Un­ter­neh­mens­wei­te Di­gi­ta­li­sie­rung bei ZF TRW mit einer Plattform

TRW Automotive, seit Mai 2015 ZF TRW – JobRouter-Kunde der allerersten Stunde – steht vor drei ebenso spannenden wie zukunftsentscheidenden Herausforderungen: der digitalen Transformation, den Veränderungen in der Automobilindustrie und dem Zusammenwachsen zweier Unternehmenskulturen. Bei der Bewältigung der komplexen Abläufe über 120 Standorte hinweg kann die eingespielte IT-Mannschaft eine Schlüsselrolle übernehmen.

Dezember 2015. Wann immer in diesen Tagen über selbstfahrende Autos berichtet wird, ist mit hoher Wahrscheinlichkeit eine Komponente aus dem Hause ZF TRW an Bord. Aktive und passive Sicherheitstechnik ist die Kernkompetenz der fünften ZF-Division. Zum Portfolio zählen Funktionen für Fahrerassistenz und Teilautomatisierung, adaptive Geschwindigkeitsregelung, Spurhalte- und Spurwechselassistent sowie Notfallassistent. Das Entwicklungs- und Produktionszentrum in Koblenz platzt aus allen Nähten, weshalb einzelne Abteilungen – darunter die IT – auf Gebäude in der Nachbarschaft ausgelagert wurden. Auch hier gedeihen innovative Gedanken, Prozesse zur Steigerung von Produktivität und Wertschöpfung.

Wir treffen das IT-Team, das 2004 über die Anschaffung des Workflow-Management-Systems JobRouter® entschieden hat. Angelika Knauth, Anton Khoryukov und Markus Staudt arbeiten seit mehr als zwei Jahrzehnten bei dem Automobilzulieferer. Am Tisch sitzen auch Paul Eisenbürger (Engineering Controlling) und zwei langjährige Mitarbeiter aus den Fachabteilungen, Anne Jahn und Josef Rieser.

Kann man analoge Arbeitsabläufe überhaupt 1:1 abbilden?

Wie entstehen neue Workflows? Markus Staudt: „Das logische Denken in nicht-sequentiellen Prozessen müssen viele erst lernen. Für neue Workflows müssen die Fachabteilungen Vorarbeiten leisten und ein Formular ausfüllen. Einzutragen sind zum Beispiel Formularfelder, Abläufe, Genehmigungsprozesse, Zuständigkeiten, Pflichtfelder. Auch Fragen wie ‚Was passiert denn, wenn der Entscheider Nein sagt?‘ müssen sauber definiert werden. Das Lastenheft setzt sich zusammen aus Präsentation, Gesprächsprotokoll und E-Mails.“

Und wenn später doch noch Änderungswünsche kommen?

Angelika Knauth: „Wir sind sehr effektiv in der hausinternen Workflow-Gestaltung. Externe Lösungen erfordern Kostenkalkulationen: Jedes Detail müsste bereits bei Auftragsvergabe klar definiert sein, um Mehrkosten zu vermeiden. Aber trotz der guten Vorarbeit der Fachabteilungen werden einigen Details erst später bei der Workflow-Entwicklung klar. Als interne Entwickler können wir hier flexibler und effektiver reagieren. Die erste Maske ist die wichtigste, denn alle dort erfassten Daten wandern durch den gesamten Prozess.“

Wann übernimmt die Fachabteilung die Verantwortung für den Prozess?

Anton Khoryukov: „Die Tests laufen parallel zur Entwicklung. Die Fachabteilungen sind froh über die Eigenverantwortung. Der dortige Administrator erhält bei Bedarf Schulungs- oder Kommunikationsunterlagen. Er gibt das Go, kann in den Prozess eingreifen und Schritte neu zuweisen.“

Die Systemlandschaft bei ZF TRW in Koblenz ist sehr differenziert. Das ERP-System QAD erlaubt nur beschränkte Zugriffsmöglichkeiten von außen, was den Datenaustausch und die Schnittstellenanbindung erschwert. Von SAP® wird das Modul HR genutzt, im Controlling läuft General Ledger als Inselmodul.

Welche Rolle spielt JobRouter® in einer komplexen Systemlandschaft?

Paul Eisenbürger: „Jeder benötigt Erfassungsmöglichkeiten für Daten, die unsere Systeme nicht bieten – da kann JobRouter® seine Stärken ausspielen. Das Highlight für mich im Controlling ist, dass ich mir über JobRouter® die benötigten Daten in eine Datenbank hineinziehen kann, um sie auszuwerten und damit weiterzuarbeiten.“

Markus Staudt: „An den Schnittstellen zeigt sich, wie gut sich eine Anwendung nahtlos integrieren lässt. Datenbanken kann ich beispielsweise mit SQL und PHP an JobRouter® anbinden. Für mich ist JobRouter® deshalb ein einfach zu programmierendes Tool, das sich auch in komplexen Lösungen extrem flexibel zeigt.“

Wie ist die Anwendungsbetreuung geregelt?

