Digitale Produktion als Schlüssel zum Erfolg bei ABUS Pfaffenhein

• Ermöglicht papierlose Produktionsschritte an jedem Fertigungsarbeitsplatz
• Zieht die Daten aus dem Auftragsprozess
• Zeigt stets den aktuellen Auftrag in allen notwendigen Details
• Führt mit Pflichtfeldern durch die Qualitätskontrolle
• Hilft beim bildhaften Abgleich von Merkmalen
• Warnt vor möglichen Fehlern
• Ist ein Schritt in Richtung Industrie 4.0 zur vollautomatischen Maschinensteuerung

Aus seiner Perspektive war die nachfolgende Digitalisierung des Angebotsprozesses eher „mittelspannend“, aber die Vertriebskollegen von Holger Kahl sind jeden Tag dankbar dafür. Früher war es ihnen zwar möglich, im ERP-System Preisabfragen zu starten, doch eine Kontakthistorie konnten sie nicht hinterlegen. Heute sind Angebots- und Auftragsprozess miteinander verknüpft. Was auch immer einem Auftrag vorangegangen oder während der Bearbeitung angefallen ist, kann über JobRouter® rückverfolgt werden. Hat etwa ein Schlüsseldienst eine Rückfrage zum Auftrag, so lässt sich die Original-Bestellung einfach aufrufen. Das gilt auch für die Daten im ERP-System UPOS, die mit Belegen verknüpft werden können. „Schnelligkeit, Transparenz und nachvollziehbare Prozesse sind für mich die drei Hauptvorteile, hier hat uns JobRouter® unglaublich viel gebracht.“ Holger Kahl, Teamleiter ERP-Entwicklung.

Der IT-Abteilungsleiter Sebastian Fritzsche zieht eine Zwischenbilanz: „Im Laufe der Zeit haben wir den Auftragsprozess noch drei Mal überarbeitet und den fortschreitenden Benutzeranforderungen und -erwartungen angepasst. Vorgelagerte Prozesse haben wir so weit wie möglich automatisiert.“ Als dann 2018 die Lizenz für das bis dahin genutzte Rechnungsprogramm ablief, nutzten die Pfaffenhainer die Gelegenheit zum Rundumschlag und nahmen sich zeitgleich die Bestellanforderungen, den Wareneingang und die Eingangsrechnungen vor. Ein sinnvoller Schritt – wurden die papierbasierten Aufgaben doch immer noch wie in den guten alten Zeiten abgearbeitet: mit handschriftlich notierten Kostenstellen und Haftnotizen, wenn sich bei einer Bestellung etwas geändert hatte. Dennoch kam es bei der Vielzahl täglich durch das Haus kursierender Belege zu Suchaktionen. Ersatzdokumente mussten ausgedruckt und Kollegen persönlich aufgesucht werden, um Vorgänge zu klären oder abzuändern.

Besonders herausfordernd waren die komplexen Freigabeprozesse. „Die haben uns viele graue Haare verursacht“, sagt Holger Kahl und lacht. Prüfprozesse im Einkauf, Qualitätskontrollen an den Fertigungsapparaten, die Absegnung von Bestellungen, Freigaben der Geschäftsleitung an die Finanzbuchhaltung – an jeder Ecke muss jemand grünes Licht geben. Zu analogen Zeiten verursachten diese Teilprozesse immer wieder Staus und Unterbrechungen: In den Postkörbchen sammelten sich Lieferscheine, in Sammelmappen die Rechnungsbelege für den Termin mit dem Geschäftsführer. Die Bestellanforderung musste erst manuell im ERP-System erfasst werden, damit eine Bestellung ausgelöst werden konnte. Personal- und zeitintensive Aufwände, die Unternehmen quer durch alle Industriezweige auch im Digitalzeitalter noch gut kennen. 

„JobRouter® ist für mich einfach und flexibel handhabbar und hängt wie eine Fernsteuerung überall dazwischen.“- Sebastian Fritzsche, IT-Leiter. „Wir haben die Chance genutzt und den kompletten Rechnungsprozess mit allen angeschlossenen Workflows inklusive Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung in JobRouter® gebeamt“, so Holger Kahl. Seitdem ordnet die Digitalisierungsplattform alle Daten und Belege zu, hält die zuständigen Kollegen informiert und fordert entsprechend der definierten Prozesse Freigabehäkchen. Bestellungen sind binnen Stunden aufgegeben, Rechnungen ebenso schnell kontiert und beglichen. Vor Kurzem wurden in einem Folgeprojekt sämtliche Freigabeprozesse erneut auf den Prüfstand gestellt und mittels neuer Verknüpfungen innerhalb von JobRouter® und einer Erweiterung der Schnittstellen zum ERP-System optimiert.

Wenn Holger Kahl von seinem Mammutprojekt berichtet, leuchten die Augen. Der Durchsatz, den sie seit Anfang des Jahres messen, ist im Vergleich zum vergangenen Jahr gestiegen. Holger Kahl: „Ohne die Digitalisierung wäre uns es nicht möglich gewesen, unseren Kunden Schließanlagen mit Expresslieferung anzubieten. Erfüllt eine Schließanlage bestimmte Rahmenbedingungen, versenden wir die Ware am 3. Arbeitstag nach Bestelleingang.“ Der Schlüssel zum Erfolg war die Beseitigung des letzten Medienbruchs und die Anbindung der Auftragsbearbeitung an die Produktion. Vorbei ist die stapelweise Übergabe der Aufträge, eine Vorahnung von Industrie 4.0 weht durch die Hallen.

Bei der Umsetzung hat sich das IT-Team für den klassi-schen Weg entschieden, beginnend beim Auftragsstart und endend bei der Versandstation. Bis die Fertigung digi-talisiert war, rollte noch viel Papier durch die Drucker und zwar für jeden einzelnen Produktionsschritt, der für sich genommen ziemlich komplex ist. Die anfänglichen Ängste vor Datenverlust und Stillständen sind Begeisterung und Stolz gewichen, seit die Kolleginnen und Kollegen an ihren Produktionsarbeitsplätzen Tag für Tag mit den Eingabe- und Kontrollfelder in JobRouter® arbeiten.

„JobRouter® ist inzwischen in allen wesentlichen Berei-chen ausgerollt“, freut sich Sebastian Fritzsche, „und wir bewegen uns nach Aussage der JobRouter-Zentrale 80 Prozessschritten und 7 digitalisierten Prozessen im Produktionsprozess in Richtung Limit.“ Gemeint ist damit, dass bislang kein anderer Kunde ähnlich hochkomplexe Prozesse wie der Variantenfertiger in JobRouter® abge-bildet hat. Der Funk-tionalität tut das keinen Abbruch, die Digitalisierungsplattform läuft zuverlässig und ohne Verzögerung. Holger Kahl sieht es ebenfalls sportlich: „Wir gewinnen über JobRouter® so viele Kennzahlen, die uns aufzeigen, wo wir unsere Abläufe noch besser modellieren können. Eigentlich schrauben wir jeden Tag an Teilprozessen und pressen hier und dort noch eine Abzweigung in eine JobRouter®-Regel.“ Ein Ende der Digitalisierungs-passion scheint nicht in Sicht.