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Workflow Management - einfach erklärt

Auf dieser Seite erhalten Sie einen umfassenden Überblick zum Thema Workflow Management. Sie erfahren, was sich hinter dem Begriff verbirgt und wie ein Workflow-Management-System zur Digitalisierung, Optimierung und Automatisierung Ihrer Prozesse beiträgt.

Definition: Was ist Workflow Management?

Der Begriff Workflow Management (kurz: WflM, deutsch: Arbeitsablaufverwaltung) beschreibt die Modellierung, Simulation, Steuerung, Überwachung, Analyse und Optimierung von Workflows in Unternehmen. Ein Workflow (zu Deutsch Arbeitsablauf) ist wiederum die zeitliche und räumliche Reihenfolge zusammengehöriger Arbeitsvorgänge.

Das Ziel des Workflow Managements ist es, optimale Arbeitsabläufe zu gestalten. Hierfür bezieht es sowohl die Prozessbeteiligten als auch elektronische Systeme mit ein. Oftmals wird eine größere Anzahl an Prozessbeteiligten, welche an unterschiedlichen Orten Teilschritte des Prozesses bearbeiten, durch das Workflow Management koordiniert. Ziel ist es hierbei, Fehler, Zeitverzögerungen, unnötige Aufwände und Redundanzen zu vermeiden. Eine weitere wichtige Aufgabe ist zudem die operative Kontrolle des Prozessverlaufs und des Status der einzelnen Bearbeitungsschritte.

Wie unterscheidet sich Workflow Management von Business Process Management (BPM)?

Häufig wird in Zusammenhang mit Workflow Management auch der Begriff Business Process Management (Geschäftsprozessmanagement oder kurz Prozessmanagement​​​​​​​) genannt. Es handelt sich jedoch nicht um Synonyme. Vielmehr sollten Sie die Begriffe klar voneinander abgrenzen. So besitzt das Business Process Management einen eher fachlich-konzeptionellen Charakter. Es findet zudem auf einer übergeordneten (strategischen) Ebene statt. Hierbei befasst sich BPM auch mit der Einbindung von Geschäftsprozessen in die Organisation, Kultur und Strategie eines Unternehmens.

Dem gegenüber ist der Fokus von Workflow Management kleiner. Arbeitsabläufe werden in ihrer Abfolge detailliert analysiert, modelliert (inklusive Verantwortlichkeiten), verbessert und abschließend wieder in das übergeordnete Gesamtkonstrukt eingeordnet. Somit kann das Workflow Management als Teilbereich von BPM und gleichzeitig als operative Ebene des Prozessmanagements bezeichnet werden.

Entsprechend besteht ein Unterschied zwischen BPM-Software und Workflow-Management-Software: BPM-Software hat eine Managementperspektive und erlaubt die End-to-End-Verwaltung von Prozessen aus betriebswirtschaftlicher Sicht. Workflow-Management-Systeme dienen hingegen der aktiven und operativen Steuerung von Geschäftsprozessen (siehe nächster Abschnitt).

Was ist der Unterschied zwischen Workflow Management und Workflow-Management-Software?

Während Workflow Management eine betriebswirtschaftliche Methode ist, handelt es sich bei Workflow-Management-Software um Systeme, die diese Methode unterstützen. Sie bestehen zumeist aus mehreren Komponenten. Das Herzstück sind im Regelfall Funktionen zur (rechte- und rollenabhängigen) Prozessmodellierung und -organisation. Meist erfolgt die Modellierung grafisch in Form von Flussdiagrammen.

Eine weitere wichtige Komponente ist die sogenannte Workflow-Engine. Sie ist für die Steuerung und Überwachung einzelner Workflows sowie für das Anstoßen von Folgeprozessen zuständig. Ebenso ermöglicht sie eine Interaktion zwischen den angebundenen Applikationen und den Prozessbearbeitern. Auch eine Dokumentenmanagement-Anwendung gehört im Regelfall zu einem klassischen Workflow-System.

Weiterhin enthält Workflow-Management-Software Analyse- und Reporting-Features. Diese erlauben einerseits die operative Überwachung der Arbeitsabläufe (zum Beispiel für die Termin- und Aufgabenkontrolle), andererseits globale Analysen für die Prozessoptimierung.

