Przejdź do głównej treści

Solution Template - koszty podróży

Koniec z papierkową robotą: cyfrowo składaj, zarządzaj i śledź raporty z kosztów podróży w każdej chwili

Poza wnioskami o podróże służbowe rachunkowość związana z kosztami podróży jest jednym z najbardziej złożonych procesów - wymaga bowiem od pracowników sporządzenia i przekazania firmie wielu szczegółów i informacji w jak najbardziej zrozumiały sposób. Proces ten obejmuje takie kwestie jak rachunki, faktury, daty przyjazdu i wyjazdu, zakwaterowanie i posiłki.

Szablon kosztów podróży JobRouter® oferuje gotowy do użycia szablon do cyfrowych rozliczeń kosztów podróży, który scala wszystkie informacje i udostępnia je wszystkim zainteresowanym pracownikom i działom w osobnym przepływie pracy. Faktury i rachunki mogą być dostarczane w formie cyfrowej i mogą być przetwarzane w procesie, natomiast proces automatycznie przypomina użytkownikom o brakujących informacjach, jednocześnie trwając dalej.

Szablon Rozwiązań

Raporty z kosztów podróży z JobRouter®

The Travel Expenses Solution Template is the ideal supplement to the Business Travel Request Solution Template and thus enables comprehensive and transparent processing of all business-related trips.

Funkcje raportu z kosztów podróży

  • Information can be taken from a previously completed travel request form
  • Country-dependent expense calculation for absence days
  • Receipts can be submitted analogously or digitally
  • Costs can be split as desired (cost centers)
  • It is possible to specify the entertained persons
  • Possibility to consider the tips
  • Retrospective conversion of local currency into EUR on the payment day
  • Fixed kilometer allowance for private cars
  • Selection of the desired disbursement type

Co znajduje się w szablonie raportu z kosztów podróży?

Utwórz raport z kosztów podróży

You can initiate your travel expense report by clicking on "Request Travel Expense Reimbursement" in your JobRouter® inbox or activate the automatic travel expense report via a checkbox in the travel request form. In this case, the travel expense statement is triggered at the end of the business trip and you are reminded to complete your expense report.

Wypełnij raport z kosztów podróży

If you create a new accounting run, you now have the option of entering all data again or choosing from a template of already completed travel expense reports and further reducing the processing time.

Wprowadź informacje dotyczące Twojej podróży biznesowej

Określ początek i koniec podróży, rodzaj zakwaterowania, wszystkie zrealizowane przelewy i zaliczki oraz ewentualnych towarzyszy podróży. Opcjonalnie możesz również przypisać podróż biznesową do centrum kosztowego.

Zarządzaj dodatkowymi kosztami podróży i kosztami zakwaterowania

Jeśli spędziłeś ponad osiem godzin w podróży służbowej, możesz zarządzać należną Ci dietą. W ramach tych działań możesz zdefiniować cel podróży, określić posiłki, za które nie musiałeś płacić (np. śniadanie w hotelu) lub te, których koszt musiałeś ponieść każdego dnia (np. lunch biznesowy).

Kalkulacje JobRouter®

JobRouter® automatycznie kalkuluje zryczałtowaną stawkę, a nawet przelicza obce waluty. Są one potrącane z ewentualnych zaliczek wypłaconych przed przedsiębiorstwo.

Zatwierdzanie raportu z kosztów podróży

Po wprowadzeniu wszystkich danych i załączeniu niezbędnych dokumentów, dział HR przechodzi do etapu przetwarzania. Jeśli Twoja matryca zatwierdzeń reguluje kwotę do uiszczenia, informowany jest także właściwy menedżer. Zapewnia to dodatkowe bezpieczeństwo i przejrzystość w kwestii przepływów pracy i dostępu do danych osobowych.

Zamknięcie raportu z kosztów podróży

Jeśli raport z kosztów podróży został zatwierdzony przez wszystkich menedżerów, możliwe jest zainicjowanie procesu płatności. Pozostała kwota jest wypłacana przez dział księgowości w wymaganej formie (gotówka, przelew bankowy, wyrównanie). Następnie będziesz mógł przejść do etapu zatwierdzenia JobRouter® i zakończyć proces.

Co chcesz teraz zrobić?

  • Kup Szablon Rozwiązań

    Nie chcesz już dłużej czekać? Ten proces jest dostępny jako gotowe do wykorzystania i wdrożenia rozwiązanie. Szybko i w prosty sposób dostosujemy standardową wersję do Twoich wymagań i struktury Twojego przedsiębiorstwa.

  • Szablon Rozwiązań

    Wniosek o służbowy

    Za pomocą szablonu wniosku o podróż służbową JobRouter® (Business Trip) możesz sprawnie zarządzać wszystkimi wnioskami o podróże służbowe: rejestrujesz, sprawdzasz i zapisujesz wnioski całkowicie cyfrowo.

  • Zastosowania

    Zarządzanie podróżami służbowymi

    Cyfryzacja zarządzania podróżami, w ramach którego możemy wyróżnić np. aplikacje dla podróży służbowych lub raporty z kosztów podróży, może precyzyjnie definiować cykle i procesy zatwierdzania, dystrybuować zadania i generować eskalacje poprzez odpowiednie zarządzanie uprawnieniami i rolami.

do góry