Ihr digitaler Arbeitsplatz : JobRouter® Funktionen für ein effizientes Ta­ges­ge­schäft

Die Arbeitsumgebung der Prozessdesigner:innen bietet direkten Zugriff auf Modellierung, Prozessversionen, Testumgebungen und Werkzeuge zur Qualitätssicherung. KI unterstützt bei der Analyse komplexer Logiken, indem sie Vorschläge für Bedingungen, Prüfungen oder Optimierungen liefert.

Weitere Funktionen:

• modellbasierte Prozessübersicht
• Versionsverwaltung
• rollenbasierte Berechtigungen für Design und Veröffentlichung

JobRouter® ermöglicht Ende-zu-Ende-Prozesse, die dokumentunabhängig designt werden. Das schafft maximale Flexibilität, da Prozesse nicht abhängig von Dokumenten sind und jederzeit mit Daten oder Dokumenten erweitert werden können. Ob dokumentlastige oder datenbasierte Prozesse bis hin zum Metaprozess – JobRouter® bildet alles ab.  

Beispiel

Prozesse können durch Benachrichtigungen oder durch Dokumente gestartet werden, ebenso werden sowohl Dokumente als auch Data Trails revisionssicher archiviert. Damit können Prozesse ganzheitlich abgebildet und transparent nachverfolgt werden. 

Weitere Funktionen:

• Dokumentannotation & Versionssicht
• mobile Erfassung mit automatischer Synchronisation
• strukturierte Rechnungsdaten (z. B. ZUGFeRD/XRechnung)
• regelbasierte Dokumentablage
• Verwaltung digitaler Signaturmethoden (einfach, fortgeschritten, qualifiziert)
• KI-gestützte Klassifizierung & Abweichungsprüfung

Designer:innen entwickeln Abläufe visuell: Schritte, Dialoge, Bedingungen, Rollenlogiken, parallele Pfade und Untertabellen für Positionen oder wiederkehrende Informationen lassen sich intuitiv definieren. Sie bestimmen, wie Prozesse auf Desktop und mobilen Endgeräten dargestellt werden und welche Schritte automatisiert im Hintergrund laufen. Automatische Prozessstarts beschleunigen wiederkehrende Aufgaben und sorgen für durchgängige, reaktionsschnelle Workflows.

Beispiel:
Eine eingehende E-Mail mit Rechnung startet automatisch den Rechnungsworkflow, trennt Anlagen, extrahiert Daten, füllt Tabellenzeilen für Rechnungspositionen und leitet die Freigabe entlang definierter Rollen- und Betragsgrenzen ein.

Weitere Funktionen:

• automatische Prozessstarts (E-Mail, Datei, Zeitplan, Barcode)
• Definition komplexer Entscheidungslogiken und Ausnahmen
• Nutzung von Untertabellen für Positions- und Mehrzeilendaten
• serverseitige Verarbeitungsschritte für Berechnungen, Abgleiche und Systemaufrufe
• Eskalationen & Fristen für zeitkritische Vorgänge
• Delegationen & Ad-hoc-Workflows für Klärungen
• Gestaltung mobil nutzbarer Dialoge für App- oder Browserzugriff

Prozessdesigner:innen arbeiten mit JobRouter® auf einer klar strukturierten Datenbasis, die sie selbst definieren und flexibel erweitern können. Sie modellieren Tabellen, Datensichten, Stammdatenstrukturen und Abhängigkeiten so, dass Prozesse nahtlos und valide mit Informationen versorgt werden. Dazu gehört sowohl die Gestaltung von Eingabemasken als auch die technische Definition von Datenlogiken – von Abhängigkeiten über Filter bis hin zu automatisierten Prüfungen. So entstehen Prozesse, die mit konsistenten Daten arbeiten, Fehler vermeiden und flexibel skalierbar sind.

Beispiel:
Designer:innen legen eine Tabelle für Lieferanten an, definieren Pflichtfelder, fügen Filter hinzu und binden diese Stammdaten anschließend in Formularfelder ein. Wird eine Rechnung verarbeitet, erkennt das System automatisch den passenden Lieferanten und validiert die Werte gegen die Stammdatenstruktur.

