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Verdienstausfallerstattung

Ehrenamtliche Einsätze von Mitarbeitern digital verwalten, erstatten und archivieren

Ehrenamtliche Feuerwehrleute bilden in Deutschland den größten Teil des Brand- und Katastrophenschutzes. Für Unternehmen kann das einen hohen administrativen Aufwand nach sich ziehen.

Kaum zu glauben, aber wahr: Auf knapp eine Million freiwillige Feuerwehrleute kommen gerade einmal 30.000 Hauptamtliche! Den größten Teil des Brand- und Katastrophenschutzes stellen in Deutschland ehrenamtlich tätige Berufsfeuerwehrleute. Erst ab 100.000 Einwohnern sind Gemeinden überhaupt verpflichtet, eine Berufsfeuerwehr aufzustellen.

Kein Wunder also, dass in vielen Unternehmen Mitarbeiter beschäftigt sind, die im Notfall mit der Freiwilligen Feuerwehr zum Einsatz fahren. Dafür tragen die Feuerwehrleute digitale Meldeempfänger (DME) bei sich. Arbeitgeber sind in diesem Fall gesetzlich verpflichtet, Mitarbeiter während der regulären Arbeitszeit freizustellen und ihren Lohn entsprechend fortzuzahlen. Diese Summe kann der Arbeitgeber in Form eines Antrags auf Verdienstausfallerstattung bei Träger der Feuerwehr einreichen.

Viel manueller Aufwand auf allen Seiten

Jede Gemeinde und Stadt greift auf individuelle Vorlagen für den Antrag auf Verdienstausfall zurück, so dass es kein allgemeingültiges Formular gibt. Sollten Mitarbeiter aus unterschiedlichen Einzugsorten in einem Unternehmen beschäftigt sein, müssen mehrere Vorlagen beim Antrag auf Verdienstausfallerstattung berücksichtigt werden.

Unternehmen kämpfen mit Hürden bei der manuellen Ausfallerstattung

  • Erhöhter manueller Aufwand beim Bearbeiten des Antrags auf Verdienstausfall
  • Mühsames Beschaffen der notwendigen Daten
  • Erschwerte Berechnung des Verdienstausfalls durch verschiedene Arbeitszeitmodelle, wie Vertrauensarbeitszeit, Home-Office oder Gleitzeiten
  • Erschwerte Berechnung des Mitarbeiter-Stundensatzes durch Monats- oder Jahresgehalt
  • Zeitaufwändige Informationspflichten ohne Automatismen
  • Geringe Sicherheit über Datenübermittlung und Informationen
  • Erschwerte Nachverfolgung durch dezentrale Verwaltung

JobRouter® Solution Template JobFireFighter

Komfort, Nachvollziehbarkeit und Sicherheit dank Automatisierung

Das JobRouter® Solution Template JobFireFighter schließt die Lücke zwischen Gemeinden, Ehrenamtlichen und Unternehmen. Alle Daten udn Informationen leigen in digitaler Form vor, während alle beteiligten Mitarbeiter stets informiert werden. Damit schafft JobRouter® eindeutige Prozesse, die Personaler und Buchhaltung entlasten. Wir haben bei unserem Personalmanagement nachgefragt, wann sich der Einsatz der digitalen Prozessvorlage lohnt.

Philipp Massonne Rechnungswesen und Personalmanagement bei JobRouter AG
Philipp Massonne, Rechnungswesen und Personalmanagement bei JobRouter AG
Du bist bei JobRouter für das Personalmanagement und die Buchhaltung verantwortlich. Welche Aufgaben fallen an, wenn ein Mitarbeiter zu einem ehrenamtlichen Einsatz gerufen wird?

In unserer Firma sind drei Mitarbeiter ehrenamtlich bei der Feuerwehr tätig, was ungefähr den Normalfall in Unternehmen unserer Größenordnung darstellt. In regelmäßigen Abständen – meistens einmal pro Monat – werden diese zum Einsatz abberufen. Abgesehen davon, dass ich die Fehlzeiten der Mitarbeiter dokumentieren und auswerten muss, beantrage ich die Erstattung des Verdienstausfalls bei der entsprechenden Gemeinde, der die Feuerwehr angehört. Ich muss also alle Daten zusammentragen, die wechselnden Beträge ausrechnen und dabei die unterschiedlichen Formulare der Gemeinden berücksichtigen.

Du setzt seit einigen Monaten das JobRouter® Solution Template JobFireFighter ein. Merkst du einen Unterschied zu vorher?

