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So geht Business Process Management (BPM)

Prozessmanagement einfach erklärt

  • Erscheinungsdatum, aktualisiert am
  • Lesedauer
  • KategorieGeschäftsprozesse digitalisieren

Im Englischen als Business Process Management (BPM) bezeichnet, im Deutschen auch unter Geschäftsprozessmanagement bekannt – doch was ist Prozessmanagement? Erhalten Sie hier eine einfache Definition mit verständlichen Beispielen, eine Übersicht zu den Methoden und hilfreiche Tipps für die Praxis.

Definition

Was ist Prozessmanagement?

Prozessmanagement ist laut Definition eine Methode, um analoge sowie digitale Geschäftsprozess zu analysieren, zu gestalten, zu steuern und zu verbessern. Die zentrale Frage ist: Wer macht was, wann, wie und womit?

Synonyme für Prozessmanagement

Geschäftsprozessmanagement (GPM) ist ein Synonym für Prozessmanagement. Im Englischen – inzwischen auch oft im deutschsprachigen Raum – wird die Bezeichnung Business Process Management (BPM) genutzt.

Ziele von Prozessmanagement

Das Ziel von ganzheitlichem Prozessmanagement ist es, Geschäftsprozesse so zu verbessern, dass sie optimal zum Erreichen der Unternehmensziele beitragen. Es sollen Effizienz, Qualität sowie Flexibilität optimiert und gleichzeitig Kosten gesenkt werden, um die Wertschöpfung des Unternehmens zu erhöhen.

Idealerweise sind bei der Analyse alle Prozesse im Unternehmen einbezogen. Diese können zum Bespiel Abläufe mit anderen Unternehmen, Systemen, Kunden, Lieferanten oder Partnern umfassen.

Phasen & Aufgaben des Prozessmanagements

Business Process Management (BPM) ist eine fortlaufende Tätigkeit, die verschiedene Schritte beinhaltet und sich anhand des BPM-Lebenszyklus abbilden lässt. Je nach Gegebenheit variieren die einzelnen Phasen bzw. Aufgaben des Prozessmanagements. In der Regel sind dies: Analyse, Modellierung, Ausführung, Überwachung und Optimierung von Prozessen.

BPM-Lebenszyklus

Phasen & Aufgaben des Prozessmanagements

Business Process Management (BPM) ist eine fortlaufende Tätigkeit, die verschiedene Schritte beinhaltet und sich anhand des BPM-Lebenszyklus abbilden lässt. Je nach Gegebenheit variieren die einzelnen Phasen bzw. Aufgaben des Prozessmanagements. In der Regel sind dies: Analyse, Modellierung, Ausführung, Überwachung und Optimierung von Prozessen.

Wie JobRouter® den BPM-Lebenszyklus unterstützt
Im Video bekommen Sie alle Phasen des BPM-Lebenszyklus anhand der JobRouter®-Funktionen erklärt.

Operatives vs. strategisches Prozessmanagement

Das strategische Prozessmanagement zielt langfristig auf die Verbesserung der gesamten Unternehmensprozesse ab. Im Fokus steht die Definition geeigneter Maßnahmen sowie das Kontrollieren der Umsetzung.

Im Unterschied dazu beschäftigt sich das operative Prozessmanagement mit Teilprozessen im Tagesgeschäft. Kurzfristige Aufgabe ist es, bestimmte Prozess in einem abgesteckten Bereich zu analysieren, zu modellieren und zu optimieren.

Übrigens: Workflow-Management gilt als Teilgebiet des Prozessmanagements, bei dem das Koordinieren und Organisieren von Geschäftsprozessen im Fokus steht. Digital Process Automation (DPA) hingegen ist eine Weiterentwicklung von Prozessmanagement und unterstützt Unternehmen bei der digitalen Transformation sowie der Prozessdigitalisierung und Prozessautomatisierung.

Vorteile für Ihr Unternehmen

Warum sollten Sie Prozessmanagement einführen?

Die wichtigsten Vorteile und damit Argumente für Prozessmanagement sind:

  • transparente Kosten und Verantwortlichkeiten,
  • effiziente, abteilungsübergreifende Abläufe,
  • Informations- und Wissensaustausch zwischen unterschiedlichen Abteilungen, der sich anhand eines Lebenszyklus abbilden lässt. Je nach Gegebenheit variieren die einzelnen Phasen, sie beinhalten aber in der Regel eine Modellierungs-, Ausführungs- und Überwachungsphase.

