Przejdź do głównej treści

Szablon Rozwiązań

Cyfryzuj wnioski o podróże służbowe - koniec z papierowymi formularzami!

W dzisiejszych czasach mobilne jest nie tylko miejsce pracy, ale i pracownicy.

Szablon Rozwiązań

Cyfrowe wnioski o podróże służbowe z JobRouter®

Za pomocą szablonu wniosku o podróż służbową JobRouter® (Business Trip Request) możesz łatwo i wydajnie zarządzać wszystkimi wnioskami o podróże służbowe. Wypełniaj, przeglądaj i księguj wnioski całkowicie cyfrowo i otrzymuj informacje, których potrzebujesz do podjęcia decyzji! Szablon jest gotowy do użycia w ciągu kilku godzin - wystarczy go zainstalować i skonfigurować! Dodatkowe modyfikacje są oczywiście możliwe w dowolnym momencie.

Co znajduje się w szablonie wniosku o podróż służbową?

Wnioskuj o podróż służbową

Rozpocznij ten krok z poziomu panelu JobRouter® i wybierz pracownika, który ma wyjechać w podróż służbową i dodatkowych podróżujących, prześlij istotne dokumenty i wprowadź informacje na temat podróży służbowej i finansów. Przykładowo możesz również stworzyć harmonogram i wyeksportować go do iCal.

 

Wnioskuj o środki finansowe

Wybierz dostępne środki finansowe, określ wymagania, termin i inne kwestie. Gotowe.

Stwórz raport z delegacji

Na końcu formularza możesz zadecydować, czy konieczne jest opracowanie raportu z podróży. Raport jest przesyłany mailowo do osoby wnioskującej po przetworzeniu zaksięgowania podróży służbowej.

Przeglądaj i zatwierdzaj wnioski o podróże służbowe

Wnioski o podróże służbowe przesyłane są do skrzynki Podróże służbowe przełożonego. Przełożony może zatwierdzić podróż, zatwierdzić ją z określonymi warunkami lub przesłać wniosek do korekty lub odrzucić go, podając stosowne wyjaśnienie. Ponadto osoba wnioskująca może zostać poproszona o korektę wniosku.

Księgowanie zasobów przez back office

Po zatwierdzeniu przez przełożonego (przy pomocy zdefiniowanej przez Ciebie matrycy zatwierdzeń) możliwe jest zaksięgowanie żądanych zasobów. W przypadku wniosku z żądaną zaliczką należy podjąć dwa kroki. Pierwszy należy do działu księgowego, który wypłaca zaliczkę osobie wnioskującej, a drugi przypisywany jest back office.

Edytowanie zaliczek

W tym samym czasie odpowiedzialny pracownik księgowości otrzymuje wiadomość mailową informującą o możliwości przesłania zaliczki do osoby wnioskującej. Wnioski bez zaliczek są przesyłane do skrzynki „Podróże służbowe”.

Kompleksowe księgowanie

Po zaksięgowaniu wymaganych zasobów przez back office osoba wnioskująca otrzymuje informację drogą mailową. Wszystkie dokumenty związane z podróżami służbowymi będą dołączone do maila.

Funkcje cyfrowych wniosków o podróże służbowe

  • Możliwość wyeksportowania terminu podróży do Outlook'a
  • Wypełnianie uprzednich wniosków
  • Szablony podróży cyklicznych
  • Skrócony lub bardziej szczegółowy plan podróży
  • Przejrzyste księgowanie zasobów
  • Możliwość automatycznego rozpoczęcia pracy z szablonem „Koszty podróży” (Travel Expenses)

Zarządzanie uprawnieniami i rolami z JobRouter®

Bezpieczne i proste zatwierdzanie

Szablon wniosku o podróż służbową JobRouter®(Business Trip Request) oferuje możliwość elektronicznego wprowadzania wniosków o podróże służbowe dowolnego rodzaju i automatycznego ich wysyłania do uprzednio zdefiniowanego menedżera w celu zatwierdzenia - a to wszystko jednym kliknięciem. Reguły i role biznesowe zapewniają płynne zarządzanie autoryzacjami oraz przekazywanie wniosków do odpowiedniego menedżera. Dodatkowo możesz zdefiniować role w matrycy zatwierdzeń, które mogą zatwierdzać zmiany kosztów zgodnie z wcześniej zdefiniowanym poziomem.

 

 

Elastyczność w zależności od potrzeb biznesowych

Z łatwością zbieraj i przesyłaj wszystkie ważne dane

Nie ma znaczenia, jakie zasoby są potrzebne w przypadku danej podróży biznesowej (hotel, środki transportu, zaliczki...) lub jakie opcje oferuje firma. JobRouter pozwala na proste definiowanie dowolnych zasobów, rozszerzanie lub usuwanie ich, gdy zachodzi taka potrzeba, oraz proste wybieranie ich w procesie.

Co więcej możesz również określić, czy zasoby związane z podróżą mają zostać zaksięgowane przez personel back office czy osobę wnioskującą. Na platformie JobRouter® możesz to zdefiniować przy pomocy matrycy zatwierdzeń.

JobRouter umożliwia Ci także proste definiowanie sposobu kierowania wniosków do zatwierdzenia. Możesz ustalić próg zatwierdzeń w dolarach oraz routing w oparciu o hierarchię działu i/lub zarządzania.  Możliwe jest również skonfigurowanie wielokrotnych zatwierdzeń, a wnioski o dużych wartościach (w dolarach) mogą być kierowane bezpośrednio do kierownictwa wyższego szczebla.

 

 

Co chcesz teraz zrobić?

  • Kup Solution Template (szablon rozwiązań)

    Nie chcesz już dłużej czekać? Ten proces jest dostępny jako gotowe do wykorzystania i wdrożenia rozwiązanie. Szybko i w prosty sposób dostosujemy standardową wersję do Twoich wymagań i struktury Twojego przedsiębiorstwa.

  • Szablon Rozwiązań

    Raport z kosztów podróży

    Cyfrowe sprawozdania z wydatków poniesionych podczas podróży oferowane przez JobRouter® łączą wszystkie informacje i udostępniają je wszystkim pracownikom i działom w indywidualnym przepływie pracy.

  • Przypadek zastosowania

    Zarządzanie podróżami służbowymi

    Cyfryzacja zarządzania podróżami, w ramach którego możemy wyróżnić np. aplikacje dla podróży służbowych lub raporty z kosztów podróży, może precyzyjnie definiować cykle i procesy zatwierdzania, dystrybuować zadania i generować eskalacje poprzez odpowiednie zarządzanie uprawnieniami i rolami.

do góry