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Eingangsrechnungsverarbeitung

Einsatzszenario

Digitale Rechnungsverarbeitung & Rechnungen digitalisieren

Vom Input- bis Outputmanagement alles in einer Plattform

Digitale Rechnungsverarbeitung soll die Papierarbeit im Büro reduzieren und für beschleunigte Abläufe sorgen. Mit einer Digitalisierungsplattform wie JobRouter® stehen Ihnen sämtliche Funktionen vom Eingang und Erfassung der Rechnung bis hin zur Zahlungsfreigabe zur Verfügung. Sie benötigen dadurch keine eigene Software nur für die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung. Welche Einsatzszenarien denkbar sind und auf welche Funktionen Sie zählen können, wenn Sie Ihre Rechnungen digitalisieren möchten, erfahren Sie hier. 

Rechnungen digitalisieren mit JobRouter®

Die JobRouter®-Digitalisierungsplattform unterstützt Anwendende, durchgängige digitale Geschäftsprozesse abzubilden, die mit Insellösungen nicht oder nur mit erheblichem Mehraufwand realisierbar wären. Vergessen Sie die Anschaffung einer eigenen Software für die Eingangsrechnungsverarbeitung! Als skalierbare Plattform schaltet sich JobRouter® zwischen Ihre gewohnten Anwendungen und Systeme sowie alle Abteilungen innerhalb der Unternehmensarchitektur. Dadurch ermöglicht die Plattform den medienbruchfreien Austausch von Informationen – via Daten, Dokumenten oder Metaprozessen. Sie können Rechnungen, Dokumente und Dateien anhängen und verarbeiten. Änderungen oder Anpassungen sind jederzeit mit nur einem Klick möglich und jeder Mitarbeitende erhält genau die Informationen, die er für seine Rolle und Aufgabe benötigt. Die elektronische Rechnungsverarbeitung steigert somit die Effizienz in Ihrem Unternehmen von der Teamassitenz über die Fachabteilung und Buchhaltung bis zur Geschäftsführung.

Leistungsstarke Komponenten, die für eine digitale Rechnungsverarbeitung mit JobRouter® sprechen:

  • Flexibilität dank Multikanaleingang (Papier, E-Mail, ZUGFeRD, EDI)
  • OCR-Technologie, um Rechnungen automatisch auszulesen und im Prozess weiterzuverarbeiten
  • Transparenz über den aktuellen Stand der Bearbeitung und jeden Schritt
  • Beschleunigung der Bearbeitung durch (Teil-)Automatisierung
  • Unterstützung der Bearbeitung durch Vertretungs- und Eskalationsmanagement
  • Digitales Arbeiten: Prüfung und Freigabe am Bildschirm ohne Medienbrüche
  • Datenaustausch zwischen Unternehmensprozessen und Fachanwendungen
  • Protokollierung der Rechnungsbearbeitung (Audits)
  • Elektronische Rechnungsverarbeitung mit rechtskonformer Archivierung
  • Optimierte Rechnungserstellung durch Multikanalausgang (Papier, E-Mail, ZUGFeRD, EDI)
Eingangsrechnungsverarbeitung digitalisieren: Rechnungen erfassen, prüfen & freigeben
Zeit ist Geld – das gilt auch bei Eingangsrechnungsverarbeitung. Dennoch ist der Prozess komplex, weil oft viele Schritte und Personen notwendig sind, um eine Rechnung zu bearbeiten.

Vorteile digitaler Rechnungsverarbeitung mit JobRouter®

  • Alle Schritte einer elektronischen Rechnungsverarbeitung in einer Plattform
  • Steuerung von automatisierten Rechnungsprozessen (Prüfung, Erfassung, Freigabe)
  • Beschleunigte Rechnungsbearbeitung wahlweise von überall aus steuerbar  
  • Steuerung von Rechnungsprozessen über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg (z. B. Einbindung externer Lieferanten) 
  • Vollständige Dokumentation aller Zwischenschritte, der involvierten Personen und durchgeführten Aktionen 
  • Erhöhte Transparenz und Sicherheit über den Status der Rechnung
  • Elektronische und rechtskonforme Archivierung von Rechnungen nach GoBD-Standard
  • Reduzierung von geschäftlichen Risiken, da Prozesse schneller durchlaufen und zum Abschluss kommen

Rechnungen digitalisieren in Zahlen

  • Kreisdiagramm 95%

    Zeiteinsparung bei der Erfassung von Rechnungsbelegen

  • Kreisdiagramm 80%

    Zeiteinsparung bei der Freigabe von Rechnungen

  • Kreisdiagramm 100%

    mehr Freude bei der Arbeit für alle Beteiligten

Das gehört zur elektronischen Rechnungsverarbeitung

Multikanalein- und ausgang, Dokumentenerkennung und -bearbeitung, Eingangsrechnungsprüfung, Freigabe, Archivierung sowie die Anbindung an andere Systeme sind essentielle Elemente, die eine nützliche Software für strukturelle und komfortable Eingangsrechnungsverarbeitung ausmachen.

