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Prozesse mit JobRouter® modellieren

Prozessdigitalisierung betrifft das ganze Unternehmen - gestalten Sie mit!

Mit dem JobRouter® Designer bietet JobRouter® eine grafische Benutzeroberfläche (GUI) zur Anzeige und Erstellung kompletter webbasierter Workflow-Anwendungen. Im grafischen Flussdiagramm des Designers können Sie einzelne Workflows gestalten und bearbeiten. In den folgenden Beschreibungen erfahren Sie, wie JobRouter®-Prozesse aufgebaut sind und wie Sie Ihre eigenen Geschäftsabläufe modellieren können, ohne Programmierkenntnisse zu benötigen.

JobRouter® Prozessdesign ist Low-Code - und leistungsstark!

Grafisches Flowchart-Design

Das Flussdiagramm zeigt den Ablauf Ihres Prozesses und unterstützt Sie dabei, Formulare zu erstellen, Regeln zu definieren, Eskalationen zu aktivieren und Integrationen zu Drittapplikationen zu konfigurieren. Die Modellierung Ihres Prozesses beginnt mit dem Hinzufügen der notwendigen Schritte.

JobRouter heatmap

Heatmap

Anhand der Heatmap kann man sehen, welche Schritte und Pfade eines Prozesses besonders häufig durchlaufen werden, und welche Schritte in ihrer Bearbeitung überdurchschnittlich lange benötigen. Die Daten werden pro Prozessversion gesammelt und lassen sich in der Heatmap grafisch darstellen. Dies ermöglicht dem Prozessdesigner zu erkennen, wo sich im Prozess Problemstellen befinden, das heißt wo er Schritte vereinfachen oder sogar entfernen kann, da sie nicht benutzt werden.

JobRouter heatmap

Nachverfolgungsmodus

Bei Benutzerschritten kann dem Anwender optional Zugriff auf die Prozessgrafik eingeräumt werden. Öffnet er diese, kann er sehen, wie der bisherige Prozessverlauf war, welche Schritte bereits abgeschlossen wurden, welche Schritte aktuell noch aktiv sind, und in welchem Schritt man sich selbst gerade befindet. Diese Informationen werden als Overlay über die eigentliche Prozessgrafik angezeigt.

Vier Schritte zu digitalen Prozessen

  1. Prozessschritte können einfach per Drag & Drop aus der Toolbox in den Designbereich des Flowcharts gezogen werden.
  2. Bereits vorhandene Schritte und Designelemente können ebenso einfach verschoben und neu positioniert werden, eine Mehrfachauswahl, ein Grabbing-Tool sowie eine Zoom-Funktion erleichtern die Arbeit.
  3. Verbindungs- und Folgeschrittlinien veranschaulichen den Prozessablauf und legen fest, in welcher Reihenfolge die einzelnen Schritte ausgeführt werden.
  4. Einzelne Schritte lassen sich direkt aus dem Flowchart heraus bearbeiten, um Formulare und Geschäftsregeln zu jedem Schritt hinzuzufügen.  

Importieren Sie Ihre BPMN-Prozesse in JobRouter®!

Business Process Model and Notation (BPMN) ist eine Modellierungssprache, mit der sich Prozesse mithilfe von Standardelementen grafisch skizzieren lassen. BPMN hat sich in den letzten Jahren als einer der führenden Modellierungssprachen durchgesetzt und wird an Universitäten und in verschiedenen Online-Kursen bevorzugt eingesetzt, so dass sehr viele Fachanwender wie auch Berater Prozesse mittels BPMN abbilden. Unternehmensprozesse bestehen aus mehreren Ereignissen, Entscheidungspunkten, Tasks, Informationsabläufen, Zwischenschritten und Verantwortlichkeiten. Mit BMPN lassen sich all diese Elemente visuell in einer Grafik darstellen. Grafiken, die sich mit dem eigenen JobRouter® Designer konzipieren lassen, orientieren sich am BPMN 2.0 Design.

BPMN-Konverter

Um BPMN-Prozesse in JobRouter® importieren zu können, haben wir den BPMN-Konverter entworfen: Er wandelt die BPMN-Datei in ein JobRouter®-geeignetes Format um. Die bereits erstellte Grafik lässt sich auf diese Weise ohne wiederholte Modellierung überführen.