Grundbausteine im Workflow Management

Jeder definierte Workflow folgt einem festen Schema und besteht aus einer Kombination verschiedener Bausteine, die sich wie folgt darstellen:

  • Trigger (auch Auslöser)
  • Rollen (auch Bearbeiter, Mitarbeiter oder Akteure)
  • Arbeitsschritte (auch Aktionen, Steps, Tätigkeiten, Aktivitäten), die sequenziell oder parallel ablaufen
  • Zuordnung von Arbeitsschritten zu Bearbeitern, Teams oder Systemen
  • Ergebnisse (zum Beispiel Lieferungen, Lösungen, Dokumente)
  • Zuordnung der Ergebnisse zu Bearbeitern
  • Zustände (Status zum aktuellen Fortschritt oder Fertigstellungsgrad von Ergebnissen)
  • Kardinalität (Festlegung, wie häufig ein Arbeitsschritt durchgeführt oder ein Ergebnis erzielt werden muss)
  • Definiertes Ende (Workflow-Abschluss)

Welche Workflow-Arten gibt es im Hinblick auf die Workflow-Verarbeitung?

Zwar ist jeder Workflow eine Abfolge bestimmter Arbeitsschritte und Ergebnisse, hinsichtlich der Verarbeitung existieren jedoch Unterschiede. Es gibt fünf verschiedene Arten von Workflows:

1. Sequenzielle Workflow-Verarbeitung

Die sequenzielle Verarbeitung ist das gängigste Workflow-Muster. Hierbei nutzen Sie ein Flussdiagramm, das Aktivitäten (Arbeitsschritte) der Reihe nach geordnet – also sequenziell – darstellt. Jede Aktivität beginnt erst nach Abschluss des vorangegangenen Arbeitsschritts. Eine Rückwärtsfunktion ist im Regelfall nicht vorgesehen.

1. Sequenzielle Workflow-Verarbeitung

Die sequenzielle Verarbeitung ist das gängigste Workflow-Muster. Hierbei nutzen Sie ein Flussdiagramm, das Aktivitäten (Arbeitsschritte) der Reihe nach geordnet – also sequenziell – darstellt. Jede Aktivität beginnt erst nach Abschluss des vorangegangenen Arbeitsschritts. Eine Rückwärtsfunktion ist im Regelfall nicht vorgesehen.

2. Regelbasierte Workflow-Verarbeitung

Bei dieser Variante entscheiden Sie nach Abschluss einer Aktivität, ob der nachfolgende Arbeitsschritt angestoßen wird. Die Entscheidung erfolgt anhand definierter Workflow-Regeln. In diesem Rahmen können anhand der vorliegenden Prozessdaten mehrere Bedingungen analysiert werden. Sodann lassen sich Folgeaktivitäten anstoßen, welche parallel oder als Teilschritte verarbeitet werden.

2. Regelbasierte Workflow-Verarbeitung

Bei dieser Variante entscheiden Sie nach Abschluss einer Aktivität, ob der nachfolgende Arbeitsschritt angestoßen wird. Die Entscheidung erfolgt anhand definierter Workflow-Regeln. In diesem Rahmen können anhand der vorliegenden Prozessdaten mehrere Bedingungen analysiert werden. Sodann lassen sich Folgeaktivitäten anstoßen, welche parallel oder als Teilschritte verarbeitet werden.

3. Parallele Workflow-Verarbeitung

Bei der Parallel-Verarbeitung fassen Sie mindestens zwei Schritte in einer Schrittgruppe zusammen. Somit können diese unabhängig voneinander und gleichzeitig ablaufen. Das Vorgehen wird auch „Split“ genannt. Nachfolgende Arbeitsschritte aktivieren Sie erst, sobald alle vorangegangenen Schritte innerhalb der parallelen Schrittgruppe abgeschlossen sind („Join“).

3. Parallele Workflow-Verarbeitung

Bei der Parallel-Verarbeitung fassen Sie mindestens zwei Schritte in einer Schrittgruppe zusammen. Somit können diese unabhängig voneinander und gleichzeitig ablaufen. Das Vorgehen wird auch „Split“ genannt. Nachfolgende Arbeitsschritte aktivieren Sie erst, sobald alle vorangegangenen Schritte innerhalb der parallelen Schrittgruppe abgeschlossen sind („Join“).