Screenshot Übersicht über alle offenen und gebuchten Rechnungen
Screenshot Übersicht über alle offenen und gebuchten Rechnungen

Multikanaleingang

Die JobRouter®-Digitalisierungsplattform ist so agil, dass Sie Rechnungen über beliebige Eingangskanäle verarbeiten können. Auf Papier, als Bild, Text oder PDF via E-Mail und Fax müssen Rechnungen zunächst gescannt und anschließend erkannt werden. Im ZUGFeRD oder EDI-Format lassen sie sich hingegen direkt auslesen und aufgrund von Regeln und Rollen verarbeiten.

Screenshot Arbeitsoberfläche Dispatcher

Dokumentenerkennung

Mittels OCR-Technologie erkennt und klassifiziert JobRouter® das eingehende Dokument als Rechnung, Lieferschein, Bestellung, Bescheid oder Ähnliches – voll automatisch. Zeitgleich werden alle Dokumenteninhalte und Zahlungsbedingungen auf Kopf- und Positionsebene extrahiert. Das erspart die rein manuelle Erfassung. Zusätzlich wird das Dokument nach §14, §13, §13b UStG geprüft. 

Screenshot Arbeitsoberfläche Dispatcher
Screenshot Rechnungsverarbeitung Vermerk
Screenshot Rechnungsverarbeitung Vermerk

Dokumentenbearbeitung

Mit JobRouter® arbeiten Sie wie auf Papier – nur besser. Sie können Notizen, Vermerke oder Markierungen verfassen. Bei Bedarf bekommen Sie auch Zusatzdokumente wie Bestellungen und Lieferscheine angezeigt oder können auf diese verlinken. Die entsprechende Zuweisung von Rechnungspositionen ermöglicht außerdem die rechnerische sowie kaufmännische und technische Prüfung – während jeder Schritt dokumentiert wird und nachverfolgbar bleibt. Das vereinfacht Audits und erhöht die Compliance bei der digitalen Rechnungsverarbeitung.

Screenshot sachliche Prüfung

Eingangsrechnungsprüfung

Das System lernt durch menschliche Prüfungen und Korrekturen dazu und steigert die Qualität der Eingangsrechnungsverarbeitung daher kontinuierlich. Nachdem das System die Daten automatisiert erfasst hat, erfolgt eine Weiterleitung mit rollenbasierten Ansichten und eine sachliche Prüfung gemäß der Organisationsstruktur. Die jeweiligen Verantwortlichen können Rückfragen direkt stellen, Kommentare am Dokument einfügen oder etwaige Fehler unmittelbar korrigieren.

Screenshot sachliche Prüfung
JobArchive Ansicht
JobArchive Ansicht

Rechnungsfreigabe & -archivierung

Sie können alle Dokumente direkt in JobRouter® archivieren und speichern. Durch eine Volltextsuche finden Sie selbst ältere Belege besonders schnell. Sie haben bereits ein Dokumentenarchiv? Kein Problem, JobRouter® lässt sich ganz einfach mit zahlreichen Dokumentenmanagement-Systemen verbinden.

SAP und Datev Logo

Anbindung an ERP, Buchhaltung und Zahlungsdienste

Das A und O der Prozessdigitalisierung ist die Integration in andere Systeme. Profitieren Sie von den JobRouter®-Schnittstellen und binden Sie Ihr ERP-System (z. B. SAP) ein. Übermitteln Sie Daten zur Buchung oder Zahlung direkt an Ihr Buchhaltungssystem, beispielsweise mit der DATEV-Schnittstelle.