Weitere Funktionen (Auswahl):

• Anlegen und Strukturieren von Tabellen, Feldern, Datentypen und Untertabellen
• Definition von Pflichtfeldern, Abhängigkeiten und Validierungsregeln
• dynamische Filter- und Auswahllisten, basierend auf SQL-Abfragen oder Prozessdaten
• automatische Datenbefüllung und Berechnungen
• KI-gestützte Datenextraktion zur Verarbeitung eingehender Dokumente
• Protokollierungs- und Datenerfassungsmasken für wiederkehrende Informationen
• Exportmöglichkeiten für Datenanalysen (z. B. Excel, CSV)
• Nutzung von Daten in Folgeprozessen oder Verzweigungen
• Kombination von Daten mit archivierten Vorgängen zur Analyse

Designer:innen steuern den gesamten Lebenszyklus eines Prozesses: Entwicklung, Test, Freigabe und Pflege.

Beispiel:
Eine neue Prozessversion wird in der Testumgebung geprüft, anschließend mit allen Einstellungen und Übersetzungen in die Produktivumgebung übertragen.

Weitere Funktionen:

• sichere Testumgebung für iterative Entwicklung
• Übertragungsfunktionen für Prozesse & Konfiguration
• umfassende Mehrsprachigkeit (inkl. Zeitzonenhandling & Übersetzungsdateien)

Das Dashboard zeigt aktuelle Vorgänge, Fristen und Prioritäten. Die zentrale Eingangsbox bündelt alle Aufgaben aus allen Prozessen – übersichtlich und filterbar.

Beispiel:
Offene Rechnungen, Genehmigungen oder Anträge erscheinen sortierbar in einer gemeinsamen Aufgabenliste.

Weitere Funktionen:

• E-Mail-Benachrichtigungen
• klare, rollenbasierte Schrittführung
• KI-Zusammenfassungen & Unterstützung im Kontext

Vertretungsmanagement:
Auch bei Abwesenheiten bleiben Prozesse zuverlässig: Vertreter:innen erhalten automatische Zugriffe und eine eigene Vertreter-Inbox.

Anwender:innen arbeiten direkt mit Dokumenten im Prozess. Sie können Inhalte prüfen, kommentieren, vergleichen und anschließend sicher archivieren. Dokumente lassen sich an jeder Stelle des Prozesses einbinden und weiterverarbeiten. Der integrierte Viewer ermöglicht Anzeige, Kommentare und Vergleiche. Uploads sind über Desktop oder mobile Geräte möglich und können automatisch verarbeitet werdn oder direkt in Workflows einfließen.

Beispiel:
Ein Spesenbeleg wird per App gescannt, im DocumentHub zwischengespeichert und kann dann direkt dem Vorgang zugeordnet werden.

Weitere Funktionen:

• integrierter Viewer (Anzeige, Kommentierung, Vergleich)
• mobile Dokumenterfassung & automatischer Upload
• revisionssichere Archivierung inkl. Befristungen
• PDF-Erstellung, Trennung & Zusammenführung
• automatische Klassifizierung von Dokumenten & Datenauslesung
• Baurechnungen direkt korrigieren und neu erstellen

Anwender:innen werden durch den Workflow geführt. Automatische Anstöße, Fristenüberwachung und Eskalationen sorgen dafür, dass Vorgänge zügig abgeschlossen werden. Über den Browser oder die mobile App können Aufgaben von überall bearbeitet werden – inklusive Scanner, Barcode-Erkennung und Unterschrift direkt am Endgerät.

Beispiel:
Ein Freigabeprozess erinnert automatisch an überfällige Schritte und informiert die zuständige Person per E-Mail und Push-Nachricht in der App. Die Freigabe kann unterwegs mit wenigen Klicks erfolgen.

Weitere Funktionen:

• serverseitige Schritte zur automatischen Weiterverarbeitung
• Dokument- & E-Mail-Erkennung als Prozessauslöser
• Ad-hoc-Schritte für Rückfragen und Klärungen
• Barcode-Verarbeitung & Dokumenttrennung
• Bearbeitung von Aufgaben und Prozessen über die mobile JobRouter® App
• Nutzung mobiler Funktionen wie Kamera, Standort oder Unterschriftenfeld

JobRouter® stellt Anwender:innen strukturierte, geprüfte und automatisch angereicherte Daten zur Verfügung – direkt im Workflow und ohne manuelle Nachpflege. Ob Stammdaten, automatisch extrahierte Informationen aus Dokumenten oder tabellarische Protokolle: Alle benötigten Informationen stehen zum richtigen Zeitpunkt bereit und unterstützen eine schnelle, fehlerfreie Bearbeitung. So arbeiten Anwender:innen jederzeit mit aktuellen, vollständigen und konsistenten Daten.

