Mehr Zeit durch Workflow Automation : Work­flow-Au­to­ma­ti­sie­rung – Prozesse schneller steuern

Die JobRouter®-Digitalisierungsplattform schenkt Ihnen Zeit für die wirklich wertschöpfenden Aufgaben in Ihrem Unternehmen und beschleunigt Ihre Abläufe. Die Workflow-Automation-Software bietet eine große Vielfalt an integrierten Schnittstellen und Modulen, um alle möglichen Szenarien mit Prozessautomatisierung umzusetzen. Im Vergleich zu reinen Dokumentenmanagementsystemen unterstützt die Plattform dokumenten- und datenbezogene Prozesse im gleichen Umfang. Lesen Sie auf der Seite, wie Sie JobRouter® bei der Workflow-Automatisierung unterstützen kann und erfahren Sie wertvolle Tipps zum Thema.

Definition: : Was ist Work­flow-Au­to­ma­ti­sie­rung?

Definition: Was ist Work­flow-Au­to­ma­ti­sie­rung? Workflow-Automatisierung bedeutet, dass Sie nicht nur Arbeitsabläufe dokumentieren oder visualisieren, sondern sie digital abbilden. Automatisierte Prozesse übernehmen Routineaufgaben und steuern, wie Daten und Dokumente auf Basis von Geschäftsregeln zwischen Menschen und Systemen fließen. Eine Workflow-Automation-Software sorgt dafür, dass alle Beteiligten immer im richtigen Moment einbezogen werden. Jede Person erhält gezielt die für sie relevanten Aufgaben. Im Unterschied zu manuellen Prozessen, bei denen Sie jeden Schritt selbst auslösen müssen – etwa per E-Mail oder durch das Weiterleiten eines Dokuments – übernimmt ein Workflow-Management-System diese Steuerung. Planung, Modellierung, Steuerung und Analyse Ihrer Abläufe fallen dabei vereinfacht gesagt unter den Begriff Workflow-Management. Doch Workflow automatisieren heißt nicht nur Abläufe digital steuern. Der entscheidende Gedanke: manuelle Schritte nach und nach durch digitale Automatisierung zu ersetzen. So steigern Sie die Effizienz Ihrer Prozesse spürbar.

Gute Gründe für Workflow Automation

Mit einer passenden Workflow-Automation-Software steigern Sie die Produktivität in Ihrem Unternehmen über Abteilungsgrenzen hinweg. Viele wiederkehrende Arbeitsschritte laufen automatisch ab. Die gewonnene Zeit nutzen Sie, um schneller auf Kundenwünsche zu reagieren und die Zufriedenheit zu erhöhen. Im Vergleich zu Unternehmen, die weiterhin auf manuelle Abläufe setzen, verschaffen Sie sich dadurch einen klaren Wettbewerbsvorteil.

Workflow Automation – Ihre Vorteile im Überblick

  • Produktivität steigern
  • Fehlerquote senken
  • Transparenz erhöhen
  • Kundenzufriedenheit steigern
  • Kundenzufriedenheit steigern

Wie JobRouter® Sie bei der Work­flow-Au­to­ma­ti­sie­rung un­ter­stützt

Vernetzung im gesamten Unternehmen

Die JobRouter®-Digitalisierungsplattform vereint Prozesse, Daten- und Dokumentenmanagement in einer Plattform, mit der Workflow-Automatisierung nach Ihren Vorstellungen umsetzen können. Dank unseres branchenunabhängigen Ansatzes vernetzen Sie Systeme und Fachabteilungen unternehmensweit. Durch modulare Bausteine und flexible Schnittstellen erhalten Sie eine skalierbare Lösung für unterschiedlichste Einsatzszenarien – von einzelnen Prozessen bis hin zu abteilungsübergreifenden Projekten.

