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Einsatzszenarien

Geschäftsreisen digital verwalten – das Papierformular war gestern!

Nicht nur der Arbeitsplatz der Zukunft ist mobil, bereits heute reisen Arbeitnehmer ziemlich umher

Seien es standortübergreifende Meetings, Konferenzen, Fortbildungen oder Events – der persönliche Austausch und die aktuellen Lebensumstände fordern bewegte Arbeitszeitmodelle. Daher gehört der Dienstreiseantrag zum Standardprozess in jedem Unternehmen, unabhängig von Größe. Branche oder Architektur. Im Regelfall müssen Anträge für Dienstreisen schriftlich gestellt und dokumentiert werden. Erst nach der erfolgten Freigabe, - durch oftmals mehrere Fachabteilungen, Kostenstellen und Vorgesetzte -, darf die Dienstreise angetreten werden. Das kann ein langwieriger Prozess sein, in dem die einzelnen Aufgaben nicht gut kontrolliert werden können, es immer wieder zu Liegezeiten kommt, Dokumente verlorengehen oder sogar der Vorgesetzte nicht klar definiert ist. Auch die Frage nach dem richtigen Formular für den Dienstreiseantrag oder die Reisekostenabrechnung kann zur Hürde werden.

Bleibt der Antrag dann für längere Zeit unbearbeitet, kann das zu hoher Frustration führen und im schlimmsten Fall zur Absage von Terminen.

Doch besonders heikel wird es, wenn sich Termine kurzfristig ergeben, verändern oder von einer Vertretung wahrgenommen werden müssen – und die Zeit zum wichtigsten Faktor wird.

 

Das baut Unsicherheit und Ineffizienzen auf, die das Unternehmenswachstum stark behindern können. Eine Lösung kann die Digitalisierung des Dienstreiseantrags und der Reisekostenabrechnung sein. Durch ein entsprechendes Rechte- und Rollenmanagement, das Freigabezyklen und Prozessabläufe genau definiert, Aufgaben verteilt und Eskalationen anstößt, kann Sicherheit aufgebaut werden. Individuelle Formulare erleichtern das Befüllen aller Anträge und Abrechnungen, so dass das Fehlerpotenzial reduziert wird und Nachvollziehbarkeit über alle Entscheidungen entstehen kann.

 

Ihr Nutzen

Vorteile eines digitalen Reise-managements

  • Sicherheit über alle Aufgaben und Pflichten
  • Eindeutige Nachverfolgbarkeit
  • Integriertes Eskalationsmanagement
  • Erhöhte Transparenz, Compliance, Sicherheit & Kontrolle
  • Formulare gehen nicht verloren oder bleiben unbearbeitet
  • Individuelle Formulare sind möglich

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