Workflow-Management-System einfach erklärt

Qualitativ höhere, effizientere und transparentere Arbeitsabläufe sowie eine bessere Zusammenarbeit – das sind die Vorteile eines Workflow-Management-Systems. Welche Definition sich hinter dem Begriff verbirgt, erfahren Sie hier. Außerdem warten auf Sie Beispiele für digitale Workflows sowie Tipps zur richtigen Workflow-Management-Software.

Für eine verständliche Definition des Begriffs „Workflow-Management-System“ betrachten wir zunächst die verschiedenen Wortbestandteile und nähern uns so einer Erklärung an.

Was ist ein Workflow?

Ein Workflow ist auf Deutsch ein Arbeitsablauf. Laut Definition handelt es sich bei einem Workflow um die zeitliche und räumliche Reihenfolge zusammengehöriger Arbeitsvorgänge. Damit ist die Abwicklung von Geschäftsvorfällen in Unternehmen gemeint.

Im Unterschied zu Prozessen beschreibt ein Workflow nicht den betriebswirtschaftlichen Arbeitsvorgang, sondern wer technisch wann und wie einen Geschäftsprozess ausführt.

Jeder definierte Workflow folgt einem festen Schema und besteht aus einer Kombination verschiedener Bausteine. Diese sind:

• Trigger (auch Auslöser)
• Rollen (auch Bearbeitende, Mitarbeitende oder Akteure)
• Arbeitsschritte (auch Aktionen, Steps, Tätigkeiten, Aktivitäten), die sequenziell oder parallel ablaufen
• Zuordnung von Arbeitsschritten zu Bearbeitern, Teams oder Systemen
• Ergebnisse (zum Beispiel Lieferungen, Lösungen, Dokumente)
• Zuordnung der Ergebnisse zu Bearbeitern
• Zustände (Status zum aktuellen Fortschritt oder Fertigstellungsgrad von Ergebnissen)
• Kardinalität (Festlegung, wie häufig ein Arbeitsschritt durchgeführt oder ein Ergebnis erzielt werden muss)
• Definiertes Ende (Workflow-Abschluss)

Welche Workflow-Arten gibt es?

Zwar ist jeder Workflow eine Abfolge bestimmter Arbeitsschritte und Ergebnisse, hinsichtlich der Verarbeitung existieren jedoch Unterschiede. Es gibt fünf verschiedene Arten von Workflows:

1. Sequenzielle Workflows: die Arbeitsschritte werden in einem Flussdiagramm der Reihe nach geordnet. Jede Aktivität beginnt nach Abschluss des vorangegangenen Arbeitsschritts.
2. Regelbasierte Workflow-Verarbeitung: Folgeaktivitäten werden durch Workflow-Regeln angestoßen.
3. Parallele Workflow-Verarbeitung: Mindestens zwei Schritte in einer Schrittgruppe laufen gleichzeitig und unabhängig voneinander ab. Die Nachfolgeaktivität startet, nachdem alle Schritte der Schrittgruppe abgeschlossen sind.
4. Split-Merge-Workflow: Workflows spalten sich in mehrere Teilprozesse, die parallel durchlaufen und später wieder zu einem Prozess verschmolzen werden können.
5. Anwendungsgesteuerte und Ad-hoc-Workflow-Verarbeitung: Nutzer können manuell Arbeitsschritte delegieren oder überspringen.

Was bedeutet Workflow Management?

Workflow Management ist die Modellierung, Simulation, Steuerung, Überwachung, Analyse und Optimierung von Workflows in Unternehmen. Im Deutschen heißt Workflow Management (kurz: WfM) Arbeitsablaufverwaltung.

Das Ziel des Workflow Managements ist es,

• optimale Arbeitsabläufe zu gestalten,
• Fehler und Zeitverzögerungen zu vermeiden,
• unnötige Aufwände und Redundanzen zu verhindern sowie
• den Prozessverlauf und Status der Bearbeitungsschritte operativ zu kontrollieren.

Was ist ein Workflow-Management-System?

Bei Workflow-Management-Systemen (kurz: WfMS) handelt es sich um Software, welche die betriebswirtschaftliche Methode des Workflow Management unterstützen soll.

