Direkt zum Hauptinhalt
document on laptop display

Agiles Dokumentenmanagement

Gestalten Sie Ihre Dokumentenverwaltung effizient & transparent

Mit einer isolierten Lösung für das Dokumentenmangement stoßen Unternehmen immer wieder an Grenzen, sehen sich mit manuellen Nacharbeiten oder einem unklaren Prozessstatus konfrontiert. Agiles Dokumentenmanagement sprengt diese Silos und vernetzt Prozesse mit Daten und Dokumenten, wo diese benötigt werden. Vom Input-Management über die Verarbeitung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten bis hin zum Output-Management deckt JobRouter® alle Teilgebiete eines agilen Dokumentenmanagements ab.

Vorteile: Wie Sie von agilem Dokumentenmanagement profitieren

Berge an Papier, verlorene Dokumente und eine chaotische Archivierung – das muss nicht sein, denn dafür gibt es die agile Dokumentenverwaltung. Mit modernem Dokumentenmanagement gehören papierbasierte Prozesse der Vergangenheit an.

  • Dokumenten-Workflows werden unternehmensweit abgebildet
  • Dokumente sind automatisch zwischen Endgeräten, Systemen und Archiven synchronisiert
  • Daten und Dokumente können gleichermaßen im Prozess verarbeitet werden
  • Integriertes Rechte- und Rollenmanagement bringt Eindeutigkeit, Transparenz und Nachvollziehbarkeit
  • Prozesse sind durchweg dokumentiert und nachvollziehbar
  • Alle Änderungen an Dokumenten werden dokumentiert
  • Dokumentenprozesse können weitere (Meta-)Prozesse anstoßen und umgekehrt
  • Medienbrüche und Schnittstellenkonfigurationen werden verhindert
  • Inklusive vollständig integriertes und revisionssicheres Archiv
  • Keine Fristen werden verpasst
  • Leichte Integration in Windows Explorer, Outlook uvm.

Funktionen: Wie agiles Dokumentenmanagement Ihren Arbeitsalltag erleichtert

Die Anforderungen an agiles Dokumentenmanagement sind denkbar einfach: Es soll die gesamte Dokumentenarbeit unterstützen – also die sechs Stufen aus dem Dokumentenlebenszyklus, die auch JobRouter® vollständig abbildet. JobRouter® verfügt deshalb über zahlreiche Funktionen und Zusatzmodule, sodass die Einsatzszenarien schier endlos sind.

Dokumente empfangen

Manuelle Ablage, Überwachung von E-Mail-Postfächern und -Verzeichnissen, Outlook- und Windows-Explorer-Integration, Rechnungen via OCR auslesen, Auslesen von ZUGFeRD- und XRechnungen, Auslesen von PDF-Formularen

Daten extrahieren

Ausfüllen von Textvorlagen, Erstellen von PDF-Dokumenten, Ausfüllen von PDF-Formularen, Erstellen von ZUGFeRD-Rechnungen

Dokumente bearbeiten

Speicherung in Archiven, Integrierter Rechercheclient, Zugriff direkt aus dem Workflow, Volltextsuche

Dokumente archivieren

Vollständig integriert und revisionssicher, geprüft nach GoBD & IDW PS 880, vollständige Dokumentation und Änderungshistorie, automatisierte Löschung von Dokumenten

Elektronisch signieren

Schnelle und eindeutige digitale Unterschrift von jedem beliebigen Endgerät aus. Eine sichere Authentifizierung und einen Zustimmungsnachweis durch die vollständige Dokumentation aller Zwischenschritte, involvierten Personen und durchgeführten Aktionen

Smart, agil, individuell: Dokumentenmanagement mit JobRouter®

Digitale Dokumentenarbeit ist bei JobRouter® eine Symbiose aus Prozess-, Daten- sowie Dokumentenmanagement. Ihr Vorteil: Durchgängig digitale Prozesse, sowohl mit als auch ohne Dokumente, sowie eine vernetzte Plattform statt Insellösung. Damit bleiben Sie unabhängig und flexibel – unternehmensweit!

