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Eingangsrechnungsverarbeitung

Einsatzszenario

Digitale Rechnungsverarbeitung & Rechnungen digitalisieren

Vom Input- bis Outputmanagement alles in einer Plattform

Digitale Rechnungsverarbeitung soll die Papierarbeit im Büro reduzieren und für beschleunigte Abläufe sorgen. Mit einer Digitalisierungsplattform wie JobRouter® stehen Ihnen sämtliche Funktionen vom Eingang und Erfassung der Rechnung bis hin zur Zahlungsfreigabe in einer Software zur Verfügung. Welche Einsatzszenarien denkbar sind und auf welche Funktionen Sie zählen können, wenn Sie Ihre Rechnungen digitalisieren möchten, erfahren Sie hier. 

Rechnungen digitalisieren mit JobRouter®

Die JobRouter®-Digitalisierungsplattform unterstützt Anwendende, durchgängige digitale Geschäftsprozesse abzubilden, die mit Insellösungen nicht oder nur mit erheblichem Mehraufwand realisierbar wären. Als skalierbare Plattform schaltet sich JobRouter® zwischen Ihre gewohnten Anwendungen und Systeme sowie alle Abteilungen innerhalb der Unternehmensarchitektur. Dadurch ermöglicht die Plattform den medienbruchfreien Austausch von Informationen – via Daten, Dokumenten oder Metaprozessen. Sie können Rechnungen, Dokumente und Dateien anhängen und verarbeiten. Änderungen oder Anpassungen sind jederzeit mit nur einem Klick möglich und jeder Mitarbeitende erhält genau die Informationen, die er für seine Rolle und Aufgabe benötigt.

Leistungsstarke Komponenten, die für eine digitale Rechnungsverarbeitung mit JobRouter® sprechen:

  • Flexibilität dank Multikanaleingang (Papier, E-Mail, ZUGFeRD, EDI)
  • OCR-Technologie, um Rechnungen automatisch auszulesen und im Prozess weiterzuverarbeiten
  • Transparenz über den aktuellen Stand der Bearbeitung und jeden Schritt
  • Beschleunigung der Bearbeitung durch (Teil-)Automatisierung
  • Unterstützung der Bearbeitung durch Vertretungs- und Eskalationsmanagement
  • Digitales Arbeiten: Prüfung und Freigabe am Bildschirm ohne Medienbrüche
  • Datenaustausch zwischen Unternehmensprozessen und Fachanwendungen
  • Protokollierung der Rechnungsbearbeitung (Audits)
  • Elektronische und rechtskonforme Archivierung von Rechnungen
  • Optimierte Rechnungserstellung durch Multikanalausgang (Papier, E-Mail, ZUGFeRD, EDI)
Eingangsrechnungsverarbeitung digitalisieren: Rechnungen erfassen, prüfen & freigeben
Zeit ist Geld – das gilt auch bei Eingangsrechnungsverarbeitung. Dennoch ist der Prozess komplex, weil oft viele Schritte und Personen notwendig sind, um eine Rechnung zu bearbeiten.

Vorteile digitaler Rechnungsverarbeitung mit JobRouter®

  • Alle Schritte einer elektronischen Rechnungsverarbeitung in einer Plattform
  • Steuerung von automatisierten Rechnungsprozessen (Prüfung, Erfassung, Freigabe)
  • Beschleunigte Rechnungsbearbeitung wahlweise von überall aus steuerbar  
  • Steuerung von Rechnungsprozessen über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg (z. B. Einbindung externer Lieferanten) 
  • Vollständige Dokumentation aller Zwischenschritte, der involvierten Personen und durchgeführten Aktionen 
  • Erhöhte Transparenz und Sicherheit über den Status der Rechnung
  • Elektronische und rechtskonforme Archivierung von Rechnungen nach GoBD-Standard
  • Reduzierung von geschäftlichen Risiken, da Prozesse schneller durchlaufen und zum Abschluss kommen

Rechnungen digitalisieren in Zahlen

  • Zeiteinsparung bei der Erfassung von Rechnungsbelegen

  • Zeiteinsparung bei der Freigabe von Rechnungen

  • mehr Freude bei der Arbeit für alle Beteiligten

Digitaler Rechnungsworkflow: Das gehört dazu

Wie ein Unternehmen Rechnungen verarbeitet, nimmt folglich großen Einfluss auf die Effizienz der digitalen Rechnungsverarbeitung. Die JobRouter®-Plattform bietet zahlreiche Input- und Output-Schnittstellen für viele Unternehmenssysteme und Datenstandards wie ZUGFeRD oder andere strukturierte Daten- bzw. Dokumentformate. Dadurch sind alle Bearbeitungsschritte einer Rechnung mit Prozessen abbildbar: Entstehung, Bereitstellung, Versand, Empfang, Verarbeitung, Prüfung, Begleichung und Speicherung.

Sie können JobRouter® für alle Stufen eines Rechnungsworkflows nutzen – von der Überwachung der E-Mail-Postfächer über die Datenextraktion der Rechnung bis hin zur Freigabe durch verschiedene Abteilungen und der Verbuchung durch ein Buchhaltungssystem. 

Multikanaleingang

Die JobRouter®-Digitalisierungsplattform ist so agil, dass Sie Rechnungen über beliebige Eingangskanäle verarbeiten können. Auf Papier, als Bild, Text oder PDF via E-Mail und Fax müssen Rechnungen zunächst gescannt und anschließend erkannt werden. Im ZUGFeRD oder EDI-Format lassen sie sich hingegen direkt auslesen und aufgrund von Regeln und Rollen verarbeiten.