Selbstverständlich, der Unterschied ist enorm! Früher habe ich die Benachrichtigung, dass ein Mitarbeiter ausfällt, per Mail erhalten, auf einem Zettel oder auch mal im Vorbeigehen. Auch die Bescheinigung über den Einsatz habe ich als Ausdruck erhalten und musste alles irgendwie koordinieren. Dann ging es darum, alle Daten zu sammeln und sie in der gewünschten Form einzureichen. Das aufwändigste war jedoch die Berechnung des Erstattungsbetrags: Kein Einsatz dauert gleich lang und Mitarbeiterstundensätze sind ebenso variabel. Alles in allem ein unübersichtlicher Fehlerherd mit hohem Stresspotenzial!

Und wie beantragst Du die Verdienstausfallerstattung heute?

Heute läuft alles automatisch und wird über die JobRouter®-Digitalisierungsplattform gesteuert. Der Mitarbeiter drückt auf einen Button, sobald er die Info zum Einsatz erhält. Damit startet er den Prozess und entsprechende Kollegen werden benachrichtigt. Sobald der Mitarbeiter wieder am Platz ist, kann er die Ausfallbescheinigung seiner Feuerwehr hochladen und den Einsatz auch rückwirkend beenden. Daraufhin erhalte ich eine Info in meine Eingangsbox und kann die Erstattung bei der Gemeinde beantragen. Ich pflege also pro Mitarbeiter alle Stammdaten nur einmal ein (Stundensatz, personenbezogene Daten) und lege die Formularvorlage der Gemeinde an. Danach greife ich immer wieder darauf zu, JobRouter® berechnet die Summen automatisch.

Was ist für dich der größte Vorteil bei der digitalen Verdienstausfallserstattung?

Der Komfort ist auf allen Seiten besser: Ich greife auf die benötigten Daten zu und muss nichts mehr berechnen, der Mitarbeiter im Einsatz muss seinerseits nur auf einen Knopf drücken und die Bescheinigung hochladen. Schließlich wird die Buchhaltung informiert und kann den Ausfall sowie die Erstattung entsprechend verbuchen. Dadurch gehen keine Infos verloren oder verschwinden unter einem Papierstapel, und ich kann mich darum kümmern, sobald ich etwas Luft habe.

Wie erleichtert Dir JobFireFighter die Übersicht?

Mehr Transparenz, Sicherheit und Komfort gehören eindeutig zu den wichtigsten Vorteilen von JobFireFighter. Alle Abläufe im Prozess sind transparent, jeder Kollege wird genau dann benachrichtigt und involviert, wenn es im Prozess sinnvoll ist. Das Template zeigt zudem in einer Übersicht an, wer aktuell unterwegs ist und wie viele Mitarbeiter ein Ehrenamt ausüben.

 

Doch Beste an der Automatisierung ist: Ich komme nachvollziehbar an alle Daten, Fehler werden auf ein Mindestmaß reduziert

Philipp, wie ist Dein Fazit zur digitalen Prozessvorlage?

Ich möchte darauf nicht mehr verzichten! Je mehr Mitarbeiter im Unternehmen bei der Freiwilligen Feuerwehr sind, desto schwieriger wird es, alles im Blick zu behalten. Hinzu kommt, dass es wirklich aufwändig ist, alle Papiere und Infos zusammenzusuchen und immer an alles denken zu müssen. Das ist auch einfach nicht mehr zeitgemäß. Beim JobRouter® Solution Template ist der Return on Invest sofort da: Wenn JobRouter® bereits im Unternehmen eingesetzt wird, ist das Template sehr schnell installiert und eingerichtet – zudem ist es unschlagbar günstig. Jedes Unternehmen spart sich dadurch also nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern fördert auch die Mitarbeiterzufriedenheit, wenn Erstattungen schnell abgewickelt werden. Damit ist es also keine Frage, wann sich das Template lohnt: Bereits beim ersten Mitarbeiter!

Philipp Massonne
Rechnungswesen und Personalmanagement bei JobRouter AG

Philipp, wie ist Dein Fazit zur digitalen Prozessvorlage?

Ich möchte darauf nicht mehr verzichten! Je mehr Mitarbeiter im Unternehmen bei der Freiwilligen Feuerwehr sind, desto schwieriger wird es, alles im Blick zu behalten. Hinzu kommt, dass es wirklich aufwändig ist, alle Papiere und Infos zusammenzusuchen und immer an alles denken zu müssen. Das ist auch einfach nicht mehr zeitgemäß. Beim JobRouter® Solution Template ist der Return on Invest sofort da: Wenn JobRouter® bereits im Unternehmen eingesetzt wird, ist das Template sehr schnell installiert und eingerichtet – zudem ist es unschlagbar günstig. Jedes Unternehmen spart sich dadurch also nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern fördert auch die Mitarbeiterzufriedenheit, wenn Erstattungen schnell abgewickelt werden. Damit ist es also keine Frage, wann sich das Template lohnt: Bereits beim ersten Mitarbeiter!

Philipp Massonne Rechnungswesen und Personalmanagement bei JobRouter AG
Philipp Massonne
Rechnungswesen und Personalmanagement bei JobRouter AG