Ge­schäfts­pro­zes­se visuell gestalten

Am Anfang jeder Workflow-Automatisierung steht die Analyse des Ist-Zustands und die Definition des Zielprozesses. Hier unterstützt Sie JobRouter® mit einem visuellen Flowchart-Designer. Damit gestalten Sie einfache bis komplexe Workflows übersichtlich und flexibel. Ihr Flowchart können Sie zudem exportieren und für Ihre Dokumentation nutzen. Nutzen Sie bereits ein anderes BPMN-Tool, können Sie Ihre BPMN-Dateien ab Version 2022.2 direkt in JobRouter® importieren. Die Plattform wandelt diese automatisch in einen JobRouter®-Prozess um.

Digital Workplace für alle Beteiligten

Sie möchten alle prozessgesteuerten Aufgaben sowie Daten und Dokumente an einem zentralen Ort bündeln? Mit JobRouter® gestalten Sie Ihren Digital Workplace. Ob am Desktop oder mobil per JobRouter® App – Sie behalten jederzeit die Übersicht über Ihre Aufgaben. Interaktive Formulare helfen dabei, Vorgänge zu bearbeiten und liefern direkt benötigte Informationen – auch aus anderen Applikationen.

Work­flow-En­gi­ne steuert Ihre Prozesse

Die JobRouter®-Workflow-Engine übernimmt die Steuerung Ihrer digitalen Prozesse. Sie sorgt dafür, dass alle festgelegten Regeln eingehalten werden. Unsere Engine ist hoch skalierbar und verarbeitet regelmäßig wenige bis zigtausend Vorgänge zuverlässig.

Be­nut­zer­inter­ak­ti­on einfach gestalten

Damit die Prozessbeteiligten gezielte Informationen erhalten, gestalten Sie mit dem JobRouter® Formular-Designer individuelle Formulare – ganz ohne Programmierung. Sie wählen aus verschiedenen Elementen wie Eingabefeldern oder Listen, die sich flexibel anpassen und einbinden lassen

Prozesse im Blick behalten

Mit JobRouter® überwachen Sie automatisch Prozess- und Schrittlaufzeiten. Drohen Fristen überschritten zu werden, erhalten User visuelle Hinweise. Zudem können Sie mehrstufige Eskalationen einrichten – etwa automatische E-Mails oder die Weiterleitung von Schritten zur Bearbeitung an Vertretende.

Ver­tre­tun­gen flexibel steuern

In JobRouter® können User für jede Rolle eine Vertretung bestimmen. Diese lässt sich flexibel aktivieren, sodass Aufgaben während der Abwesenheit zuverlässig übernommen werden. Für verschiedene Aufgaben können Sie unterschiedliche Vertretungen festlegen.

Daten und Dokumente integrieren

Kaum ein Workflow funktioniert ohne Daten oder Dokumente. Mit JobRouter® können Sie Dokumente verarbeiten, verwalten und archivieren. Stammdaten lassen sich ebenfalls nahtlos in Ihre Prozesse einbinden und jederzeit abrufen.

Workflows kon­ti­nu­ier­lich verbessern

Ein zentraler Vorteil der Workflow-Automatisierung ist die Möglichkeit, Ihre einzelnen Geschäftsprozesse stetig zu optimieren. Mit den aufgezeichneten Daten aus Ihren automatisierten Prozessen können Sie in JobRouter® Ihre Workflows analysieren und gezielt verbessern – über alle Phasen des Business Process Managements hinweg.

Sys­tem­ak­ti­vi­tä­ten für durch­gän­gig au­to­ma­ti­sier­te Workflows

Systemaktivitäten in JobRouter® integrieren beliebige Funktionen direkt in Ihre Workflows. Sie dienen als Schnittstelle zu anderen Unternehmensapplikationen – zum Beispiel zu Ihrem ERP- oder CRM-System – oder übernehmen Aufgaben wie E-Mail-Versand, Dokumentenarchivierung oder das Anlegen neuer User.

