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JobRouter® Solution Template

DSGVO-konforme Prozesse mit JobRouter® abbilden

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist da und hat die Rechte von Betroffenen, rund um personenbezogene Daten, europaweit stark erweitert. Dazu gehört unter anderem das Recht, Auskunft über die vom Unternehmen gesammelten personenbezogenen Daten zu erhalten – sogar dann, wenn keine Daten gespeichert wurden (Negativauskunft). Für die Bearbeitung des Antrags gilt das Bearbeitungs- und das Beschleunigungsgebot aus Art. 12 Abs. 3 und 4 DSGVO: Die Anfrage muss im Regelfall innerhalb eines Monats beantwortet werden. Je nach Anzahl der Anfragen oder ihrer Komplexität kann eine Fristverlängerung beantragt werden. Das setzt eine knappe Deadline, die eine gründliche Vorbereitung und Organisation der internen Abläufe fordert.

JobRouter® Solution Template

Teilautomatisierte Datenbereitstellung nach DSGVO

Das JobRouter® DSGVO-Solution-Template ermöglicht es, durch einen teilautomatisierten Prozess, Anfragen zur Dateneinsicht und Datenlöschung schnell, nachverfolgbar und eindeutig abzuarbeiten. Im ersten Schritt werden die im Unternehmen eingesetzten Systeme und Anwendungen gesammelt und Verantwortlichen zugewiesen, die das System bei eingehenden Datenanfragen überprüfen. Des Weiteren muss ein Datenschutzbeauftragter festgelegt werden, der als Ansprechpartner zur Verfügung steht und die Anfragen verwaltet. Damit sind die einzelnen Rollen und Pflichten jedes Mitarbeiters klar definiert, der Rest wird vom Prozess automatisch abgefragt bzw. verarbeitet.

So können Unternehmen sehr zügig einen Arbeitsablauf integrieren, der von Extern – also beispielsweise einem Formular oder einem Button auf der Webseite – eingeleitet wird. Nach der eindeutigen Authentifizierung des Antragstellers, ermöglicht es der Prozess, dass die Anfrage zur Dateneinsicht über einen Workflow an alle verantwortlichen Mitarbeiter weitergegeben wird und in seiner Eingangsbox unmittelbar bearbeitet werden kann.

Teilautomatisierte Informationsbereitstellung Features

  • Einfache Möglichkeit Privatpersonen Auskunft zu erfragen
  • Datenschutzbeauftragter wird bei Anfragen informiert
  • Löschantrag der Personenbezogen Daten möglich für Privatpersonen
  • Protokollierung über Anfragen
  • Verifizierung der Personen über Mailbestätigung

Mit dem JobRouter® Solution Template DSGVO können Sie alle Anfragen zur Dateneinsicht oder Datenlöschung zuverlässig managen und arbeiten stets DSGVO-konform! In wenigen  Stunden ist das Template installiert, im Handumdrehen konfiguriert und einsatzbereit! Zusätzliche Anpassungen sind natürlich jederzeit möglich.

Das steckt im Solution Template DSGVO

DSGVO Prozess starten

Insgesamt gibt es drei Arten, um den Prozess zu starten und die Abfrage abzuarbeiten:

  1. Direkt aus JobRouter® heraus über den Startschritt
  2. Per E-Mail-Versand an ein hinterlegtes Postfach
  3. Über einen öffentlichen Link zum Starten des Antrags

Unternehmen können so sehr zügig einen Arbeitsablauf integrieren, der von Extern – also beispielsweise einem Formular oder einem Button auf der Webseite – eingeleitet wird.

Antrag stellen

Über ein Formular werden die personenbezogenen Pflichtangaben des Antragstellers (Name, Vorname, E-Mail-Adresse) erfasst. Diese sind notwendig, um den Auftrag zuordnen und eine Verifizierung vor Antragsbearbeitung durchführen zu können. Nach der eindeutigen Authentifizierung des Antragstellers über einen Link in der Bestätigungs-Mail wird die Anfrage zur Dateneinsicht über einen Workflow an alle verantwortlichen Mitarbeiter weitergegeben.

Antrag prüfen (Bearbeiter)

Der Verantwortliche prüft daraufhin im entsprechenden System/Anwendung, ob personenbezogene Daten zum Antragsteller vorliegen und gibt diese unmittelbar im Dialogfeld ein.

Informationen zusammenführen

Der Prozess führt alle Informationen in einer Tabelle zusammen. Diese enthält sowohl alle Informationen zu den Systemen und den verantwortlichen Mitarbeitern, als auch die Kommentare der jeweiligen Mitarbeiter mit erläuternden Informationen zu den angefragten personenbezogenen Daten

Antrag prüfen (Datenschutzbeauftragter)

Diese werden vom Datenschutzbeauftragten nochmals geprüft und können ggf. mit einem abschließenden Kommentar zur Anfrage erweitert werden. Daraufhin erhält der Antragsteller eine E-Mail mit allen Informationen als PDF-Anhang.

Löschung der Personenbezogenen Daten beantragen

Die Anfrage ist damit abgeschlossen oder kann durch eine Folgeanfrage zur Datenlöschung über einen Link in der E-Mail direkt neu angestoßen werden.