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Elektronische Signatur: Digitale Unterschrift erstellen

Setzen Sie Ihre digitale Unterschrift ganz ohne Papier mit JobRouter® Sign – eindeutig, rechtssicher und einfach.

Dokumente gemeinsam erstellen, bearbeiten und revisionssicher speichern – alles kein Problem mit gängigen Dokumentenmanagementsystemen. Doch der größte Fallstrick für digitale Dokumentenarbeit war lange die bindende und rechtsgültige Unterschrift in elektronischer Form. Seit der eIDAS-Verordnung gibt es EU-weit einheitliche Regelungen zur eSignatur. Diese regelt, dass in den meisten Fällen elektronisch signierte Dokumente als Beweismittel vor Gericht zulässig sind, zum Beispiel um einen Vertragsabschluss nachzuweisen. Nun ist es also an der Zeit, nicht mehr über das Potential digitaler Unterschriften zu sprechen, sondern sie in die Tat umzusetzen!

Wie funktioniert eine elektronische Signatur?

Bei einer elektronischen Signatur spielen sowohl technische als auch rechtliche Komponenten eine Rolle. Das Verfahren muss bei der Unterzeichnung digitaler Dokumente eine sichere Authentifizierung und einen Zustimmungsnachweis ermöglichen. Damit eSignaturen rechtsverbindlich sind, sind seitens des eSignatur-Anbieters strenge Auflagen und Zertifizierungen zu erfüllen.

Digitale Signatur erstellen

Aus der technischen Perspektive betrachtet, ist eine elektronische Signatur zunächst ein Datensatz, der anderen elektronischen Daten wie beispielsweise einem PDF-Dokument beigefügt wird, und die der Anwender dann zum Unterzeichnen verwendet. Meistens handelt es sich dabei um Daten, die in Verbindung mit elektronischen Zertifikaten für natürliche oder juristische Personen (zum Beispiel Unternehmen) erzeugt werden. In diesem technischen Zusammenhang wird auch oft von digitalen Signaturen gesprochen – eine Methode zur Erzeugung elektronischer Signaturen mit Hilfe von Verschlüsselungsverfahren (Kryptografie).

JobSignature - die schnelle und vorkonfigurierte Lösung für digitale Unterschriften!

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Welche Vorteile bietet eine elektronische Signatur?

Bilden Sie Ihre Signaturprozesse durchweg digital ab

Medienbruchfreie Vorgänge und keine „Papierbremse“ mehr

Verkürzen Sie Durchlaufzeiten auf ein Minimum

Abschlüsse beschleunigen und dem Wettbewerb die Stirn bieten

Senken Sie Prozesskosten signifikant

Auf Kostendruck reagieren und Geld sparen

Bieten Sie Ihren Kunden mehr Komfort

Vorgänge lassen sich ganz einfach mobil abwickeln

JobRouter® Sign verändert die Art und Weise, wie Sie Geschäfte abwickeln und abschließen

Erstellen Sie eine Vertragsvorlage oder wählen Sie eine bestehende Vorlage aus und befüllen Sie diese mit den entsprechenden Informationen sowie den involvierten Personen. Daraufhin versendet JobRouter® automatisch eine Aufforderung zur Freigabe und Unterzeichnung des Dokuments an die von Ihnen hinterlegte Adresse. Lediglich diese Person kann die digitale Signatur durchführen, Zwischenschritte werden dokumentiert und entsprechen somit allen rechtlichen sowie Compliance-Anforderungen.

JobRouter® Sign - Elektronisches Signieren mit JobRouter®
Die JobRouter AG hat eine integrierte Lösung für das elektronische Signieren von Geschäftsdokumenten entwickelt. Die Namirial-Technologie bildet die Basis der JobRouter® Sign-Lösung, die ein Signieren von Dokumenten aus beliebigen Prozessen heraus ermöglicht.

