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Tipps & Tricks

Unwiderruflicher Datenverlust - Aufwand und Schaden gehen in die Tausende

Besonders in den vergangenen Monaten häuften sich Beschwerden von Unternehmen über Geschäftsprobleme und -ausfälle aufgrund von Datenverlusten nach fehlenden Backups. 

Es gab mehrere Kundenfälle, wo die Bewegungsdaten oder die Datenbank zu Schaden kamen und deshalb eine aufwendige Wiederherstellung der restlichen Daten nötig wurde.Einige waren so stark beschädigt oder vom Verschlüsselungsvirus betroffen, dass nur noch die Möglichkeit bestand, das System (DocuWare, SmartFix, JobRouter®) neu aufzusetzen. Der damit verbundene Aufwand kann sich über mehrere Tage bis Wochen ziehen: damit ist sowohl ein hoher als auch ein Totalausfall der Kollegen, die damit ihre tägliche Arbeit verrichten, verbunden.

Wir möchten Sie deshalb gezielt auf die Wichtigkeit und Dringlichkeit von sorgfältigen Backups aufmerksam machen und haben einige Tipps für Sie zusammengestellt.

Kein Backup, aber Sie sind auf alle Eventualitäten vorbereitet? Nun ja - es kann immer etwas Unvorhergesehenes passieren:

  • Hardware Ausfall (Festplatten-Crash)
  • Angriff durch Viren und Trojaner (kurzfristig oder auch langfristig)
  • Ransomware (Bezahlung bei Erpressung hilft nicht)
  • Naturgewallten (Feuer, Wasser, Erdbeben)

Daher sollten Sie bei Ihren Backups Folgendes beachten:

  • Das Ziel eines guten Backups sollte immer sein, bei einem Totalausfall des Systems den Verlust des aktuellen Tagesgeschäfts so gering wie möglich zu halten.
  • Ein weit verbreiteter Irrglaube: ein Raid ersetzt das Backup! - Nein! Es können je nach Ursache mehrere Festplatten zugleich ausfallen/beschädigt oder verschlüsselt werden, da hilft auch kein Raid!
  • Wenn es bei Ihnen Backup-Lösungen gibt, sollten Sie prüfen, ob diese auch zeitnah eingespielt werden können und alles reibungslos funktioniert. Zu Test- und Übungszwecken sollte vorab geprüft und auch durchgeführt werde.
  • Idealerweise sind Ihre Server virtualisiert, so dass tägliche Backups vorliegen. Dieses kann bei Bedarf auf Knopfdruck ausgewählt und hochgefahren werden.
  • Achten Sie darauf, beim Sichern des Filesystems auch alle relevanten Verzeichnisse zu berücksichtigen. Diese sind unter anderem: SmartFix (DB und Exchange-Verzeichnisse, den angepassten Mandanten), JobRouter® (DB, Bewegungsdaten, JRArchive-Ablagepfade, Modulspezifische Pfade, JR Hauptverzeichnis nach der kundenspezifischen JobRouter®-Einrichtung), DocuWare (DB und Speicherorte der Archive).
  • Da manche Probleme erst später auffallen, ist es ratsam, Backups über einen längeren Zeitraum hinweg zu sichern, z. B. eine tägliche Kopie, eine Kopie der aktuellen/entsprechenden Woche sowie eine Kopie des Monats.

Wenn alle diese Punkte bei Ihnen geklärt sind, haben Sie eine gute Vorsorge getroffen und sind für den Härtefall gerüstet. Falls diese Punkte bei Ihnen noch nicht klar definiert sind, empfehlen wir, dass Sie sich mit Ihrem zuständigen Administrator zusammensetzen und die notwendige Vorsorge treffen.