Vernetzte Systeme

SAP-Rechnungsprüfung mit JobRouter®

Der Automobilzulieferer IHI Charging International entwickelt und produziert innovative Turbolader für OEMs wie VW, Audi, Daimler, Toyota, Ferrari und andere. Mit der Digitalisierungsplattform JobRouter erstellten sie einen automatisierten und optimierten Kreditorenprozess und verbanden den neuen Prozess mit SAP für eine sichere und effiziente Rechnungsverarbeitung.

Vorteile für die Geschäftsführung

Kontrolle und Transparenz über alle Projekte und Prozessschritte
Termingerechte Bearbeitung durch Zeitüberwachung
Verkürzte Durchlaufzeiten
Minimierung der Fehlerquellen
Erhöhung der Prozessqualität
Reduzierung der Verwaltungsaufwände
Zugriff von jedem Standort durch webbasierte Oberfläche
Höhere Lieferantenzufriedenheit
Dokumentation und Rückverfolgbarkeit aller Aktivitäten
Sichere Archivierung und schneller Zugriff auf alle Dokumente

Vorteile für die Mitarbeiter

Persönlicher Aufgabenmanager
Fristgerechte Bearbeitung
Steigerung der Arbeitsqualität
Minimierung der Fehlerquellen
Schnellere und einfachere Bearbeitung

Projektdetails

Kunde: IHI Charging Systems International GmbH
Branche: Automobilzulieferer
Mitarbeiter: ca. 1.000

Datenbank: MS SQL
Laufende Prozesse: Rechnungseingangsprüfung, internes Ticketsystem ##### Zusätzliches Feld im Original: Besonderheiten dezentrale Unternehmensorganisation

Vereinfachte Rechnungsfreigabe mit der JobRouter®-Digitalisierungsplattform

Eingehende Lieferantenrechnungen wurden bisher von der Buchhaltung eingescannt und nach manuell ausgelesener Bestellnummer an den entsprechenden Mitarbeitende per Mail gesandt, mit der Bitte die Rechnung freizugeben. Diese antworteten entweder direkt auf die Mail und erteilten darin deren Freigabe oder druckten die Rechnung aus, um sie zu unterschreiben und zurück an die Buchhaltung zu schicken, die dann ihrerseits die erteilte Freigabe ausdruckte, um sie hinter die Rechnung zu heften.

Nicht nur, dass dieses Vorgehen viel Zeit in Anspruch nahm, entstand zusätzlich auch ein erhöhtes Papieraufkommen, das immer mehr Ordner beanspruchte, da zu jeder Rechnung ein Extrablatt mit der Freigabe mit abgeheftet werden musste. Die Nachverfolgung der noch freizugebenden Rechnungen war ebenfalls mit erhöhtem Aufwand verbunden.

Bei einem aktuellen Volumen mit über 100 Rechnungen am Tag, Tendenz steigend, war schnell klar, dass eine professionelle Lösung gefunden werden musste. Rechnungen sollten im Idealfall im gleichen Monat verbucht werden, in dem sie eingegangen sind. Das nicht fristgerechte Bearbeiten sowie das Abhandenkommen einzelner Rechnungen sollten von nun an der Vergangenheit angehören. Nachdem man mehrere Systeme miteinander verglichen hatte, fiel die Wahl auf das Workflow-Management-System (WfMS) JobRouter®.

Der bisherige Prozessablauf wurde zusammen mit der Buchhaltung an der einen oder anderen Stelle nochmals optimiert und anschließend in JobRouter® nachgebildet. Darauf folgte eine ausführliche Testphase, die hin und wieder kleine Fehler oder Verbesserungspotenziale aufzeigte. Schließlich wurde der Prozess immer weiter verfeinert und den unternehmensspezifischen Anforderungen angepasst, bis er schließlich in die Produktivphase überging und seitdem intensiv im Unternehmen genutzt wird.