Benutzerdefinierte Dokumente in JobRouter® automatisch erzeugen und füllen

Wussten Sie, dass Sie alle gesammelten oder die in Ihren JobRouter®-Geschäftsprozess übernommenen Daten mit Dokumentvorlagen, Bilddokumenten, Textbausteinen, digitalen Signaturen und Grafiken zu neuen Dokumenten zusammenführen können– sicher und automatisch? Auf diese Weise erstellte Dokumente oder Dokumenten-Sets sind konsistent, aktuell und mit Ihrem Geschäftsprozess verknüpft. Die Dokumente könnenSie auch zugriffskontrolliert herunterladen und ausdrucken. Sie können auch das Freihand-E-Mailing an bestimmte Empfänger automatisieren.

JobArchive - Ein integraler Bestandteil des JobRouter®-Systems

Das optionale JobArchive-Modul ergänzt die JobRouter®-Plattform zu einem kompletten, integrierten elektronischen Dokumentenmanagementsystem, das den sofortigen Zugriff auf Dokumente mit zentraler Ablage, schneller Suche und Zugriffskontrolle ermöglicht.

Key Features

  • Beliebige Anzahl, Größe oder Art des Dokuments
  • Beliebige Anzahl von Dokumentenarchiven
  • Autorisierte Benutzer ansehen, herunterladen und ausdrucken
  • Archivierung mit Prozessen integrieren
  • Zugriffskontrollen für die Dokumentensicherheit

JobViewer 2 – Die intelligente Art, Dokumente zu bearbeiten

Der JobViewer 2 ist ein perfekt in JobRouter® integrierter Viewer zur Dokumentenansicht und -bearbeitung im Browser. Er kann an allen Stellen zum Einsatz gebracht werden, an denen Dokumente angezeigt werden. JobViewer ist dabei vor allem für die Arbeit mit typischen Unternehmensdokumenten und Belegen gedacht und unterstützt daher die folgenden Formate: PDF-, Bild-, Office- und Textdateien.

Key Features

  • Webbasiert: Zeigt alle Dokumente komfortabel im Browser an
  • Annotationen: Bringt Texte, Formen und Zeichnungen auf Dokumenten an
  • Stempel: Ermöglicht das Stempeln von Dokument in Verbindung zum Prozessschritt
  • Snap & Drop: Übernimmt Texte in Prozesse und Formulare
  • Nachvollziehbarkeit: Nahtlose Integration in den Workflow

JobRouter® Scan App – Agiles Dokumenten-Management für unterwegs

Über die JobRouter® Mobil für iOS und Android greifen Sie als Anwender mobil auf Ihren DocumentHub zuund befüllen diesen mit ihren Dokumenten. Sie können Dokumente direkt scannen, Fotos aufnehmen oder Dokumente aus der lokalen Galerie in den DocumentHub hochladen und als PDF sofort in Prozessen oder Archiven verwenden.

JobRouter® Sign - integrierte elektronische Signaturen

Unterschreiben Sie beliebige Dokumente, wie Mitarbeiter- und Serviceverträge oder Auftragsbestätigungen vollständig digital – eindeutig, sicher und einfach, ohne Papier. JobRouter® Sign ist Ihr Desktop und Mobile Tool der Wahl für nahtlose und konforme digitale Unterschrift!

Integrationen: Wie Sie nahtlos JobRouter® in Ihre bestehende oder vordefinierte IT-Landschaft integrieren

Egal ob ERP-Systeme wie SAP oder verschiedene CRM-Systeme – mit den Schnittstellen von JobRouter®, wie beispielsweise die REST API, können Sie andere Anwendungen integrieren und das Beste aus Ihren Prozessen herausholen.

JobRouter® ist zertifiziert nach GoBD und IDW PS 880

JobRouter® und das Modul JobArchive wurden unter Verwendung des strengen Prüfungsstandards IDW PS 880 auf die Einhaltung der GoBD geprüft und darauf, dass buchungsrelevante Prozesse sicher abgewickelt und Dokumente revisionssicher archiviert werden können.

JobRouter® ist zertifiziert nach GoBD und IDW PS 880

JobRouter® und das Modul JobArchive wurden unter Verwendung des strengen Prüfungsstandards IDW PS 880 auf die Einhaltung der GoBD geprüft und darauf, dass buchungsrelevante Prozesse sicher abgewickelt und Dokumente revisionssicher archiviert werden können.

Beispiele: Unsere Kunden setzen auf agiles Dokumentenmanagement

Wissenswertes zur agilen Dokumentenverwaltung

Was ist Dokumentenmanagement?

Dokumentenmanagement ist das digitale Erfassen, Verteilen, Ablegen, Bearbeiten und Archivieren von elektronischen Dokumenten und damit ein wichtiger Schritt in der digitalen Transformation von Unternehmen.

