BPM-Tool für besseres Prozessmanagement
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So hilft die Software JobRouter® beim Business Process Management
Egal ob in einem kleinen Betrieb oder einem Großkonzern – Prozesse und Abläufe in Unternehmen jeder Branche werden immer komplexer. Um Geschäftsprozesse digital abbilden zu können und die Potentiale der Automatisierung zu nutzen, setzen viele Firmen auf Software-Lösungen: sogenannte BPM-Tools als Programme für Prozessmanagement. Erfahren Sie hier, welchen Vorteil ein System wie JobRouter® für Business Process Management hat und wie Sie es einsetzen können.
Was sind BPM-Tools? Eine Definition
BPM bedeutet Business Process Management. BPM-Tools sind also Programme für das Prozessmanagement. Manchmal werden sie auch als BPMS bezeichnet. Das ist die Abkürzung für Business Process Management Software oder Business Process Management System. Die Tools sollen dabei helfen, Geschäftsprozesse in Unternehmen jeder Größe und aus unterschiedlichen Branchen zu modellieren, zu implementieren und kontinuierlich zu verbessern.
BPM-Tools werden eingesetzt für: digitale Urlaubsanträge, Rechnungsverarbeitung, Mitarbeiter-Onboarding und weitere Einsatzszenarien.
Von der umfangreichen Suite zur intelligenten Lösung
Um einen einzelnen Ablauf zu optimieren, gibt es kleinere Softwarelösungen im Bereich des Prozessmanagements. Oder Sie setzen auf eine umfangreiche Business Process Management Suite, die alle Phasen des BPM-Lebenszyklus abdeckt.
Intelligent Business Process Management Systems (iBPMS) gehen noch einen Schritt weiter als herkömmliche Tools für Geschäftsprozessmanagement. Sie kombinieren Prozessmanagement mit KI, einer cloud-basierten Software und nutzerfreundlichen Low-Code-Tools. Außerdem ermöglichen die Systeme Analysen in Echtzeit, unterstützen mobile Plattformen, arbeiten mit komplexer Ereignisverarbeitung (Complex Event Processing (CEP)) und lassen eine einfache Integration weiterer Tools zu. iBPMS verbinden Mensch und Maschine sowie das Internet der Dinge (IoT), um Abläufe datengetriebener optimieren zu können und Unternehmen zu mehr Effektivität im Arbeitsalltag zu verhelfen.
Die Software entlang des BPM-Lebenszyklus einsetzen
Eine umfangreiche Software für Prozessmanagement ist eine Sammlung von Technologien, die Sie bei Design, Modellierung, Ausführung, Überwachung und Optimierung von Geschäftsprozessen unterstützt. Ein BPM-System deckt idealerweise den gesamten Lebenszyklus des prozessorientierten Managements ab.
Die Software entlang des BPM-Lebenszyklus einsetzen
Eine umfangreiche Software für Prozessmanagement ist eine Sammlung von Technologien, die Sie bei Design, Modellierung, Ausführung, Überwachung und Optimierung von Geschäftsprozessen unterstützt. Ein BPM-System deckt idealerweise den gesamten Lebenszyklus des prozessorientierten Managements ab.
1. Design
Wenn Sie mit Prozessmanagement beginnen, ist der erste Schritt, die bestehenden Prozesse in Ihrem Unternehmen zu identifizieren sowie sie digital abzubilden und zu visualisieren. Programme wie PowerPoint stoßen hier bereits an ihre Grenzen. Ein gutes BPM-Tool hingegen bietet Ihnen alles, was Sie zum Prozessdesign benötigen und erleichtert Ihnen später auch die Steuerung. JobRouter® bietet Ihnen unter anderem einen Prozessdesigner und auch einen Konverter für Business Process Model and Notation (BPMN), sodass Sie Prozesse in der Software einfach grafisch darstellen und importieren können.
In der Design-Phase des BPM-Lebenszyklus können Sie außerdem bereits erste Optimierungspotentiale ermitteln. Die Visualisierung hilft Ihnen dabei, Chancen und Risiken zu entdecken.
