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JobRouter® Fachbereichslösungen

Digitalisierung von Personalprozessen ‒ Erfahren Sie, wie's geht

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen ihre Personalprozesse digitalisieren. Dabei hilft die leistungsstarke Digitalisierungsplattform JobRouter®. Sie ersetzt manuelle und zeitaufwendige Prozesse durch automatisierte, digitale Workflows und ist somit ein wichtiger Teil der Unternehmensdigitalisierung. Die Digitalisierung der Personalprozesse ermöglicht es Unternehmen, ihre Personalressourcen optimal zu nutzen und sich auf strategische HR-Initiativen zu konzentrieren, anstatt durch administrative Aufgaben​ Zeit zu verlieren.

Warum JobRouter® für die Automatisierung der HR-Prozesse?    

Mit der JobRouter®-Digitalisierungsplattform können Sie HR-Prozesse digitalisieren, automatisieren und optimieren, Ressourcen besser einsetzen und Ihre Effizienz steigern. Profitieren Sie von einer individuellen Prozesslandschaft in Rekordzeit! Denn JobRouter® bietet für die Digitalisierung von Personalprozessen mehrere Vorteile gegenüber anderen Lösungen:

  • Starke Funktionen: JobRouter® bietet eine breite Palette an Funktionen, um individuelle Prozesslandschaften zu erstellen ‒ schnell, maßgeschneidert und für spezifische Unternehmensbedürfnisse.
  • Low-Code-Software: Durch Low-Code ermöglicht JobRouter® eine schnelle und benutzerfreundliche Digitalisierung von HR-Prozessen über einen Drag & Drop Editor, ganz ohne tiefgreifende Programmierkenntnisse.
  • Anpassungsfähigkeit: JobRouter® ist hochgradig anpassbar und kann in verschiedenste HR-Szenarien integriert werden, von der digitalen Personalakte bis zur digitalen Zeiterfassung ist alles möglich. 
  • Integration mit bestehenden Systemen: Die Plattform lässt sich nahtlos mit bestehenden Systemen wie DATEV, SAP oder Buchhaltungssystemen vernetzen, was die Datenkonsistenz und Prozesseffizienz erhöht.
  • DSGVO-Konformität: JobRouter® unterstützt die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien wie der DSGVO, was für Unternehmen in der EU von hoher Relevanz ist.

    Alles Wichtige über die Digitalisierung, zum Beispiel deren Vorteile, betroffene Bereiche und Ziele erfahren Sie im Beitrag Digitalisierung im HR.

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Vorteile digitaler Personalprozesse

  • Reduzierung von Papierbergen
  • Schnelle Reaktion auf Veränderungen sowie die Einhaltung von Fristen
  • Minimierung fehleranfälliger oder nicht eindeutiger Abläufe
  • (Teil-)Automatisierung aufwendiger Routinearbeit
  • Schnelle Auswertung für strategische Entscheidungen
  • Förderung von Dezentralität und ortsunabhängiger Zusammenarbeit
  • Vereinfachtes Change-Management und systemübergreifender Informationsaustausch
  • Eindeutiges Rechte- und Rollenmanagement
  • Integriertes Eskalations- und Vertretungsmanagement
  • Digitale Umsetzung und Einhaltung vorhandener Richtlinien unternehmensweit
  • Permanente Kontrolle über Zugriffe, Daten und Prozessstatus

Mögliche Einsatzszenarien im Personalwesen

Wie unsere Kunden Ihre HR-Abteilung digitalisieren

Logo von Dental Milestones Guaranteed (DMG)
Logo von Dental Milestones Guaranteed (DMG)

Success Story

Digitalisierung des Workflows für das Bewerbungsmanagement

Das expandierende Hamburger Dentalunternehmen DMG war auf der Suche nach einer Lösung für ein professionelles Bewerberportal mit einer grafischen Benutzeroberfläche. Dafür wurde der gesamte Bewerbungsprozess automatisiert: Eine überwachte Eingangsbox, automatische Verteilung und vorgefertigte Schreiben mit Platz zur Individualisierung sind Teil der Optimierung. Schon zuvor hat sich das Unternehmen mit JobRouter® durch die Einführung der elektronischen Rechnungsverarbeitung vertraut gemacht.

Mehr über das Projekt erfahren!

Digitalisierung von Personalprozessen ‒ So geht’s mit JobRouter®

Oberfläche Bedarfsmeldung starten
Oberfläche Bedarfsmeldung starten

Bedarfsmeldung automatisieren

Mit der Bedarfsmeldung können Sie einen Antrag auf eine externe Stellenausschreibung stellen, die Sie ausschreiben wollen. Sie können beliebige externe Portale wie zum Beispiel Indeed oder Monster anbinden. Hier wird die Stellenausschreibung mit Formatierung an das eingebundene externe Portal übergeben und veröffentlicht. Bewerbungen, die über die verknüpften Portale eingehen, werden zurück in den Bewerbungsprozess geschickt.

Oberfläche: Bewerbung hochladen

Papierbewerbung digitalisieren und hochladen

Damit alles digital bleibt, werden alle in Papierform abgegebenen Bewerbungsunterlagen eingescannt und manuell in das System hochgeladen.

Oberfläche: Bewerbung hochladen
Oberfläche Arbeitsvertrag erstellen
Oberfläche Arbeitsvertrag erstellen

Arbeitsvertrag erstellen

Nachdem der Bewerbungsprozess erfolgreich abgeschlossen ist, wird ein digitaler Arbeitsvertrag erstellt.
Alle Daten werden eingetragen und gespeichert.