Beispiel:
Eine eingehende Rechnung wird automatisch ausgelesen, der Kreditor wird erkannt, Beträge werden strukturiert übernommen, und das Formular füllt sich automatisch mit vorhandenen Stammdaten – inklusive Validierung. Anwender:innen müssen nur noch prüfen und freigeben.

Weitere Funktionen (Auswahl):

• automatische Übernahme strukturierter Daten aus Dokumenten (z. B. Rechnungen, Formularen, Lieferscheinen)
• KI-gestützte Datenextraktion für unstrukturierte Dokumente
• vorausgefüllte Formularfelder anhand vorhandener Stammdaten
• Validierung von Eingaben (z. B. Pflichtfelder, Zahlenwerte, Datumsangaben)
• dynamische Auswahlfelder aus zentral gepflegten Daten
• tabellarische Übersichten zu eigenen Vorgängen und Protokollinformationen
• strukturierte Erfassung wiederkehrender Angaben (z. B. Ausgaben, Protokolle, Statusinformationen)
• automatische Datenprüfung und Abgleich mit bestehenden Datensätzen
• mehrsprachige und rollenbasierte Datendarstellung

• responsive Dialogformulare für alle Geräte
• klare, intuitive Prozesse
• sichere Abläufe bei Abwesenheiten
• Wiedervorlage von zurückgestellten Aufgaben im Prozesskontext
• automatische Dokumentenablage z.B. Archivierung der Rechnung im Rahmen der Rechnungsprüfung

Baurechnungen digital prüfen und korrigieren

Für die Baubranche unterstützt JobRouter® auch die digitale Bearbeitung komplexer Rechnungen nach § 13 UStG. Rechnungspositionen lassen sich direkt am Bildschirm prüfen, kommentieren und korrigieren – inklusive automatischer Neuberechnung von Summen und Zuschlägen. Änderungen werden unmittelbar im Workflow übernommen und revisionssicher dokumentiert.

In Kombination mit der KI-gestützten Datenextraktion und dem digitalen Rechnungseingangs-Workflow reduziert sich der manuelle Prüfaufwand deutlich – selbst bei umfangreichen Rechnungen mit vielen Positionen.

Weitere Funktionen:

• Prüfung und Korrektur auf Positionsebene
• automatische Neuberechnung von Zwischen- und Endsummen
• digitale Notizen und Prüfvermerke direkt im Dokument
• Erstellung korrigierter PDF-Dateien
• vollständige Integration in den Rechnungsworkflow

Mehr zu JobRouter®-Baurechnungen mit JobMind Bau erfahren →  

Übersichten zeigen, wie Prozesse laufen: Bearbeitungszeiten, Engpässe, Eskalationen und Verantwortlichkeiten werden sofort sichtbar.

Beispiel:
Ein Prozessverantwortlicher erkennt mit Hilfe der Heatmap, dass eine Genehmigungsstufe regelmäßig verzögert wird und passt die Regelung entsprechend an.  Beispielsweise kann er weitere Ressourcen zum Prozess hinzufügen oder ein klärendes Gespräch koordinieren. 
 

Weitere Funktionen: 

• Prozessanalysen mit KI-Unterstützung erhalten 
• KI-Chat für weiterführende Prozessinformationen nutzen
• Einsicht in Prozessengpässe, Stillstände oder Ineffizienzen mit der Heatmap

Prozessverantwortliche profitieren von vollständig dokumentierten Vorgängen und einer lückenlosen Dokumentenhistorie. Sie sehen jederzeit, wie Dokumente geprüft, kommentiert oder weitergeleitet wurden und können dadurch Freigabe- und Prüfprozesse zuverlässig steuern. Revisionssichere Archivierung, digitale Signaturen und automatisierte Dokumentverarbeitung sorgen für die Einhaltung interner Richtlinien und Compliance-Anforderungen.