4. Split-Merge-Workflow-Verarbeitung

Bei dieser Variante teilen Sie Workflows an einem definierten Punkt auf, sodass mehrere Teilprozesse entstehen. Diese Teilprozesse können Sie parallel durchlaufen und so konfigurieren, dass sie voneinander unabhängig sind. Ebenso haben Sie die Möglichkeit, die Teilprozesse in einer späteren Prozessphase wieder zu einem Prozess zu verschmelzen, sobald sie allesamt abgeschlossen sind.

4. Split-Merge-Workflow-Verarbeitung

Bei dieser Variante teilen Sie Workflows an einem definierten Punkt auf, sodass mehrere Teilprozesse entstehen. Diese Teilprozesse können Sie parallel durchlaufen und so konfigurieren, dass sie voneinander unabhängig sind. Ebenso haben Sie die Möglichkeit, die Teilprozesse in einer späteren Prozessphase wieder zu einem Prozess zu verschmelzen, sobald sie allesamt abgeschlossen sind.

5. Anwendergesteuerte und Ad-hoc-Workflow-Verarbeitung

Neben den bereits genannten Varianten können Sie Schritte auch so definieren, dass sie von Anwendern kurzfristig an andere Rollen weitergeleitet werden dürfen. Ebenso haben Sie die Möglichkeit, das direkte manuelle Aktivieren anderer Prozessschritte zu erlauben. Auf diese Weise können Ihre Nutzer also das Delegieren oder Überspringen von Arbeitsschritten veranlassen.

5. Anwendergesteuerte und Ad-hoc-Workflow-Verarbeitung

Neben den bereits genannten Varianten können Sie Schritte auch so definieren, dass sie von Anwendern kurzfristig an andere Rollen weitergeleitet werden dürfen. Ebenso haben Sie die Möglichkeit, das direkte manuelle Aktivieren anderer Prozessschritte zu erlauben. Auf diese Weise können Ihre Nutzer also das Delegieren oder Überspringen von Arbeitsschritten veranlassen.

Welche Vorteile hat ein Workflow-Management-System?

Workflow-Systeme bringen eine ganze Reihe von Vorteilen für Ihr Unternehmen. Zunächst steigern sie die Qualität Ihrer Arbeitsabläufe, da die Prozesse definierten Schemata und Vorgaben folgen. Unter anderem regelt Workflow-Management-Software die Verwendung bestimmter Vorlagen, den Zugang zu Informationen, die Durchführung von Arbeitsschritten und die Ablagelogik für Dokumente. Inwiefern die definierten Abläufe eingehalten werden, können Sie mit Workflow-Management-Systemen ebenfalls überwachen. Bei Abweichungen sind somit Korrekturen möglich.

Weiterhin erlauben Workflow-Systeme eine Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe im Hinblick auf die Effizienz. So können Sie, durch Regeln, Vorgaben und festgelegte Schritte, Durchlaufzeiten verkürzen und Wartezeiten minimieren. Besonders groß ist das Optimierungspotenzial der Workflow-Automatisierung bei wiederkehrenden Prozessen, die sehr häufig durchlaufen werden.

Ein weiterer Pluspunkt, den softwaregestützte, digitale Workflows mitbringen, ist die Steigerung Ihrer Prozesstransparenz. Beispielsweise können Sie erkennen, welche Arbeitspakete in Bearbeitung sind und wie lange die Fertigstellung voraussichtlich noch dauern wird. Natürlich können Sie die Erkenntnisse auch sammeln und aggregieren, um Schwachstellen zu identifizieren und weitere Optimierungspotenziale aufzudecken.

Nicht zuletzt vereinfachen Sie über Workflows den Zugang zu benötigten Informationen. So können Ihre Bearbeiter zum Beispiel automatisch über neue Aufgaben informiert werden, sobald sie zur Bearbeitung bereitstehen. Dies optimiert die Kommunikation und vermeidet unnötige Rückfragen. Ebenso wird die Zusammenarbeit der Workflow-Beteiligten verbessert. Transparente Zusammenhänge steigern darüber hinaus das gegenseitige Verständnis.

