Direkt zum Hauptinhalt
document on laptop display

Agiles Dokumentenmanagement

Smart, agil, individuell: Dokumentenmanagement mit der JobRouter®-Digitalisierungsplattform

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) gibt es schon lange. Doch wer sich genauer mit ihren Funktionen auseinandersetzt, merkt schnell: Moderne Dokumentenarbeit braucht mehr als eine isolierte Lösung. Deshalb bietet die JobRouter®-Digitalisierungsplattform eine Erweiterung des digitalen Dokumentenmanagements an – agiles Dokumentenmanagement!

Was ist agiles Dokumentenmanagement?

Auch wenn Dokumente nach wie vor einen wichtigen Bestandteil digitaler Prozesse bilden, nimmt die Anzahl datengetriebener Prozesse rasant zu. Dies erfordert ein Umdenken bei der Digitalisierungsstrategie und ein System, das diesen Wandel zulässt. Digitale Dokumentenarbeit ist bei JobRouter® stets eine Symbiose aus Prozess- und Daten- sowie agilem Dokumentenmanagement. Wir verstehen darunter die komplette Bandbreite an notwendigen Funktionen eines DMS, um durchgängige, digitale Prozesse und effiziente Anwendungen zu erstellen.

Ihr Vorteil: Durchgängig digitale Prozesse, sowohl mit als auch ohne Dokumente. Damit bleiben Sie unabhängig und flexibel – unternehmensweit!

Mit einer isolierten Lösung für das Dokumentenmangement stoßen Unternehmen immer wieder an Grenzen, sehen sich mit manuellen Nacharbeiten oder einem unklaren Prozessstatus konfrontiert. Agiles Dokumentenmanagement sprengt diese Silos und vernetzt Prozesse mit Daten und Dokumenten, wo diese benötigt werden. Vom Input-Management über die Verarbeitung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten bis hin zum Output-Management deckt JobRouter® alle Teilgebiete eines agilen Dokumentenmanagements ab.

Agiles Dokumentenmanagement mit JobRouter® kann ...

Input von Dokumenten

Manuelle Ablage, Überwachung von E-Mail-Postfächern und -Verzeichnissen, Outlook- und Windows-Explorer-Integration, Rechnungen via OCR auslesen, Auslesen von ZUGFeRD- und XRechnungen, Auslesen von PDF-Formularen

Verwaltung von Dokumenten

Speicherung in Archiven, Integrierter Rechercheclient, Zugriff direkt aus dem Workflow, Volltextsuche

Output von Dokumenten

Ausfüllen von Textvorlagen, Erstellen von PDF-Dokumenten, Ausfüllen von PDF-Formularen, Erstellen von ZUGFeRD-Rechnungen

Archivierung von Dokumenten

Vollständig integriert und revisionssicher, geprüft nach GoBD & IDW PS 880, vollständige Dokumentation und Änderungshistorie, automatisierte Löschung von Dokumenten

JobRouter® ist zertifiziert nach GOB und IDW PS 880

Eine der führenden Wirtschaftsprüfungsgesellschaften Deutschlands bescheinigte bereits 2014 und daraufhin 2019 die erfolgreiche Prüfung der JobRouter®-Software. JobRouter® und das Modul JobArchive wurden unter Verwendung des strengen Prüfungsstandards IDW PS 880 auf die Einhaltung der GoBD geprüft und darauf, dass buchungsrelevante Prozesse sicher abgewickelt und Dokumente revisionssicher archiviert werden können.

JobRouter® ist zertifiziert nach GOB und IDW PS 880

Eine der führenden Wirtschaftsprüfungsgesellschaften Deutschlands bescheinigte bereits 2014 und daraufhin 2019 die erfolgreiche Prüfung der JobRouter®-Software. JobRouter® und das Modul JobArchive wurden unter Verwendung des strengen Prüfungsstandards IDW PS 880 auf die Einhaltung der GoBD geprüft und darauf, dass buchungsrelevante Prozesse sicher abgewickelt und Dokumente revisionssicher archiviert werden können.

Revisionssichere Archivierung inklusive – ohne Limits!

