Valeo TCV Germany GmbH
Durchlaufzeiten verkürzen und Rechnungsverluste verhindern mit JobRouter®
Nicht einheitliche Formulare, lange Durchlaufzeiten und verlorene Rechnungen: Der Rechnungseingangsprozess bei Valeo TCV musste besser werden! Daher fiel die Wahl bereits vor zwölf Jahren auf JobRouter®. Besonders die Schnittstellen zu SAP sowie die Möglichkeit, Arbeitsschritte parallel zu bearbeiten und nach beliebigen Datensätzen zu filtern, haben das Unternehmen überzeugt.
Seitdem läuft auch der CDP-Prozess (Concept, Design and Production) systemunabhängig an allen Standorten, Daten aus Drittsystemen werden mehrfach täglich importiert und weiter genutzt. Obwohl diverse Abteilungen gleichzeitig am Prozess arbeiten müssen, sind Transparenz und Nachvollziehbarkeit durchweg gestiegen. Nicht zuletzt, weil jeder Schritt durch ein abschließendes Workflow-Protokoll automatisch dokumentiert wird.
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Projektdetails
- Kunde
- Valeo TCV Germany GmbH
- Branche
- SHK
- Vorgänge
- xxx
- Datenbank
- SAP
- Laufende Prozesse
- Rechnungseingang CDP (Concept Design and Production) Personaleintritt /-austritt Beantragung Planstelle Warenanforderung Urlaubsantrag
- Geplante Prozesse
- Beantragung neuer Software
Die Herausforderung
Über den Rechnungseingangsprozess kamen Valeo TCV und JobRouter 2012 zusammen. Je nach Standort gab es unterschiedliche Formulare und Abläufe. Waren bei Sammelrechnungen Freigaben aus mehreren Abteilungen erforderlich, kam es zu langen Durchlaufzeiten, manchmal gingen Rechnungen sogar verloren. Mit einem digitalen Workflow wollte das Unternehmen die Arbeitsprozesse optimieren und schneller machen. Außerdem war mehr Überblick gefragt: Wo steckt die Rechnung gerade, wer muss noch prüfen? Im analogen Prozess waren solche Fragen nur mit aufwendigen Recherchearbeiten zu beantworten.
2014 folgte der Prozess Concept Design and Production (CDP). Dieser dokumentiert Änderungen an Produkten. Das Ziel: den Prozessablauf verschlanken sowie organisatorische und fachliche Schnittstellen reduzieren. Mehrere Abteilungen sollten parallel und transparent arbeiten und so unnötige Korrekturschleifen vermeiden können.
Drei Vorteile, die Valeo überzeugt haben
Browserbasiert
Flexibel
Intuitiv
Die Lösung
Für das Projekt holte Valeo TCV Angebote von verschiedenen Anbietern ein. Warum die Wahl auf JobRouter® fiel, erklärt Stefan Brand, Site IS Manager bei Valeo TCV, so: „Das Konzept hat uns am besten abgeholt. Für uns waren Ablauf und Plattform am transparentesten und am besten nachvollziehbar.“ Schnittstellen zu Systemen wie SAP, die Parallelisierung von Kostenstellen oder Differenzprüfung ließen sich auf der Plattform umsetzen. Plus: „Ich kann Verknüpfungen anlegen und so viel besser filtern“, berichtet Brand.
Auch beim CDP-Prozess wurden die Ziele erreicht. Er läuft systemunabhängig an allen erforderlichen Standorten. Brand: „Verschiedene Abteilungen können gleichzeitig an einem Vorgang arbeiten und Dokumente anhängen.“ Stamm- und Bewegungsdaten aus Drittsystemen werden mehrmals täglich importiert. Und am Ende steht ein Protokoll, das den Workflow auswertet.
Die Prozesse
- Rechnungseingang
- CDP (Concept Design and Production)
- Personaleintritt /-austritt
- Beantragung Planstelle
- Warenanforderung
- Beantragung neuer Software
- Urlaubsantrag
Der Weg
Valeo TCV hatte genaue Vorstellungen, wie die Prozesse zu gestalten sind. Eine detaillierte Vorplanung bildete die Basis für eine reibungslose Umsetzung. „Das lief mit JobRouter® sehr gut“, sagt Brand rückblickend. „Es waren lediglich kleinere, logische Anpassungen nötig.“ Einen neuen Server schaffte das Unternehmen an, mehr brauchte es nicht.
Innerhalb von wenigen Wochen wurde analog zu digital. Im Training on the job erhielten die Mitarbeitenden Einführungen in die Oberfläche. Wie melde ich mich an? Was gibt es zu beachten? Extra Schulungstage waren nicht erforderlich. „Der Dialog ist sehr intuitiv und führt Anwender gut durch den Prozess“, so Brand.
Rechnungseingangs- und CDP-Prozess laufen seit elf bzw. zehn Jahren wie am Schnürchen. Danach hat Valeo TCV eigenes Know-how aufgebaut und mehrere Schulungen bei JobRouter durchlaufen. „Prozessdesign 1 und 2, Java und PHP“, zählt Stefan Brand als Beispiel auf. Sie bildeten die Basis für die Prozessentwicklung in Eigenregie.
Das Fazit
„Durchdachte Prozessführung, einfache Umsetzung, hohe Zeitersparnis – für uns ist JobRouter® ideal“, lobt Brand. Mit entsprechenden Schulungen lassen sich weitere Projekte in Eigenregie realisieren. Heute nutzt Valeo TCV den Professional Service von JobRouter.
„Die Software läuft sehr zuverlässig. Hakt es irgendwo, kann ich das direkt an meine Ansprechperson weitergeben.“ Gut sei auch die Möglichkeit, nachzuvollziehen, wer wann wo welche Änderungen gemacht hat. Und der Haken?
