problems weiterleiten.

Sneaker-Mail vermeiden:

Erfassen Sie die Kommunikation innerhalb des Prozesses

Es kann schwierig sein, alle Informationen über einen Prozess, Prozessinteraktionen und Kommunikation zusammenzuführen. Mit JobRouter® wird die Prozesskommunikation automatisch erfasst. Dies verbessert nicht nur die Transparenz und Rückverfolgbarkeit über alle Arbeitsschritte, sondern steigert auch Ihre Effizienz und senkt die Kosten für die Auditierung.

Kommunikation innerhalb eines Prozesses

JobRouter® bietet Anwendern die Möglichkeit, während der Ausführung eines Geschäftsprozesses, die Kommunikation mit anderen Teammitgliedern und Managern auszutauschen - noch innerhalb des Prozesses. Sie können Fragen stellen und erhalten Antworten, ohne auf Sneaker-Mail und mündliche Kommunikation zurückgreifen zu müssen und oft verloren gehen. Diese Kommunikationen werden von JobRouter® erfasst und an die Prozessinstanz angehängt. Als Teil des permanenten Audit-Trails sind diese für eine bestimmte Prozessinstanz aufgezeichnet.

E-Mails direkt aus Outlook archivieren

Mit dem Modul JobMail Connect können Sie Ihre geschäftsrelevanten E-Mails direkt aus dem E-Mail-Client archivieren, indem Sie ein JobRouter®-Dokumentarchiv in Microsoft Exchange und alle Outlook-Versionen ab 2010 integrieren. Dies entlastet Ihr E-Mail-System und schafft eine zentrale Ablage im Dokumenten-Pool. Ihre archivierten Dokumente werden in einer revisionssicheren, langzeitarchivierten Datenbank abgelegt und sind jederzeit abrufbar.

Erfahren Sie alles über Digital Process Automation mit JobRouter®

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