So geht Business Process Management (BPM) : Prozessmanagement einfach erklärt
Im Englischen als Business Process t praxisnahen Beispielen, einen Überblick über Methoden und hilfreiche Tipps für die Umsetzung.Management (BPM) bekannt, im Deutschen oft Geschäftsprozessmanagement genannt – doch was genau bedeutet Prozessmanagement eigentlich und welche Ziele verfolgt es? Hier erhalten Sie eine verständliche Definition mi
Was ist Prozessmanagement?
Prozessmanagement ist eine Methode, mit der Sie sowohl analoge als auch digitale Geschäftsprozesse analysieren, gestalten, steuern und verbessern können. Im Mittelpunkt steht dabei eine einfache, aber zentrale Frage: Wer macht was, wann, wie und womit?
Synonyme für Prozessmanagement
Der Begriff Geschäftsprozessmanagement (GPM) wird häufig synonym verwendet. Auch die internationale Bezeichnung Business Process Management (BPM) ist im deutschsprachigen Raum zunehmend geläufig – besonders in digitalen Kontexten.
Ziele von Prozessmanagement
Das Ziel eines ganzheitlichen Prozessmanagements ist es, Ihre Geschäftsprozesse so weiterzuentwickeln, dass sie optimal zur Zielerreichung Ihres Unternehmens beitragen. Dabei stehen Effizienz, Qualität und Flexibilität im Fokus – bei gleichzeitiger Reduzierung von Kosten.
Dafür erfolgt zuerst eine Analyse des Ist-Zustands, um alle bestehenden Prozesse und Strukturen zu erfassen. Idealerweise sind bei der Analyse alle Prozesse im Unternehmen einbezogen. Diese können zum Bespiel Abläufe mit anderen Unternehmen, Systemen, Kunden, Lieferanten oder Partnern umfassen.
Operatives vs. strategisches Prozessmanagement
Prozessmanagement lässt sich in zwei Ansätze unterscheiden:
- Strategisches Prozessmanagement: verfolgt langfristige Ziele. Es definiert Maßnahmen, überwacht deren Umsetzung und richtet den Fokus auf die nachhaltige Optimierung der Gesamtprozesse.
- Operatives Prozessmanagement: konzentriert sich auf Teilprozesse im Tagesgeschäft. Es unterstützt die kurzfristige Analyse, Modellierung und Optimierung einzelner Abläufe.
Übrigens: Workflow-Management gilt als Teilbereich des Prozessmanagements, bei dem das Koordinieren und Organisieren von Geschäftsprozessen im Fokus steht. Digital Process Automation (DPA) geht noch einen Schritt weiter und unterstützt die digitale Transformation in Unternehmen durch Prozessdigitalisierung und Prozessautomatisierung.
Phasen & Aufgaben des Prozessmanagements
Business Process Management (BPM) ist eine fortlaufende Tätigkeit, die sich am sogenannten BPM-Lebenszyklus orientiert. Je nach Situation können sich die Phasen leicht unterscheiden, grundsätzlich lassen sich aber fünf Aufgabenbereiche abbilden:
- Analyse
- Modellierung
- Ausführung
- Überwachung
- Optimierung
Diese Schritte ermöglichen es Ihnen, Prozesse strukturiert zu gestalten und kontinuierlich zu verbessern.
Vorteile für Ihr Unternehmen
Die wichtigsten Vorteile und damit Argumente für Prozessmanagement sind:
- unumgängliche Basis für nachhaltige Prozessautomatisierung und Prozessoptimierung
- transparente, sinkende Kosten durch optimierte Durchlaufzeiten
- klare Verantwortlichkeiten und Abläufe für mehr Sicherheit im Tagesgeschäft
- effiziente, abteilungsübergreifende Abläufe durch einheitliche Strukturen
- reibungsloser Informations- und Wissensaustausch zwischen unterschiedlichen Abteilungen auf Basis vorgeschriebener Software und Kanäle (Konsolidierung der Daten, Eliminierung von z.B. Schatten-IT)
Bekannte Methoden im Prozessmanagement
Drei der populärsten BPM-Methoden sind: Total-Quality-Management (TQM), Lean Management und Kaizen.
