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Papierloses Büro einrichten – aber wie? Schrittweise zum digitalen Büro

  • Erscheinungsdatum, aktualisiert am
  • Lesedauer
  • KategorieDokumentenmanagement

Der duftende Kaffee steht links, der Computer in der Mitte und rechts stapeln sich haufenweise Zettelberge. Nicht gerade ein schöner Anblick, der sich auf vielen Schreibtischen in Unternehmen aufdrängt. Papierloses Büro – hört sich erstmal toll an. Vielen Unternehmen fehlt allerdings das praktische Wissen. Digitale Ideen in Taten umsetzen, darum geht es letztendlich. Was für und gegen das digitale Büro spricht und wie Sie es einrichten sollten, erfahren Sie hier. 

Definition: Was ist ein digitales oder papierloses Büro?

Das papierlose Büro ist der Versuch, vollständig auf Papier in jeglicher Form zu verzichten. Darunter zählen zum Beispiel Rechnungen, Verträge oder Bewerbungen. Das Ziel des papierlosen Büros ist es, alle notwendigen Prozesse, Daten und Dokumente mithilfe von Computern und Software digital abzubilden. Aufgaben, die im Zuge eines digitalen Büros anfallen, sind: 

  • Dokumente und Daten auf Festplatten, in der Cloud oder Wechselmedien speichern
  • Vorhandene Dokumente scannen und archivieren
  • Dokumente und Daten auf digitalem Wege wie per E-Mail, Instant Messanger oder ähnlichem übermitteln
  • Handschriftliche Unterschriften durch rechtsgültige elektronische Signaturen  ersetzen

Warum sollte ich auf ein papierloses Büro setzen?

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich dazu, papierlos zu arbeiten. Damit einher gehen verschiedene Vor- und Nachteile, die im Einzelfall abgewogen werden müssen. Die wichtigsten finden Sie hier in der Übersicht. 

Vorteile eines papierlosen Büros

  • Macht mobiles Arbeiten möglich, indem Daten und Dokumente digital zur Verfügung stehen
  • Spart Papier, Platz und langfristig Kosten (weniger Stauraum, Tinte, Drucker etc.)
  • Vereinfacht Kommunikation, Zusammenarbeit und Entscheidungswege
  • Schont die Umwelt durch Schutz der Bäume und niedrigerer CO-Bilanz
  • Zentraler Speicherplatz für alle Daten und Dokumente
  • Einfaches Auffinden durch Such- und Filterfunktionen

Nachteile eines papierlosen Büros

  • Auf ein papierloses Büro umzustellen, ist zeitaufwändig 
  • Es existiert eine technische Abhängigkeit (stabile Internetverbindung, Software) 
  • Digitale Arbeit bedeutet ein Veränderungsprozess für das ganze Unternehmen und ein erhöhter Kommunikationsbedarf in der Anfangsphase
  • Je nach Komplexität der Arbeit sind verschiedene Programme notwendig 
  • Investment zu Beginn, das sich erst lohnen muss 

Im Gegensatz zu den Vorteilen heben sich viele der Nachteile des papierlosen Büros nach geraumer Zeit auf. So kostet die Umsetzung am Anfang zwar viel Zeit, der Aufwand zahlt sich aber bereits kurzfristig aus, da Dokumentenprozesse schneller ablaufen. Ähnlich verhält es sich mit den Investitionskosten: Bereits nach einem geringen Zeitraum decken die Erträge die Aufwendungen. 

Anleitung zur Umsetzung eines digitalen Büros

Bevor Sie mit der Umsetzung Ihres digitalen Büros beginnen, ist es wichtig, Bewusstsein im Unternehmen zu schaffen. Holen Sie sich die Zustimmung der obersten Führungsebene und der Geschäftsleitung. Zeigen Sie die Vor- und Nachteile auf und machen Sie bewusst, dass für ein digitales Büro alle an einem Strang ziehen müssen. Es ist außerdem bedeutsam, ein Digitalisierungsteam aus Führungskräften und Abteilungsvertretern zu bilden. Auf diese Weise berücksichtigen Sie nicht nur verschiedene Anforderungen, sondern sorgen gleichzeitig dafür, dass alle ein Mitspracherecht haben sowie das Vorhaben gemeinsam mit Ihnen vorantreiben. Wenn Sie diese Voraussetzung erfüllt haben, kann es auch schon losgehen. Bei der Umsetzung können Sie sich an fünf Schritten orientieren. 