Dokumentenmanagementsysteme (Abkürzung: DMS) unterstützen Sie auf dem Weg zu papierlosen Prozessen, denn sie sind eine Lösung, um die Ihre elektronischen Dokumente zu organisieren. Egal ob Großkonzern oder KMU – mit einem leistungsstarken Tool wie von JobRouter® retten Sie nicht nur Bäume, sondern sparen durch die Investition in effiziente Workflows Zeit und Geld. Mit einer agilen Dokumentenverwaltung machen Sie mehr aus Ihren Ressourcen.

Wie funktioniert die agile Dokumentenverwaltung?

Agile Dokumentenverwaltung umfasst verschiedene Funktionen zur Dokumentenarbeit. Im Fokus stehen dabei:

  • Input Management: Sie können Dokumente eingeben. Dazu zählt die manuelle Ablage, die Überwachung von E-Mail-Postfächern und -Verzeichnissen, Outlook- und Windows-Explorer-Integration, das Auslesen von Rechnungen via OCR (Texterkennung) sowie ZUGFeRD- und X-Rechnungen oder PDF-Formularen.
  • Dokumentenverwaltung: Um Dokumente digital zu verwalten, bietet das agile Dokumentenmanagement Funktionen wie einen integrierten Rechercheclient, direkten Zugriff aus den Workflows, eine Volltextsuche sowie die Möglichkeit zur Speicherung in Archiven.
  • Output-Management: Die Funktionen zum Output von Dokumenten umfassen das Ausfüllen von Textvorlagen und PDF-Formularen sowie das Erstellen von PDF-Dokumenten und ZUGFeRD-Rechnungen.
  • Archivierung von Dokumenten: Für das Dokumentenmanagement ist ein digitales Archiv wichtig – inklusive vollständig integrierter, revisionssicherer, vollständiger Dokumentation und Änderungshistorie sowie der automatischen Lösung von Dokumenten.

Jeder Prozess basiert auf einemflexiblen Rechte- und Rollenmanagement, das die Einsicht in Dokumente steuert und Aufgaben entsprechend verteilt. Somit sieht jeder Mitarbeiter genau das, was er sehen darf und erhält lediglich die Bearbeitungsmöglichkeiten, die sein Rechtekonzept erlaubt. Alle Schritte und Änderungen werden stets dokumentiert, so dass die Transparenz und Nachvollziehbarkeit steigt, Fehlerquellen aber verschwinden.

Wie kann ich agiles Dokumentenmanagement nutzen?

Es gibt vielfältige Einsatzszenarien für agiles Dokumentenmanagement, so zum Beispiel:

Einfach erklärt: Eine agile Dokumentenverwaltung ermöglicht Ihnen einen weiteren Schritt in Sachen Unternehmensdigitalisierung zu gehen und dem papierlosen Büro ein Stück näher zu kommen.

 

Kann ich mit JobRouter® Dokumente verarbeiten?

Ja. JobRouter® bietet ein integriertes Dokumentenarchiv, das nahtlos in Prozesse eingebunden werden kann. Weitere Archivsysteme können über Schnittstellen angebunden werden. In den Prozessen können Dokumente neu erzeugt, angehängt oder bearbeitet werden.

Was kosten Lösungen für die agile Dokumentenverwaltung?

Der Preis variiert je nach Leistungsumfang und benötigten Lizenzen.  Die Digitalisierungsplattform JobRouter® und die integrierten Möglichkeiten für das agile Dokumentenmanagement können Sie 30 Tage unverbindlich und kostenlos testen. Sind Sie nach der Testphase überzeugt, unterstützt Sie unser Beratungsteam darin, das beste Paket für Ihr Unternehmen zu finden.

Wie lerne ich meine Dokumente agil zu verwalten?

Damit Sie das agile Dokumentenmanagement umfassend nutzen können und von sämtlichen Vorteilen profitieren, bietet es sich an, entsprechende Schulungen zu besuchen. Die JobRouter® Academy bietet beispielsweise Fortbildungen für End User, Prozessdesigner, Administratoren und viele mehr. Notieren Sie sich direkt die nächsten Termine für unsere Webinare.

Kann ich JobRouter® aus der Cloud beziehen?

Ja. JobRouter® kann On-Premises installiert, aber auch aus unserer Cloud bezogen werden.

nach oben