E-Invoicing - eine zukunftsweisende Technologie?
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Am Thema E-Invoicing ist momentan kaum ein Vorbeikommen möglich. Was es mit der elektronischen Rechnungsstellung auf sich hat, was die E-Invoicing-Pflicht für Unternehmen bedeutet und welche Vorteile E-Invoices für Sie bieten – das und vieles mehr lesen Sie hier.
Definition: Was ist E-Invoicing?
Der englische Begriff E-Invoicing (elektronische Rechnungsstellung) bezieht sich auf das Ausstellen, Senden und Empfangen von elektronischen Rechnungen im Unternehmen. Hierbei sind sowohl Rechnungseingang als auch Rechnungsausgang gemeint.
E-Invoices sind Rechnungen, die digital als elektronisches Dokument ausgestellt, versendet und empfangen werden. Sie können durch verschiedene Datenformate abgebildet werden, beispielsweise als PDF oder XRechnung, ein vom Bund eingeführter Rechnungsstandard. Hierbei müssen Unternehmen E-Invoices in einem strukturierten digitalen Format erstellen, das die die automatisierte und elektronische Verarbeitung möglich macht.
Wie funktioniert der elektronische Rechnungsversand?
Wenn elektronische Daten zwischen Unternehmen ausgetauscht werden, nennt man das Electronic Data Interchange, kurz EDI. E-Invoices sind als elektronische Datenformate Teil dieses Austauschs. Damit die Übertragung von E-Invoices einwandfrei funktioniert, ist ein E-Invoicing-System unerlässlich. Dieses überträgt die elektronische Rechnung in das System des Empfangenden und des Sendenden.
E-Invoicing und SAP
Rechnungen an öffentliche Auftraggeber müssen Unternehmen elektronisch über die europäische Kommunikationsplattform PEPPOL senden. Hierzu gibt es einen etablierten Standard: die XRechnung. Im Prinzip geht es um den Austausch von elektronisch verarbeitbaren Rechnungsdaten zwischen Ihrem SAP-System, der zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes und dem Bund selbst. SAP ist ein ERP-System, in dem Sie vor- und nachgelagerte Schritte der E-Invoices nur mit viel Know-how individuell auf Ihre Anforderungen abbilden können. Deswegen greifen immer mehr Unternehmen auf ein Workflowmanagementsystem mit Low-Code-Ansatz zurück und verknüpfen SAP mit diesem. So sind E-Invoices in Ihrem SAP-System leichter und schneller zu bearbeiten.
Diese Vorteile bietet E-Invoicing
Kosten sparen
Analoge Rechnungsverarbeitung ist oft teuer. Unternehmen sparen durch E-Invoices und digitale Rechnungsverarbeitung vor allem Kosten für den Druck und Versand.
Sicherheit erhöhen
E-Invoicing und die gesetzeskonforme Rechnungsübertragung erhöhen die Sicherheit der Datenübertragung beträchtlich.
Zeitlichen Aufwand verringern
Die Rechnungsverarbeitung mit E-Invoicing wird stark beschleunigt, da sich elektronische Rechnungen schneller zustellen und automatisiert verarbeiten lassen.
Was hat es mit der E-Invoicing-Pflicht auf sich?
Öffentliche Auftraggeber, wie beispielsweise Behörden, Kommunen oder Versicherer, sind seit November 2020 zur Nutzung von E-Invoicing verpflichtet. Die elektronische Rechnungsstellung ist Standard. Übrigens: Bereits seit 2011 ist die elektronische Rechnung der analogen Rechnung gesetzlich gleichgestellt.
Was hat es mit der E-Invoicing-Pflicht auf sich?
Öffentliche Auftraggeber, wie beispielsweise Behörden, Kommunen oder Versicherer, sind seit November 2020 zur Nutzung von E-Invoicing verpflichtet. Die elektronische Rechnungsstellung ist Standard. Übrigens: Bereits seit 2011 ist die elektronische Rechnung der analogen Rechnung gesetzlich gleichgestellt.
So setzen Sie den Wechsel auf E-Invoice in Ihrem Unternehmen um
Die Umstellung auf E-Invoicing stellt für viele Unternehmen eine Herausforderung dar. Prüfen Sie deswegen zunächst genau die technischen und unternehmensinternen Voraussetzungen für E-Invoices.
Hauptvoraussetzungen für E-Invoicing sind:
Bevor Sie E-Invoicing in Ihrem Unternehmen umsetzen, sollten sie die verschiedenen Phasen der Projektplanung durchlaufen. Diese beinhalten vor allem eine Analyse der bestehenden Prozesse, das Definieren von Zielen und die Auswahl eines Software-Tools.
Fazit: Deswegen ist E-Invoicing so wichtig
Das Thema E-Invoicing wird auch in Zukunft immer bedeutender. Wenn Sie die elektronische Rechnungsverabeitung mit E-Invoices erfolgreich umsetzen, sparen Sie Zeit, Kosten und Aufwand, erhöhen die Sicherheit und treiben die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen voran. E-Invoicing ist vor allem bei der Rechnungserstellung an öffentliche Auftraggeber wichtig, da dort XRechnungen vorgeschrieben sind.
Mit der Digitalisierungsplattform JobRouter® können Sie E-Invoicing direkt in Ihrem Unternehmen umsetzen und zukunftsorientiert agieren. Die Software verbindet Workflow-Automatisierung mit agilem Dokumentenmanagement in einer einzigartigen Plattform. Durch verschiedene Schnittstellen, unter anderem zu SAP, lassen sich beliebige Drittsysteme anbinden.
E-Rechnung für Unternehmen ab 2025 Pflicht
Ab 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Auch die Erstellung und der Versand müssen sukzessive digital erfolgen. Haben Sie schon mit den Vorbereitungen begonnen? Unsere Tipps und Checkliste unterstützen Sie bei der Umstellung.
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