1. Total-Quality-Management (TQM)
Total-Quality-Management (TQM) oder auch „umfassendes Qualitätsmanagement“ ist eine Methode des Prozessmanagements, deren Schwerpunkt – ausgehend von der Kundenzufriedenheit – die Steigerung der Qualität in allen Unternehmensbereichen ist. Qualität wird dabei nicht als Ziel, sondern als fortlaufender Prozess gesehen, der durch kontinuierliches Lernen verbessert werden soll.
Der Ansatz ist dabei ganzheitlich (Total) auf die unternehmensweite Verbesserung (Qualität) durch das Mitwirken aller notwendigen Beteiligten (Management) ausgerichtet. In erster Linie sollen Fehler und Unsicherheiten reduziert werden, indem klare Strukturen, Regelung und Führung vom Management etabliert wird. Damit können schließlich Kosten gesenkt und die Qualität überaus gesteigert werden.
2. Lean Management
Eine weitere Methode des Prozessmanagement – das Lean Management – setzt auf schlanke Prozesse. Das heißt, über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg sollen überflüssige Abläufe beseitigt und notwendige Prozesse optimiert werden. Inzwischen wird die Methode des Lean Managements oft mit Six Sigma kombiniert, einer weiteren Methode zur Prozessverbesserung.
Lean Six Sigma zielt auf eine Null-Fehler-Rate im Prozessverlauf ab. Dabei sollen Prozesse so stabil wie möglich laufen, was mit Statistiken entlang eines definierten Mittelwerts überprüft wird. Auch hier ist das langfristige Ziel die Steigerung der Qualität und Reduzierung von Fehlern.
3. Kaizen
Kontinuität ist eine der Grundlagen des Kaizens, was im Japanischen für „Verbesserung zum Besseren“ steht. Daraus entwickelte sich die Methode des Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP), das hierzulande als Synonym zum Kaizen gilt. Sie konzentriert sich auf die Verbesserung der Produkt-, Prozess- und Servicequalität. Dafür wird auf kleine, fortwährende Optimierungen (stufen- bzw. schrittweise) statt sprunghafter Veränderungen (Innovationen) gesetzt.
Im Unterschied zu anderen Methoden liegt der Fokus beim Kaizen auf den Mitarbeitenden, die entwickelt und gefördert werden. Das Humankapital wird als Invest verstanden, der den Unternehmenserfolg vorantreibt und die Qualität nachhaltig verbessert. Technologie ist hingegen begleitendes Mittel, das dabei unterstützt.
Wo ist digitales Prozessmanagement sinnvoll?
Auch wenn das eigentliche Prozessmanagement losgelöst von digitalen Lösungen ist, lässt es sich damit wesentlich einfacher umsetzen. Digitales Prozessmanagement kann in allen Abteilungen zum Einsatz kommen und die Leistungsfähigkeit verbessern. Hier einige Beispiele:
Geschäftsprozessmanagement im Personalwesen
So können Sie das digitale Prozessmanagement im HR-Bereich einsetzen:
- Digitaler Urlaubsantrag
- Digitale Personalakte
- Digitale Reisekostenabrechnung
- Digitales Bewerbungsmanagement
- Digitales Mitarbeiter-Onboarding
- Digitale Spesenabrechnung
- Digitaler Dienstreiseantrag
Und das sind die Gründe, warum sich die Digitalisierung von Personalprozessen lohnt:
- Förderung von New Work und mobilem Arbeiten
- Steigerung von Mitarbeiterzufriedenheit durch schnelle Abwicklung
- Transparenz bei der Mitarbeiterverantwortung
- Vereinfachtes Change-Management
- medienbruchfreier Informationsaustausch
Geschäftsprozessmanagement in der Verwaltung
Beispiele für Prozesse, die Sie mittels Geschäftsprozessmanagement in der Verwaltung optimieren können:
