Przejdź do głównej treści

Zastosowania

Cyfryzuj zarządzanie podróżami służbowymi - papierowe formularze należą do przeszłości!

W dzisiejszych czasach mobilne jest nie tylko miejsce pracy, ale i pracownicy.

Uczestnicz w spotkaniach, konferencjach, szkoleniach lub innych wydarzeniach niezależnie od ich lokalizacji - interakcje personalne i współczesne warunki życia wymagają stosowania elastycznych modeli pracy. Wniosek o podróż służbową jest zatem częścią standardowego procesu każdej firmy, niezależnie od jej rozmiaru, branży czy struktury. Z reguły wnioski o podróże służbowe muszą być składane i udokumentowane na piśmie. Dopiero po zatwierdzeniu - często przez kilka działów, centra kosztowe i menedżerów - podróż służbowa może zostać zrealizowana. Proces ten może być żmudny, jako że poszczególne zadania nie są w prosty sposób kontrolowane, pojawiają się opóźnienia, dokumenty gubią się albo osoba zatwierdzająca nie jest jasno określona. Również pytania dotyczące tego, jaki formularz lub fundusz reprezentacyjny są w danym przypadku właściwe mogą stać się przeszkodą.

Jeśli wniosek nie zostanie przetworzony we właściwym czasie lub jego przetwarzanie będzie się wydłużać, może to doprowadzić do frustracji, a w najgorszym wypadku do odwołania spotkań.

Sytuacja komplikuje się, gdy konieczna jest zmiana terminów w krótkim czasie lub gdy musi ich dotrzymać przedstawiciel, a czas staje się najistotniejszym czynnikiem.

Taka sytuacja generuje niepewność i brak wydajności, które mogą w znacznym stopniu hamować rozwój firmy. Jednym z rozwiązań może być cyfryzacja wniosków o podróże służbowe i raportów z kosztów podróży.  Bezpieczeństwo można zapewnić dzięki odpowiedniemu zarządzaniu uprawnieniami i rolami, które będzie obejmować precyzyjne określenie cyklów i procesów zatwierdzania, dystrybucji zadań i generowania eskalacji. Indywidualne formularze ułatwiają wypełnianie wniosków, rachunków i faktur tak, aby zredukować potencjalne błędy i zapewnić identyfikowalność wszystkich decyzji.

Twoje korzyści

Zalety cyfrowego zarządzania podróżami

  • Bezpieczeństwo wszystkich zadań i zobowiązań
  • Przejrzysta identyfikowalność
  • Zintegrowane zarządzanie eskalacjami
  • Większa przejrzystość, zgodność, bezpieczeństwo i kontrola
  • Formularze nie gubią się i nie ma konieczności ich przetwarzania
  • Niestandardowe formularze

Wykorzystując szablony JobRouter® Solution Templates możesz osiągnąć cel, jakim jest stworzenie cyfrowego biura jeszcze szybciej i wygodniej. Gotowe do użycia szablony procesów można wdrożyć w mgnieniu oka i dostosować do własnych wymagań. Obejmują one standardowe funkcje najpopularniejszych lub najpowszechniejszych procesów biznesowych i stanowią idealną bazę dla dostosowanego do Twoich potrzeb przepływu pracy.

do góry