Workflow-Management-System einfach erklärt
So unterstützt Software Ihr Workflow Management
Qualitativ höhere, effizientere und transparentere Arbeitsabläufe sowie eine bessere Zusammenarbeit: Das sind die Vorteile eines modernen Workflow-Management-Systems. Hier erfahren Sie, was hinter dem Begriff steckt, welche digitalen Workflows Sie nutzen können und wie Sie die passende Workflow-Management-Software finden.
Einfach erklärt : Definition des Begriffs „Workflow-Management-System“
Ein Workflow-Management-System (WfMS) ist eine Software, die Ihre Arbeitsabläufe digital abbildet und automatisiert. Damit gestalten Sie Prozesse schneller, fehlerfreier und transparenter.
Was ist ein Workflow?
Ein Workflow ist ein Arbeitsablauf und beschreibt die Reihenfolge von Schritten, die nötig sind, um einen Vorgang abzuschließen – zum Beispiel die Bearbeitung einer Rechnung.
Im Unterschied zu Prozessen beschreibt ein Workflow nicht den betriebswirtschaftlichen Arbeitsvorgang, sondern wer technisch wann und wie einen Geschäftsprozess ausführt.
Jeder definierte Workflow folgt einem festen Schema und besteht aus einer Kombination verschiedener Bausteine. Diese sind:
- Trigger (auch Auslöser)
- Rollen (auch Bearbeitende, Mitarbeitende oder Akteure)
- Arbeitsschritte (auch Aktionen, Steps, Tätigkeiten, Aktivitäten), die sequenziell oder parallel ablaufen
- Zuordnung von Arbeitsschritten zu Bearbeitern, Teams oder Systemen
- Ergebnisse (zum Beispiel Lieferungen, Lösungen, Dokumente)
- Zuordnung der Ergebnisse zu Bearbeitenden
- Zustände (Status zum aktuellen Fortschritt oder Fertigstellungsgrad von Ergebnissen)
- Kardinalität (Festlegung, wie häufig ein Arbeitsschritt durchgeführt oder ein Ergebnis erzielt werden muss)
- Definiertes Ende (Workflow-Abschluss)
Was bedeutet Workflow Management?
Workflow Management ist die Modellierung, Simulation, Steuerung, Überwachung, Analyse und Optimierung von Workflows in Unternehmen. Im Deutschen heißt Workflow Management (kurz: WfM) Arbeitsablaufverwaltung.
Das Ziel des Workflow Managements ist es,
- optimale Arbeitsabläufe zu gestalten,
- Fehler und Zeitverzögerungen zu vermeiden,
- Redundanzen zu verhindern sowie
- den Prozessverlauf und Status der Bearbeitungsschritte zu kontrollieren.
Webinar-Aufzeichnung : Wie Sie mit digitalen Workflows mehr aus Ihren Dokumenten herausholen
Wie funktioniert ein Workflow-Management-System?
Workflow-Management-Systeme (kurz: WfMS) sind Softwarelösungen, die Unternehmen bei der Workflowautomatisierung und Prozessdigitalisierung unterstützen. Typischerweise umfasst ein Workflow-Management-System folgende Kernfunktionen:
- Prozessmodellierung und -organisation – meist grafisch über Flussdiagramme
- Workflow Engine – steuert, überwacht und startet Folgeprozesse automatisch
- Dokumentenmanagement – verwaltet und verknüpft Ihre Dokumente
- Analyse und Reporting – liefert Auswertungen und zeigt Optimierungspotenzial
Aus technischer Sicht funktioniert die Workflowautomatisierung so: Nach der Installation verbinden Sie die Plattform mit allen relevanten Systemen Ihres Unternehmens. Dazu zählen unter anderem
- ERP-, CRM- und FiBu-Systeme
- Office-Anwendungen
- Archive und spezifische Unternehmens-Apps.
Das Workflow-Management-System wird so zur zentralen Schnittstelle Ihrer Prozesse – und ermöglicht eine nahtlose Prozessdigitalisierung über Systemgrenzen hinweg.
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- integriertem Dokumenten- und Datenmanagemen
- flexibler und skalierbarer Workflow-Umsetzung
Damit gehen Ihre Möglichkeiten weit über klassische BPM- oder DMS-Lösungen hinaus.