Mit dem Modul JobArchive bietet JobRouter® ein komplett integriertes und rechtskonformes Archiv. Anwender können komfortabel in einer Oberfläche arbeiten, während sich Prozessdesigner aufwändige Schnittstellenkonfigurationen sparen. Schließlich wird jeder JobRouter®-Prozess mit allen Schritten, Dokumenten und Aktionen im revisionssicheren Archiv dokumentiert, so dass Sie zertifzierbare Prozesse erhalten – und das Herz jedes Auditors höherschlagen lassen!  

Zuerst agiles Dokumentenmanagement, dann elektronische Signatur

Dokumente gemeinsam erstellen, bearbeiten und revisionssicher speichern – das agile Dokumentenmanagement steht soweit. Wenn Sie elektronische Signaturprozesse in Ihre digitale Dokumentenarbeit integrieren, gehen Sie jetzt noch einen Schritt weiter: Die eIDAS-Verordnung gibt elektronischen Signaturverfahren nun ein festes Regelwerk und vereinheitlicht diese EU-weit. Damit werden elektronisch signierte Dokumente vor Gericht in den meisten Fällen anerkannt. Ihrem papierlosen Büro steht also nichts mehr im Wege!

Der JobRouter®-Ansatz erlaubt agile Arbeit an und mit Dokumenten

Im Kern der JobRouter®-Plattform sitzt eine leistungsstarke Workflow-Engine, die alle Aufgaben, Prozesse und Anwendungen steuert – und mit ihrer Systemlandschaft verbindet. Komponenten wie die intelligente Belegerkennung, vielseitige Systemaktivitäten und Content-Management-Funktionen runden das Angebot der Digitalisierungsplattform ab, so dass Sie von automatisierten, durchgängigen Geschäftsprozessen profitieren.

Jeder Prozess basiert auf einem flexiblen Rechte- und Rollenmanagement, das die Einsicht in Dokumente steuert und Aufgaben entsprechend verteilt. Somit sieht jeder Mitarbeiter genau das, was er sehen darf und erhält lediglich die Bearbeitungsmöglichkeiten, die sein Rechtekonzept erlaubt. Alle Schritte und Änderungen werden stets dokumentiert, so dass die Transparenz und Nachvollziehbarkeit steigt, Fehlerquellen aber verschwinden.

JobRouter®-Datenintegration mit anderen Anwendungen

Erweiterbare JobRouter®-Schnittstellen (beispielsweise die REST API) ermöglichen individuelle Datenintegrationen mit anderen Anwendungen aus der gegebenen IT-Landschaft. Sie können ERP-Systeme wie SAP oder verschiedene CRM-Systeme in Ihre Prozesse einbinden, die passenden Daten nach Ihren Wünschen in JobRouter® integrieren und nach einer Bearbeitung in die jeweiligen Systeme zurückschreiben lassen.

JobRouter® ist eine ganzheitliche Lösung zur Prozessdigitalisierung und -automatisierung, um Ihre Dokumente, Daten und Inhalte zu managen. Dadurch sind Ihren Ideen und Einsatzmöglichkeiten keine Grenzen gesetzt – ebenso wie Ihrer digitalen Dokumentenarbeit!

Ihr Nutzen

Vorteile des agilen Dokumentenmanagements mit JobRouter®

  • Vernetzte Plattform statt Insellösung / Bereichslösung
  • Durchgängige Prozesse steuern Dokumentenarbeit
  • Daten und Dokumente können gleichermaßen im Prozess verarbeitet werden
  • Integriertes Rechte- und Rollenmanagement bringt Eindeutigkeit, Transparenz und Nachvollziehbarkeit
  • Inklusive vollständig integriertes und revisionssicheres Archiv
  • Komplette Dokumentation aller Prozesse, Handlungen und Berechtigungen
  • Keine Abhängigkeit vom papiergebundenen Dokument
  • Dokumentenprozesse können weitere (Meta-)Prozesse anstoßen und umgekehrt
  • Parallelisierung von Prozessen

Diese JobRouter®-Module erleichtern das Tagesgeschäft mit Dokumenten und Daten

nach oben