Tools für Workflow Management bestehen zumeist aus mehreren Komponenten:

1. Prozessmodellierung und -organisierung: Die Funktionen, um Prozesse rechte- und rollenabhängig zu modellieren und zu organisieren, sind im Regelfall das Herzstück der Workflow-Software. Meist erfolgt die Modellierung grafisch in Form von Flussdiagrammen.
2. Workflow Engine: Diese Komponente ist für die Steuerung und Überwachung einzelner Workflows sowie für das Anstoßen von Folgeprozessen zuständig. Ebenso ermöglicht sie eine Interaktion zwischen den angebundenen Applikationen und den Prozessbearbeitern.
3. Dokumentenmanagementsystem: Auch ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) gehört im Regelfall zu einem klassischen Workflow-System.
4. Analyse- und Reporting: Das Feature für Analysen und Reporting innerhalb der Workflow-Management-Software erlaubt einerseits die operative Überwachung der Arbeitsabläufe (zum Beispiel für die Termin- und Aufgabenkontrolle), andererseits globale Analysen für die Prozessoptimierung.

Was ist der Unterschied zwischen Workflow Management und BPM?

Workflow Management und Business Process Management (BPM) sind keine Synonyme.

Business Process Management, also Prozessmanagement, besitzt einen fachlich-konzeptionellen Charakter und findet auf einer übergeordneten (strategischen) Ebene statt. Es geht auch darum, Geschäftsprozesse in die Organisation, Kultur und Strategie des Unternehmens einzubinden. Dazu werden BPM-Tools genutzt.

Workflow Management ist ein Teil des Prozessmanagements. Es handelt sich hierbei um die operative Ebene, auf der Arbeitsabläufe in ihrer Abfolge analysiert, modelliert, verbessert und in ein Gesamtkonstrukt eingeordnet werden.

Workflow-Management-Systeme haben eine ganze Reihe von Vorteilen für Ihr Unternehmen:

1. Steigern Sie die Qualität Ihrer Workflows: Prozesse die definierten Schemata und Vorgaben folgen, haben eine höhere Qualität. Workflow-Management-Software regelt deshalb beispielsweise die Verwendung von Vorlagen oder den Zugang zu Informationen.
2. Erhöhen Sie die Effizienz Ihrer Workflows: Durch Regeln, Vorgaben und festgelegte Schritte verkürzen Sie die Durchlaufzeiten und minimieren Wartezeiten. Eine Workflow-Automatisierung lohnt sich besonders bei wiederkehrenden Prozessen.
3. Gestalten Sie Ihre Prozesse transparenter: Mithilfe digitaler Workflows erkennen Sie unter anderem, welche Aufgaben bearbeitet werden, wie lange die Fertigstellung dauern wird und sammeln Erkenntnisse über Schwachstellen und Optimierungsansätze.
4. Optimieren Sie die Kommunikation und Zusammenarbeit: Durch Workflows erhalten alle die benötigen Informationen und werden über aktuelle Aufgaben benachrichtigt. Rückfragen werden reduziert und das gegenseitige Verständnis gesteigert.
5. Profitieren Sie von einer einfachen Low-Code-Umsetzung: Low-Code-Plattformen  wie die Digitalisierungsplattform JobRouter® unterstützen daten- und dokumentenbezogene Prozesse. Programmierkenntnisse benötigen Sie nicht.

Ob Finanzwesen, Buchhaltung, Beschaffung, Administration, Kundenservice, HR, Vertrieb, Lagerhaltung, Gebäudemanagement, IT, Logistik oder Schulungswesen: Wenn Sie eine Software für Ihr Workflow Management einsetzen, ergeben sich viele Einsatzszenarien für Ihre Prozessdigitalisierung und Prozessautomatisierung.

