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Fachbereichslösung

Administrative Prozesse in der Verwaltung automatisieren

Wenn Sie Ihr Unternehmen nutzbringend digitalisieren möchten, bedeutet das, wertschöpfende wie auch administrative Prozesse gleichermaßen digital abzubilden. Entscheidend ist dabei, dass Sie Systeme, Anwendungen und Unternehmensbereiche lokal und dezentral vernetzen. So stehen Einzelaktivitäten nicht länger im Kontext isolierter Lösungen, sondern im komplexen unternehmerischen Ganzen – als digitale Prozesskette. Das wird insbesondere bei administrativen Prozessen sichtbar. Wir zeigen Ihnen, was das bedeutet, wie Sie von der Digitalisierung und anschließenden Automatisierung Ihrer administrativen Prozesse profitieren und welche Lösung sich dafür eignet. 

Was ist ein administrativer Prozess?

Administrative Prozesse fallen bei der Verwaltung eines Unternehmens an. Dazu gehören Tätigkeiten in der Planung, Steuerung, Dokumentation oder Buchhaltung. Mit Lean Administration werden Maßnahmen zusammengefasst, die die administrativen Geschäftsprozesse und Verwaltungsabläufe vereinfachen sollen. Das Ziel ist es, die Tätigkeiten schnell und effizient abzuwickeln und den bürokratischen Aufwand möglichst gering zu halten.

Welchen Mehrwert hat die Automatisierung administrativer Prozesse?

Verträge erstellen, Genehmigungen einholen oder Rechnungen prüfen – auf dem analogen Weg sind diese Aufgaben oft zeitintensiv. Administrative Prozesse digital abzubilden, gehört deshalb zu einer jeden Digitalisierungsstrategie. Außerdem können Arbeitsabläufe erst dann wirksam beschleunigt werden, wenn alle Systeme, Anwendungen und Unternehmensbereiche lokal und dezentral vernetzt sind. Dafür müssen Unternehmen analoge Abläufe überdenken, neugestalten und in der Regel straffen. Die Folge: Die heterogene IT-Landschaft wird vernetzt, das Unternehmen bleibt agil. Zusätzlich hilft die neu geschaffene Transparenz dabei, betriebliche Engpässe zu identifizieren und Abläufe kontinuierlich zu verbessern. Unternehmen profitieren durch die Automatisierung administrativer Prozesse enorm.

  • Durchgängiger Informationsfluss ohne Medienbrüche
  • Zentrale Daten- und Dokumentenstelle (keine Mehrfacharchivierung) mit hohen Sicherheitsstandards
  • Schnellere Abläufe dank durchgängiger Prozesse und Volltextsuche im Archiv
  • Optimierter Service durch zeitnahen, proaktiven Kontakt
  • Tagesaktuelle Buchhaltungs- und Lohnauswertungen
  • Reduzierte Gesamtprozesskosten
  • Fundierte Entscheidungen durch erhöhte Transparenz
  • Doppelte Freigaben entfallen
  • Durchgängiger Informationsfluss ohne Medienbrüche
  • Zentrale Daten- und Dokumentenstelle (keine Mehrfacharchivierung) mit hohen Sicherheitsstandards
  • Schnellere Abläufe dank durchgängiger Prozesse und Volltextsuche im Archiv
  • Optimierter Service durch zeitnahen, proaktiven Kontakt
  • Tagesaktuelle Buchhaltungs- und Lohnauswertungen
  • Reduzierte Gesamtprozesskosten
  • Fundierte Entscheidungen durch erhöhte Transparenz
  • Doppelte Freigaben entfallen

Bedeutung administrativer Prozesse

Die Bedeutung administrativer Prozesse ist besonders groß, da Verwaltungsaufgaben abteilungsübergreifend anfallen und essenziell für ein Unternehmen sind. Viele Unternehmen haben bereits festgestellt, dass die Digitalisierung und Automatisierung administrativer Prozesse die interne Produktivität und die Kundenzufriedenheit steigern. 

Das Potenzial digitaler und administrativer Prozesse ist dann besonders hoch, wenn auf eine Software gesetzt wird, die das Unternehmen vernetzt und heterogene IT-Landschaften auflöst. Digitalisierungsplattformen können im Gegensatz zu Dokumentenmanagementsystemen Prozesse, Daten und Dokumente miteinander verbinden und so für die gewünschte Vernetzung sorgen. Unternehmen bleiben aufgrund skalierbarer digitaler Prozesse jederzeit agil. Entscheidende können sich auf Managementaufgaben konzentrieren, während Mitarbeitende ihre Zeit effektiv nutzen – und stets die Kontrolle über alle physischen und elektronischen Unterlagen behalten. Die neue Transparenz hilft dabei, betriebliche Engpässe zu identifizieren und Abläufe kontinuierlich zu verbessern. Reibungslos laufende, digitale Prozesse schaffen Freiraum für wirklich wichtige Aufgaben.

Beispiele für administrative Prozesse: Was Sie mit JobRouter® automatisieren können

So individuell ein Unternehmen ist, so unterschiedlich können die administrativen Prozesse dort sein. Die JobRouter®-Digitalisierungsplattform hilft Ihnen bei den unterschiedlichsten Einsatzszenarien. Wir geben Ihnen mit diesen Prozessen einige Denkanstöße, welche Anwendungsfälle Sie in der Verwaltung durch JobRouter® automatisieren können. Die Software passt sich durch starke Technologien im Bereich Workflow-Automatisierung, einzeln hinzubuchbare Module und dem Low-Code-Prozessdesign Ihren Bedürfnissen an, sodass auch weitere Prozesse wie zum Beispiel Angebotserstellung, Auftragsabwicklung oder die Digitalisierung im Einkauf umsetzbar sind. 

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