Jede Rechnung erfordert eine Kostenstelle oder eine Projektnummer, die von der Buchhaltung bei den eingehenden Rechnungen manuell kontiert werden. Dies bedeutet die Auswahl des Sachkontos bzw. der Kostenstelle. Anschließend wird die Rechnung eingescannt. Der Buchhalter kann nun im SAP-Programm das eingescannte Dokument öffnen und verbuchen. Solange eine Rechnung nicht freigegeben ist, bleibt sie in SAP zur Zahlung gesperrt. Diese Sperre wird erst aufgehoben, wenn die Rechnung freigegeben wurde.

Nun kommt das WfMS JobRouter® zum Einsatz. Da jeder Kostenstelle ein:e verantwortliche:r Mitarbeiter:in zugeordnet ist, weiß JobRouter® durch die eingegebenen Daten bei der Rechnungserfassung in SAP, an welche Mitarbeitende eine E-Mail zu versenden ist. In der Benachrichtigungsmail findet der/die freizugebende Mitarbeiter:in eine Nachricht mit Anweisung zur Freigabe und einen Link, der gleichzeitig die eingescannte Rechnung und den Freigabebildschirm öffnet.

Wenn die Rechnung freigegeben ist, wird automatisch die Zahlungssperre in SAP entfernt, wodurch diese mit dem nächsten Zahlungslauf beglichen werden kann. Gibt der/die Mitarbeiter:in die Rechnung aus bestimmten Gründen nicht frei, kann er/sie sie mit einem Kommentar über JobRouter® an einen andere:n Mitarbeiter:in weiterleiten. Auch diese:r hat wieder die Möglichkeiten, die Rechnung freizugeben oder abzulehnen. Im Falle einer permanenten Ablehnung der Freigabe durch einen Fehler in der Rechnung, kann die Buchhaltung durch eine per JobRouter® versendete E-Mail darüber informiert werden.

Alle profitieren

Wird eine Rechnung im JobRouter® nicht bearbeitet, erhält der/die zugeteilte Mitarbeiter:in nach einer definierten Anzahl an Tagen eine Erinnerungsmail mit der Bitte um Freigabe der Rechnung. Erfolgt weiterhin keine Bearbeitung der freizugebenden Rechnung, wird die Buchhaltung per E-Mail darüber informiert. Es fallen nun alle Ausdrucke weg, die vorher an diversen Stellen benötigt wurden. Der Papierverbrauch konnte stark reduziert und die Durchlaufzeit des Prozesses deutlich verkürzt werden.

Zudem ermöglicht eine Historie den Überblick über alle Rechnungen. So ist mit wenigen Klicks einsehbar, welche:r Mitarbeiter:in wann welche Rechnung freigegeben hat und welche noch offen sind bzw. abgelehnt wurden. Rechtzeitig werden durch JobRouter® automatisch Erinnerungs- sowie Benachrichtigungsmails verschickt, die einen sicheren und zügigen Prozessablauf gewährleisten.

JobRouter® ermöglicht IHI Charging Systems International somit das fristgerechte und professionelle Bearbeiten von Rechnungen, sorgt für eine transparente Buchhaltung und erhöht die Unternehmenseffizienz.

Seit 2013 besteht die Möglichkeit, BAPI's ohne Schnittstellensoftware direkt aus JobRouter® heraus aufzurufen. Hierfür wird das Modul JobSAP BAPI eingesetzt.

Die IHI Charging Systems International wurde 2001 als deutsch-japanisches Joint Venture von der Daimler AG und der IHI Corporation gegründet. Mit Niederlassungen in Heidelberg, Ichtershausen und Cernusco (Italien) ist IHI Charging Systems International (ICSI) spezialisiert auf die Entwicklung, Produktion und Vertrieb hocheffizienter Turbolader. Zu den Kunden des Unternehmens zählen fast alle Marken der europäischen Automobilindustrie wie beispielsweise Daimler, VW, Audi, Skoda, BMW, Ferrari und andere.