Direkt zum Hauptinhalt

Das JobRouter®-Modul JobArchive

Dokumenten-Management leichtgemacht mit einem integrierten digitialen Archiv

Das Modul JobArchive ist ein vollständig in JobRouter® integriertes ECM-System und erlaubt eine revisionssichere Archivierung von beliebigen Dokumenten aus mehrsprachigen Archiven sowie JobRouter®-Prozessen heraus.

Die Integration des Archives in die JobRouter®-Geschäftsprozesse erfolgt sowohl über eine Systemaktivität und ein Dialogelement als auch eine Dialogintegration zur Anzeige von Dokumenten im Viewer. Somit verschmelzen Prozess-Management und Dokumenten-Management zu einer integrierten Lösung.

Vor allem beim Zugriff auf Dokumente innerhalb eines Prozesses profitiert der JobRouter®-Anwender davon, dass der Prozess die Rechte zur Dokumentenanzeige steuert. Das bedeutet, dass jeder der in JobRouter® an einem Vorgang arbeitet, für den bestimmte Dokumente relevant sind, diese Dokumente auch einsehen kann.

 

JobArchive verfügt über folgende Features

JobArchive verfügt über folgende Features

  • Archivieren von beliebigen Dateien
  • JobViewer-Komponente zur Anzeige von über 300 verschiedenen Dateitypen im Browser inklusive (s. Modulbeschreibung JobViewer)
  • Per Dialogintegration lassen sich Dokumente elegant in JobRouter®-Formulare einbinden
  • Verwendung verschiedener Speicheradapter
  • Einfache Administration der Archive
  • Revisionssichere Archivierung
  • Versionskontrolle von Dateien
  • De-Duplizierung von Dateien
  • Nahtlose Integration in JobRouter
  • Integrierte Rechtesteuerung zur Anzeige von Dokumenten aus dem Workflow
  • Direkter Aufruf von Dokumenten aus der Eingangsbox
  • JobArchive-Systemaktivität zum Ausführen von Aktionen in JobArchive (Archivieren, Indexdaten ändern, etc.)
  • Mehrsprachige Archive über das Modul JobMultilanguage verfügbar
  • Dokumentation sämtlicher Ereignisse des Dokumentes
  • Aufruf von Dokumenten oder Trefferlisten aus externen Programmen

Nahtlose Integration in JobRouter®

In JobRouter® können Vertreter definiert oder Schritte anderen Anwendern zugewiesen werden - Diese Nutzer verfügen in diesem Fall und für den jeweiligen Vorgang über die entsprechenden Rechte, um die Dokumente anzusehen oder ggf. bearbeiten zu können. Der Aufbau einer zweiten, von JobRouter® unabhängigen Rechtestruktur, die dann kompliziert gepflegt und aktualisiert werden muss, entfällt komplett.

Das Modul JobArchive ist in der Basis-Version mit bis zu 1.000 Dokumenten in jeder JobRouter®-Installation inklusive.

 

JobArchive Modulbeschreibung

Automatisierte Abläufe dank Systemaktivität

Mit der JobArchive-Systemaktivität können Sie zentrale Funktionen des Archivs aus einem Prozess heraus steuern. Die Systemaktivität kann in jedem Prozess an beliebiger Stelle integriert werden.

Sie stellt die folgenden Funktionen zur Verfügung:

Archivierung von Dokumenten
Archivierung von PDF-Protokollen
Ändern von Indexdaten
Löschen von Dokumenten
Lesen von Indexdaten

Dialogintegration

Die JobViewer-Dialogintegration ermöglicht es, Dokumente auf der rechten Seite eines Dialogs anzuzeigen.

Erweiterung um beliebige Archive

JobArchive bietet die Möglichkeit beliebig viele Archive anzulegen. Jedes Archiv kann beliebige Indexdaten verwalten. Dies können Textfelder, Zahlen, Dezimalzahlen oder Datumswerte sein.

 

Deduplizierung

Sie können in JobArchive die Option „De-Duplizierung“ aktivieren. Diese erkennt automatisch Dateien, die doppelt abgelegt werden und speichert diese nur ein Mal im Dateisystem. Dies funktioniert auch archivübergreifend.

