Einsatzszenario
Digitales Vertragsmanagement
Warum Vertragsmanagement? Ein digitaler Vertragsmanagement-Prozess unterstützt den gesamten Kundenlebenszyklus, denn er deckt alle Schritte ab, die Vertragsdaten beinhalten, verarbeiten oder benötigen.
Er führt Informationen und Quellen zusammen, strafft Zwischenschritte und ordnet Vorlagen und Anlagen allen Beteiligten zu. Daran hängen Prozesse, die wiederum die Verwaltung von Lieferanten, Anbietern, Partnern, Kunden oder Mitarbeitern einschließen. Vertragsmanagement betrifft damit also nicht allein Verträge, sondern alle Schnittstellen, die damit zu tun haben. Der reibungslose Informationsaustausch innerhalb des automatisierten, digitalen Management-Prozesses hilft schließlich dabei, die Effizienz Ihres Unternehmens fühlbar und dauerhaft zu steigern.
Sind Verträge einmal erstellt, unterzeichnet und abgelegt, unterstützt ein Vertragsmanagement-Prozess die Transparenz. Denn Verträge haben oft Enddaten, an denen sie gekündigt, erneuert oder geändert werden müssen – sofern sie eingehalten werden. Oft verstreichen solche Fristen und im besten Fall passiert nichts. Im schlechtesten, entstehen dem Unternehmen ungewollte Kosten. Eine digitale Vertragsverwaltung stellt damit eine essenzielle Säule dar, um rechtzeitig an Pflichten erinnert zu werden.
Die JobRouter®-Digitalisierungsplattform bietet eine Vielzahl von Funktionen und Modulen, die Ihnen helfen, Ihre Verträge zu verwalten und operative Spitzenleistungen zu erzielen. Sie können:
- Verträge automatisch generieren.
- Verträge zentral verwalten und archivieren.
- Daten automatisch erfassen.
- wichtige Termine überwachen.
- unterschiedliche Berechtigungen vergeben.
- Vertragsinhalte mit Stichwörtern durchsuchen.
- Erinnerungen oder Kündigungen automatisch versenden.
- und vieles mehr!
Ein digitales Vertragsmanagement verbessert nicht nur die Transparenz, sondern hilft Ihnen auch, echtes Geld zu sparen. Machen Sie das Beste aus Ihrem papierlosen Büro!
Prozesse im digitalen Vertagsmanagement – Beispiele
Verträge archivieren
Die eingescannten Verträge werden mittels inklusive aller wichtigen Metadaten erfasst. Hierzu zählen beispielsweise: Vertragsnummer, Vertragsart, Startdatum, Dauer, Vertragsende, Fristen, Erinnerungen, Kosten uvm.
Anhänge
Manchmal ist es notwendig, an einen Vertrag weitere Dokumente anzuhängen. Hierbei ist es egal, ob es sich um Vertragserweiterungen handelt, um einen E-Mail-Verkehr oder zum Bespiel um ein Zip-File. Alle Dokumente können Sie in JobRouter® revisionssicher im entsprechenden Archiv sichern.
Rechtekonzept
Für jeden Vertrag können Sie drei verschiedene Berechtigungen vergeben: Besitzer, Verantwortlicher sowie Betrachter. Diese haben aufgrund differenzierter Rechte unterschiedliche Einsichten auf die jeweiligen Verträge.
Bemerkungen
Für jeden Vertrag können Sie individuelle Kommentare hinterlegen und diese als eine Art "Memo" mit einem Zeitstempel versehen.
Erinnerung per E-Mail
JobRouter® informiert Sie rechtzeitig per E-Mail über alle Verträge, bei denen die automatische Verlängerung kurz bevorsteht. Damit behalten Sie den Überblick über Ihre laufenden Verträge und verpassen keine wichtigen Termine.
Verträge versenden
Alle Verträge sowie Anhänge können Sie optional per Formular versenden. Dazu ist kein Mail Client erforderlich, versendet wird ausschließlich über JobRouter®. Darüber hinaus protokolliert die Digitalisierungsplattform, wer zu welchem Zeitpunkt welche Dokumente erhalten hat.
Kündigung versenden
Der Prozess ermöglicht es allen Nutzern mit den entsprechenden Rechten, eine bereits hinterlegte Kündigung zu erstellen und diese als PDF an den Vertragspartner zu senden. Wahlweise kann diese Kündigung auch als PDF an den Vertrag angehängt werden.
Ihr Nutzen
Digitale Vertragsverwaltung
- Erhöhte Transparenz, Compliance, Sicherheit & Kontrolle
- Revisionssichere Archivierung und damit Wahrung der gesetzlichen Vorgaben
- Keine Deadlines mehr verpassen und Übersicht über wichtige Termine behalten
- Zentrale Anlaufstelle für alle Unterlagen
- Reduzierte Kosten durch Erinnerung an Kündigungstermine