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Einsatzszenario

Digitales Reisemanagement in einer Software verwalten

Vom Dienstreiseantrag bis zur Spesenabrechnung alles in einer Lösung

Nach den Mitarbeitergehältern und fixen Materialkosten, bilden Geschäftsreisen den zweitgrößten Ausgabenposten im Unternehmen – und beanspruchen bis zu 10 Prozent des Gesamtbudgets! Auch wenn das Geschäftsreisemanagement ein hoher Kostenfaktor sein kann und Kooperationen in digitale Tools wie Zoom, Microsoft Teams oder Skype übertragen werden, gibt es weiterhin gute Gründe für den persönlichen Austausch: Bei effektiver Verwaltung verdienen Unternehmen mehr als 10 Euro für jeden Euro, der in Geschäftsreisen investiert wurde. Zudem ist der persönliche Austausch oder der „Smalltalk an der berüchtigten Hotelbar“ für die Entwicklung einer Geschäftsbeziehung nach wie vor wichtig. Deshalb ist absehbar, dass das Reisemanagement nach Krisenzeiten wieder an Fahrt aufnehmen wird. Entscheider sollten nun einen Blick auf eine Software für digitales Reisemanagement werfen.

Was ist Geschäftsreisemanagement?

Unter Geschäftsreisemanagement oder Reisemanagement versteht man einen Geschäftsprozess, der die Kontrolle und die Verfolgung sowie das Reporting der reisebezogenen Ausgaben einer Dienstreise umfasst. Dazu zählen Teilprozesse wie der Dienstreiseantrag, die Reisebuchung, die Ressourcenverwaltung und die Reisekostenabrechnung. Die Reisebuchung kann auch von externen Partnern wie Geschäftsreisebüros vorgenommen werden, während die restlichen Schritte in der Regel durch interne Reisemanager oder das Office Management sowie den beteiligten Mitarbeiter durchgeführt werden.

Was ist Geschäftsreisemanagement?

Unter Geschäftsreisemanagement oder Reisemanagement versteht man einen Geschäftsprozess, der die Kontrolle und die Verfolgung sowie das Reporting der reisebezogenen Ausgaben einer Dienstreise umfasst. Dazu zählen Teilprozesse wie der Dienstreiseantrag, die Reisebuchung, die Ressourcenverwaltung und die Reisekostenabrechnung. Die Reisebuchung kann auch von externen Partnern wie Geschäftsreisebüros vorgenommen werden, während die restlichen Schritte in der Regel durch interne Reisemanager oder das Office Management sowie den beteiligten Mitarbeiter durchgeführt werden.

Herausforderungen beim Reisemanagement

Ob analoges oder digitales Reisemanagement: Die Herausforderungen an die Planung, Durchführung und Nachbearbeitung einer Geschäftsreise sind für alle Seiten hoch. Dennoch bietet das digitale Geschäftsreisemanagement deutliche Vorteile gegenüber papierbasierten Abläufen. Gängige Herausforderungen sind:

  • Variable Kosten für Geschäftsreisen erschweren Planbarkeit
  • Hoher zeitlicher Aufwand für manuelle Prüfung der Reisekostenabrechnung
  • Keine Buchung möglich, sofern Belege verloren gehen
  • Erhöhtes E-Mail-Aufkommen zur Klärung offener Fragen oder ungenauer Vorgaben  
  • Buchungsanfragen, Flugänderungen und Stornierungen müssen mehrfach abgeklärt werden
  • Finanzabteilung muss Ausgaben, Kostenstellen und Gründe manuell prüfen
  • Einhaltung der Reiserichtlinien nur schwer transparent oder verpflichtend möglich (Kontrollverlust)
  • Mikromanagement durch Finanzwesen und Personalwesen schafft Mehraufwand und Unzufriedenheit
  • Eingeschränkte Auswahlmöglichkeiten für Reisende
  • Wenig Komfort und Flexibilität

Fokus im Reisemanagement heute: Flexibilität und Compliance verbinden

Heute geht es einerseits darum, unternehmerische Ziele zu erfüllen und zu verbessern, indem Prozesse noch effizienter durchlaufen und die Wertschöpfung maximieren. Andererseits rücken die Wünsche und Erfahrungen von Beschäftigten in den Fokus, die ihre gewohnte Flexibilität und den Komfort aus privaten Reisebuchungen auch im Geschäftsalltag erleben möchten. Hinzu kommt, dass geschäftliche Termine immer öfter mit privatem Urlaub oder Engagement verbunden werden, als sogenanntes „Bleisure“-Modell [Business + Leisure (Freizeit)]. Diesen Anforderungen können veraltete, funktionsschwache Tools und manuelle, papierbehaftete Prozesse nicht erfüllen.

Mitarbeiterzufriedenheit: Stressfaktor Geschäftsreise

Wer eine Geschäftsreise plant, antritt oder abrechnet, steht unter Stress. Mitarbeiter aus mehreren Abteilungen müssen Entscheidungen treffen, Ausgaben belegen und dabei flexibel auf Änderungen reagieren. Sie müssen

  • unternehmensweite Richtlinien erfüllen,
  • bzw. ohne definierte Vorgaben agieren,
  • einen Dienstreiseantrag stellen,
  • Buchungswünsche oder besondere Anforderungen mitteilen,
  • Mietwagen und Unterkünfte selbst buchen oder buchen lassen,
  • zeitgleich Geschäftstermine vorbereiten,
  • Reiseverbindungen flexibel umbuchen,
  • Terminverschiebungen oder Änderungen managen,
  • Belege und Rechnungen sammeln,
  • Ausgaben dokumentieren,
  • Spesen und Reisekostenabrechnung aufgeben.