Spezifische Vorteile einer unabhängigen Low-Code-Plattform

Zusätzliche Vorteile entstehen, wenn Sie eine unabhängige Low-Code-Plattform für das Workflow Management einsetzen. Denn in diesem Fall bilden Sie Ihre digitalen Workflows mit visueller Unterstützung ab. Spezifische Programmierkenntnisse benötigen Sie hingegen nicht.

Entscheiden Sie sich darüber hinaus für eine unabhängige Lösung, die daten- und dokumentenbezogene Prozesse gleichermaßen unterstützt, so ist der Mehrwert noch größer. Denn in diesem Fall sind Sie in der Lage, auch anwendungsübergreifende Workflows ohne großen Mehraufwand abzubilden. Wie Systeme dieser Art konkret funktionieren, zeigt ein Blick auf die Digitalisierungsplattform JobRouter®.

Wie funktionieren Workflow-Systeme?

JobRouter® vereint alle Funktionen einer leistungsstarken Workflow-Management-Lösung mit agilem Dokumentenmanagement, integriertem Datenmanagement und den Vorteilen von Digital Process Automation (DPA). Dabei gründet die Digitalisierungsplattform auf einem Low-Code-Ansatz für digitale Prozesse mit minimalem Programmieraufwand. Sie erlaubt es Ihnen nicht nur, Ihre Workflows zu digitalisieren. Auch eine Workflow-Automatisierung ist möglich. Aus technischer Sicht funktioniert dies wie folgt: Nach der Installation verbinden Sie die Plattform mit allen relevanten Systemen im Unternehmen. Dazu zählen beispielsweise:

  • Datenbanken
  • Archive
  • Betriebssysteme
  • ERP-Systeme
  • FiBu-Lösungen
  • CRM-Systeme
  • Office-Anwendungen
  • unternehmensspezifische Applikationen

JobRouter® fungiert als Standardschnittstelle für all diese Komponenten. Die DPA-Plattform sammelt alle prozessrelevanten Dokumente und Daten aus den angebundenen Quellen, verarbeitet sie und stellt die benötigten Informationen im Geschäftsprozess exakt zum richtigen Zeitpunkt bereit. Dabei geht der Funktionsumfang im Hinblick auf das Workflow Management deutlich über den von klassischen BPM-, DMS- und ERP-Systemen hinaus.

Beispiel: Eingangsrechnungsverarbeitung

Ein gutes Beispiel für die Funktionsweise ist der Anwendungsfall „Eingangsrechnungsverarbeitung“. Dieser Geschäftsprozess ist nur dem ersten Anschein nach simpel. In der Praxis ist er nämlich mit komplexen Anforderungen verbunden, die sich wie folgt darstellen können:

  • Sie möchten Einträge in Dialoge hinzufügen mithilfe von Tabellen (zum Beispiel Rechnungs- oder Bestellpositionen).
  • Vorgänge sollen auf Positionsebene parallelisiert werden (zum Beispiel Aufteilung von Rechnungen auf Kostenstellenverantwortliche).
  • Sie möchten direkt aus dem Vorgangsschritt Rückfragen stellen.
  • Sie müssen sämtliche Änderungen am Rechnungsdokument revisionssicher protokollieren.
  • Sie wollen Rechnungsdaten an Systeme wie SAP übertragen.
  • Der Prozess soll Hintergrundaktivitäten ausführen (zum Beispiel Datenbankeinträge lesen und schreiben, externe Programme starten).
  • Sie möchten individuelle Eingabeformulare bereitstellen.
  • Ihr Unternehmen benötigt mehrsprachige Dialoge und Aufgabenlisten.
  • Einzelne Dialogelemente sollen dynamisch ein- und ausgeblendet werden.
  • Sie möchten bestimmte Felder als Pflichtfelder definieren.

Klassische Dokumentenmanagementsysteme (DMS) oder Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) sind sehr dokumentenlastig und können diese Anforderungen der Rechnungsverarbeitung im Regelfall nicht vollständig erfüllen. Die JobRouter®-Digitalisierungsplattform ist dank ihrer flexiblen Schnittstellen und Module hingegen in der Lage, solch komplexe Szenarien abzudecken. Somit ist es Ihnen möglich, alle Arten von Workflows abzubilden. Auch eine Parallelisierung von Schritten, eine individuelle Verwaltung von Rollen und Berechtigungen, Benachrichtigungen und flexible Eskalationen können Sie umsetzen. Ebenso haben Sie die Möglichkeit, zahlreiche Schritte im Workflow zu automatisieren. Welche weiteren Einsatzszenarien sich daraus ergeben, erfahren Sie im folgenden Abschnitt.