Dokumentenerkennung

Mittels OCR-Technologie erkennt und klassifiziert JobRouter® das eingehende Dokument als Rechnung, Lieferschein, Bestellung, Bescheid oder Ähnliches – voll automatisch. Zeitgleich werden alle Dokumenteninhalte und Zahlungsbedingungen auf Kopf- und Positionsebene extrahiert. Das erspart die rein manuelle Erfassung. Zusätzlich wird das Dokument nach §14, §13, §13b UStG geprüft. 

Dokumentenbearbeitung

Mit JobRouter® arbeiten Sie wie auf Papier – nur besser. Sie können Notizen, Vermerke oder Markierungen verfassen. Bei Bedarf bekommen Sie auch Zusatzdokumente wie Bestellungen und Lieferscheine angezeigt oder können auf diese verlinken. Die entsprechende Zuweisung von Rechnungspositionen ermöglicht außerdem die rechnerische sowie kaufmännische und technische Prüfung – während jeder Schritt dokumentiert wird und nachverfolgbar bleibt. Das vereinfacht Audits und erhöht die Compliance bei der digitalen Rechnungsverarbeitung.

Eingangsrechnungsprüfung

Das System lernt durch menschliche Prüfungen und Korrekturen dazu und steigert die Qualität der Eingangsrechnungsverarbeitung daher kontinuierlich. Nachdem das System die Daten automatisiert erfasst hat, erfolgt eine Weiterleitung mit rollenbasierten Ansichten und eine sachliche Prüfung gemäß der Organisationsstruktur. Die jeweiligen Verantwortlichen können Rückfragen direkt stellen, Kommentare am Dokument einfügen oder etwaige Fehler unmittelbar korrigieren.

Rechnungsfreigabe & -archivierung

Sie können alle Dokumente direkt in JobRouter® archivieren und speichern. Durch eine Volltextsuche finden Sie selbst ältere Belege besonders schnell. Sie haben bereits ein Dokumentenarchiv? Kein Problem, JobRouter® lässt sich ganz einfach mit zahlreichen Dokumentenmanagement-Systemen verbinden.

Anbindung an Buchhaltung und Zahlungsdienste

Das A und O der Prozessdigitalisierung ist die Integration in andere Systeme. Profitieren Sie von den JobRouter®-Schnittstellen und übermitteln Sie Daten zur Buchung oder Zahlung direkt an Ihr Buchhaltungssystem, beispielsweise mit der DATEV-Schnittstelle.

Multikanalausgang

Unabhängig der Anbindung an externe Buchhaltungsysteme können Sie die Rechnung über verschiedene Schnittstellen (z. B. Drucker, Faxserver, E-Mail) und im gewünschten Format (z. B. ZUGFeRD) ausgeben lassen. 

Rechnungsverarbeitung mit SAP als Beispiel

Bei der Rechnungsverarbeitung ist des Öfteren eine Verknüpfung mit SAP gewünscht, um Rechnungen dort buchen zu können. Auch dafür gibt es in JobRouter® eine Lösung. Realisieren Sie automatisierte Rechnungsverarbeitung – vom elektronischen oder papierbasierten Rechnungseingang über den Freigabeworkflow bis hin zur Archivierung, Vorerfassung und Buchung in SAP. Nutzen Sie die Plattform beispielsweise, um Rechnungsdaten automatisch zu extrahieren und Sie anschließend in SAP weiterzuverarbeiten. 

FAQ rund um digitale Rechnungsverarbeitung & Rechnungen digitalisieren

Was ist digitale Rechnungsverarbeitung?

Oft wird unter digitaler Rechnungsverarbeitung die reine Digitalisierung und Ablage von Eingangsrechnungen verstanden. Effiziente digitale Arbeit fordert – und ermöglicht – aber viel mehr. Der einfache Rechnungsprozess zeichnet sich allgemein dadurch aus, dass ein:e Absender:in diese Rechnung erstellt und versendet oder diese bereitstellt, während ein:e Empfänger:in die Rechnung erhält, speichert, prüft, freigibt, bucht und zahlt. Die Rechnungsverarbeitung erfolgt also in vielen Einzelschritten, die unterschiedliche Personen und Abteilungen innerhalb und außerhalb eines Unternehmens durchführen. Diese müssen effizient koordiniert, verwaltet und überblickt werden, um einen wirklichen „digitalen Mehrwert“ zu erzielen.

Was ist e-Invoicing?

Der Begriff e-Invoicing fasst den Prozess der Rechnungsstellung auf elektronischem Wege zusammen. Vor dem Gesetz ist bereits das Versenden einer PDF-Rechnung per E-Mail ausreichend, um von e-Invoicing zu sprechen. Allerdings erfordern elektronische Dokumente, die nicht automatisiert aus einem System gesteuert und verschickt werden, oft manuelles Zutun. Zum Beispiel, wenn keine strukturierten Daten vorliegen und die PDF-Rechnung zunächst mittels OCR erfasst werden muss. Unternehmen können durch e-Invoicing ein enormes Einsparungspotenzial entwickeln: Nicht allein bei den Druckkosten oder dem Briefporto, sondern auch im Zeitgewinn durch automatisierte Geschäftsprozesse.

Wozu ist eine automatisierte Rechnungsverarbeitung notwendig?

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung ist der effektivste Weg, um Rechnungen digital zu bearbeiten. Oft liegen Rechnungen in unterschiedlichen Formaten vor wie beispielsweise auf Papier als Word oder PDF. Mitarbeitende müssen die Daten dementsprechend manuell verarbeiten, was ein zeitaufwändiges und fehleranfälliges Vorgehen ist. Bei der automatisierten Rechnungsverarbeitung werden Belege ohne manuelles Zutun erkannt, die Daten extrahiert, Verantwortliche informiert und Rechnungen an externe Buchhaltungssysteme weitergeleitet. 

Was möchten Sie als Nächstes tun?

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