Wie Sie Workflows richtig au­to­ma­ti­sie­ren

Workflow-Automatisierung kann sehr unterschiedlich aussehen. Sie können einfache Freigabeprozesse oder ganze Prozessketten automatisieren, die Sie durch festgelegte Regeln steuern. Bei der Digitalisierung in der Finanzbuchhaltung sind beispielsweise Genehmigungsprozesse für Investitionen ein beliebter automatisierter Workflow. Für Investitionsfreigaben füllt ein:e Mitarbeiter:in ein digitales Formular aus. Die Workflow-Automation leitet den Antrag automatisch zur Führungskraft. Diese kann die Investition genehmigen, ablehnen oder an eine andere Stelle weitergeben. Abhängig von der Höhe der Summe geht der Antrag entweder an die Finanzabteilung oder direkt an den CFO. Nach der Genehmigung können Sie automatisch weitere Prozesse anstoßen, um die Investition auszuführen – etwa für die IT oder das Marketing.

Workflow visuell gestalten

Bringen Sie Struktur in Ihre Workflowautomatisierung. Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, sollten Sie den Plan in kleine, ausführbare Aufgaben unterteilen. Visualisieren Sie die einzelnen Schritte in einem Flussdiagramm. Farben oder Symbole helfen, Phasen und Zuständigkeiten klar zu kennzeichnen.

Feedback einholen

Sprechen Sie mit den Mitarbeitenden, die die Arbeit aktuell manuell erledigen und später von den automatisierten Workflows profitieren sollen. Oft wissen sie am besten, welche Aufgaben sich besonders gut automatisieren lassen, um den Output und die Produktivität zu maximieren. 

Messbare KPI’s definieren

Sie wollen mit der Automatisierung von Workflows messbare Ergebnisse erzielen? Dann sollten Sie sich schon in der Entwurfsphase Gedanken über die verschiedenen KPIs machen. Mögliche, messbare KPIs sind beispielsweise: eingesparte Arbeits- oder Durchlaufzeit pro Woche.

Die richtigen Tools zur Workflow Automation wählen

Für die Prozessautomatisierung gibt es verschiedene Technologien und Ansätze. Wenn sich Ihre Anforderungen schnell verändern und Sie flexibel bleiben möchten, ist Low-Code-Entwicklung die richtige Wahl. So können Sie mit nur minimalem Coding bereits Workflows automatisieren. Achten Sie darauf, dass Ihr Unternehmen über das nötige Fachwissen verfügt, um die Workflow-Automation-Software richtig einzusetzen.

Testen, testen, testen

Prüfen Sie Ihre automatisierten Prozesse gründlich. Testen Sie verschiedene Szenarien und beziehen Sie künftige User früh ein.

Einführen, über­wa­chen, anpassen

Starten Sie Ihre Workflow-Automatisierung und schulen Sie Ihr Team. Überwachen Sie die Prozesse regelmäßig: Läuft alles korrekt oder melden Beteiligte Probleme? Nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor. 

Workflows au­to­ma­ti­sie­ren – häufige Beispiele in der Praxis

Unternehmen, die auf Workflow Automation setzen, nutzen meist eine Lösung für Prozessautomatisierung. Diese Tools sorgen dafür, dass Informationen automatisch zwischen Systemen oder Personen ausgetauscht und Aktionen direkt abgeschlossen werden. Schon einfache Prozesse lassen sich automatisieren – zum Beispiel die digitale Rechnungsverarbeitung. Sie können Rechnungen auf die klassische Art und Weise verfassen, indem Sie die Daten des Kunden in ein vorgefertigtes Dokument eingeben, die Posten auflisten und Preise eingeben. Nachdem Sie das Dokument abgespeichert haben, müssen Sie die Rechnung per Mail verschicken und auf den Zahlungseingang warten. Ist die Rechnung bezahlt, muss dies entsprechend festgehalten werden. Mit einer Workflow-Automation-Software lassen sich viele der oben beschriebenen Aufgaben automatisieren. Eine Automatisierungssoftware kann beispielsweise erkennen, wann die Kundenfirma einen Artikel erworben oder eine Dienstleistung in Anspruch genommen hat, die Summe berechnen und die Kundendaten automatisch in die Rechnung übernehmen. Durch einen Prüfschritt können Sie sicherstellen, dass alle Daten stimmen, sodass die Software die Rechnung danach automatisch an den Kunden schicken kann. Auch der Zahlungseingang wird automatisch überwacht und verbucht.