1. Ordnung schaffen

Zunächst heißt es, Ordnung schaffen. Denken Sie dabei vom Geschäftsprozess aus, nicht vom Dokument. Denn nur durch digitale Workflows erreichen Sie einen Mehrwert für Ihr Unternehmen und Ihre Kunden. Sobald Sie den Prozess betrachten, identifizieren Sie schnell Papierdokumente, die sich digital ersetzen lassen. Eingangsrechnungen, Verträge, Angebote, Quittungen oder andere Papiere sind in sehr vielen Workflows vorhanden und lassen sich digitalisieren. Beantworten Sie also die Frage, welche Geschäftsprozesse es in Ihrem Unternehmen gibt und erstellen Sie eine Liste.

2. Dokumentenweg nachvollziehen

Zudem ist der Dokumentenweg entscheidend – welche Abteilungen nutzen welche Daten und Dokumente? Wie sieht der Austausch untereinander aus? Sprechen Sie mit Ihren Kollegen und analysieren Sie gemeinsam die zurückgelegten Wege. Beachten Sie ebenso Prozesse, die vielleicht schon teildigitalisiert, aber noch optimierbar sind, beispielsweise weil Freigabeschritte noch nicht automatisiert ablaufen. Auch sollten Sie Dokumente, die bereits digital vorliegen, in die Analyse einbeziehen.

3. Ineffiziente Prozesse aufspüren

Haben Sie die jeweiligen Arbeitsschritte erfasst, kommt der nächste Schritt ins papierlose Büro: Ineffiziente Prozesse aufspüren. Gehen Sie die einzelnen Wege durch und notieren Sie, was Ihnen an den Prozessen ineffizient vorkommt. Konzentrieren Sie sich zunächst auf einzelne Geschäftsbereiche wie Personalwesen, Buchhaltung oder Vertrieb und schauen Sie sich dann die abteilungsübergreifenden Prozesse an.

4. Digitalisierungskonzept ausarbeiten

Tipp: Fangen Sie klein an und entscheiden Sie sich zuerst für einen Prozess, der besonders viel Digitalisierungspotential aufweist. Zum Beispiel, weil er häufig im Unternehmen genutzt wird, viel Papier enthält oder nicht automatisiert abläuft, obwohl er recht einfach könnte. Arbeiten Sie ein Digitalisierungskonzept aus, das Ihre Zielsetzung, Schritte und Zeitvorstellung skizziert. 

5. Die passende Software wählen

Jetzt geht es ans Herzstück eines jeden Konzepts – die Umsetzung. Dazu gehört die Zusammenarbeit mit einem kompetenten Lösungsanbieter. Denken Sie zukunftsorientiert und suchen Sie nach einer Software für Ihr papierloses Büro, die nicht nur jetzt, sondern auch langfristig funktioniert. Ob Sie dabei auf eine standardisierte oder individuelle Lösung zurückgreifen, hängt maßgeblich davon ab, wie Ihre Prozesse aussehen. Gleichwohl sollten Sie sich nach einer alltagstauglichen Software umsehen, mit der Sie übliche Geschäftsprozesse aus Personal, Vertrieb oder Finanz- und Rechnungswesen umsetzen können. Ist das Arbeiten von Zuhause und remote vorgesehen, kommt unter Umständen eine Cloud- oder App-Lösung in Frage.

