Solution Templates
Vertragsverwaltung mit JobRouter®
Daten automatisch erfassen und Verträge zentral verwalten sowie bearbeiten mit der JobRouter® Digital Process Automation Plattform.
Der JobRouter® Contract-Management-Prozess verfolgt und verwaltet Vertragsklauseln, Bedingungen, Verpflichtungen und Meilensteine über einen bestimmten oder unbestimmten Zeitraum hinweg. Dadurch können eigene Vertragsvorteile maximiert und Risiken reduziert werden. Es handelt es sich dabei um eine Kombination aus Prozess, JobSelect und Archivkonfiguration zum Verwalten von Verträgen. Eine Erstellung von Verträgen ist hierüber nicht abgedeckt.
Vorteile eines automatisierten Vertragsmanagements
Vorteile eines automatisierten Vertragsmanagements
- verringerte Vertragslaufzeiten & Risiko
- reduzierte Einnahmeverluste & Adminkosten
- gesteigerte Nutzerakzeptanz
- größere Vertragsflexibilität
- mehr Vertragsverlängerungen
- erhöhte Transparenz, Compliance, Sicherheit & Kontrolle
Mit dem JobRouter® Solution Template Contract Management können Sie Ihre Verträge zuverlässig managen und arbeiten stets Compliance-konform! In nur vier Stunden ist das Template installiert, innerhalb weiterer vier Stunden konfiguriert und einsatzbereit! Zusätzliche Anpassungen sind natürlich jederzeit möglich.
Das steckt im Template:
Verträge archivieren
Die eingescannten Verträge werden mittels Contract-Management-Prozess inklusive aller wichtigen Metadaten erfasst. Hierzu zählen beispielsweise: Vertragsnummer, Vertragsart, Startdatum, Dauer, Vertragsende, Fristen, Erinnerungen, Kosten uvm.
Anhänge
Selbstverständlich können an einen Vertrag weitere Dokumente angehängt werden. Hierbei ist es egal, ob es sich um Vertragserweiterungen handelt, um einen E-Mail-Verkehr oder z. B. um ein Zip File. Alle Dokumente können revisionssicher im entsprechenden JobArchive gesichert werden.
Rechtekonzept
Für jeden Vertrag können drei verschiedene Berechtigungen vergeben werden: Besitzer, Verantwortlicher sowie Betrachter. Diese haben aufgrund differenzierter Rechte unterschiedliche Einsichten auf die jeweiligen Verträge.
Bemerkungen
Für jeden Vertrag können individuelle Kommentare hinterlegt, mit einem Zeitstempel versehen und als eine Art „Memo“ genutzt werden.
Erinnerung per E-Mail
JobRouter® informiert Sie rechtzeitig per E-Mail über alle Verträge, bei denen die automatische Verlängerung kurz bevorsteht. Damit behalten Sie den Überblick über Ihre laufenden Verträge und verpassen keine wichtigen Termine.
Verträge versenden
Alle Verträge sowie Anhänge können optional per Formular versendet werden. Dazu ist kein Mail Client erforderlich, versendet wird ausschließlich über JobRouter® Bordmittel. Darüber hinaus protokolliert JobRouter®, wer zu welchem Zeitpunkt welche Dokumente erhalten hat.
Kündigung versenden
Der Prozess ermöglicht es allen Nutzern vom Rechtetyp „Owner“, eine bereits hinterlegte Kündigung zu erstellen und diese als PDF an den Vertragspartner zu senden. Wahlweise kann diese Kündigung auch als PDF an den Vertrag angehängt werden.