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Solution Template

Schluss mit der Zettelwirtschaft: Reisekostenabrechnung digital einreichen, managen und jederzeit nachvollziehen

Neben dem Dienstreiseantrag gehört die Reisekostenabrechnung zu den aufwendigsten Prozessen für Mitarbeiter: Viele Details und Information müssen zusammengetragen und für das Unternehmen nachvollziehbar bereitgestellt werden: Dazu gehören Belege, Rechnungen sowie An- und Abreisedaten, Unterkünfte und Verpflegungsaufwände.

Die JobRouter®-Digitalisierungsplattform bietet mit der digitalen Reisekostenabrechnung nun eine einsatzbereite Prozessvorlage, die alle Informationen bündelt und in einem individuellen Workflow allen beteiligten Mitarbeitern und Abteilungen zur Verfügung stellt. Rechnungen und Belege können digital erfasst und im Prozess verarbeitet werden, während der Prozess automatisch an fehlende Informationen erinnert und weiterläuft.

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Digitale Reisekostenabrechnung mit JobRouter®

Das Solution Template Reisekostenabrechnung ist die ideale Ergänzung zum Solution Template Dienstreiseantrag und ermöglicht so die umfassende und transparente Abwicklung aller geschäftsbezogenen Reisen.

Reisekostenabrechnung Features

Reisekostenabrechnung Features

  • Informationen können aus dem zuvor ausgefüllten Dienstreiseantrag übernommen werden
  • Länderabhängige Spesenberechnung für die abwesenden Tage
  • Belege können analog oder digital eingereicht werden
  • Kosten können nach Wunsch gesplittet werden (Kostenstellen)
  • Angabe der bewirteten Personen möglich
  • Ausweisung von Trinkgeld
  • Rückwirkende Umrechnung der Landeswährung in Euro am bezahlten Tag
  • Kilometerpauschalen für Privatautos
  • Auswahl der gewünschten Auszahlungsart

Das steckt im Solution Template Reisekostenabrechnung

Reisekostenabrechnung starten

Sie können über einen Schritt in der JobRouter® Eingangsbox „Reisekostenrückerstattung beantragen“ Ihre Reisekostenabrechnung initiieren oder über eine Checkbox im Dienstreiseantrag die automatische Reisekostenabrechnung aktivieren. In diesem Fall wird die Reisekostenabrechnung zum Endzeitpunkt der Dienstreise angestoßen und Sie an Ihre Abrechnung erinnert.

Reisekostenabrechnung befüllen

Sofern Sie eine neue Abrechnung anlegen, haben Sie nun die Möglichkeit, alle Daten neu einzugeben oder aus einer Vorlage an bereits erledigte Reisekostenabrechnungen zu wählen und die Bearbeitungszeit nochmals zu reduzieren.

Informationen zur Dienstreise eintragen

Sie geben den Start- und Endzeitpunkt der Reise an sowie die Art der Unterbringung, alle benötigten Transfermittel und evtl. getätigte Vorauszahlungen und mögliche Mitreisende. Optional können Sie Ihre Dienstreise auch einer Kostenstelle zuweisen.

Verpflegungsmehraufwand verwalten

Falls Sie mehr als acht Stunden für eine Dienstreise unterwegs waren, können Sie den Verpflegungsaufwand verwalten. Sie können pro Tag ein Land definieren und, welche Mahlzeiten Sie unentgeltlich erhalten haben, z. B. Frühstück im Hotel, oder ob Sie ein Geschäftsessen bezahlt haben.

JobRouter® ...

berechnet die anfallenden Pauschalen automatisch und rechnet sogar Fremdwährungen um. Diese werden mit ggf. Vorauszahlungen durch das Unternehmen verrechnet.

Reisekostenabrechnung freigeben

Sobald Sie alle Daten erfasst und die notwendigen Belege angehängt haben, erhält die Personalabteilung einen Bearbeitungsschritt zugewiesen. Sollte Ihre Freigabematrix die Höhe des zu erstattenden Betrags regeln, wird zudem der entsprechende Vorgesetzte informiert. Dies schafft Sicherheit und Transparenz über den Aufgaben-Workflow und die Einsicht in personenbezogene Daten.

Reisekostenabrechnung abschließen

Insofern alle Vorgesetzten die Reiskostenabrechnung freigegeben haben, kann die Auszahlung veranlasst werden. Der Restbetrag wird schließlich von der Buchhaltung in der gewünschten Form (Bar, Überweisung, Verrechnung) ausgezahlt. Sie erhalten daraufhin einen JobRouter® Bestätigungsschritt und können den Vorgang abschließen.

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