Arbeitsoberfläche

Zusatzfunktion zuweisen

Es besteht die Möglichkeit, einer Person im Vertrag eine Zusatzfunktion zuzuweisen. Hierbei werden die Grundregeln der Vergütungsstrukturen beachtet und vorprogrammiert. So wird bei Aktivierung einer Zusatzfunktion automatisch die Vergütung erhöht.

Arbeitsoberfläche
Oberfläche Vertragseingang
Oberfläche Vertragseingang

Datenaustausch über SAP

Nach Versenden des Vertrags, kommt dieser mit ausgefüllten Daten zurück. Fehlende Daten können ergänzt und abschließend an SAP übertragen werden. Damit gilt die Miterabeiter:in als eingestellt.

Oberfläche Prozess

Anlegen von Infotypen

In SAP werden Infotypen angelegt z.B. Adressdaten, Gehaltsdaten, Anschriften etc.
Daten aus dem vorherigen Prozess werden an die Schnittstelle übertragen und können für andere Prozesse wieder herausgezogen und verwendet werden.

Oberfläche Prozess

Drittanbieter-Integrationen

Das SAP-Personalwirtschaftssystem sowie DATEV-Personalwirtschaft können individuell angebunden werden. Die PSM befüllen die Datenbank der Systeme. Dies wird für die Ressourcenplanung bzw. Einsatzplanung der Mitarbeitenden benötigt.

Darüber hinaus können Sie Schnittstellen der Arbeitsagentur und weiterer Jobportale einbinden.

Durch die Office 365 Integration besteht nun die Möglichkeit, verschiedene Datenformate wie Word und Excel anzulegen und kollaborativ zu bearbeiten.

Binden Sie zudem die elektronische Signatur in beliebige Prozessen ein für mehr Transparenz und eine effizientere Dokumentation, zum Beispiel für Arbeitsverträge, Mitarbeitendenrichtlinien, Einverständniserklärungen, Genehmigungen, Vertraulichkeitsvereinbarungen, Spesenabrechnungen, Bonus-Vereinbarungen.

Oberfläche Personalakte

Self-Service bei Personalakte

Für die digitale Personalakte kann bei Bedarf ein Self-Service eingerichtet werden. So können auch Mitarbeitende ihre Personalakte einsehen und bearbeiten.

Oberfläche Personalakte
Oberfläche Archiv
Oberfläche Archiv

Kollaborativ arbeiten im Archiv

Das Archiv ist für die strukturierte Aufbewahrung aller HR-Dokumente gedacht. Beim Anlegen eines Dokuments können gesetzliche Fristen hinterlegt werden. Dadurch erkennen Sie sofort, wie lange diese noch aufzubewahren sind und werden im Fall einer bevorstehenden Löschung informiert. Durch die Office 365 Integration besteht nun die Möglichkeit, verschiedene Datenformate wie Word und Excel anzulegen und kollaborativ zu bearbeiten.

Oberfläche Tabelle Dokumentenklassen

Löschungsfristen festlegen

Beim Anlegen eines Dokuments können gesetzliche Fristen hinterlegt werden, um diese für eine definierte Zeit revisionssicher aufzubewahren und automatisiert zu löschen. Dokumentenarten werden verschiedenen Dokumentenklassen zugeordnet, in denen die Aufbewahrungsfristen festgelegt werden. So wird ein automatischer Löschvorgang eingeleitet. Nach Bedarf kann die automatische Löschung einen Zwischenschritt in Form eines Freigabeprozesses beinhalten.

Oberfläche Tabelle Dokumentenklassen
Oberfläche JobRouter Goals
Oberfläche JobRouter Goals

Personalentwicklungsgespräche gestalten

Personal-Feedbackgespräche oder Jahresgespräche können ebenso wie Bewerbungsgesprächen digital abgebildet und unterstützt werden. Hierbei ist es wichtig gemäß DSGVO, Daten nach bestimmten Zeiträumen zu löschen. Das ist mit Festlegung der Aufbewahrungsfristen abgedeckt. Zudem wird die Auskunftsfähigkeit erleichtert, da alles zentral vermerkt werden kann.

Erfahren Sie mehr über die Digitalisierung von Personalprozessen mit JobRouter®

  • Blog

    BPM-Tool für bessere HR-Prozesse

    Sie wollen die Automatisierung effektiv nutzen und Ihre Geschäftsprozesse digital modellieren, implementieren und kontinuierlich verbessern? Lesen Sie, welche Vorteile BPM-Tools als Programme für Prozessmanagement haben und wie Sie es einsetzen.

  • Referenzprojekt

    Elektronische Personalakte mit JobRouter®

    TimePartner GmbH, ein Personaldienstleistungsunternehmen, digitalisiert den HR-Bereich mithilfe der elektronischen Personalakte. So kann die Firma durch den Einsatz von JobRouter® viele HR-Prozesse im Unternehmen vereinfachen.

  • Blog

    Revolutionieren Sie Ihr Personalwesen

    Durch die Digitalisierung im Personalwesen gibt es einen Umbruch von administrativen Aufgaben hin zu einem Umfeld voller Kreativität und technologischem Fortschritt. Dafür müssen Mensch und Technologie zum Team werden.

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