Features von JobRouter® Sign

  • Vollständig integrierte elektronische Signatur in die JobRouter®-Plattform
  • Starten eines Signaturereignisses aus beliebigen Prozessen heraus
  • Schnelle und eindeutige digitale Unterschrift von jedem beliebigen Endgerät aus
  • Vollständige Dokumentation aller Zwischenschritte, involvierten Personen und durchgeführten Aktionen
  • Revisionssichere Archivierung der Dokumentation und Dokumente
  • Steigerung der Mitarbeiterproduktivität und Zufriedenheit durch einen optimierten Informationsfluss bei der Dokumentenarbeit
  • Aufwandslose Einhaltung gesetzlicher Standards und Vorgaben durch die Zertifizierung von Namirial als Vertrauensdiensteanbieter
  • Erhöhte Transparenz und Sicherheit über den Status des Dokuments
  • Steuerung von Prozessen über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg (Einbindung externer Partner)

JobRouter® Sign ist mit der Version JobRouter® 5 erhältlich und kann sowohl On-Premises als auch aus der Cloud bezogen werden.

Sicherheit auf allen Ebenen

Unsere Lösung ist eIDAS-konform. Dafür arbeiten wir mit dem Vertrauensdiensteanbieter Namirial zusammen. Wir setzen ausschließlich modernste Verschlüsselungstechnologie ein und sorgen für eine lückenlose Dokumentation des Signaturprozesses.

Welche Arten von elektronischer Signatur lassen sich mit JobRouter® Sign umsetzen?

Mit JobRouter® Sign sind Sie in der Lage, qualifizierte, fortgeschrittene und einfache elektronische Signaturen umzusetzen.

1. Einfache elektronische Signatur

Einfache elektronische Signaturen haben einen geringen, zuweilen auch ungenügenden Beweiswert. Sie können diese nur für Vorgänge einzusetzen, die mit einem geringen rechtlichen Risiko einhergehen, zum Beispiel interne Prozesse wie Urlaubsanträge oder Rechnungsfreigaben.

2. Fortgeschrittene elektronische Signatur

Mit der fortgeschrittenen elektronischen Signatur ist es möglich, Dokumente auf ihre Authentizität und Integrität zu prüfen. Diese Signaturart muss mit Mitteln erzeugt werden, die der Unterzeichner unter seiner alleinigen Kontrolle halten kann. Sie muss ausschließlich dem Unterzeichner zugeordnet sein, um ihn dadurch zu identifizieren. Außerdem muss sie mit den Daten, auf die sie sich bezieht, verknüpft sein, damit eine nachträgliche Veränderung der Daten bemerkt werden kann.

3. Qualifizierte elektronische Signatur

Die qualifizierte elektronische Signatur ist in ihrer Rechtswirkung der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt. Erzeugt werden qualifizierte elektronische Signaturen auf Basis eines qualifizierten elektronischen Zertifikats. Dieses stellt ein Vertrauensdienstleister wie Namirial bereit, nachdem die Unterzeichner identifiziert sind. Dokumente, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unterschrieben sind, können auf ihre Authentizität und Integrität überprüft werden. Qualifizierte elektronische Signaturen sollten Sie einsetzen, wenn es für den Anwendungsfall eine Vorschrift zur Schriftform gibt. Dies ist allerdings bei den allermeisten Geschäftsprozessen nicht der Fall.

Arten elektronischer Signatur
Übersicht: verschiedene Arten von elektronischer Signatur

Welche Anwendungsfälle sind bei elektronischen Signaturen möglich?

Qualitätsmanagement

Auftragsabwicklung, Befolgung Standardabläufe, Prüfprotokolle, Güternachverfolgung, Entsorgungsnachweise

Personal

Arbeitsverträge, Mitarbeiterrichtlinien, Einverständniserklärungen, Genehmigungen, Vertraulichkeitsvereinbarungen, Spesenabrechnungen, Bonus-Vereinbarungen

Einkauf

Lieferantenverträge, Dienstleistungsverträge, Beratungsverträge, Lastenheftfreigaben, Bestellungen / Aufträge, Änderungsanträge, Zahlungsfreigaben

Service / Support

Support-Vereinbarungen, Wartungsverträge, Akzeptanz / Änderung Nutzungsbedingungen, Schadensmeldungen, Reparaturaufträge, Änderungsaufträge, Abnahmen

Häufig gestellte Fragen zur elektronischen Signatur

Was ist der Unterschied zwischen einer elektronischen Signatur und einer digitalen Signatur?

Elektronische Signaturen: juristischer Begriff zur Definition von rechtlichem Kontext und Beweiswert

Elektronische Signaturen können durch unterschiedliche Techniken generiert werden. In der EU werden einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen unterschieden.

