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Einsatzszenario

Mitarbeiter-Onboarding – für zufriedene Mitarbeiter von Anfang an

Ist eine freie Position im Unternehmen besetzt, freut sich nicht nur der neue Kollege. Mitarbeiter-Onboarding bedeutet die systematische und zielgerichtete Einarbeitung des neuen Kollegen ins Unternehmen. Doch auch bestehende Mitarbeiter, Vorgesetzte sowie Partner hätten gerne die notwendigen Informationen und nehmen bestimmte Rollen im Mitarbeiter-Onboarding ein. Der Zweck eines strukturierten Onboarding ist, dass neue Mitarbeiter

  • schnell ihre neuen Aufgabenbereiche kennenlernen.
  • die Unternehmensstruktur und -abläufe verstehen.
  • Kontakt zu anderen Kollegen aufbauen.
  • ein Gefühl für die Unternehmenskultur bekommen.
  • wissen, an wen sich bei welchen Angelegenheiten wenden können.

Das übergreifende Ziel sollte in jedem Fall sein, Ihre neuen Mitarbeiter schnell und nachhaltig ins Unternehmen und Tagesgeschäft zu integrieren und langfristig zu binden. Dafür ist ein digitales Onboarding und eine entsprechende Software wie JobRouter® die passende Wahl.

Bevor Sie sich aber für eine Onboarding-Software entscheiden, sollten Sie das große Ganze im Blick haben: Welche Informationen, Daten und Dokumente braucht der neue Mitarbeiter vor und welche zu seinem Arbeitsantritt? Welche Aufgaben, Rollen und Informationen sind mit bestehenden Mitarbeitern verknüpft und wie sollen diese sichergestellt werden?

Diese Überlegungen können der Ausgang einer spezifischen Lösung oder auch der Beginn einer Digitalstrategie sein: Setzen Sie auf eine skalierbare Software wie JobRouter®, die sich an bereits vorhandene Systeme anpasst und Raum für zukünftige Entwicklungen lässt. Sie profitieren langfristig von einer Prozessstruktur, mit der nicht nur Neueinsteiger zufrieden sind. 

Digitaler Workflow im Mitarbeiter-Onboarding – Beispiel

Personenbezogene Daten im Mitarbeiter-Onboarding erfassen
Personenbezogene Daten im Mitarbeiter-Onboarding erfassen

Personenbezogene Daten erfassen

Mit der JobRouter®-Digitalisierungsplattform lassen sich personenbezogene Daten wie Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Foto, den Ausbildungsgrad sowie Informationen zum Vertragstyp und der gewählten Abrechnung erfassen. Sie können die Daten anschließend verwalten und die entsprechenden Vorgesetzten informieren.

Arbeitsplatz einrichten

Arbeitsplatz einrichten

Daraufhin richten Sie den Arbeitsplatz ein: Sie wählen die führende Sprache aus, definieren Anlagen und Ressourcen, die für den Arbeitsplatz benötigt werden und hinterlegen diese als Vorlage. Sie wählen alle benötigten Ressourcen sowie die verantwortlichen Personen aus und legen ein Datum fest, bis wann die Beschaffung abgeschlossen sein muss. Dafür können Sie weitere Kollegen einbinden und ihnen bestimmte Aufgaben zuweisen.

Arbeitsplatz einrichten
Dokumente im Mitarbeiter-Onboarding bereitstellen
Dokumente im Mitarbeiter-Onboarding bereitstellen

Arbeitspapiere und Dokumente bearbeiten

Im nächsten Schritt optimieren Sie die Mitarbeiterkommunikation: Über den Mitarbeiter-Onboarding-Prozess können Sie dem neuen Kollegen weitere Dokumente noch vor seinem Arbeitsantritt zur Verfügung stellen oder zur Unterzeichnung zusenden. Ebenso ist es möglich, die Stellenbeschreibung und zusätzliche Dokumente als URL oder PDF-Datei hochzuladen und Kollegen zur Vorinformation anzubieten. Alle Informationen werden in der zugehörigen Personalakte gespeichert.

Freigaben im Mitarbeiter-Onboarding einholen

Mitarbeiter-Onboarding freigeben

Die Vorgesetzten müssen nun das von der Personalabteilung beauftragte Mitarbeiter-Onboarding freigegeben. Diese können alle Daten bearbeiten und das Onboarding freigeben oder ablehnen. In Ablehungsfall muss ein Grund angegeben werden.

Freigaben im Mitarbeiter-Onboarding einholen
Zugangsdaten anlegen und verwalten
Zugangsdaten anlegen und verwalten

Zugangsdaten anlegen und verwalten

Nun können Zugänge für genutzte Programme im Unternehmen auf Basis der Daten aus dem Onboarding-Prozess angelegt und zum Beispiel in JobRouter® verwaltet werden.

Eingangsbox für das Mitarbeiter-Onboarding

Mitarbeiter-Onboarding ausführen

Sind alle Daten angelegt, kann das eigentliche Onboarding beginnen. Mitarbeiter, die eine Rolle bei der Einarbeitung des neuen Kollegen innehaben, werden automatisch benachrichtigt und bekommen eine Aufgabe zugewiesen. Der Fortschritt wird bei JobRouter® in einer Eingangsbox dokumentiert. 

Eingangsbox für das Mitarbeiter-Onboarding
Personalakte im Mitarbeiter-Onboarding-Prozess
Personalakte im Mitarbeiter-Onboarding-Prozess

Onboarding-Protokoll erstellen

Sobald alle Aufgaben erledigt sind, wird ein Onboarding-Protokoll in PDF-Format erstellt und in der Personalakte des Mitarbeiters archiviert. Es enthält alle Informationen zu den abgeschlossenen Aufgaben der Betreuer sowie den arbeitsplatzbezogenen Beschaffungen und Unterlagen. Über die Personalakte erhalten HR-Verantwortliche Einsicht in die gesammelten Informationen.

Ihr Nutzen

Digitales Mitarbeiter-Onboarding

  • Eindeutiger Workflow für bestehende sowie neue Kollegen erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit.
  • Eindeutiges Rechte- und Rollenkonzept mit Freigaberegelung schafft im ganzen Unrernehmen Transparenz.
  • Automatische Bereitstellung von Informationen stärkt die Mitarbeiterbindung.
  • Automatische Erinnerung an anstehende Aufgaben sorgt für ein effizienteres Onboarding.
  • Ein strukturierter Ablauf reduziert die Kündigungsquote nach dem Start.
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