„Die Benutzeroberfläche hat Grenzen, was das Design angeht“, stellt der Manager fest. Grund hierfür ist die Browserbasierung. Gleichzeitig ist das aber auch ein Vorteil: An jedem Rechner der Welt können sich Mitarbeitende einloggen und sehen die für sie relevanten Dinge. Möglich macht das ein zentral gesteuertes Berechtigungsmanagement. Für außergewöhnliche Prozesse ist JobRouter® ebenfalls geeignet: Zur letzten Fußball-WM hat Brand ein Auswertungstool für das Tippspiel angelegt.
Das Unternehmen
Die Valeo Thermal Commercial Vehicles Germany GmbH (Valeo TCV) ist eine eigenständige Gesellschaft innerhalb der Valeo Gruppe. Mit innovativen Lösungen für Heizsysteme, Klima- und Kältetechnik sowie intelligenten Regelungs- und Steuerungsanlagen ist das Unternehmen Partner der internationalen Nutzfahrzeugindustrie. Weltweit agierende Teams entwickeln und produzieren Spitzentechnologie und gestalten damit aktiv die Zukunft der Mobilität der Zukunft.
Das Unternehmen
Die Valeo Thermal Commercial Vehicles Germany GmbH (Valeo TCV) ist eine eigenständige Gesellschaft innerhalb der Valeo Gruppe. Mit innovativen Lösungen für Heizsysteme, Klima- und Kältetechnik sowie intelligenten Regelungs- und Steuerungsanlagen ist das Unternehmen Partner der internationalen Nutzfahrzeugindustrie. Weltweit agierende Teams entwickeln und produzieren Spitzentechnologie und gestalten damit aktiv die Zukunft der Mobilität der Zukunft.
Warum JobRouter®?
Stefan Brand antwortet
Wie lange arbeitet Ihr Unternehmen schon mit JobRouter®?
Wir arbeiten seit zehn Jahren zusammen.
Wieso haben Sie sich damals für JobRouter® und nicht für ein anderes Produkt entschieden?
Das Gesamtkonzept hat uns am besten abgeholt. Damals waren wir Neulinge und mussten verstehen, was passiert, wenn wir Prozesse digitalisieren. Das hat Jobrouter für uns transparent und nachvollziehbar rübergebracht.
Was macht für Sie die JobRouter®-Plattform aus?
Die Flexibilität. Ich kann mit der Plattform meine Prozesse so gestalten, wie ich es brauche. Sie ist browserbasiert, sodass alle jederzeit von überall auf der Welt zugreifen können. Und der Support: Bei Fragen habe ich eine direkte Ansprechperson, die mir weiterhilft.
Welches persönliche Erfolgserlebnis fällt Ihnen mit JobRouter® ein?
Alle Prozesse, die wir digitalisiert haben, laufen zuverlässig. Ich bin seit Anfang an mit dabei und dank der Schulungen bei Jobrouter gestalte ich die Prozesse mittlerweile komplett selbst.
Was hat sich seit der Einführung von JobRouter® verändert?
Wir sparen viel Zeit. Früher war eine komplexe Rechnung schon mehrere Wochen im Haus unterwegs, bis alle Abteilungen ihre Freigabe erteilt hatten. Heute ist das in vielen Fällen innerhalb eines Arbeitstages erledigt.
Sie arbeiten nun schon viele Jahre mit JobRouter®. Welches Fazit ziehen Sie aus der Zusammenarbeit?
Die Zusammenarbeit bringt uns weiter. Das Produkt ist kaum fehleranfällig und einfach zu bedienen – für Entwickler sowie für Anwender. Und auf menschlich-fachlicher Seite passt es auch. Win-win also.
Wie lange arbeitet Ihr Unternehmen schon mit JobRouter®?
Wir arbeiten seit zehn Jahren zusammen.
Wieso haben Sie sich damals für JobRouter® und nicht für ein anderes Produkt entschieden?
Das Gesamtkonzept hat uns am besten abgeholt. Damals waren wir Neulinge und mussten verstehen, was passiert, wenn wir Prozesse digitalisieren. Das hat Jobrouter für uns transparent und nachvollziehbar rübergebracht.
Was macht für Sie die JobRouter®-Plattform aus?
Die Flexibilität. Ich kann mit der Plattform meine Prozesse so gestalten, wie ich es brauche. Sie ist browserbasiert, sodass alle jederzeit von überall auf der Welt zugreifen können. Und der Support: Bei Fragen habe ich eine direkte Ansprechperson, die mir weiterhilft.
Welches persönliche Erfolgserlebnis fällt Ihnen mit JobRouter® ein?
Alle Prozesse, die wir digitalisiert haben, laufen zuverlässig. Ich bin seit Anfang an mit dabei und dank der Schulungen bei Jobrouter gestalte ich die Prozesse mittlerweile komplett selbst.
Was hat sich seit der Einführung von JobRouter® verändert?
Wir sparen viel Zeit. Früher war eine komplexe Rechnung schon mehrere Wochen im Haus unterwegs, bis alle Abteilungen ihre Freigabe erteilt hatten. Heute ist das in vielen Fällen innerhalb eines Arbeitstages erledigt.
Sie arbeiten nun schon viele Jahre mit JobRouter®. Welches Fazit ziehen Sie aus der Zusammenarbeit?
Die Zusammenarbeit bringt uns weiter. Das Produkt ist kaum fehleranfällig und einfach zu bedienen – für Entwickler sowie für Anwender. Und auf menschlich-fachlicher Seite passt es auch. Win-win also.
Weiterführende Infos
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Das Zusammenspiel von SAP und JobRouter®
-
Digitale Rechnungsverarbeitung & Rechnungen digitalisieren