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JobRouter® Solution Template

DocGeneration - Digitale Dokumente gemeinsam erstellen und bearbeiten

Arbeiten Sie gemeinsam mit Ihren Kollegen an Dokumenten, Verträgen oder Veröffentlichungen und erhalten Sie Feedback - sofort & nachvollziehbar.

Das Solution Template DocGeneration ist ein vollständiges, webbasiertes Kollaborationstool, das perfekt in die JobRouter®-Plattform integriert werden kann und im Handumdrehen installiert ist. Das Solution Template greift Funktionen bereits gängiger Tools zur Kollaboration wie GoogleDocs oder Office365 auf und erweitert diese um intelligente Features, wie die digitale Signatur und ein tief integriertes Rollen- und Rechte-Management. DocGeneration ermöglicht es damit, Dokumente und Inhalte gemeinsam zu erstellen und durchgängig in einer Oberfläche zu bearbeiten, - auch bis zur finalen Ablage in beispielsweise ein digitales Archiv.

Your beenfit

Features für die digitale Dokumentenerstellung

Your beenfit

Features für die digitale Dokumentenerstellung

  • Zeitgleiches Bearbeiten von Word-Dokumenten
  • Differenziertes Rechte-Management (Editor, Reader, Commenter & Approver)
  • Änderungshistorie im Word-Dokument jederzeit einsehbar
  • Sicheres Projektmanagement mit integrierter Freigabefunktion
  • Festlegen von zwei Datumswerten für Eskalationen
  • Digitale Signierfunktion auch für externe Partner
  • Kein Microsoft Word notwendig
  • Durchgängiges Arbeiten in einer Oberfläche
  • Chatfunktion für Rückfragen und Arbeitsanweisungen
  • Software aus Deutschland

Das steckt im DocGeneration Template

Dokument erstellen

Über den Schritt „Dokument (gemeinsam) erstellen“ können Sie die Basisinformationen zu Ihrem Projekt anlegen, ein neues Dokument erstellen oder eine Vorlage hochladen. Fügen Sie eine Projekt- und Aufgabenbeschreibung sowie eine Bearbeitungszeit und weisen Sie in einem letzten Schritt den am Dokument beteiligten Personen eine Rolle zu: Reader, Commenter, Editor oder Approver. Senden Sie den Schritt anschließend ab.

Erleichterte Nachverfolgbarkeit

Alle Personen, denen eine Rolle zugewiesen wurde, erhalten nun einen Schritt in ihrer Eingangsbox mit der Aufforderung, das Dokument zu betrachten oder zu bearbeiten. Hierbei stehen Ihnen alle Funktionalitäten des JobRouter® Moduls JobDocs zur Verfügung.

Dokument bearbeiten

Dazu zählen u. a.  Dokumentnachverfolgung mit personenbezogener Historie, alle gängigen Textformatierungswerkzeuge sowie das Einbinden von Bildern oder Tabellen und das Versenden von Ankündigungen. Darüber hinaus können Sie Kommentare direkt im Text einfügen oder über den JobRouter®-Dialogschritt absenden. JobRouter protokolliert Ihren Chatverlauf automatisch mit.

Dokument prüfen

Sind alle Aufgaben erledigt, kann das Dokument im JobRouter® auf Anforderungen und Vollständigkeit überprüft und zur Genehmigung weitergeleitet werden.

Dokument freigeben

Nachdem das Dokument bearbeitet wurde, können Personen mit der Rolle „Approver“ das Dokument freigeben oder einen neuen Zyklus starten. Sie können die Runde beliebig oft wiederholen oder weitere Personen einbinden. Sobald das Dokument final freigegeben wurde, können Sie es entsprechend ihres Corporate Designs oder eine hinterlegte Vorlage als Word oder HTML exportieren und versenden.

Dokumente signieren

Das JobRouter® Solution Template Document Generation bietet zudem eine nahtlose Schnittstelle zu DocuSign, womit Sie auch sensible Dokumente oder Verträge sehr komfortabel signieren können. Es ist möglich, eine beliebige Anzahl an Personen entweder zeitgleich oder konsekutiv signieren zu lassen.

Dokument archivieren

Daraufhin erhält der Dokumenten-Manager ein automatisch generiertes PDF. Archivieren Sie Ihre finalen Dokumente sowie abgeschlossene Projekte direkt und revisionssicher in das JobRouter®-Archiv oder ein Archiv Ihrer Wahl.