Anton Khoryukov: „Da wir alle unterschiedliche Haupttätigkeits- Schwerpunkte haben, teilen wir uns die Workflow- Success Story / ZF TRW / JobRouter® Enterprise Edition in einem globalen Konzern Entwicklung und den Support nach unseren zeitlichen Möglichkeiten ein. Für die Zukunft erhoffen wir uns mehr Ressourcen. Aktuell stellen wir auf die JobRouter®-Version 3.0 um. Das ist allerdings ein größeres Projekt.“

Angelika Knauth: „Bei der Umstellung auf die neueste Version packt uns wieder der Perfektionsanspruch. Wir sehen eine Chance darin, die Daten nicht einfach zu übernehmen, sondern vorhandene Prozesse zu überdenken, um die vielen neuen Möglichkeiten besser auszuschöpfen.“

Durch die Integration in den ZF-Konzern ergeben sich neue Perspektiven, auch für die IT. Auf der Agenda des Zusammenwachsens stehen effiziente Betriebsabläufe, schlanke Prozesse, Wirtschaftlichkeit und Individualisierbarkeit. Letztere ist der internationalen Mitarbeitervielfalt, den über den Globus verstreuten Standorten und dem demografischen Wandel geschuldet.

Wie kann ein Workflow-Management-System global eingesetzt werden?

Paul Eisenbürger: „Viele Prozesse müssen außerhalb des ERP, zum Beispiel SAP®, erledigt werden. Ein Großteil lässt sich mit JobRouter® gestalten und anschließend ins ERP oder jedes andere System übernehmen – nur wissen das viele Entscheider nicht. Um die Möglichkeiten eines globalen Workflow-Managements bis in die Tiefe auszuschöpfen, müssen die Entscheider aus Business und IT besser zusammenarbeiten. In der Workflow- Entwicklung verfügen wir über ein geballtes Wissen, das man nicht in jedem Unternehmen findet.“

Also nutzen auch andere Standorte die für die Fachabteilungen entwickelten Prozesse?

Markus Staudt: „Die Entwicklung der meisten Workflows wird in Koblenz initiiert. Zusammen mit den Fachabteilungen wird aber immer darauf geachtet, ob ein Prozess auch international genutzt werden kann. Wird dies entsprechend beachtet, können andere Standorte ohne großen Aufwand in bestehende Workflows integriert werden.“

Anton Khoryukov: „Um den administrativen Aufwand zu verringern, haben wir einen speziellen Workflow MyJobRouter entwickelt, mit dem jeder Mitarbeiter weltweit sich seine JobRouter®-Prozesse zusammenstellen und eigene Stammdaten einstellen kann. Die Mehrsprachigkeit von JobRouter® ist hierbei ein großer Vorteil.“

Wie lässt sich ein global zuständiges Team aufbauen?

Anton Khoryukov: „Nachhaltig wird Workflow-Management dann, wenn ein global zuständiges Team über die Standorte hinweg Prozesse analysiert. Das Team muss Wissensvorsprünge von einem Standort auf die anderen transferieren können.

Das Workflow-Management JobRouter® ist ein so global einsetzbares System, dass es absolut Sinn macht, diese Aufgabe konkret zuzuordnen. Idealerweise müsste die Workflow- Entwicklung in einem globalen Team angesiedelt sein, das die lokalen Sprachen und Besonderheiten berücksichtig. Das Potenzial dazu haben wir.“

Spulen wir gedanklich noch einmal zwölf Jahre zurück. Wie kam es zur Zusammenarbeit?

Angelika Knauth: „Wir waren auf der Suche nach einem Archivierungs- und Workflow-Tool. Viele Systeme sind wie eine Blackbox, JobRouter® dagegen ist wunderbar offen und auf das Wesentliche reduziert. Man konnte ohne viele Schulungen, ohne hohe Kosten sofort loslegen. Ich finde es gut, dass wir die Daten anderer Systeme nutzen können, egal ob sie aus QAD, SAP®, Datenbanken oder Excel kommen. Seit dem ersten Prozess, der Rechnungsprüfung, haben wir über 40 Prozesse selbst entwickelt, allen voran mein Kollege Anton Khoryukov. Es ist phänomenal, was man für den Preis von der JobRouter GmbH geliefert bekommt!“