Beispiel:
Im Vertragsprüfungsprozess kann eine verantwortliche Person jederzeit nachvollziehen, wer welche Vertragsversion kommentiert oder geprüft hat. Abweichungen werden automatisch hervorgehoben, und am Ende wird der freigegebene Vertrag revisionssicher archiviert.

Weitere Funktionen (Auswahl):

• vollständige Dokumenthistorie inkl. Prüf- & Freigabeschritte
• nachvollziehbare Versionierung und Kommentierung
• rechts- und revisionssichere Archivierung aller Dokumente
• automatische Abweichungsanalysen (z. B. Preis- oder Textänderungen)
• Integration elektronischer Signaturstufen für kontrollierte Freigaben
• Regeln für Fristen, Wiedervorlagen und Archivierungszeiten
• Zugriff auf archivierte Dokumente und Vorgänge zur Optimierung
• Anbindung an führende Systeme (z.B. Microsoft, SAP) über entsprechende Schnittstellen für konsistente Ablagestrukturen

Verantwortliche steuern Regeln, Fristen und Ausnahmen und definieren, welche Service-Level und Bearbeitungszeiten gelten sollen. Übersichten und Auswertungen zeigen, wie gut diese Vorgaben eingehalten werden. KI weist auf Auffälligkeiten hin und bereitet Entscheidungen vor.

Weitere Funktionen:

• Eskalationssteuerung und Konfiguration von Service-Leveln
• automatisierte Erinnerungen bei drohenden Fristüberschreitungen
• prozessspezifische Freigaberegeln und Entscheidungswege
• Prüfung von Regelverletzungen und Sonderfällen
• Auswertungen zu Durchlaufzeiten, Engpässen und Arbeitslast je Rolle oder Bereich

Prozessverantwortliche nutzen Daten, um Abläufe zu analysieren, Optimierungspotenziale zu erkennen und die Steuerung zu verbessern. JobRouter® stellt sowohl Live-Daten als auch archivierte Vorgangsinformationen strukturiert bereit. Dadurch werden Muster sichtbar, Durchlaufzeiten nachvollziehbar und Qualitätsprobleme schnell identifizierbar. Zusätzlich liefert KI Hinweise auf Unregelmäßigkeiten oder Abweichungen, die manuell kaum auffallen würden.

Beispiel:
Eine Auswertung zeigt, dass Rechnungen bestimmter Lieferanten häufiger manuell korrigiert werden müssen. Durch Einsicht in Daten und Protokolle erkennen Verantwortliche die Ursache und passen den Prozess oder die Validierungsregeln entsprechend an.

Weitere Funktionen (Auswahl):

• Zugriff auf strukturierte Vorgangsdaten, Protokolle und Prozesskennzahlen
• Analyse von Bearbeitungszeiten, Engpässen und Regelverletzungen
• Vergleich von historischen und aktuellen Daten
• zentrale Pflege von Stammdaten (Lieferanten, Kunden, Konten, Kostenstellen etc.)
• Zugriff auf archivierte Vorgänge und Schrittinformationen
• Export und Wiederherstellung archivierter Daten
• KI-Hinweise bei Auffälligkeiten (Preisänderungen, Dokumentabweichungen etc.)
• transparente Daten- und Prüfwege
• Nutzung datengestützter Insights zur Prozessoptimierung

Vorgangsarchivierung: Abgeschlossene Vorgänge bleiben analysierbar, ohne das Produktivsystem zu belasten.

Weitere Funktionen:

• Suche nach archivierten Vorgängen
• Wiederherstellung oder Export
• Auslagerung in externe Datenbanken
• flexible Aufbewahrungsfristen je Prozess

Administratoren steuern Benutzer, Rollen, Integrationen und Systemparameter. Sie überwachen Prozessausführung und Systemlast und sorgen dafür, dass die Plattform stabil und performant bleibt.