Software: Wie Sie mit digitalen Lösungen dem papierlosen Büro näherkommen

Die papierlose Arbeit hängt stark mit dem Einsatz geeigneter Hard- und Software zusammen. Welche Hardware-Ausstattung Beschäftigte für ihre Tätigkeiten benötigen, ist individuell zu entscheiden. Möchten Unternehmen nicht nur einen digitalen, sondern remote-Arbeitsplatz gestalten, ist zum Beispiel ein Laptop, Tablet oder Smartphone notwendig. Im Gegensatz zur Hardware ist eine Software für das papierlose Büro eine Unternehmensentscheidung mit weitreichenden Folgen für unterschiedliche Abteilungen. Verantwortliche müssen die Auswahl daher gut durchdenken. 

Cloud- vs. On-Premises-Lösung

Das fängt bereits bei der Wahl für oder gegen einen eigenen Server an. Das heißt, sollen Daten auf externen Servern gespeichert werden, wie das bei Cloud-Lösungen der Fall ist, oder wird die Wartung und der Support der Software vom Unternehmen selbst übernommen (On-Premises-Software)? Für welche Lösung das Unternehmen sich entscheiden sollte, hängt von den Vorstellungen und Anforderungen ab. Oft ist die Arbeit in der Cloud für kleine und mittelständische Unternehmen schneller und mit weniger Arbeit realisierbar. 

Papierloses Büro: Welche Software ist die richtige?

Die Auswahl an Software für das papierlose Büro ist riesig und für Unternehmen oft herausfordernd. Mittlerweile gibt es für fast jeden Fachbereich und für jedes Anwendungsszenario eine passende Software. Für den Start in ein digitales Büro braucht es allerdings nicht viel. Notwendig sind Systeme, die Dokumente digitalisieren und archvieren und die Zusammenarbeit mit Kolleg:innen oder externen Personen digital steuern können.  

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind oft das erste Mittel der Wahl, da Sie alle Phasen innerhalb des Dokumentenlebenszyklus (Erstellung, Bearbeitung, Überwachung, Verteilung, Archivierung, Löschung) abbilden können. Für das papierlose Büros bilden DMS somit die Ausgangsbasis, um digitale Dokumentenverwaltung möglich zu machen. Darunter zählen zum Beispiel die automatisierte revisionssichere Archivierung, die Ablage oder die Verschlagwortung, um Dokumente im Archiv auffinden zu können. 

Mit einer Insellösung für das Dokumentenmanagement stoßen Unternehmen immer wieder an Grenzen, sehen sich mit manuellen Nacharbeiten oder einem unklaren Prozessstatus konfrontiert. Das agile Dokumentenmanagement geht einen Schritt weiter: Es wird vom Prozess her und nicht vom Dokument gedacht, was dazuführt, dass digitale Dokumentenarbeit immer eine Symbiose aus Prozess-, Daten und Dokumentenmanagement darstellt. Der Vorteil: Durchgängig digitale Prozesse, sowohl mit als auch ohne Dokumente.

Mit einer Hybridsoftware, worunter auch eine Digitalisierungsplattform wie JobRouter® fällt, setzen Sie agiles Dokumentenmanagement um. Diese Art von Software ist dadurch gekennzeichnet, dass sie viele verschiedene Funktionen mit einer Lösung abdecken. Auf diese Weise haben Sie ein umfangreiches Tool an der Hand, denken langfristig und können mit einem digitalen Büro starten. Durch Integrationsmöglichkeiten zu anderen Systemen lassen sich die Funktionalitäten beliebig erweitern.

Papierlos arbeiten: Unsere Tipps zusammengefasst

Egal für welche Art von Software Sie sich entscheiden: Setzen Sie einen Fuß vor den anderen. Das papierlose Büro entsteht nicht an einem Tag. Schauen Sie sich die Vor- und Nachteile eines papierlosen Büros an und wägen Sie ab. Wenn Sie sich für die Digitalisierung entscheiden, braucht es einen ausgearbeiteten Plan, oft eine Testphase und manchmal auch Modifikationen. Lassen Sie sich davon nicht entmutigen – erste Erfolge sind bereits bei kleinen, digitalen Anpassungen sichtbar. Das Schöne an der digitalen Transformation ist doch, dass sie beinahe unendlich ist und Sie sich so Ihren Büroalltag leichter, flexibler und effizienter gestalten können. Stück für Stück.

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