- Digitales Vertragsmanagement
- Schulungsverwaltung
- Genehmigungsprozesse
- Digitale Bauakte / Digitale Projektakte
- Werkstattauftrag
- Digitales Fuhrparkmanagement
Und das sind die Gründe, warum sich die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen lohnt:
- Enorme Zeitersparnis über alle Abteilungen hinweg
- Schnellere und aktuellere Buchführung
- Schneller, sicherer Zugriff auf alle Unterlagen und Daten
- Effiziente Abläufe dank durchgängiger Prozesse
- Optimierter Service durch zeitnahen, proaktiven Kontakt
- Tagesaktuelle Buchhaltungs- und Lohnauswertungen
- Reduzierte Gesamtprozesskosten
- Fundierte Entscheidungen durch erhöhte Transparenz
- Strenge Sicherheitsstandards für Dokumente und Datenaustausch
Geschäftsprozessmanagement in der Finanzbuchhaltung
So sieht Business Process Management (BPM) in der Praxis der Finanzbuchhaltung aus:
- Treasury Management
- Risikobewertung
- Purchase-to-Pay
- Eingangsrechnungsverarbeitung
- Auftragsbestätigung
- Rechnungsausgangsbearbeitung
- Ausgabenplanung
- Bankenreport
- Datencontrolling
- Debitorenanlage
Und das sind die Gründe, warum sich Digitalisierung in der Finanzbuchhaltung lohnt:
- Mehr Leistung durch integrierten Datenaustausch
- Erstellung elektronischer Rechnungen mit Informationsverknüpfung
- Etablierung einer papierlosen Ablage als zentrales Nachschlagewerk für alle Unterlagen
- Möglichkeit, Belege ohne Materialkosten auszutauschen und zu archivieren
- Optimierte Kostenkontrolle
Geschäftsprozessmanagement im Einkauf
Im Einkauf können Sie digitales Prozessmanagement in diesen Bereichen einsetzen:
- Investitionsantrag
- Wareneingangsprozess
- Bestellprozess
- Auftragsbearbeitung
- Inventurprozess
- Lieferfreigabe
Und das sind die Gründe, warum sich Digitalisierung im Einkauf lohnt:
- Vertrags-, Lieferanten- und Beschaffungsmanagement ohne Medienbrüche
- Optimierte Lieferketten
- Maximierte Reaktionsgeschwindigkeit
- Automatisierte Routineabläufe (Artikeldispositionen, Erstellen von Bestellvorschlägen oder Preisanfragen)
- Transparente Buchungen und Lagerbestände
- Neue Einsparungspotenziale
- Reduzierte Bearbeitungszeit
Geschäftsprozessmanagement im Vertrieb
Straffen Sie Ihre Vertriebsprozesse durch folgende BPM-Ansätze:
- Auftragsabwicklung
- Informationsdownload
- Angebotsfreigabe
- Zusammenstellen von Produktblättern
- B2B-Vertriebsprozess
Und das sind die Gründe, warum sich Digitalisierung im Vertrieb lohnt:
- Vereinfachung von Abläufen, Kommunikation und Beratung
- Höhere Reichweite und gesteigerter Umsatz
- Optimierte Vertriebsproduktivität
- Vertrauen aufbauen und Misstrauen verhindern
- Geminderte Kosten für Verwaltung und Organisation
- Erhöhte Effektivität und verringerte Fehleranfälligkeit
- Vereinfachte Kontaktaufnahme, Datenpflege & Kollaboration
- Nachhaltiger Wettbewerbsvorteil
Strukturiertes Vorgehen im Prozessmanagement: Diese Schritte sollten Sie beachten
Prozessmanagement ist kein starres Abarbeiten von To-Do-Listen, sondern lebt von Kommunikation und Teamarbeit. Wichtig ist der Rückhalt aller Beteiligten inklusive des Managements, um Geschäftsprozessmanagement ganzheitlich einführen und vorantreiben zu können.
Prozessmanagement ist kein starres Abarbeiten von To-Do-Listen, sondern lebt von Kommunikation und Teamarbeit. Wichtig ist der Rückhalt aller Beteiligten inklusive des Managements, um Geschäftsprozessmanagement ganzheitlich einführen und vorantreiben zu können.