• zentrale Tools zur Systemverwaltung
• Monitoring für Integrationen und Automatisierungen
• Verwaltung von Benutzerrollen & Berechtigungen

Administrator:innen steuern die technischen Grundlagen des Dokumentenmanagements: Sie richten Archivstrukturen, Dokumentklassen, Signaturkonfigurationen, E-Mail-Überwachung und Integrationen zu Fremdsystemen ein. So wird beispielsweise sichergestellt, dass Dokumente vom Eingang bis zur Langzeitarchivierung sicher, korrekt verschlagwortet und regelkonform verarbeitet werden.

Beispiel:
Ein Administrator richtet die E-Mail-Überwachung ein, sodass eingehende Rechnungen automatisch erkannt, extrahiert und einem Prozess zugeordnet werden. Parallel pflegt er die Archivstrukturen, definiert Indexfelder und konfiguriert die Integration in ein ERP-System über entsprechende Schnittstellen.

Weitere Funktionen (Auswahl):

• Konfiguration revisionssicherer Archive, Indexfelder & Aufbewahrungsfristen
• Einrichtung von Dokumenteingängen (E-Mail-Überwachung, Dateiordner, Scanner)
• Verwaltung digitaler Signaturmethoden (einfach, fortgeschritten, qualifiziert)
• Definition von Ablageregeln & Dokumentklassen
• Integration externer Systeme über standardisierte Schnittstellen
• Berechtigungssteuerung für Dokumente, Archive & Sichtbarkeitsregeln
• Monitoring automatischer Dokumentverarbeitung (Extraktion, Klassifizierung)
• Verwaltung von Metadatenstrukturen & Dokumentformaten
• Unterstützung bei Compliance-Anforderungen (DSGVO, GoBD)

Systemseitige Automatismen sorgen dafür, dass Prozesse zuverlässig und performant ablaufen. Administrator:innen steuern alle technischen Mechanismen, die festlegen, wie Prozesse gestartet, überwacht und ohne Benutzerinteraktion ausgeführt werden. 

Dazu gehören automatische Prozessstarts über E-Mail- oder Dateiüberwachung, Barcode-Erkennung, zeitgesteuerte Trigger sowie serverseitige Prozessschritte für Validierungen, Datenabgleiche oder Systemaufrufe. Über Eskalations- und Erinnerungsregeln stellen Administrator:innen sicher, dass Vorgänge nicht ins Stocken geraten und kritische Fristen eingehalten werden. Schnittstellen und Webservice-Aufrufe ermöglichen zudem die automatische Verarbeitung externer Daten. Diese Funktionen bilden die Grundlage für stabile, skalierbare und durchgängig automatisierte Abläufe – unabhängig davon, ob die Plattform lokal oder aus der Cloud betrieben wird.

Administrator:innen sind für die konsistente, sichere und performante Datenbasis verantwortlich. Sie pflegen zentrale Stammdaten, definieren Berechtigungen, richten Validierungslogiken ein und integrieren externe Systeme, damit Daten in allen Prozessen zuverlässig zur Verfügung stehen.

Beispiel:
Ein Administrator pflegt zentrale Lieferanten- und Kontenlisten, richtet Validierungsregeln ein und steuert, welche Abteilungen welche Daten sehen dürfen. Dadurch werden Eingabefehler reduziert und Prozesse laufen stabiler und schneller.

Weitere Funktionen (Auswahl):

• zentrale Pflege von Stammdaten (Lieferanten, Kunden, Konten, Kostenstellen etc.)
• Berechtigungsverwaltung für Datenfelder, Tabellen und Auswahllisten
• Synchronisation mit ERP-, CRM- oder anderen Fachsystemen
• Import- und Exportfunktionen für Datenbestände
• Validierungsregeln & Dublettenprüfung
• systemweite Bereitstellung geprüfter Daten für Formulare und Workflows
• Unterstützung mehrsprachiger Daten und Werte
• Strukturierung für Protokoll- und Vorgangslisten
• Überwachung und Optimierung der Datenqualität

Schnittstellen & Integrationen

• SAP
• DATEV
• Microsoft 365 / Office Online
• Outlook
• MS Dynamics
• Intelligent Workflow
• SharePoint
• REST-API
• .. uvm

Governance & Compliance

• DSGVO- & GoBD-Konformität
• Verschlüsselung und sichere Datenübertragung
• Testumgebungen zur risikofreien Entwicklung
• stabiles Rollen- und Berechtigungskonzept