Bekannte Ansätze

Was sind Methoden des Prozessmanagements?

Es gibt viele verschiedene Methoden im Prozessmanagement. Drei der populärsten BPM-Methoden möchten wir Ihnen hier vorstellen: Total-Quality-Management (TQM), Lean Management und Kaizen.

1. Total-Quality-Management (TQM)

Total-Quality-Management (TQM) oder auch „umfassendes Qualitätsmanagement“ ist eine Methode des Prozessmanagements, deren Schwerpunkt – ausgehend von der Kundenzufriedenheit – Qualität in allen Unternehmensbereichen ist. Qualität wird dabei nicht als Ziel, sondern als Prozess gesehen, der nie zu Ende geht.

2. Lean Management

Eine weitere Methode des Prozessmanagement – das Lean Management – setzt auf schlanke Prozesse. Das heißt, über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg sollen überflüssige Abläufe beseitigt und nötige Prozesse optimiert werden. Inzwischen wird die Methode des Lean Managements oft mit dem System Six Sigma zu Prozessverbesserung verknüpft: Es entsteht Lean Six Sigma.

3. Kaizen

Prozessorientierung ist eine der Grundlagen des Kaizen, was im Japanischen für „Verbesserung zum Besseren“ steht. Daraus entwickelte sich die Methode des Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP), welche sich auf Produkt, Prozess- und Servicequalität konzentriert. Statt auf große Innovationen wird hier auf kleine, fortwährende Optimierungen gesetzt.

Wo lässt sich digitales Prozessmanagement einsetzen?

Geschäftsprozessmanagement im Personalwesen

So können Sie das digitale Prozessmanagement im HR-Bereich einsetzen:

Und das sind die Gründe, warum sich Digitalisierung im Personalwesen lohnt:

  • Förderung von New Work und mobilem Arbeiten
  • Steigerung von Mitarbeiterzufriedenheit durch schnelle Abwicklung
  • Transparenz bei der Mitarbeiterverantwortung
  • Vereinfachtes Change-Management
  • medienbruchfreier Informationsaustausch

Geschäftsprozessmanagement in der Verwaltung

Beispiele für Prozesse, die Sie mittels Geschäftsprozessmanagement in der Verwaltung optimieren können:

Und das sind die Gründe, warum sich die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen lohnt:

  • Enorme Zeitersparnis über alle Abteilungen hinweg
  • Schnellere und aktuellere Buchführung
  • Schneller, sicherer Zugriff auf alle Unterlagen und Daten
  • Effiziente Abläufe dank durchgängiger Prozesse
  • Optimierter Service durch zeitnahen, proaktiven Kontakt
  • Tagesaktuelle Buchhaltungs- und Lohnauswertungen
  • Reduzierte Gesamtprozesskosten
  • Fundierte Entscheidungen durch erhöhte Transparenz
  • Strenge Sicherheitsstandards für Dokumente und Datenaustausch

Geschäftsprozessmanagement in der Finanzbuchhaltung

So sieht Business Process Management (BPM) in der Praxis der Finanzbuchhaltung aus:

  • Treasury Management
  • Risikobewertung
  • Purchase-to-Pay
    • Rechnungseingangsprüfung
    • Rechnungsausgangsbearbeitung
  • Ausgabenplanung
  • Bankenreport
  • Datencontrolling
  • Debitorenanlage

Und das sind die Gründe, warum sich Digitalisierung in der Finanzbuchhaltung lohnt:

  • Mehr Leistung durch integrierten Datenaustausch
  • Erstellung elektronischer Rechnungen mit Informationsverknüpfung
  • Etablierung einer papierlosen Ablage als zentrales Nachschlagewerk für alle Unterlagen
  • Möglichkeit, Belege ohne Materialkosten auszutauschen und zu archivieren
  • Optimierte Kostenkontrolle

Geschäftsprozessmanagement im Einkauf

Im Einkauf können Sie digitales Prozessmanagement in diesen Bereichen einsetzen:

  • Investitionsantrag
  • Wareneingangsprozess
  • Bestellprozess
  • Auftragsbearbeitung
  • Inventurprozess
  • Lieferfreigabe

Und das sind die Gründe, warum sich Digitalisierung im Einkauf lohnt:

