Einsatzszenario
Mit der richtigen Software zur digitalen Reisekostenabrechnung
Belege, Rechnungen, An- und Abreisedaten, Unterkünfte und Verpflegungsaufwände sowie orts- und zeitabhängige Spesenberechnungen – das alles gehört zur Reisekostenabrechnung. Viele Unternehmen greifen dabei auf Formulare oder Vorlagen für die Reisekostenabrechnung zurück, ohne zugrundeliegende und anknüpfende Prozesse zu optimieren. Häufige Fehler und hoher Aufwand für Mitarbeiter und Verwaltung sind die Folge. Eine Software für eine digitale Reisenkostenabrechnung kann Abhilfe schaffen!
Erfahren Sie hier, wie Sie mit Programmen wie der JobRouter®-Digitalisierungsplattform Reisekosten schnell online erfassen, in Echtzeit verwalten und automatisierte Worfkflows zur Abrechnung entwickeln.
Herausforderungen bei der papiergebundenen Reisekostenabrechnung
- Zeitaufwendige, fehleranfällige, manuelle Arbeit für Mitarbeiter und Verwaltung
- Längere Bearbeitungszyklen treiben Kosten in die Höhe durch längere Prüfzeiten und Buchungen
- Erhöhte Fehlerquote und Rückfragen durch Antragstellende
- Eindeutige Prozesse, Richtlinien oder Vorlagen fehlen oft oder werden nicht gefunden/beachtet
- Fehlender Überblick bei großen Dienstreisen mit vielen Reisekostenabrechnungen
- Papiergebundene Belege gehen verloren, werden nicht mitgeschickt oder falsch archiviert
- Unübersichtliche Genehmigungsprozesse und Status der Bearbeitung
- Audits dauern länger, da Aktenberge geprüft werden müssen
Digitale Reisekostenabrechnung mit JobRouter®
Die digitale Reisekostenabrechnung bzw. Spesenabrechnung ist die perfekte Ergänzung zum digitalen Dienstreiseantrag und ermöglicht so die umfassende und transparente Abwicklung aller geschäftsbezogenen Reisen. Mit der JobRouter®-Digitalisierungsplattform bilden Sie viele Prozesse für das digitale Reisemanagement entsprechend Ihrer internen Vorgaben und Prozesse ab – medienbruchfrei automatisiert.
Funktionen der digitalen Reisekostenabrechnung mit JobRouter®
- Manuelle Eingabe der Informationen per Formular, Vorgabe oder als Übernahme aus einem bestehenden Dienstreiseantrag
- Länderabhängige, automatisierte Spesenberechnung für die abwesenden Tage
- Einreichen von analogen oder digitalen Belegen
- Kostensplittung nach Wunsch (verschiedene Kostenstellen)
- Angabe von zusätzlich bewirteten Personen
- Ausweisung von Trinkgeld
- Rückwirkende Umrechnung der Landeswährung in Euro am bezahlten Tag
- Kilometerpauschalen für Privatautos
- Auswahl der gewünschten Auszahlungsart
Reisekosten- und Spesenabrechnung digitalisieren mit JobRouter®-Prozessautomatisierung - Beispielprozesse
Reisekostenabrechnung starten
Starten Sie über das JobRouter® Menü den Prozess „Reisekostenrückerstattung beantragen“, um Ihre Reisekostenabrechnung abzuwickeln oder aktivieren Sie über eine Checkbox im digitalen Dienstreiseantrag die automatische Reisekostenabrechnung. In diesem Fall wird die Reisekostenabrechnung zum Endzeitpunkt der Dienstreise angestoßen und Sie an Ihre Abrechnung erinnert.
Reisekostenabrechnung befüllen
Sofern Sie eine neue Abrechnung anlegen, haben Sie nun die Möglichkeit, alle Daten neu einzugeben oder eine Vorlage auszuwählen aus Ihren abgeschlossenen Reisekostenabrechnungen. Damit können Sie die Bearbeitungszeit nochmals stark reduzieren.
Informationen zur Dienstreise eintragen
Sie geben den Start- und Endzeitpunkt der Reise an sowie die Art der Unterbringung, alle benötigten Transfermittel, eventuell getätigte Vorauszahlungen und Mitreisende. Optional können Sie Ihre Dienstreise auch einer Kostenstelle zuweisen oder die Kosten auf mehrere Kostenstellen splitten.
Verpflegungsmehraufwand verwalten
Falls Sie mehr als acht Stunden für eine Dienstreise unterwegs waren, verwalten Sie daraufhin den Verpflegungsaufwand. Pro Tag ist es möglich, ein Land zu definieren und die Mahlzeiten anzugeben, die Sie unentgeltlich erhalten haben (z. B. Frühstück im Hotel) oder für die Sie Kosten übernommen haben (z. B. ein Geschäftsessen).
JobRouter® berechnet die anfallenden Pauschalen automatisch und rechnet sogar Fremdwährungen um. Diese werden ggf. mit Vorauszahlungen durch das Unternehmen verrechnet.
Reisekostenabrechnung freigeben
Sobald Sie alle Daten erfasst und die notwendigen Belege angehängt haben, erhält die Personalabteilung einen Bearbeitungsschritt zugewiesen. Das integrierte Rechte- und Rollen-Management erlaubt es zudem, abhängig von der zu erstattenden Summe, Vorgesetzte zu hinterlegen und weitere Genehmigungen zu beantragen. Dies schafft Sicherheit und Transparenz über den Aufgaben-Workflow und die Einsicht in personenbezogene Daten.
Reisekostenabrechnung abschließen
Wenn alle Vorgesetzten die Reiskostenabrechnung freigegeben haben, kann die Auszahlung veranlasst werden. Der Restbetrag wird schließlich von der Buchhaltung in der gewünschten Form (bar, Überweisung, Verrechnung) ausgezahlt. Sie erhalten daraufhin einen Bestätigungsschritt und können den Vorgang abschließen.
Ihr Nutzen
Reisekostenabrechnung digitalisieren
- Zugriff jederzeit und von jedem Endgerät aus
- Übersichtliches Dashboard für das Reisemanagement
- Belege digital hochladen oder per Smartphone abfotografieren
- Summe und Spesen automatisiert berechnen lassen
- Währungen automatisiert umrechnen lassen
- Befüllen der Reisekostenabrechnung per Formular oder Vorlage
- Integriertes Rechte- und Rollen-Management steuert Genehmigungsprozesse
- Prozessstatus jederzeit einsehbar
- Schnellere Kostenrückerstattung
- Schnellere Abrechnung
- Optimierte Kommunikation bei Rückfragen oder Fehlern
- Reduzierte Papierberge
- Reduzierte Kosten durch Zeitersparnis
Digitalisieren Sie Ihre Geschäftsreisen
- Einsatzszenario
Digitaler Dienstreiseantrag
Geschäftsreiseanträge digitalisieren für mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Reisemanagement
- Einsatzszenario
Digitales Reisemanagement
Vom Dienstreiseantrag bis zur Spesenabrechnung alles in einer Lösung