Für welche Einsatzszenarien eignet sich ein Workflow-Management-System?

Ob Finanzwesen, Buchhaltung, Beschaffung, Administration, Kundenservice, HR, Vertrieb, Lagerhaltung, Gebäudemanagement, IT, Logistik oder Schulungswesen: Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihr Workflow Management mit einer umfassenden Digitalisierungsplattform wie JobRouter® zu realisieren, ergeben sich unendlich viele Einsatzmöglichkeiten für Ihre Prozessdigitalisierung und -automatisierung. Möglich wird dies durch die äußerst flexible, anwendungs- und abteilungsübergreifende Vernetzung von Prozessen, Dokumenten und Daten. Einige beispielhafte Einsatzszenarien sind:

Betrachten wir diese Use Cases im Folgenden genauer.

Digitales Management von Geschäftsreisen

Mit einem Workflow-Management-System können Sie sowohl den Reiseantrag als auch die spätere Reisekostenabrechnung digitalisieren. Prozessabläufe legen Sie in der Software genau fest. Gleiches gilt für Freigabezyklen und -fristen. Sicherheit und Schnelligkeit erreichen Sie mit klar definierten Rechten, Rollen sowie Eskalationsstufen. Die Formulare stellen Sie ebenfalls in digitaler Form bereit, sodass sie endgeräteunabhängig genutzt werden können. Mit Vorschlagswerten und Konsistenzprüfungen senken Sie hierbei das Fehlerpotenzial. Zudem werden alle Entscheidungen automatisch dokumentiert. Ihr gesamter Workflow wird transparent, nachvollziehbar und auch revisionssicher.

Digitales Management von Geschäftsreisen

Mit einem Workflow-Management-System können Sie sowohl den Reiseantrag als auch die spätere Reisekostenabrechnung digitalisieren. Prozessabläufe legen Sie in der Software genau fest. Gleiches gilt für Freigabezyklen und -fristen. Sicherheit und Schnelligkeit erreichen Sie mit klar definierten Rechten, Rollen sowie Eskalationsstufen. Die Formulare stellen Sie ebenfalls in digitaler Form bereit, sodass sie endgeräteunabhängig genutzt werden können. Mit Vorschlagswerten und Konsistenzprüfungen senken Sie hierbei das Fehlerpotenzial. Zudem werden alle Entscheidungen automatisch dokumentiert. Ihr gesamter Workflow wird transparent, nachvollziehbar und auch revisionssicher.

Automatisierung der Vertragsverwaltung

Mit Workflow-Systemen wie der JobRouter®-Plattform können Sie Verträge nicht nur digital abbilden, verwalten und abteilungsübergreifend bereitstellen. Sie realisieren bei Bedarf auch eine weitgehende Workflow-Automation. Zur Verfügung stehen Ihnen beispielsweise folgende Optionen:

  • Verträge automatisch anlegen
  • Vertragsdaten automatisch erfassen
  • Termine und Fristen automatisch überwachen
  • Erinnerungen oder Kündigungen automatisch versenden

Insgesamt sorgt der Ansatz für ein hohes Maß an Informationstransparenz, für Sicherheit und für eine deutliche Reduzierung Ihrer administrativen Aufwände.

Automatisierung der Vertragsverwaltung

Mit Workflow-Systemen wie der JobRouter®-Plattform können Sie Verträge nicht nur digital abbilden, verwalten und abteilungsübergreifend bereitstellen. Sie realisieren bei Bedarf auch eine weitgehende Workflow-Automation. Zur Verfügung stehen Ihnen beispielsweise folgende Optionen:

  • Verträge automatisch anlegen
  • Vertragsdaten automatisch erfassen
  • Termine und Fristen automatisch überwachen
  • Erinnerungen oder Kündigungen automatisch versenden

Insgesamt sorgt der Ansatz für ein hohes Maß an Informationstransparenz, für Sicherheit und für eine deutliche Reduzierung Ihrer administrativen Aufwände.