So funktioniert’s:

  1. Datei hochladen
  2. Auf „Umwandeln“ klicken
  3. Kompatible Datei erhalten
  4. Datei in JobRouter® importieren

Vom Modell in die Praxis: Diese Funktionen stehen für Ihre Prozessgestaltung zur Verfügung

Designer für Geschäftsregeln

Geschäftsregeln führen bestimmte Aktionen aus, zum Beispiel die bedingte Weiterleitung oder Beendigung eines Vorgangs, das Ändern von Werten in der Datenbank, das Versenden von E-Mails oder das Kopieren, Löschen und Verschieben von angehängten Dateien.

  • Sie können den Schritten Ihres Prozesses beliebig viele Geschäftsregeln zuordnen.
  • Geschäftsregeln werden ausgeführt, wenn ein Schritt abgeschlossen ist, d. h. wenn der Anwender auf die Schaltfläche "Senden" im Formular klickt.
  • Wenn Sie mehrere Regeln für einen Schritt eingerichtet haben, verarbeitet JobRouter® diese nacheinander.

Wählen Sie aus einer Vielzahl von einsatzbereiten Geschäftsregeln

  • Die Weiterleitungsregel steuert den Ablauf des Prozesses und definiert, welcher Schritt dem aktuellen Schritt folgt.
  • Die Beendigungsregel schließt den Prozessablauf ab.
  • Die Zuweisungsregel kann Prozessdaten ändern.
  • Die Ausführungsregel kann eine Vielzahl von Aktionen auslösen, zum Beispiel das Senden von E-Mails und Datenanhängen oder das Exportieren von Daten. Wenn das DocuWare-Modul installiert ist, kann die DocuWare-Regel "DocuWare-Dokumentenverwaltungsaktionen ausgeführt werden.
  • Zur einfachen Übersicht lassen sich Regeln auf Basis von Bedingungen gruppieren.

Designer für Eskalationsregeln

JobRouter® erleichtert es, mit Hilfe der Prozess-Eskalation die Gesamtprozessdauer sowie die Zeitspanne für die Bearbeitung einzelner Schritte festzulegen.

  • Beispiel: Sie können einen Prozess an einem bestimmten Tag starten, z. B. am 1. April, und festlegen, dass er 5 Tage dauern soll. Das Enddatum für den gesamten Prozess wird dann automatisch auf den 5. April berechnet. Dazu benötigen Sie das optionale JobTimer-Modul.
  • Für die Eskalation selbst können Sie verschiedene Aktionen hinterlegen. So können die Bearbeiter, deren Vorgesetzter oder ein Prozessverantwortlicher per E-Mail informiert oder der Schritt ad hoc einer anderen Person zugewiesen werden.

Simulation und Test

Sobald Ihr neuer Geschäftsprozess entworfen wurde, kann er mit dem integrierten JobRouter®-Simulator getestet werden.

Als Prozessdesigner möchten Sie den Prozessablauf im Simulationsmodus durchlaufen. Auf diese Weise können Sie alle Prozessdaten einfach verfolgen und die definierten Geschäftsregeln überwachen. Simulationstests sind eine sehr einfache Möglichkeit, um sicherzustellen, dass jede Funktion und jede Geschäftsregel Ihres neuen Geschäftsprozesses wie vorgesehen funktioniert.

Elektronischer Formular-Designer

 Mit dem integrierten Formular-Designer können Sie Formulare schnell erstellen. Elektronische Formulare (eForms) sind die Schnittstelle zwischen dem JobRouter®-System und dem Anwender. Formulare stellen dem Anwender Informationen zur Verfügung und ermöglichen es ihm, an Prozessdaten zu arbeiten.

Integriertes Dokumenten-Management

Mit der Integration von Funktionen zum Dokumenten-Management können Sie dem Anwender Dokumente zur Verfügung stellen, die für die Bearbeitung der Formulare benötigt werden. Diese Dokumente können z. B. eine Rechnung sein, deren Angaben vom Anwender geprüft und genehmigt oder im Formular abgelehnt werden. Der Prozess kann so gestaltet sein, dass die Rechnung, ein Wareneingangsbeleg, das Lieferantenangebot und sogar eine Kopie Ihres Lieferantenvertrags angezeigt werden. JobRouter®-Formulare lassen sich dahingehend konfigurieren, dass sie alles anzeigen, was der User für eine Entscheidung benötigt.

Große Auswahl an Formelementen

Dem Anwender steht eine große Auswahl an Formelementen zur Verfügung. Diese können leicht in das entsprechende Formular eingefügt werden und konfiguriert werden. Typische Elemente sind Textfelder und Textbereiche, Listen, Radio-Boxen, Checkboxen, Schaltflächen, Anhänge, Dateien, Bilder, Links, Daten und vieles mehr!

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