Gerade bei der Archivierung von Dokumenten, die z.B. per E-Mail an verschiedene Empfänger im Unternehmen versendet wurden, kann es vorkommen, dass Dokumente mehrfach in verschiedenen Archiven mit unterschiedlichen Indexdaten abgelegt werden. Dies kann sinnvoll sein. Eine doppelte Speicherung auf dem Dateisystem ist allerdings unnötig.

 

Versionierung

Dokumente, die in JobArchive abgelegt werden, können mit Versionen versehen werden. Dabei kann auch eine automatische Versionskontrolle aktiviert werden, die bei Änderungen einer Datei eine neue Version erzeugt.

 

Mehrsprachige Archive (JobRouter® Enterprise)

Für jedes Archiv können sowohl für den Archivnamen als auch für die Indexspalten Übersetzungen hinterlegt werden. Diese Übersetzungen werden z.B. bei der Anzeige der Ergebnislisten verwendet und sorgen dafür, dass jeder JobRouter®-Anwender das Archiv in der für ihn definierten Sprache angezeigt bekommen. Diese Funktionalität steht nur in Verbindung mit der JobRouter®-Enterprise Edition zur Verfügung.

 

Revisionssichere Ablage

Für eine revisionssichere Ablage von Dokumenten kann jedes Archiv so eingestellt werden, dass das Löschen von Dokumenten nicht mehr zulässig ist. In diesem Fall können je nach Konfiguration zwar neue Revisionen eines Dokumentes erstellt und gespeichert werden, die einmal abgelegten Dokumente werden allerdings nicht mehr verändert.

 

Ereignisprotokoll

Für eine revisionssichere Ablage von Dokumenten ist es wichtig sämtliche Aktionen, die auf ein Dokument ausgeführt werden, dokumentieren zu können. Pro Archiv kann entschieden werden, welche Ereignisse protokolliert werden sollen. Sowohl das Ablegen, Verändern und Löschen von Dokumenten als auch das Lesen und Herunterladen können protokolliert werden.

Der Administrator hat Zugriff auf das Ereignisprotokoll und kann für die einzelnen Archive die protokolierten Ereignisse einsehen. Für jedes Ereignis wird eine Verknüpfung zum auslösenden Workflow gespeichert, wodurch auch im Nachhinein nachvollziehbar bleibt in welchem Kontext die Aktion durchgeführt wurde.

URL-Integration

In vielen Anwendungsfällen ist es notwendig Dokumente aus anderen Programmen heraus aufzurufen. So möchte man dem archivierten Beleg z. B. mit einem direkten Link aus dem ERP-System folgen können, ohne eine manuelle Suche im Archiv ausführen zu müssen.

JobArchive bietet hierfür eine URL-Integration, welche es erlaubt, individuelle URLs zu erstellen. Diese erzeugen daraufhin entweder genau ein Dokument oder eine Trefferliste. Dabei kann unterschieden werden, ob das Dokument im Viewer geöffnet werden soll oder nur als Download zur Verfügung steht.

Unterstützung verschiedener Speicheradapter

JobArchive erlaubt es, selbst zu wählen, wie Sie Ihre Dokumente abspeichern wollen.

Zur Auswahl stehen derzeit die folgenden Speicheradapter:

  • Dateisystem (JobArchive-Standard): Dieser Speicheradapter sorgt dafür, dass die Dokumente im Dateisystem in einer automatisch erzeugten Verzeichnisstruktur gespeichert werden. Diese ist so entwickelt worden, dass in einem Archiv bis zu einer Billion Dokumente gespeichert werden können.
  • FAST LTA: Für eine komplett revisisonssichere Archivierung von Dokumenten können die SilentCubes von FAST LTA als Speicherort für JobArchive-Dokumente verwendetwerden, wodurch gespeicherte Dokumente nicht mehr geändert werden können. JobArchive überprüft bei der Archivierung automatisch, dass Dokumente tatsächlich erfolgreich auf dem Cube archiviert worden sind. Dadurch wird der komplette Prozess in JobRouter® revisionssicher gestaltet.