Zentral dabei sind folgende drei Schritte.
Prozesse strukturieren
Verschaffen Sie sich einen Überblick über alle Prozesse im Unternehmen und den einzelnen Abteilungen, halten Sie die Arbeitsläufe fest und gliedern Sie sie in Wertschöpfungs-, Support- und Managementprozesse.
Prozesslandkarte erstellen
Mit einer Prozesslandkarte visualisieren Sie die identifizierten Prozesse, unterteilen Sie in Teilprozesse und reichern Sie mit weiteren Informationen (zum Beispiel verantwortliche Abteilung/Mitarbeit) an. Außerdem erfassen Sie benötigte Drittsysteme, Dokumente und Kennzahlen.
Prozesse realisieren & optimieren
Im letzten Schritt des Prozessmanagements arbeiten Sie Ihre Landkarte ab und digitalisieren sowie automatisieren Ihre Geschäftsprozesse. Mit der anschließenden Prozessoptimierung beginnt der BPM-Lebenszyklus wieder erneut.
Erfolgskontrolle : Welche Kennzahlen können Sie im Prozessmanagement nutzen?
Um sich einen Überblick über den Status quo Ihrer Unternehmensprozesse verschaffen und später den Erfolg Ihrer Anstrengungen messbar machen zu können, ist es wichtig, mit Prozesskennzahlen zur Überwachung des Prozessmanagements zu arbeiten. Die Kennzahlen leiten sich von den Unternehmenszielen ab.
Sinnvolle Messwerte sind beispielsweise:
- Durchlaufzeiten
- Liegezeiten
- Rüstzeiten
- Bearbeitungszeiten
Diese Zahlen können Sie einzeln betrachten oder aber Sie bilden den Durchschnitt daraus, um einen Gesamtüberblick zu erhalten.
Ihr BPM-Team : Welche Rollen gibt es im Prozessmanagement?
Bevor Sie in Ihrem Unternehmen Prozessmanagement einführen, sollten die Rollen im Rahmen des Prozessmanagements geklärt werden. Folgende Positionen sind meistens vertreten:
- Chief Process Officer:in (CPO) / Prozessmanager:in leitet das gesamte Prozessmanagement.
- Prozesseigner:in / Prozessverantwortliche:r ist für die Steuerung eines einzigen Prozesses zuständig.
- Prozessmanagement-Berater:in unterstützt die Führungskräfte im Prozessmanagement.
- Prozessmanagement-Coach hilft Prozessmanager:innen bei der Durchführung der Aufgaben.
- Prozessbeteiligte sind direkt in den Prozessablauf involviert.
- Prozesscontroller:in berät hinsichtlich der Zielerreichung unter Einbeziehung von Kennzahlen.
- Prozessauditor:in stellt das effiziente und zielorientierte Prozessmanagement sicher.
Unsere Empfehlungen : Fünf Tipps für Geschäftsprozessmanagement
Wenn Sie Ihr Prozessmanagement umsetzen, beherzigen Sie am besten diese Tipps:
- Beziehen Sie die Perspektive der Mitarbeitenden auf Prozesse ein, in denen sie involviert sind.
- Beginnen Sie mit einfachen Prozessen und arbeiten Sie sich dann vor bis hin zu unübersichtlichen Prozessen im Unternehmen .
- Erstellen Sie einen großzügigen Zeitplan mit Meilensteinen, den Sie immer wieder prüfen.
- Etablieren Sie regelmäßige Meetings zum Austausch zwischen allen Beteiligten.
- Setzen Sie auf Hilfsmittel wie Ihre Prozesslandkarte, Projektmanagement- oder BPM-Tools.
BPM-Tools im Einsatz : So unterstützt Software das Prozessmanagement
Mit Hilfe von Software können Sie Geschäftsprozesse modellieren, implementieren, optimieren und vor allem automatisieren. Sämtliche Aufgaben erfolgen in einer Plattform. Sie hilft dabei, Prozessmanagement ganzheitlich anzugehen und Prozesse von Anfang bis Ende zu betrachten sowie zu verbessern. Dadurch können Sie Abläufe nicht nur effizienter gestalten, sondern Ressourcen bedarfsorientierter angepasst, Fehler reduziert, Zeit gespart und letztendlich die gesamte Wertschöpfung eines Unternehmens angehoben werden.
