Zarządzaj cyfrowym zarządzaniem podróżami za pomocą jednego oprogramowania

Po wynagrodzeniach pracowników i stałych kosztach materiałowych podróże służbowe są drugą co do wielkości pozycją wydatków w wielu firmach — stanowiąc do 10 procent całkowitego budżetu! Mimo, że współpraca biznesowa w wielu przypadkach została przeniesiona do narzędzi cyfrowych, takich jak Zoom, Microsoft Teams czy Skype, to nadal wiele osób odbywa podróże służbowe, a zarządzanie nimi może być kosztowne. Przy efektywnym zarządzaniu, firmy powinny zarabiać ponad 10 dolarów na każdy dolar zainwestowany w podróże służbowe. Co więcej, interakcja osobista, znana również jako „small talk w hotelowym barze”, jest nadal ważna dla rozwoju relacji biznesowej. Dlatego można przewidzieć, że liczba podróży służbowych wzrośnie po kryzysie. Decydenci powinni już teraz skorzystać z okazji i przyjrzeć się oprogramowaniu do cyfrowego zarządzania podróżami służbowymi.

Wyzwania w zarządzaniu podróżami służbowymi

Niezależnie od tego, czy korzystasz z analogowego, czy cyfrowego zarządzania podróżami, wyzwań związanych z planowaniem, realizacją i kontynuacją podróży służbowej jest wiele, po obu stronach. Mimo to cyfrowe zarządzanie podróżami służbowymi oferuje wyraźną przewagę nad procesami papierowymi. Typowe wyzwania to:

• Zmienne koszty podróży służbowych utrudniają planowanie
• Analogowe raportowanie i kontrola kosztów podróży wymaga sporych nakładów czasowych
• Poniesione koszta nie mogą zostać zaksięgowane, jeśli rachunki z wydatków zostaną zagubione
• Duża ilość maili w celu wyjaśnienia otwartych pytań lub niedokładnych specyfikacji w raportowaniu/rozliczaniu się  z podróży
• Prośby o rezerwację, zmiany lotu i odwołania muszą być wyjaśniane wielokrotnie
• Dział finansowy musi ręcznie przeglądać wydatki, centra kosztów i przyczyny
• Przestrzeganie wewnętrznych zasad dotyczących podróży jest trudne do uczynienia jasnym i obowiązkowym
• Mikrozarządzanie to dodatkowa praca dla działu Finansów i HR
• Ograniczony wybór dla osób podróżujących
• Brak komfortu i mała elastyczność

Zwróć uwagę na obecne możliwości w zarządzaniu podróżami: Połącz elastyczność i zgodność ze standardami

Dziś, z jednej strony, koncentrujemy się na osiąganiu i ulepszaniu celów korporacyjnych poprzez jeszcze wydajniejsze działanie procesów i maksymalizację tworzenia wartości. Z drugiej strony nacisk kładziony jest na oczekiwania pracowników, którzy chcą doświadczyć elastyczności i komfortu, do których są przyzwyczajeni podczas prywatnych rezerwacji podróży. Ponadto spotkania biznesowe coraz częściej łączy się z prywatnymi wakacjami, jako tak zwany model „bleisure”. Przestarzałe, słabe funkcjonalnie narzędzia i ręczne procesy papierowe nie mogą spełnić tych wymagań.

Zadowolenie pracowników, a stres związany z podróżami służbowymi

Każdy, kto planuje, bierze lub rozlicza podróż służbową, jest w stresie. Pracownicy z kilku działów muszą podejmować decyzje, uzasadniać wydatki i elastycznie reagować na zmiany. Muszą:

• przestrzegać wytycznych ogólnofirmowych,
• lub działać bez określonych wytycznych,
• złożyć wniosek o podróż służbową,
• komunikować prośby o rezerwację lub specjalne wymagania,
• samodzielnie rezerwować wynajem samochodów i noclegów lub zlecać ich rezerwację,
• w tym samym czasie, przygotowywać się na spotkania biznesowe,
• być gotowym na elastyczne zmiany rezerwacji połączeń,
• zarządzać odroczeniami lub zmianami,
• zbierać paragony i faktury,
• księgować wydatki i raporty kosztów podróży.

Firmy mogą wykorzystać kryzys na przeglądnięcie swoich procesów i wytycznych, oraz wykorzystać dostępne możliwości optymalizacji we wszystkich aspektach rezerwacji i realizacji podróży służbowych. Jest to możliwe dzięki cyfrowej automatyzacji zarządzania podróżami służbowymi za pośrednictwem platformy JobRouter®.

• Zmniejsza formalności,
• Tworzy przejrzystość zobowiązań i stanu procesów,
• Daje bezpieszczeństwo w działaniach i obowiązkach
• Oszczędza czas w codziennych zadaniach biznesowych i organizacyjnych,
• Daje wygodny dostęp z dowolnego miejsca i o każdej porze przez przeglądarkę webową i aplikację mobilną,
• Pracownicy mogą przesyłać rachunki w formie cyfrowej,
• Wyświetla wszystkie informacje na pierwszy rzut oka,
• Dane mogą być wprowadzane bezpośrednio do zintegrowanych systemów kadrowych i finansowych.
• Zwiększa satysfakcję pracowników zarówno w działach HR, Finansowym, jak i reklamacyjnym,
• Formularze nie są tracone, ani pozostawiane niedokończone
• Umożliwia tworzenie indywidualnych formularzy
• Zmniejsza błędy we wprowadzaniu danych i manualnych kontrolach
• Wspomaga finanse w budżetowaniu
• Pomaga firmom wywiązać się z prawnych zobowiązań
• Dostarcza zintegrowane zarządzanie eskalacją
• Daje wększą przejrzystość, zgodność, bezpieczeństwo i kontrolę

Rozpowszechnienie opcji mobilności i perspektywa udanego biznesu będą nadal napędzać podróże służbowe w przyszłości. W tym celu decydenci powinni zapewnić swoim pracownikom z działów finansów i HR oraz podróżującym kolegom wygodne rozwiązanie. Oprogramowanie do zarządzania podróżami cyfrowymi może wspierać tworzenie różnych aplikacji, takich jak wnioski o podróże służbowe i raportowanie kosztów podróży. Automatyzacja tego procesu zapewnia pracownikom większą wygodę dzięki dostępowi z różnych urządzeń, takich jak smartfony lub laptopy. W oparciu o zarządzanie uprawnieniami i rolami – system umożliwia cyfrowe śledzenie obowiązujących zasad zarządzania podróżami służbowymi w całej firmie.

Ponadto narzędzia, takie jak asystenci cyfrowi, mogą wykorzystywać sztuczną inteligencję do pomocy w rezerwacji podróży, obliczaniu dokładnego kosztu i ustawianiu właściwego czasu procesu rezerwacji.

1. Ułatwi to pracownikom podejmowanie decyzji,
2. Sprawnie przekalkuluje koszty i poprawi ROI podróży służbowych,
3. Usprawni proces zarządzania podróżmi.
4. Wyjaśni wewnętrzne procesy i polityki.
5. Odkryje możliwości optymalizacji procesów.

Jednak wielu zewnętrznych dostawców usług i rozwiązań nie pasuje do specyficznych wymagań lub procesów firmy. Platforma cyfrowej automatyzacji JobRouter® jest inna, bo zawsze skaluje procesy zgodnie z wymaganiami firmy i modeluje je zgodnie z obecnymi potrzebami.