Direkt zum Hauptinhalt

Einsatzszenario

Baurechnungen digital bearbeiten

So breit die Industrie 4.0 ist, ebenso spezifisch kann der Automatisierungsbedarf der Branchen sein. Insbesondere bei Baurechnungen sind die Leistungen oft sehr umfangreich, weshalb die Rechnungsprüfung zum aufwendigen Zeitfresser werden kann. Verantwortliche prüfen, korrigieren und kommentieren die oft vielseitigen Rechnungen manuell. Geänderte Positionen und Summen müssen die betroffenen Personen daraufhin händisch neu berechnen und übergeben. Das kann auf beiden Seiten – Rechnungsempfänger und Rechnungssteller – zu wiederholten Feedback- und Freigabezyklen führen und das Tagesgeschäft hemmen.

Eine Software für Rechnungen im Bau muss Verantwortliche unterstützen, indem eingescannte Rechnungen analysiert und Preis- sowie Mengenangaben direkt am Bildschirm angepasst werden können. Außerdem sollte das Tool ebenfalls eine umfangreiche Baurechnung verarbeiten können. Erfahren Sie hier alles über das Thema digitale Rechnungsprüfung für den Bau. 

Warum Sie digitale Rechnungsprüfung für den Bau einsetzen sollten

  • Die digitale Rechnungsprüfung entlastet Bauleiter:innen bei der aufwändigen Prüfung von Rechnungen.
  • Rechnungen lassen sich am Bildschirm nach § 13 Umsatzsteuergesetz (UStG) prüfen.
  • Sie sparen Zeit, beispielsweise durch die automatische Berechnung von Zwischen- und Endsummen.
  • Die digitale Rechnungsprüfung minimiert den aufwändigen Papierprozess und ermöglicht Änderungen direkt und komfortabel am Bildschirm.
  • Sie können einen Freigabe-Workflow mit beliebig vielen Stufen und Beteiligten erstellen. 
  • Lieferanten erhalten automatisch die korrigierten Baurechnungen.

Warum Sie digitale Rechnungsprüfung für den Bau einsetzen sollten

  • Die digitale Rechnungsprüfung entlastet Bauleiter:innen bei der aufwändigen Prüfung von Rechnungen.
  • Rechnungen lassen sich am Bildschirm nach § 13 Umsatzsteuergesetz (UStG) prüfen.
  • Sie sparen Zeit, beispielsweise durch die automatische Berechnung von Zwischen- und Endsummen.
  • Die digitale Rechnungsprüfung minimiert den aufwändigen Papierprozess und ermöglicht Änderungen direkt und komfortabel am Bildschirm.
  • Sie können einen Freigabe-Workflow mit beliebig vielen Stufen und Beteiligten erstellen. 
  • Lieferanten erhalten automatisch die korrigierten Baurechnungen.

Rechnung für Bauleistungen nach § 13 UStG erstellen

Mit § 13 UStG ist geregelt, wer in welchen Fällen Steuerschuldner:in ist und somit bei geschäftlichen Vorgängen die Umsatzsteuer ausweisen und ans Finanzamt übergeben muss. Der zweite Teil des Gesetzes, § 13b UStG, ist vor allem für Bauunternehmen interessant: Er hält die sogenannte Umkehr der Steuerschuld fest. Das heißt, wann die Steuerschuld bei Bauleistungen auf den/die Leistungsempfänger:in zurückfällt. 

Vor diesem Hintergrund ist die Bearbeitung von digitalen Baurechnungen aus zwei primären Gründen sinnvoll: Zum einen kann der/die Rechnungsempfänger:in sicher sein, dass alle Leistungen, auf denen seine Steuerschuld beruhen, korrekt erfasst und abgerechnet sind. Zum anderen präsentiert sich die Rechnungsprüfung vergleichsweise einfach und zeitsparend. Der/die Rechnungssteller:in erhält eine bereits verbesserte Originalrechnung als PDF und kann diese weiterverarbeiten. Originalbelege müssen somit nicht händisch verbessert und zurückgesandt werden.

Rechnung digital prüfen – so macht es das Bauunternehmen Arkil Holding GmbH

Ursprünglich hatte das Bauunternehmen Arkil Holding GmbH nach einem Dokumentenmanagementsystem gesucht – und die Digitalisierungsplattform JobRouter® gefunden. Dank der Plattform und dem Modul JobMind Bau war es möglich, die digitale Rechnungsprüfung zu verbessern. Circa 80 Prozent der Rechnungen lassen sich nun vollautomatisch über das ERP-System verbuchen. 

Das System ist genial. Wir haben es seit einem Jahr im Einsatz und auch beim ersten Jahresabschluss hat alles wunderbar geklappt. Wirtschafts- und Betriebsprüfer können alle Vorgänge hervorragend nachvollziehen.

Andreas Tusch
Andreas Tusch
Projektcontroller
Arkil Holding GmbH

Automatisiert, nachvollziehbar, eindeutig – Baurechnung mit JobMind Bau verarbeiten

JobMind Bau ist ein Modul zur intelligenten Auswertung und Bearbeitung von Dokumenten speziell aus der Baubranche und punktet mit folgenden Features: 

  • Korrigiert Rechnungen nach § 13 UStG (Baubranche)
  • Notizen und Änderungen auf Positionsebene direkt am Monitor
  • Summen werden nach Änderungen automatisch neu berechnet
  • Zwei Viewer – zum Ändern sowie zum Blättern eines Dokuments
  • Komplett webbasiert (keine Client-Installation notwendig)

Das Modul ist ein integrativer Bestandteil der JobRouter®-Digitalisierungsplattform. Sie modellieren und steuern Ihren Rechnungsprozess und korrigieren Ihre Baurechnung daher komplett in einem System. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, weitere besondere Funktionen zu nutzen. Darunter zählen unter anderem Vertretungsregelungen, E-Mail-Benachrichtigungen oder Eskalationen. So können Sie gescannte Rechnungen automatisch in das System importieren oder E-Mail-Postfächer auf neue Dokumente überwachen. Mit der Komponente JobArchive lassen sich alle Rechnungen zusätzlich revisionssicher in ein digitales Archiv ablegen – selbstverständlich zugriffsgeschützt. So einfach kann digitale Rechnungsverarbeitung für den Bau sein! 

JobMind Bau - Rechnungen digital prüfen und bearbeiten
JobMind Bau ist einzigartig: Digitale Rechnungsprüfung war noch nie so einfach!
nach oben