Digitale Signaturen: mathematisch-technischer Begriff
Verfahren zur Erzeugung einer elektronischen Signatur. Über asymmetrische Verschlüsselung wird mit Hilfe eines geheimen privaten Signaturschlüssels (Private Key) zu digitalen Daten (zum Beispiel Dokumente oder Nachrichten) ein Wert berechnet. Mit Hilfe eines öffentlichen Schlüssels (Public Key) lassen sich Urheberschaft und Integrität des Datensatzes prüfen. Digitale Signaturen basieren auf Zertifikaten von Vertrauensdienstleistern oder von Unternehmen beziehungsweise Organisationen.

Wie erfolgt die Übermittlung der Kopie eines signierten Dokumentes an den Unterzeichner?

Es gibt hier mehrere Möglichkeiten. Zunächst ist es wichtig zu verstehen, dass es keine „Kopie“ im klassischen Sinne wie bei einem Papierdokument gibt. Es handelt sich immer um „Originale“. Die Übermittlung des Dokumentes kann erfolgen durch

  • Bereitstellung in einem Kundenportal des Institutes zum Download.
  • Übermittlung des Links zum Dokument per E-Mail.
  • Zusendung des Dokumentes als Anhang in einer E-Mail.
Was ist die Voraussetzung, um elektronische Signaturen in JobRouter® verwenden zu können? Welche Module sind erforderlich?

Für eine einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur genügt JobRouter® Sign. Je nach Anwendungsfall benötigt man zusätzlich

  • das Modul JobPDF zur Erstellung von Dokumenten, die unterschrieben werden sollen.
  • das Modul JobArchive zur Archivierung von Dokumenten.
  • das Modul JobViewer 2 für das Anbringen von Signaturfeldern auf PDF-Dateien.
Können auch Externe Dokumente mit JobRouter® Sign unterschreiben?

Ja, das ist möglich. Sie können Dokumente, die elektronisch unterschrieben werden sollen, auch an Personen versenden, die keinen JobRouter®-Account besitzen. Die externen Beteiligten werden per E-Mail in den Signaturprozess eingebunden. Neben dem Namen und einer gültigen E-Mail-Adresse ist bei einer 2-Faktor-Authentifizierung ebenfalls eine Mobilfunknummer notwendig.

Können mit JobRouter® Sign signierte Dokumente vor Gericht verwendet werden?

Alle elektronischen Dokumente können als Beweismittel vor Gericht verwendet werden. Artikel 25 der EU-Verordnung 910/2014 (Verordnung über elektronische Identitäten und Vertrauensdienste) unterstreicht dies nochmals und betont, dass alle elektronischen Dokumente vom Gericht berücksichtigt werden müssen.

Für die meisten alltäglichen Rechtsgeschäfte ist keine besondere Form vorgeschrieben, sodass jede elektronische Signatur verwendet werden kann. In bestimmten Fällen, wie beispielsweise Verbraucherkrediten unter Teilzeitarbeitsverträgen, ist eine Schriftform vorgeschrieben, die nach §§ 126 Abs. 3 und 126 a BGB nur durch eine qualifizierte elektronische Signatur erfüllt wird. Die qualifizierte elektronische Signatur hat die gleiche Rechtswirkung wie die eigenhändige Unterschrift.

Elektronische Signaturen können auch eingesetzt werden, um den Abschluss von Verträgen oder die Abgabe von Angeboten oder Bestellungen später nachweisen zu können. Hierzu genügt eine fortgeschrittene elektronische Signatur. Damit lässt sich ausreichend nachweisen, dass die Unterschrift tatsächlich von dem angegebenen Absender stammt (Authentizität) und seither nicht verändert wurde (Integrität). Dieser Beweis kann auch im gerichtlichen Verfahren geführt werden.

Welche Dokumentformate können mit JobRouter® elektronisch signiert werden?

Mit JobRouter® können Sie Word- und PDF-Dokumente unterzeichnen. Word-Dokumente werden automatisch als PDF konvertiert. Das signierte Dokument, das Sie zurückbekommen, ist immer eine PDF.

Werden mit JobRouter® Sign unterschriebene Dokumente auch in Europa anerkannt oder nur in Deutschland?

JobRouter® Sign basiert auf dem Produkt eSignAnyWhere von der Firma Namirial. Namirial ist ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter wie in der EU-Verordnung eIDAS 910/2014 definiert. Daher sind alle mit diesem Anbieter signieren Dokumente mindestens EU-weit anerkannt.

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