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Digitale Geschäftsprozesse verdrängen Dokumente

Die Digitalisierung der Arbeitswelt fordert Unternehmen zum Umdenken und zur Diskussion über Grundlegendes auf: Im Rahmen seines Vortrags auf der Kongressmesse ECM World, die am 15. und 16. September im Maritim Hotel Düsseldorf stattfand, stellte Fritz-Jochen Weber, Vorstandsvorsitzender des Mannheimer Softwareherstellers JobRouter AG, den Nutzen von herkömmlichen Dokumenten-Management-Systemen bei der Sachbearbeitung kaufmännischer Belege in Frage. „Die klassische Dokumentstruktur, wie wir sie kennen, wird aus unserem Geschäftsalltag verschwinden“, so Weber. „Ziel muss der automatisierte Abgleich der Positionsdaten über die gesamte Belegkette sein. Daher werden zukünftig Dokumente lediglich Transportbehälter für vollständig beschriebene Positionsdaten sein. Hinzu kommt die erweiterte Nutzung von direktem Datenaustausch zwischen den Unternehmen sowie die Nutzung von Portalen.“, ergänzt Weber.

Der formale Aufbau kaufmännischer Belege ist seit hunderten von Jahren nahezu unverändert. Der Dokumentenkopf führt alle signifikanten Informationen über den Aussteller bzw. Empfänger des Belegs. Zusätzlich sind Belegnummer, Datum und Belegwert Bestandteil der Kopfebene. Alles andere, also alle Einzelpositionen mit Preisen, Rabatten und Konditionsvereinbarungen, wird auf Positionsebene aufgelistet. Angebote, Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen pflegen teilweise hochkomplexe Beziehungen zueinander: Mehrfachbestellungen, Sammel- oder Teillieferungen, Abschlagsrechnungen sowie Teil- oder Sammelrechnungen stehen selten in linearem Bezug zueinander. Demzufolge unübersichtlich und zeitintensiv gestaltet sich die Sachbearbeitung der Dokumente. Prüfen, Plausibilisieren und gegebenenfalls Korrigieren funktioniert nur mit Hilfe der Einbeziehung zusätzlicher Informationen aus den ERP-Systemen.

Die klassische Unterteilung von Dokumenten in Kopf- und Positionsebene verhindert jede Art des vollautomatischen Abgleichs einzelner Belegpositionen miteinander. Die Lösung ist die reine Erstellung detaillierter Positionsdaten. Der Vorteil ist immens: Durch den Einsatz eines Workflow- oder ERP-Systems können exakte Positionsdaten alle den Vorgang betreffende warenwirtschaftliche Zusammenhänge berücksichtigen. Und zwar über alle Belegarten und Teilbelege hinweg. Die Verarbeitung zusätzlicher Informationen zu den einzelnen Vorgängen durch die Einbeziehung der Daten aus den ERP-Systemen sowie externen Portalen und zusätzlichen Quellen läuft ebenfalls teil- bzw. vollautomatisiert ab. „Die automatisierte Verarbeitung aller Belegpositionen schafft enorme Einsparpotentiale und vermeidet Fehler. Die qualifizierte personelle Sachbearbeitung greift nur noch bei Abweichungen ein, alles andere übernimmt das System“ erklärt der Vorstandsvorsitzende des in Mannheim ansässigen Software-Herstellers JobRouter AG.

Sachbearbeitung wird in der Zukunft datenbasiert ablaufen. Der Mensch fungiert demnach ähnlich einer Decision-Intelligence-Instanz und greift ein, wenn Abweichungen entstehen, über die von System aufgrund des Vorhandenseins außergewöhnlicher Einflussfaktoren nicht automatisch entschieden werden können. Hochskalierbare und unabhängige Workflow-Management-Systeme wie JobRouter® können dann die Behandlung der Ausnahmen steuern. Der Paradigmen-Wandel von klassischen Dokumentstrukturen hin zu Daten ist zudem eine grundlegende Voraussetzung für wichtige Themen der Zukunft. „Die engere Datenvernetzung und Möglichkeit der direkten Kommunikation zwischen Maschinen und Anlagen benötigen exakte Daten. Industrie 4.0 ist mit dem altbekannten Dokument und dessen Struktur nicht zu realisieren“ so Weber abschließend.