2. Modellierung & Implementierung
In dieser Phase geht es darum, den Workflow auszugestalten, digital zu erstellen und Schnittstellen zu generieren. JobRouter® unterstützt Sie bei Ihrem Workflow-Management durch einen Low-Code-Editor. Das heißt, Sie können die Abläufe einfach mit wenigen Klicks gestalten – ganz ohne Programmierungskenntnisse. Außerdem bietet das JobRouter® als BPM-System Schnittstellen zur Anbindung anderer Applikationen sowie einen Flowchart- und Formulardesigner.
3. Ausführung
In der nächsten Phase steht die Ausführung der Prozesse im Fokus, also die Umsetzung in Ihrem Unternehmen. Dazu können Sie das erstellte Modell für Ihre Mitarbeitenden freigeben, die es nun in Ihrem Arbeitsalltag integrieren und die Prozesse leben. Außerdem werden automatisierte Abläufe getestet.
4. Überwachung
In der Phase der Ausführung generieren Sie Daten, die sie in der Phase der Überwachung auswerten und visualisieren. Achten Sie darauf, wo es noch Verbesserungspotentiale gibt. Die BPM-Software von JobRouter® hilft Ihnen dabei durch die integrierte Heatmap und visualisierten KPIs.
5. Optimierung
Im fünften Schritt greifen Sie auf die Erkenntnisse der erhobenen Daten aus der letzten Phase zurück und überlegen sich, wie Sie den Prozess weiter optimieren können. Daran schließen sich erneut die anderen Phasen des BPM-Lebenszyklus an: Design, Modellierung, Ausführung, Überwachung und wieder die Optimierungsphase – unterstützt werden Sie bei jedem Schritt von einer umfangreichen BPM-Suite wie JobRouter®. Damit können Sie sicher sein, dass Ihre Geschäftsprozesse kontinuierlich besser werden.
Warum ist eine Software für Prozessmanagement sinnvoll?
In einer globalisierten und digitalisierten Welt steigen die Anforderungen an Unternehmen und deren Geschäftsprozesse immer mehr. Viele Abläufe müssen abteilungs- und standortübergreifend organisiert werden. Auch Dritte, wie zum Beispiel Lieferanten, sollen an den Prozess angebunden werden. Hier ohne Tool den Überblick zu behalten, ist wahrlich eine Herausforderung.
Die Kundenerwartungen steigen zusätzlich. Vorausgesetzt wird eine hohe Qualität bei immer schnelleren Abläufen. Eine Software wie JobRouter®, um Workflows zu optimieren und Geschäftsprozesse zu automatisieren, kann helfen, diese Herausforderungen zu meistern und die eigene Position am Markt zu stärken.
Mit einem BPM-System gelingt es Ihnen Ressourcen wie Maschinen, Software, aber auch Ihre Mitarbeiter, optimal einzusetzen und effizient zu arbeiten.
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Digitale Transformation
Eine BPM-Suite sollte Teil einer jeden Digitalisierungsstrategie von Unternehmen sein. Mithilfe der Software identifizieren Sie Kundenwünsche, ermitteln Chancen und Risiken und können die Vorteile der Digitalisierung dank genauster Daten direkt ermitteln und so Ihre Mitarbeitenden von Ihrem Change-Vorhaben überzeugen.
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Effizienzsteigerung
Durch klare Prozesse und die Möglichkeit zur Automatisierung sparen Sie Zeit und Kosten. Außerdem können Sie Qualitätsstandards einfacher einhalten, die Fehlerquote sinkt: Beschäftigte können sich auf Ihre Arbeitsergebnisse konzentrieren. Das heißt: Mehr Output bei gleichem Input im gesamten Unternehmen dank technologischem Fortschritt.
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Kollaboration
Software-Systeme für Prozessmanagement sind dafür ausgelegt, einfacher abteilungs- und standortübergreifend zu arbeiten. Die erfolgreiche Kommunikation im Team und mit externen Partnern wird leichter. Gleichzeitig können Stakeholder früher in den Prozess eingebunden werden. Es entstehen keine Prozessabweichungen wegen mangelnder Informationen.
Was sollten Sie bei der Auswahl für ein BPM-System beachten?