Unternehmen sollten die krisenbedingte Pause bzw. Einschränkung im Geschäftsreisemanagement dazu nutzen, ihre Abläufe und Richtlinien zu prüfen und Optimierungspotenziale rund um die Buchung und Durchführung von Dienstreisen auszuschöpfen. Dies ist mit der Digitalisierung des Geschäftsreisemanagements durch die JobRouter®-Plattform möglich.

Digitales Reisemanagement mit JobRouter®-Prozessautomatisierung umsetzen - Beispielprozesse

Damit die Digitalisierung des Geschäftsreisemanagements den gewünschten Erfolg bringt, sollte vorab geklärt werden

  1. Gibt es unternehmensweite Reisekostenrichtlinien
  2. Wie werden diese Richtlinien praktisch umgesetzt?
  3. Wie werden im Unternehmen die Geschäftsreisen genehmigt?
  4. Wie werden Dienstreisen gebucht?
  5. Wie werden Reisekosten abgerechnet?

Digitalisierungsplattformen wie JobRouter® helfen dem Unternehmen dabei, alle Geschäftsprozesse zu analysieren, um auf dieser Basis einen effizienten digitalen und weitestgehend automatisierten Prozess abzubilden. Beim digitalen Reisemanagement eignen sich insbesondere der Dienstreiseantrag sowie die Reisekostenabrechnung zu einer deutlichen Nutzen- und Effizienzsteigerung durch Prozessautomatisierung. Beide Prozesse können sehr gut anhanf eines Rechte- und Rollen-Managements definiert werden und sparen durch die Digitalisierugn der Abläufe an Papier, Ressourcen und Zeit. Für alle Beschäftigten sinkt der Aufwand bei Klärprozessen, Rückfragen und Formfehlern.

Ihr Nutzen

Vorteile des digitalen Geschäftsreisemanagements mit JobRouter®

  • Reduziert Papieraufwand,
  • Schafft Transparenz über Verbindlichkeiten und Prozessstatus,
  • Sicherheit über alle Aufgaben und Pflichten
  • Spart Zeit im Tagesgeschäft und bei organisatorischen Aufgaben,
  • Komfortabler Zugriff von überall und jederzeit durch Web- und Mobile-App,
  • Mitarbeiter können Belege digital einreichen,
  • Zeigt alle Infos auf einen Blick,
  • Daten können direkt in die HR- und Finanzsysteme eingespeist werden
  • Erhöht Mitarbeiterzufriedenheit sowohl in den Fachbereichen HR, Finanzen als auch beim Antragsteller,
  • Formulare gehen nicht verloren oder bleiben unbearbeitet
  • Individuelle Formulare sind möglich
  • Reduziert fehlerhafte Eingaben sowie manuelle Kontrollen
  • Unterstützt Finanzwesen bei der Budgetierung,
  • Hilft Unternehmen, die gesetzlichen Fürsorgepflicht nachzukommen
  • Integriertes Eskalationsmanagement
  • Erhöhte Transparenz, Compliance, Sicherheit & Kontrolle

 

Digitales Reisemanagement einführen: Wann, wenn nicht jetzt?

Die Dichte an Mobilitätsangeboten und die Aussicht auf erfolgreiche Geschäfte werden Dienstreisen auch zukünftig antreiben. Dafür sollten Entscheider ihren Mitarbeitern aus den Finanz- und HR-Abteilungen ebenso wie den reisenden Kollegen eine komfortable Lösung an die Hand geben. Eine Software für das digitale Reisemanagement kann bei der Erstellung unterschiedlicher Anträge, zum Beispiel beim Dienstreiseantrag, und dem Reporting wie es die Reisekostenabrechnung verlangt, unterstützen. Es bietet Mitarbeitern durch den Zugriff über unterschiedliche Endgeräte wie Smartphone oder Laptop einen höheren Komfort und kann – aufbauend auf einem Rechte- und Rollen-Management – die unternehmensweiten Richtlinien für das Geschäftsreisemanagement digital nachvollziehen.

Darüber hinaus können Tools wie digitale Assistenten mithilfe von künstlicher Intelligenz bei der Reisebuchung helfen, die genauen Kosten berechnen und den richtigen Zeitpunkt für den Buchungsvorgang vorgeben. Dadurch werden

  1. Mitarbeitern die Entscheidungen erleichtert,
  2. die Kosten effizient kalkuliert und der ROI von Geschäftsreisen verbessert,
  3. der Reisemanagementprozess gestrafft,
  4. interne Prozesse und Richtlinien geklärt,
  5. Optimierungspotenziale entdeckt.

Oft kommen hier Geschäftsreiseplattformen zum Zug, um das Reisemanagement zu digitalisieren Jedoch passen viele externe Dienstleister und Lösungen nicht zu den Anforderungen oder Prozessen, die ein Unternehmen hat. Die JobRouter®-Digitalisierungsplattform ist anders, sie skaliert immer nach den Anforderungen des Unternehmens und bildet Prozesse praxisgerecht ab.

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