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Einsatzszenario

Mitarbeiter-Onboarding – für zufriedene Mitarbeiter von Anfang an

Ist eine freie Position im Unternehmen besetzt, freut sich nicht nur der/die neue Kolleg:in. Mitarbeiter-Onboarding bedeutet die systematische und zielgerichtete Einarbeitung des/der neuen Kolleg:in ins Unternehmen. Doch auch bestehende Angestellte, Vorgesetzte sowie Partner:innen hätten gerne die notwendigen Informationen und nehmen bestimmte Rollen im Mitarbeiter-Onboarding ein. Der Zweck eines strukturierten Onboarding ist, dass neue Angestellte

  • schnell ihre neuen Aufgabenbereiche kennenlernen.
  • die Unternehmensstruktur und -abläufe verstehen.
  • Kontakt zu anderen Kolleg:innen aufbauen.
  • ein Gefühl für die Unternehmenskultur bekommen.
  • wissen, an wen sich bei welchen Angelegenheiten wenden können.

Das übergreifende Ziel sollte in jedem Fall sein, Ihre neuen Angestelltenschnell und nachhaltig ins Unternehmen und Tagesgeschäft zu integrieren und langfristig zu binden. Dafür ist ein digitales Onboarding und eine entsprechende Software wie JobRouter® die passende Wahl.

Bevor Sie sich aber für eine Onboarding-Software entscheiden, sollten Sie das große Ganze im Blick haben: Welche Informationen, Daten und Dokumente brauchen neue Angestellte vor und welche zu deren Arbeitsantritt? Welche Aufgaben, Rollen und Informationen sind mit bestehenden Angestellten verknüpft und wie sollen diese sichergestellt werden?

Diese Überlegungen können der Ausgang einer spezifischen Lösung oder auch der Beginn einer Digitalstrategie sein: Setzen Sie auf eine skalierbare Software wie JobRouter®, die sich an bereits vorhandene Systeme anpasst und Raum für zukünftige Entwicklungen lässt. Sie profitieren langfristig von einer Prozessstruktur, mit der nicht nur Neueinsteigende zufrieden sind. 

Digitaler Workflow im Mitarbeiter-Onboarding – Beispiel

Personenbezogene Daten im Mitarbeiter-Onboarding erfassen

Personenbezogene Daten erfassen

Mit der JobRouter®-Digitalisierungsplattform lassen sich personenbezogene Daten wie Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Foto, den Ausbildungsgrad sowie Informationen zum Vertragstyp und der gewählten Abrechnung erfassen. Sie können die Daten anschließend verwalten und die entsprechenden Vorgesetzten informieren.

Arbeitsplatz einrichten

Daraufhin richten Sie den Arbeitsplatz ein: Sie wählen die führende Sprache aus, definieren Anlagen und Ressourcen, die für den Arbeitsplatz benötigt werden und hinterlegen diese als Vorlage. Sie wählen alle benötigten Ressourcen sowie die verantwortlichen Personen aus und legen ein Datum fest, bis wann die Beschaffung abgeschlossen sein muss. Dafür können Sie weitere Kolleg:innen einbinden und ihnen bestimmte Aufgaben zuweisen.

Arbeitsplatz einrichten
Dokumente im Mitarbeiter-Onboarding bereitstellen

Arbeitspapiere und Dokumente bearbeiten

Im nächsten Schritt optimieren Sie die Mitarbeiterkommunikation: Über den Mitarbeiter-Onboarding-Prozess können Sie dem/der neuen Kolleg:in weitere Dokumente noch vor deren Arbeitsantritt zur Verfügung stellen oder zur Unterzeichnung zusenden. Ebenso ist es möglich, die Stellenbeschreibung und zusätzliche Dokumente als URL oder PDF-Datei hochzuladen und Kolleg:innen zur Vorinformation anzubieten. Alle Informationen werden in der zugehörigen Personalakte gespeichert.

Mitarbeiter-Onboarding freigeben

Die Vorgesetzten müssen nun das von der Personalabteilung beauftragte Mitarbeiter-Onboarding freigegeben. Diese können alle Daten bearbeiten und das Onboarding freigeben oder ablehnen. In Ablehungsfall muss ein Grund angegeben werden.

Freigaben im Mitarbeiter-Onboarding einholen
Zugangsdaten anlegen und verwalten

Zugangsdaten anlegen und verwalten

Nun können Zugänge für genutzte Programme im Unternehmen auf Basis der Daten aus dem Onboarding-Prozess angelegt und zum Beispiel in JobRouter® verwaltet werden.

Mitarbeiter-Onboarding ausführen

Sind alle Daten angelegt, kann das eigentliche Onboarding beginnen. Angestellte, die eine Rolle bei der Einarbeitung des/der neuen Kolleg:in innehaben, werden automatisch benachrichtigt und bekommen eine Aufgabe zugewiesen. Der Fortschritt wird bei JobRouter® in einer Eingangsbox dokumentiert. 

Eingangsbox für das Mitarbeiter-Onboarding
Personalakte im Mitarbeiter-Onboarding-Prozess

Onboarding-Protokoll erstellen

Sobald alle Aufgaben erledigt sind, wird ein Onboarding-Protokoll in PDF-Format erstellt und in der Personalakte der Angestellten archiviert. Es enthält alle Informationen zu den abgeschlossenen Aufgaben der Betreuenden sowie den arbeitsplatzbezogenen Beschaffungen und Unterlagen. Über die Personalakte erhalten HR-Verantwortliche Einsicht in die gesammelten Informationen.

Ihr Nutzen

Digitales Mitarbeiter-Onboarding

  • Eindeutiger Workflow für bestehende sowie neue Kolleg:innen erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit.
  • Eindeutiges Rechte- und Rollenkonzept mit Freigaberegelung schafft im ganzen Unrernehmen Transparenz.
  • Automatische Bereitstellung von Informationen stärkt die Mitarbeiterbindung.
  • Automatische Erinnerung an anstehende Aufgaben sorgt für ein effizienteres Onboarding.
  • Ein strukturierter Ablauf reduziert die Kündigungsquote nach dem Start.
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