Direkt zum Hauptinhalt

Papierloses Büro, aber wie?

  • Erscheinungsdatum
  • Lesedauer
  • KategorieDokumentenmanagement

Der duftende Kaffee steht links, der Computer in der Mitte und rechts stapeln sich haufenweise Zettelberge. Nicht gerade ein schöner Anblick, der sich auf vielen Schreibtischen in Unternehmen aufdrängt. Papierloses Büro – hört sich erstmal toll an. Vielen Unternehmen fehlt allerdings das praktische Wissen. Digitale Ideen in Taten umsetzen, darum geht es letztendlich.

Was es als Unternehmen bedeutet, digital zu sein

Digitalisierung in Unternehmen definiert sich natürlich nicht nur nach der Anzahl der Zettelberge. Ein Unternehmen digital zu führen, heißt, manuelle Prozesse zu automatisieren, Dokumente und Daten zu digitalisieren und überall und von jedem Endgerät aus auf diese zugreifen zu können. Automatisieren Sie Prozesse, kommen Sie dem digitalen Büro nicht nur ein Stück näher, sondern sorgen zwangsläufig auch dafür, dass Anwendungen aufeinander abgestimmt sind, um abteilungsgreifende Workflows zu ermöglichen. Beispiel: Sie wollen Ihre Rechnungen nicht nur automatisch auslesen lassen, sondern die Daten auch zur weiteren Abrechnung an Ihre Buchhaltung übergeben. Ein automatisierter Prozess muss dementsprechend auf mehrere Bedürfnisse abgestimmt sein. Dokumente zu digitalisieren, bedeutet konkret für Sie, Akten, Ordner und Papierdokumente zu scannen, zu indexieren und in einem zentralen Verzeichnis allen Beteiligten zugänglich zu machen. In einem weiteren Schritt sorgen Sie zusätzlich dafür, dass diese Dokumente, beispielsweise Rechnungen, von überall abrufbar sind. Das ist vor allem dann wichtig, wenn weitere Niederlassungen existieren oder Mitarbeiter remote beziehungsweise von Zuhause arbeiten wollen.

Erste Schritte ins papierlose Büro

Zunächst heißt es, Ordnung schaffen. Denken Sie dabei vom Geschäftsprozess aus, nicht vom Dokument. Denn nur durch digitale Workflows erreichen Sie einen Mehrwert für Ihr Unternehmen und Ihre Kunden. Sobald Sie den Prozess betrachten, identifizieren Sie schnell Papierdokumente, die sich digital ersetzen lassen. Eingangsrechnungen, Verträge, Angebote, Quittungen oder andere Papiere sind in sehr vielen Workflows vorhanden und lassen sich digitalisieren. Beantworten Sie also die Frage, welche Geschäftsprozesse es in Ihrem Unternehmen gibt und erstellen Sie eine Liste.

Zudem ist der Weg entscheidend – welche Abteilungen nutzen welche Daten und Dokumente? Wie sieht der Austausch untereinander aus? Sprechen Sie mit Ihren Kollegen und analysieren Sie gemeinsam die zurückgelegten Wege. Beachten Sie ebenso Prozesse, die vielleicht schon teildigitalisiert, aber noch optimierbar sind, beispielsweise weil Freigabeschritte noch nicht automatisiert ablaufen. Auch sollten Sie Dokumente, die bereits digital vorliegen, in die Analyse einbeziehen. Haben Sie die jeweiligen Arbeitsschritte erfasst, kommt der nächste Schritt ins papierlose Büro: Ineffiziente Prozesse aufspüren.

Gehen Sie die einzelnen Wege durch und notieren Sie, was Ihnen an den Prozessen ineffizient vorkommt. Konzentrieren Sie sich zunächst auf einzelne Geschäftsbereiche wie Personalwesen, Buchhaltung oder Vertrieb und schauen Sie sich dann die abteilungsübergreifenden Prozesse an. Tipp: Fangen Sie klein an und entscheiden Sie sich zuerst für einen Prozess, der besonders viel Digitalisierungspotential aufweist. Zum Beispiel, weil er häufig im Unternehmen genutzt wird, viel Papier enthält oder nicht automatisiert abläuft, obwohl er recht einfach könnte. Arbeiten Sie ein Digitalisierungskonzept aus, das Ihre Zielsetzung, Schritte und Zeitvorstellung skizziert.

Bevor Sie mit der Digitalisierung Ihres Prozesses anfangen, ist es wichtig, Bewusstsein im Unternehmen zu schaffen. Holen Sie sich die Zustimmung der obersten Führungsebene und der Geschäftsleitung. Zeigen Sie die Vorteile auf und machen Sie bewusst, dass für ein papierloses Büro alle an einem Strang ziehen müssen. Es ist außerdem bedeutsam, ein Digitalisierungsteam aus Führungskräften und Abteilungsvertretern zu bilden. Auf diese Weise berücksichtigen Sie nicht nur verschiedene Anforderungen, sondern sorgen gleichzeitig dafür, dass alle ein Mitspracherecht haben, sowie das Vorhaben gemeinsam mit Ihnen vorantreiben.

Die Umsetzung ist das Herzstück

Jetzt geht es ans Herzstück eines jeden Konzeptes – die Umsetzung. Dazu gehört die Zusammenarbeit mit einem kompetenten Lösungsanbieter. Denken Sie zukunftsorientiert und suchen Sie nach einer Software, die nicht nur jetzt, sondern auch langfristig funktioniert. Ob Sie dabei auf eine standardisierte oder individuelle Lösung zurückgreifen, hängt maßgeblich davon ab, wie Ihre Prozesse aussehen. Gleichwohl sollten Sie sich nach einer alltagstauglichen Software umsehen, mit der Sie übliche Geschäftsprozesse aus Personal, Vertrieb oder Finanz- und Rechnungswesen umsetzen können. Ist das Arbeiten von Zuhause und remote vorgesehen, kommt unter Umständen eine Cloud- oder App-Lösung in Frage.

Nicht abschrecken lassen

Setzen Sie einen Fuß vor den anderen. Das papierlose Büro entsteht nicht an einem Tag. Digitalisierung braucht einen ausgearbeiteten Plan, oft eine Testphase und manchmal auch Modifikationen. Lassen Sie sich davon nicht entmutigen – erste Erfolge sind bereits schon bei kleinen, digitalen Anpassungen sichtbar. Das Schöne an der digitalen Transformation ist doch, dass sie beinahe unendlich ist und Sie sich so Ihren Büroalltag leichter, flexibler und effizienter gestalten können. Stück für Stück.

nach oben