SAP und Datev Logo
Screenshot Rechnungsverarbeitung Export
Screenshot Rechnungsverarbeitung Export

Multikanalausgang

Unabhängig der Anbindung an externe Buchhaltungsysteme können Sie die Rechnung über verschiedene Schnittstellen (z. B. Drucker, Faxserver, E-Mail) und im gewünschten Format (z. B. ZUGFeRD) ausgeben lassen. 

Digitale Rechnungsverarbeitung mit SAP als Beispiel

Bei der elektronischen Rechnungsverarbeitung ist des Öfteren eine Verknüpfung mit SAP gewünscht, um Rechnungen dort buchen zu können. Auch dafür gibt es in JobRouter® eine Lösung. Realisieren Sie automatisierte Rechnungsverarbeitung – vom elektronischen oder papierbasierten Rechnungseingang über den Freigabeworkflow bis hin zur Archivierung, Vorerfassung und Buchung in SAP. Nutzen Sie die Plattform beispielsweise, um Rechnungsdaten automatisch zu extrahieren und Sie anschließend in SAP weiterzuverarbeiten. 

FAQ rund um digitale Rechnungsverarbeitung & Rechnungen digitalisieren

Was ist digitale Rechnungsverarbeitung?

Oft wird unter digitaler Rechnungsverarbeitung die reine Digitalisierung und Ablage von Eingangsrechnungen verstanden. Effiziente digitale Arbeit fordert – und ermöglicht – aber viel mehr. Der einfache Rechnungsprozess zeichnet sich allgemein dadurch aus, dass ein:e Absender:in diese Rechnung erstellt und versendet oder diese bereitstellt, während ein:e Empfänger:in die Rechnung erhält, speichert, prüft, freigibt, bucht und zahlt. Die Rechnungsverarbeitung erfolgt also in vielen Einzelschritten, die unterschiedliche Personen und Abteilungen innerhalb und außerhalb eines Unternehmens durchführen. Diese müssen effizient koordiniert, verwaltet und überblickt werden, um einen wirklichen „digitalen Mehrwert“ zu erzielen.

Was ist e-Invoicing?

Der Begriff e-Invoicing fasst den Prozess der Rechnungsstellung auf elektronischem Wege zusammen. Vor dem Gesetz ist bereits das Versenden einer PDF-Rechnung per E-Mail ausreichend, um von e-Invoicing zu sprechen. Allerdings erfordern elektronische Dokumente, die nicht automatisiert aus einem System gesteuert und verschickt werden, oft manuelles Zutun. Zum Beispiel, wenn keine strukturierten Daten vorliegen und die PDF-Rechnung zunächst mittels OCR erfasst werden muss. Unternehmen können durch e-Invoicing ein enormes Einsparungspotenzial entwickeln: Nicht allein bei den Druckkosten oder dem Briefporto, sondern auch im Zeitgewinn durch automatisierte Geschäftsprozesse.

Wozu ist eine automatisierte Rechnungsverarbeitung notwendig?

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung ist der effektivste Weg, um Rechnungen digital zu bearbeiten. Oft liegen Rechnungen in unterschiedlichen Formaten vor wie beispielsweise auf Papier als Word oder PDF. Mitarbeitende müssen die Daten dementsprechend manuell verarbeiten, was ein zeitaufwändiges und fehleranfälliges Vorgehen ist. Bei der automatisierten Rechnungsverarbeitung werden Belege ohne manuelles Zutun erkannt, die Daten extrahiert, Verantwortliche informiert und Rechnungen an externe Buchhaltungssysteme weitergeleitet. 

Was möchten Sie als Nächstes tun?

  • elektronische Rechnung auf einem Monitor

    E-Rechnungspflicht für Unternehmen ab 2025

    Sind Sie schon auf die Verpflichtung zur E-Rechnungen vorbereitet? Wenn nicht, sollten Sie sich beeilen. Ab 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen und sukzessive digital verarbeiten sowie versenden können. Tipps und eine Checkliste unterstützen Sie dabei, Ihre Rechnungen umzustellen.

  • Webinar

    Eingangsrechnungen voll automatisiert: Unendliche Variationen

    Erfahren Sie in unserem Webinar, wie Sie mit der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung manuelle Aufgaben auf ein Minimum reduzieren können.

  • Baurechnungsprüfung mit JobMind Bau

    Langsame Internetanbindung, fünf zusammenwachsende Unternehmensstandorte, die Einführung der elektronischen Rechnungsprüfung mit dem JobRouter-Modul JobMind Bau und viele Pläne für reibungslos digitalisierte Unternehmensprozesse....

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