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JobRouter® Solution Template

Meeting-Protokolle digital erfassen

Effizienter kann Protokollieren kaum sein: Das Solution Template Meeting-Protokoll hilft Ihnen, Besprechungen mit nur geringem Aufwand digital zu erfassen. Die abgespeicherten Informationen lassen sich danach zu jedem Zeitpunkt wieder abrufen.

Meetings sind Grundlage für Entscheidungen und Projektumsetzungen und helfen Aufgaben sowie Beteiligte zu definieren. Jeder, der schon mal an einem Meeting teilgenommen hat, weiß aber auch: Es wird viel besprochen. Mitarbeiter bringen Vorschläge ein, Ideen werden heiß diskutiert und oft kommen viele Themen gleichzeitig auf den Tisch. Nicht verwunderlich, dass manchmal die Übersicht verloren geht. Genau dann ist ein Meeting-Protokoll von unschätzbarem Wert. Darin können alle wichtigen Entscheidungen, Fragen und Aufgaben aufgelistet und schriftlich festgehalten werden.

Mit dem Solution Template Meeting-Protokoll können Sie Besprechungen digital und mit nur geringem Aufwand protokollieren. Sie haben die Möglichkeit, Beteiligte anzugeben, diesen Aufgaben zuzuweisen sowie ein Pdf des Protokolls an beliebige Personen zu versenden. Eine Ansicht auf Ihre abgespeicherten Informationen ist danach zu jedem Zeitpunkt möglich.

Features auf einen Blick

  • Protokoll als PDF an beliebige Personenanzahl versenden
  • Aufgaben verteilen
  • Übersicht aller Aufgaben
  • Übersicht aller Teilnehmer
  • Erfassen von Start-, Endzeit und Ort
  • Protokollführer und Organisator definieren

Das steckt im Solution Template Meeting-Protokoll

Besprechungsprotokoll starten
Besprechungsprotokoll starten

Besprechungsprotokoll starten

Mit Klick auf „Besprechungsprotokoll erfassen“ können Sie den Prozess starten. Geben Sie Beginn und Ende des Meetings (optional) sowie Ort und Thema der Besprechung an. Sie können entweder ein bereits angelegtes Besprechungsthema auswählen oder ein neues hinzufügen. Als Protokollführer ist standardmäßig derjenige angelegt, der den Prozess gestartet hat. Sie können jedoch auch jeden anderen Namen eintragen.

Beteiligte Personen angeben

Beteiligte Personen angeben

In diesem Schritt wählen Sie alle Personen aus, die am Meeting teilgenommen haben beziehungsweise die das Protokoll erhalten sollen. Sie können die Pdf an eine beliebige Anzahl von Personen senden.

Beteiligte Personen angeben
Aufgaben definieren
Aufgaben definieren

Aufgaben definieren

Nun können Sie Aufgaben, die sich aus dem Meeting ergeben, Beteiligten zuweisen. Auch das Hinzufügen einer Deadline sowie das Anhängen eines Dokuments ist möglich. Unter Notizen haben Sie die Möglichkeit, beliebige Punkte wie zum Beispiel die besprochenen Themen einzutragen. Mit Klick auf Senden schließen den Vorgang ab. Die Pdf wird im Hintergrund erstellt und an die zuvor ausgewählten Personen versendet.

Aufgabenübersicht für Verantwortliche

Aufgabenansicht für Verantwortliche

Jede Person mit einer zugewiesenen Aufgabe erhält hat nun einen Schritt in ihrer JobRouter®-Eingangsbox. Der Verantwortliche kann Kommentare hinzufügen und die Aufgabe als erledigt markieren - der Organisator wird in diesem Fall informiert.

Aufgabenübersicht für Verantwortliche
Übersicht über alle Aufgaben
Übersicht über alle Aufgaben

Übersicht über alle Aufgaben

Welche Aufgaben erledigt oder noch offen sind, lassen sich in einer Übersicht anzeigen: Im Anfangsschritt können Sie das Besprechungsthema auswählen – alle Aufgaben sowie die dazugehörigen Besprechungstermine werden schließlich aufgelistet. Durch das Suchfeld rechts oben, können Sie außerdem speziell nach bestimmten Stichwörtern suchen.

Bitte beachten Sie: Damit Sie das Solution Template nutzen können, sind die Module JobData, JobTable und JobPDF notwendig.

 

 

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