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Der Unterschied zwischen Workflow Management und BPM
Business Process Management, also Prozessmanagement, besitzt einen fachlich-konzeptionellen Charakter und findet auf einer übergeordneten (strategischen) Ebene statt. Es geht auch darum, Geschäftsprozesse in die Organisation, Kultur und Strategie des Unternehmens einzubinden. Dazu werden BPM-Tools genutzt.
Workflow Management ist ein Teil des Prozessmanagements. Es handelt sich hierbei um die operative Ebene, auf der Arbeitsabläufe in ihrer Abfolge analysiert, modelliert, verbessert und in ein Gesamtkonstrukt eingeordnet werden.
Beispiele – Workflow Management in der Praxis
Egal ob Finanzwesen, HR, Beschaffung, Kundenservice oder Logistik – Workflow-Management-Systeme bieten zahlreiche Einsatzmöglichkeiten.
Beliebte digitale Workflows:
- Reisemanagement – Dienstreisen einfach online beantragen und abrechnen
- Vertragsmanagement – Fristen und Laufzeiten jederzeit im Blick
- Fuhrparkmanagement – Fahrzeugflotte digital und transparent verwalten
- Mitarbeiter-Onboarding – Neue Mitarbeitende schneller integrieren
- Digitale Baurechnungen – Prüfprozesse beschleunigen und Papier reduzieren
Die Einsatzszenarien mit JobRouter® sind unendlich und immer auf den jeweiligen Anwendungsfall zugeschnitten. Für welchen suchen Sie eine Lösung?
Beispiel: Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung
Die „Eingangsrechnungsverarbeitung“ ist ein Beispiel für einen (digitalen) Workflow, der mit komplexen Anforderungen verbunden ist. Möglicher Anforderungen:
Parallele Bearbeitung auf Positionsebene
Revisionssichere Protokollierung jeder Änderung
Direkte Fragen aus dem Vorgang heraus
Automatische Übergabe der Daten an ERP-Systeme wie SAP
Hintergrundaktivitäten ausführen lassen (z. B. Datenbankeinträge lesen und schreiben, externe Programme starten)
mehrsprachige Dialoge und Aufgabenlisten für Ihr Unternehmen
Klassische Dokumentenmanagementsysteme können diese Anforderungen der digitalen Rechnungsverarbeitung meist nicht vollständig erfüllen. Moderne Workflow-Lösungen hingegen sind in der Lage, alle Arten von Workflows abzubilden, Arbeitsschritte zu parallelisieren und Rollen sowie Berechtigungen individuell zu verwalten. Mit Workflow-Programmen können Sie Ihre Abläufe zudem automatisieren.
Projektdetails – Globales Workflow Management mit ZF TRW
JobRouter® unterstützt Unternehmen weltweit, komplexe Workflows zu digitalisieren – wie beim Automobilzulieferer ZF TRW, der über 120 Standorte in 17 Sprachen mit standardisierten Workflows wie versorgt. Darunter beispielsweise Urlaubsanträge, Bestellprozesse, Aus- und Weiterbildungsprozesse, Dienstreisen, Proformarechnungen (Zoll), Verschrottungen und Auditvorbereitungen. In einem Interview beschreiben die Verantwortlichen, wie sich der Einsatz des Workflow-Management-Systems in der Praxis darstellt.
In 5 Schritten zum digitalen Workflow
Tipp: Eine Workflow-Management-Software übernimmt die Dokumentation und Steuerung automatisch.
Ziel definieren
Legen Sie fest, welches Ergebnis Ihr Workflow erreichen soll.
Workflow planen
Listen Sie alle notwendigen Schritte auf und ordnen Sie sie optimal an.
Workflow analysieren
Prüfen Sie, ob der Ablauf effizient ist, und optimieren Sie ihn bei Bedarf.
Workflow visualisieren
Erstellen Sie ein Diagramm und bilden Sie Ihren Workflow im Workflow-Management-System digital ab.
Workflow testen
Führen Sie den Ablauf in der Praxis durch und verbessern Sie ihn regelmäßig.
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