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Prozessdigitalisierung & Dokumenten-Management aus einem Guss

Ein voll integriertes digitales Archiv, das alle Dokumente und Daten verwaltet: JobArchive

Das JobRouter® JobArchive ist weitaus mehr als ein digitaler Speicher: Es ist ein komplettes, in die Digitalisierungsplattform integriertes Dokumenten-Management-System mit intelligenter Belegerkennung und Funktionen zum gemeinsamen Bearbeiten und Erstellen von Dokumenten. Selbstverständlich können Sie beliebige Dokumente revisionssicher speichern, in entsprechenden Prozessen nutzen oder im JobViewer  öffnen und bearbeiten. Durch diesen einzigartigen Ansatz verschmelzen Prozess- und Dokumenten-Management zu einer integrierten Lösung: Der JobRouter®-Digitalisierungsplattform.

JobRouter® JobArchive

Unschlagbare Content-Management-Funktionen

Das JobRouter®-Dokumentenarchiv JobArchive ist flexibel und ermöglicht durchgängige digitale Arbeit, - systemübergreifend, personenbezogen, revisionssicher und jederzeit dokumentiert.

  • Protokollierung aller Archiv-Zugriffe & Ereignisse

    Pro Archiv kann entschieden werden, ob JobRouter® das Ablegen, Verändern und Löschen von Dokumenten sowie das Lesen und Herunterladen protokollieren soll. Der Administrator sieht das Ereignisprotokoll mitsamt der protokolierten Ereignisse & dem Kontext.

  • Beliebige Indexdaten & Mehrsprachigkeit

    Mit JobArchive legen Sie beliebig viele Archive an und verwalten beliebige Indexdaten. Dies können Textfelder, Zahlen, Dezimalzahlen oder Datumswerte sein. Sowohl für den Archiv-Namen als auch für die Indexspalten, können Übersetzungen hinterlegt werden.

  • De-Duplizierung & Versionierung

    Chaos, Ade! In jedem JobArchive kann die Option „De-Duplizierung“ aktiviert werden. Sie erkennt automatisch alle Dateien, die doppelt abgelegt wurden, und speichert diese nur einmal im Dateisystem, inklusive automatischer Versionskontrolle.

  • Revisionssichere Ablage

    Für eine revisionssichere Ablage von Dokumenten kann jedes Archiv so eingestellt werden, dass das Löschen von Dokumenten nicht zulässig ist. Es können zwar neue Revisionen eines Dokuments erstellt und gespeichert werden, jedoch nicht mehr verändert

  • Flexibles Rechte & Rollen-Management

    Wenn in JobRouter® Vertreter definiert oder Schritte anderen Anwendern zugewiesen werden, so verfügen diese für den jeweiligen Vorgang auch über die entsprechenden Rechte, um die Dokumente anzusehen oder ggf. zu bearbeiten.

  • Content Plattform

    Erfahren Sie mehr über die Funktionen von JobRouter® Content Management.

    JobRouter® ist die All-in-One-Plattform, die eine starke Digitalisierung durch Prozess-Management, agiles Content Management und integriertes Daten-Management im gesamten Unternehmen bietet.

Nutzen Sie die Vorteile eines integrierten Archivs

Über Integrationen werden bestimmte Funktionen oder externe Anwendungen direkt in einem JobRouter®-Prozess bereitgestellt. Beispielsweise verknüpfen sie damit Inhalte einer Webseite oder fügen ein Dokument als Anhang in den Dialog ein.

Die Integration des Archivs in die JobRouter®-Geschäftsprozesse erfolgt sowohl über eine Systemaktivität als auch über Dialogelemente und eine Dialogintegration zur Anzeige von Dokumenten im Viewer. Somit steuert der Prozess die Rechte zum Anzeigen von Dokumenten, was den Zugriff im Prozessverlauf erleichtert und automatisch regelt. Dadurch können Dokumente innerhalb beliebiger Prozesse an einer beliebigen Stelle genutzt oder archiviert werden, - und nicht nur innerhalb des definierten Dokumenten-Workflows. Erfahren Sie jetzt mehr über agiles Dokumenten-Management mit Jobrouter®

Einfache Integration des JobRouter® Archivs in andere Anwendungen

In vielen Anwendungsfällen ist es notwendig, Dokumente aus anderen Programmen heraus aufzurufen. So möchte ein Anwender z. B. aus dem ERP-System einem direkten Link zum archivierten Beleg folgen können, ohne dass er eine manuelle Suche im Archiv ausführen muss. JobArchive bietet hierfür eine URL-Integration: Damit werden individuelle URLs erstellt und genau ein Dokument oder eine Trefferliste erzeugt. Der Anwender kann dabei wählen, ob das Dokument im Viewer geöffnet werden soll oder nur als Download zur Verfügung steht.

  • Digitales Archiv in Windows Explorer integrieren

    Viele Anwender sind die Dateiablage in einer Ordnerstruktur gewohnt. JobRouter® bietet eine Archiv-Integration in die Windows-Explorer-Struktur an, Dokumente können einfach via Drag & Drop in die Baumstruktur gezogen & archiviert werden.

  • Digitales Archiv in Outlook integrieren

    Als Outlook Add-in erlaubt das Modul JobMail Connect das revisionssichere Archivieren von E-Mails samt Anhängen in JobRouter®-Archiven. Alle über Outlook versendeten oder empfangenen E-Mails können verschlagwortet und unmittelbar archiviert werden.

  • Webbasierter Dokumenten-Viewer

    JobArchive beinhaltet zwei web-basierten Dokumenten-Viewer, die mehr als 300 Dateitypen in einem beliebigen Browser anzeigen können, ohne dass entsprechende Bearbeitungsprogramme auf dem Client installiert sein müssen.

JobArchive - Integrierte Zugriffsrechte auf Ihre Dokumente

Beim Zugriff auf Dokumente aus einer Workflow-Anwendung heraus profitieren JobRouter®-Anwender von der integrierten Rechteverwaltung für den Zugriff und die Anzeige aller fallbezogenen Dokumente. Das bedeutet, dass jeder, der an einer Workflow-Instanz mit mehreren zugehörigen archivierten Dokumenten arbeitet, mit einem einfachen Knopfdruck auf diese Dokumente zugreifen und diese anzeigen kann.

Auch wenn JobRouter®-Schritte an Vertreter gesendet oder verschiedenen Anwender zugeordnet wurden, haben diese Vertretungen und Anwender die entsprechenden Rechte, auf diese fallbezogenen Dokumente zuzugreifen. Eine separate Rechteverwaltung für diese Dokumente in einem DMS-System entfällt, so dass Sie keine weitere, von JobRouter® unabhängige Rechtestruktur benötigen.

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