Digitales Fuhrparkmanagement

Gerade bei größeren Flotten ist das Fuhrparkmanagement eine komplexe Aufgabenstellung. Zu den Aufgaben zählen etwa die Verwaltung von Fahrzeugakten, die Durchführung von Führerscheinkontrollen sowie das Management von Versicherungen, steuerlichen Angelegenheiten, Tankkarten und Leasingverträgen. Verantwortliche wünschen sich, all diese Informationen an einem zentralen Ort verwalten und überwachen zu können. Gleichzeitig entfällt durch ein digitales Fuhrparkmanagement das manuelle Erfassen und Übertragen von Daten. Exakt an dieser Stelle setzen Digitralisierungsplattformen wie JobRouter® an.

Digitales Fuhrparkmanagement

Gerade bei größeren Flotten ist das Fuhrparkmanagement eine komplexe Aufgabenstellung. Zu den Aufgaben zählen etwa die Verwaltung von Fahrzeugakten, die Durchführung von Führerscheinkontrollen sowie das Management von Versicherungen, steuerlichen Angelegenheiten, Tankkarten und Leasingverträgen. Verantwortliche wünschen sich, all diese Informationen an einem zentralen Ort verwalten und überwachen zu können. Gleichzeitig entfällt durch ein digitales Fuhrparkmanagement das manuelle Erfassen und Übertragen von Daten. Exakt an dieser Stelle setzen Digitralisierungsplattformen wie JobRouter® an.

Mitarbeiter-Onboarding

Auch im Human-Ressources-Umfeld generieren Workflow-Management-Systeme einen erheblichen Mehrwert. Ein Beispiel ist der Mitarbeiter-Onboarding-Prozess. Er hat das Ziel, eine systematische und zielgerichtete Einarbeitung zu gewährleisten. Es ist wichtig, neue Mitarbeiter schnell über ihre zukünftigen Aufgaben zu informieren, Strukturen und Abläufe verständlich zu erklären, Kontakte aufzubauen, die Unternehmenskultur greifbar zu machen und die wichtigsten Ansprechpartner zu benennen. Hierfür müssen Sie eine ganze Reihe von Informationen, Daten und Dokumenten aus verschiedenen Quellen bereitstellen. Insgesamt sorgt Workflow-Management-Software bei diesem wichtigen HR-Prozess für Klarheit – sowohl bei bestehenden als auch beim neuen Kollegen.

Mitarbeiter-Onboarding

Auch im Human-Ressources-Umfeld generieren Workflow-Management-Systeme einen erheblichen Mehrwert. Ein Beispiel ist der Mitarbeiter-Onboarding-Prozess. Er hat das Ziel, eine systematische und zielgerichtete Einarbeitung zu gewährleisten. Es ist wichtig, neue Mitarbeiter schnell über ihre zukünftigen Aufgaben zu informieren, Strukturen und Abläufe verständlich zu erklären, Kontakte aufzubauen, die Unternehmenskultur greifbar zu machen und die wichtigsten Ansprechpartner zu benennen. Hierfür müssen Sie eine ganze Reihe von Informationen, Daten und Dokumenten aus verschiedenen Quellen bereitstellen. Insgesamt sorgt Workflow-Management-Software bei diesem wichtigen HR-Prozess für Klarheit – sowohl bei bestehenden als auch beim neuen Kollegen.

Success Story: Digitalisierung komplexer Workflows über 120 internationale Standorte hinweg

Der renommierte Automobilzulieferer ZF TRW suchte nach einer Lösung zur Digitalisierung von Workflows unterschiedlichster Art. Darunter befanden sich beispielsweise Urlaubsanträge, Bestellprozesse, Aus- und Weiterbildungsprozesse, Dienstreisen, Proformarechnungen (Zoll), Verschrottungen und Auditvorbereitungen. Die Workflows sollten in über 120 Standorten und auf 17 Sprachen einheitlich bereitgestellt werden. Um diesen hohen Anforderungen gerecht zu werden, entschied sich ZF TRW bereits im Jahr 2004 für JobRouter®. In einem Interview beschreiben die Verantwortlichen, wie sich der Einsatz des Workflow-Management-Systems in der Praxis darstellt.

Mehr über das Projekt erfahren!

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