Wie Sie die richtige Software für Ihre Digitalisierung finden und worauf Sie bei der Wahl achten sollten, erfahren Sie auf unserer Seite zu BPM-Tools.
Auswahlkriterien für eine gute BPM-Software
Mithilfe einer BPM-Software können Unternehmen Geschäftsprozesse modellieren, implementieren, optimieren und vor allem automatisieren. Sämtliche Aufgaben erfolgen in einer Plattform. Ein BPM-Tool hilft dementsprechend dabei, Prozessmanagement ganzheitlich anzugehen und Prozesse von Anfang bis Ende zu betrachten sowie zu verbessern. Dadurch können Abläufe nicht nur effizienter gestaltet, sondern Ressourcen bedarfsorientiert angepasst, Fehler reduziert, Zeit gespart und letztendlich die gesamte Wertschöpfung eines Unternehmens angehoben werden.
Um die Vorteile voll ausschöpfen zu können, ist die Wahl einer geeigneten Software wichtig. Wir haben einige Kriterien gesammelt, die bei der Suche und Auswahl einer guten BPM-Software erfahrungsgemäß eine wichtige Rolle spielen.
1. Monitoring
Achten Sie darauf, dass Sie mit der BPM-Software wichtige Geschäftsindikatoren möglichst in Echtzeit überwachen können. Idealerweise lassen sich die Daten in einem Dashboard visualisieren.
2. Skalierbarkeit
Jedes Unternehmen hat seine Besonderheiten und individuellen Anforderungen. Achten Sie daher darauf, dass die gewählte Prozessmanagement-Software diese abbilden kann. Dazu gehören Anbindungsmöglichkeiten zu Drittsystemen ebenso wie bevorzugte Datentypen oder Archiv- und Suchfunktionen von Dokumenten. Eine skalierbare Lösung ist außerdem für Unternehmen mit Wachstums- und Expansionsplänen notwendig, um nicht nur aktuelle Gegebenheiten, sondern auch zukünftige Veränderungen umsetzen zu können.
3. Sicherheit
Der Digital Office Index des Digitalisierungsverbands Bitkom belegt, dass 65 Prozent der 1.104 befragten Unternehmen den unberechtigten Zugriff auf sensible Unternehmensdaten im Zuge der Digitalisierung befürchten. Sicherheit ist damit eines der wichtigsten Kriterien, wenn es um die Auswahl eines geeigneten BPM-Tools geht. Insbesondere bei Cloud-Lösungen steht die Frage im Vordergrund, wo die Daten gehostet werden. In Deutschland sind die staatlichen Regulierungen besonders streng. Es empfiehlt sich deshalb, einen Software-Anbieter zu wählen, der die Daten in einem deutschen Rechenzentrum speichert. Zusätzlich sollte eine Prozessmanagement-Software die Anforderungen aus DSGVO und GoBD erfüllen.
4. Analyse und Simulation
Sie sollten darauf achten, dass die Software eine Analyse- und Simulationsfunktion zur Verfügung stellt. Mit einer Heatmap ist es zum Beispiel möglich, Schwachstellen innerhalb eines Prozesses zu analysieren. Die Simulationsfunktion ermöglicht, den Prozess aus Sicht des Endnutzers zu testen. So können Sie die Funktionsfähigkeit von Folgeschritten, Systemaktivitäten, Regelbedingungen oder Skripten prüfen und Fehler im Vorfeld aufspüren.
5. Benutzerfreundlichkeit
Für Prozessdesigner ist eine flexible und benutzerfreundliche Oberfläche unabdingbar. Nur so können sie selbst komplizierte Prozessformulare schnell und einfach modellieren sowie anpassen. Auch für Endbenutzer ist eine benutzerfreundliche BPM-Software natürlich von Vorteil, um Prozesse besonders leicht starten und steuern zu können.
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