Einsatzszenarien auf einen Blick

Ein Workflow-Management-System können Sie in diesen Fällen einsetzen:

• Digitales Reisemanagement
• Digitales Vertragsmanagement
• Digitales Fuhrparkmanagement
• Digitales Mitarbeiter-Onboarding
• Digitale Baurechnungen

Beispiel: Eingangsrechnungsverarbeitung

Die „Eingangsrechnungsverarbeitung“ ist ein Beispiel für einen (digitalen) Workflow, der mit komplexen Anforderungen verbunden ist. Sie möchten …

• Einträge in Dialoge mithilfe von Tabellen hinzufügen (z. B. Rechnungs- oder Bestellpositionen).
• Vorgänge auf Positionsebene parallelisieren (z. B. Rechnungen auf Kostenstellenverantwortliche aufteilen).
• Rückfragen direkt aus dem Vorgangsschritt stellen.
• sämtliche Änderungen am Rechnungsdokument revisionssicher protokollieren.
• Rechnungsdaten an Systeme wie SAP übertragen.
• Hintergrundaktivitäten ausführen lassen (z. B. Datenbankeinträge lesen und schreiben, externe Programme starten).
• mehrsprachige Dialoge und Aufgabenlisten für Ihr Unternehmen.
• einzelne Dialogelemente dynamisch ein- und ausblenden können.
• bestimmte Felder als Pflichtfelder definieren.

Klassische Dokumentenmanagementsysteme können diese Anforderungen der digitalen Rechnungsverarbeitung meist nicht vollständig erfüllen. Moderne Workflow-Lösungen hingegen sind in der Lage, alle Arten von Workflows abzubilden, Arbeitsschritte zu parallelisieren und Rollen sowie Berechtigungen individuell zu verwalten. Mit Workflow-Programmen können Sie Ihre Abläufe zudem automatisieren.

Für den optimalen Workflow sind mehrere Schritte notwendig. Im Rahmen des Workflow Managements sollten Sie so vorgehen:

1. Ziel festlegen: Um einen digitalen Workflow zu erstellen, müssen Sie festlegen, welches Ziel Sie mit dem Arbeitsablauf erreichen wollen.
2. Workflow erstellen: Listen Sie alle Schritte auf, die für den Workflow notwendig sind und bringen Sie diese in die effizienteste Reihenfolge.
3. Analyse des Workflows: Prüfen Sie, ob der Workflow, den Sie gestaltet haben, wirklich den größten Output verspricht und verbessern Sie den Workflow, falls nötig. Gibt es Schritte, die Sie einsparen können? Oder ist eine andere Reihenfolge der Arbeitsschritte sinnvoll?
4. Workflow darstellen: Als Diagramm lässt sich ein Workflow am besten abbilden. Hier wird genau festgehalten, wer wann was bis wann zu tun hat. Mit einem Workflow-Management-System können Sie Ihren Workflow digital dokumentieren und steuern.
5. Workflow evaluieren: Erproben Sie den Workflow in der Praxis und evaluieren Sie ihn regelmäßig. Veränderte Rahmenbedingungen benötigen beispielsweise neue Abläufe.

Gute Lösungen können Ihre Workflows digitalisieren und automatisieren. Aus technischer Sicht funktioniert das so: Nach der Installation verbinden Sie die Workflow-Management-Plattform mit allen relevanten Systemen Ihres Unternehmens. Dazu zählen zum Beispiel:

• Archive
• Betriebssysteme
• CRM-Systeme
• ERP-Systeme
• FiBu-Lösungen
• Office-Anwendungen
• Unternehmensspezifische Applikationen

Die Workflow-Management-Software fungiert als Standardschnittstelle für all diese Komponenten.

Die Digitalisierungsplattform JobRouter® greift auf die Low-Code-Entwicklung zurück, damit Sie Prozesse und Workflows mit minimalen Programmieraufwand erstellen können. Dabei vereint JobRouter® alle Funktionen eines starken Workflow-Management-Systems mit agilem Dokumentenmanagement, integriertem Datenmanagement und den Vorteilen der Digital Process Automation (DPA).

Als DPA-Plattform sammelt JobRouter® prozessrelevante Dokumente und Daten aus den angebundenen Quellen, verarbeitet sie und stellt die benötigten Informationen im Geschäftsprozess exakt zum richtigen Zeitpunkt bereit. Der Funktionsumfang für das Workflow Management geht damit deutlich über den von klassischen BPM-Tools, Dokumentenmanagementsystemen oder ERP-Programmen hinaus.

Überzeugen Sie sich selbst und fordern Sie die direkt eine Demo an. Bei Fragen sind wir gerne jederzeit für Sie da.