 

Typische Workflows, die sich automatisieren lassen:

FAQ : Häufig gestellte Fragen

Muss ich Entwickler:in sein, um Workflow-Automatisierung nutzen zu können?

JobRouter® basiert auf Low-Code-Entwicklung. Das heißt, durch dieses Prinzip sind auch Prozessdesigner:innen mit wenig Programmierkenntnissen in der Lage, Prozesse zu modellieren. Entwickler:innen können JobRouter® bei Bedarf mit zusätzlichen Systemen erweitern.

Kann ich mit JobRouter® mehrsprachige Prozesse gestalten?

Ja. Neben einer in 24 Sprachen verfügbaren Nutzeroberfläche bietet JobRouter® die Möglichkeit, Prozesse komplett zu übersetzen. Sämtliche Inhalte – von Bezeichnungen in den Formularen bis hin zu E-Mail-Texten – können übersetzt werden. Zudem steht ein Repository zur Verfügung, in dem Sie zentral alle Bezeichnungen pflegen und zu Übersetzungszwecken nach Excel ex- und wieder importieren können.

Unterstützt JobRouter® die BPMN-Notation?

Workflows, die sich mit JobRouter® konzipieren lassen, orientieren sich am BPMN 2.0 Design. In der JobRouter®-Plattform können Sie ab Version 2022.2 BPMN-Dateien beim Prozessimport hochladen. Die Konvertierung in einen JobRouter®-Prozess findet dann direkt nach der Eingabe statt.

Lässt sich JobRouter® an Drittsysteme anbinden?

Ja. Für die Anbindung an Drittsysteme bietet JobRouter® eigene APIs und Integrationsmöglichkeiten, die u.a. das interne Archiv sowie die Workflowkomponente abdecken.

Welche Möglichkeiten zum Testen von Workflows gibt es?

Jeder JobRouter®-Prozess kann im integrierten Simulator vor der Produktivnahme getestet werden. Zudem ist es möglich, ein oder mehrere Testsysteme neben der JobRouter®-Umgebung zu betreiben. Hier stehen komfortable Funktionen zur Verfügung, um erstellte oder geänderte Prozessversionen und zugehörige Objekte vom Test- in das Produktivsystem zu übertragen.

Kann ich in JobRouter® meine Workflows mobil steuern?

Ja. Es wird eine mobile App für iOS und Android angeboten, über die Sie Ihre Workflows steuern können. Zudem ist der JobRouter®-Client webbasiert und kann auf beliebigen Endgeräten im Browser geöffnet werden.

Welche Workflow-Arten gibt es und welche unterstützt JobRouter®?

Jeder Workflow stellt eine Abfolge bestimmter Arbeitsschritte und Ergebnisse dar, die ganz unterschiedlich gestaltet werden können. Wir unterscheiden fünf verschiedene Arten von Workflows: Sequenzielle, regelbasierte, parallele, aufgeteilte und anwendergesteuerte Workflow-Verarbeitung. Mehr dazu lesen Sie in unserem Blog-Artikel zum Thema Workflow-Management.

Muss ich Entwickler:in sein, um Workflow-Automatisierung nutzen zu können?

JobRouter® basiert auf Low-Code-Entwicklung. Das heißt, durch dieses Prinzip sind auch Prozessdesigner:innen mit wenig Programmierkenntnissen in der Lage, Prozesse zu modellieren. Entwickler:innen können JobRouter® bei Bedarf mit zusätzlichen Systemen erweitern.