Um die Vorteile voll ausschöpfen zu können, ist die Wahl einer geeigneten Software wichtig. Wir haben einige Kriterien gesammelt, die bei der Suche und Auswahl einer guten BPM-Software erfahrungsgemäß eine wichtige Rolle spielen: Monitoring, Skalierbarkeit, Sicherheit, Analyse- und Simulationsfunktionen sowie Benutzerfreundlichkeit.
1. Monitoring
Achten Sie darauf, dass Sie mit der BPM-Software wichtige Geschäftsindikatoren möglichst in Echtzeit überwachen können. Idealerweise lassen sich die Daten in einem Dashboard visualisieren.
2. Skalierbarkeit
Jedes Unternehmen hat seine Besonderheiten und individuellen Anforderungen. Achten Sie daher darauf, dass die gewählte Prozessmanagement-Software diese abbilden kann. Dazu gehören Anbindungsmöglichkeiten zu Drittsystemen ebenso wie bevorzugte Datentypen oder Archiv- und Suchfunktionen von Dokumenten. Eine skalierbare Lösung ist außerdem für Unternehmen mit Wachstums- und Expansionsplänen notwendig, um nicht nur aktuelle Gegebenheiten, sondern auch zukünftige Veränderungen umsetzen zu können.
3. Sicherheit
Der Digital Office Index des Digitalisierungsverbands Bitkom belegt, dass 65 Prozent der 1.104 befragten Unternehmen den unberechtigten Zugriff auf sensible Unternehmensdaten im Zuge der Digitalisierung befürchten. Sicherheit ist damit eines der wichtigsten Kriterien, wenn es um die Auswahl eines geeigneten BPM-Tools geht. Insbesondere bei Cloud-Lösungen steht die Frage im Vordergrund, wo die Daten gehostet werden. In Deutschland sind die staatlichen Regulierungen besonders streng. Es empfiehlt sich deshalb, einen Software-Anbieter zu wählen, der die Daten in einem deutschen Rechenzentrum speichert. Zusätzlich sollte eine Prozessmanagement-Software die Anforderungen aus DSGVO und GoBD erfüllen.
4. Analyse und Simulation
Sie sollten darauf achten, dass die Software eine Analyse- und Simulationsfunktion zur Verfügung stellt. Mit einer Heatmap ist es zum Beispiel möglich, Schwachstellen innerhalb eines Prozesses zu analysieren. Die Simulationsfunktion ermöglicht, den Prozess aus Sicht des Endnutzenden zu testen. So können Sie die Funktionsfähigkeit von Folgeschritten, Systemaktivitäten, Regelbedingungen oder Skripten prüfen und Fehler im Vorfeld aufspüren.
5. Benutzerfreundlichkeit
Für Prozessdesigner ist eine flexible und benutzerfreundliche Oberfläche unabdingbar. Nur so können sie selbst komplizierte Prozessformulare schnell und einfach modellieren sowie anpassen. Auch für Endanwender ist eine benutzerfreundliche BPM-Software natürlich von Vorteil, um Prozesse besonders leicht starten und steuern zu können.
Warum Sie JobRouter® als Prozessmanagement-Software einsetzen sollten
Dies ist ein YouTube-Video. Wenn Sie dieses Video abspielen, erklären Sie sich mit den Datenschutz- und Nutzungsbedingungen von Google einverstanden und stimmen auch unseren Datenschutzbestimmungen zu.
Im Video bekommen Sie alle Phasen des BPM-Lebenszyklus anhand der JobRouter®-Funktionen erklärt.
Von Prozessdesign über Modellierung, Ausführung und Überwachung bis hin zur Prozessoptimierung – die JobRouter®-Digitalisierungsplattform ist eine flexible und individualisierbare Lösung, die Ihnen grenzenlose Einsatzmöglichkeiten bietet.
Unser Ansatz ist simpel: Wir digitalisieren und automatisieren all Ihre Geschäftsprozesse, indem wir Daten, Dokumente und Prozesse in einem System vernetzen, das sich optimal in Ihre IT-Landschaft fügt.
Dafür vertrauen wir auf eine starke API-Technologie und die modular erweiterbaren Funktionen unserer Plattform. Sie profitieren von einer BPM-Lösung, mit der Sie die gesamten Unternehmensprozesse digital abbilden und automatisieren können – und sparen von Anfang an.
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