  • Vertrags-, Lieferanten- und Beschaffungsmanagement ohne Medienbrüche
  • Optimierte Lieferketten
  • Maximierte Reaktionsgeschwindigkeit
  • Automatisierte Routineabläufe (Artikeldispositionen, Erstellen von Bestellvorschlägen oder Preisanfragen)
  • Transparente Buchungen und Lagerbestände
  • Neue Einsparungspotenziale
  • Reduzierte Bearbeitungszeit

Geschäftsprozessmanagement im Vertrieb

Straffen Sie Ihre Vertriebsprozesse durch folgende BPM-Ansätze:

  • Auftragsabwicklung
  • Informationsdownload
  • Angebotsfreigabe
  • Zusammenstellen von Produktblättern
  • B2B-Vertriebsprozess

Und das sind die Gründe, warum sich Digitalisierung im Vertrieb lohnt:

  • Vereinfachung von Abläufen, Kommunikation und Beratung
  • Höhere Reichweite und gesteigerter Umsatz
  • Optimierte Vertriebsproduktivität
  • Vertrauen aufbauen und Misstrauen verhindern
  • Geminderte Kosten für Verwaltung und Organisation
  • Erhöhte Effektivität und verringerte Fehleranfälligkeit
  • Vereinfachte Kontaktaufnahme, Datenpflege & Kollaboration
  • Nachhaltiger Wettbewerbsvorteil

Studie zu digitalen Lösungen

Wie setzen Unternehmen Geschäftsprozessmanagement ein?

Aus einer Studie des Digitalisierungsverbands Bitkom geht hervor, dass Unternehmen vor allem im Personal-, Finanz- und Rechnungswesen digital an Fahrt gewinnen, jedoch noch lange nicht alle Möglichkeiten ausschöpfen.

Für die Digitalisierung dieser Bereiche ist dabei das Prozessmanagement die wesentliche Voraussetzung. Denn um Prozesse digitalisieren zu können, müssen Sie zunächst erfasst und beschrieben werden. Unternehmen, die Prozessmanagement einführen wollen, sollten in der Theorie einen ganzheitlichen Plan verfolgen und in der Praxis in kleinen Schritt vorangehen. Ob andere Bereiche erst später auf der Agenda stehen und deshalb digital hinterherhinken, wird sich in den kommenden Jahren zeigen.

Für welche der folgenden Bereiche setzt Ihr Unternehmen bereits digitale Lösungen zur Planung und Steuerung von Unternehmensressourcen ein bzw. plant dies?

Einsatz von digitalen Lösungen in Unternehmen

Ihr BPM-Team

Welche Rollen gibt es im Prozessmanagement?

Bevor Sie in Ihrem Unternehmen Prozessmanagement einführen, sollten die Rollen im Rahmen des Prozessmanagements geklärt werden. Folgende Positionen sind meistens vertreten:

  • Chief Process Officer:in (CPO) / Prozessmanager:in leitet den das gesamte Prozessmanagement.
  • Prozesseigner:in / Prozessverantwortliche:r ist für die Steuerung eines einzigen Prozesses zuständig.
  • Prozessmanagement-Berater:in unterstützt die Führungskräfte im Prozessmanagement.
  • Prozessmanagement-Coach hilft Prozessmanager:innen bei der Durchführung ihrer Aufgaben.
  • Prozessbeteiligte sind diejenigen, die in die Prozesse direkt involviert sind.
  • Prozesscontroller:in berät hinsichtlich der Zielerreichung unter Einbeziehung von Kennzahlen.
  • Prozessauditor:in stellt das effiziente und zielorientierte Prozessmanagement sicher.

Erfolgskontrolle

Welche Kennzahlen können Sie im Prozessmanagement nutzen?

Um sich einen Überblick über den Status-quo Ihrer Unternehmensprozesse verschaffen und später den Erfolg Ihrer Anstrengungen messbar machen zu können, ist es wichtig, mit Prozesskennzahlen zur Überwachung des Prozessmanagements zu arbeiten. Die Kennzahlen leiten sich von den Unternehmenszielen ab.

Sinnvolle Messwerte sind beispielsweise:

  • Durchlaufzeiten
  • Liegezeiten
  • Rüstzeiten
  • Bearbeitungszeiten

Diese Zahlen können Sie einzeln betrachten oder aber Sie bilden den Durchschnitt daraus, um einen Gesamtüberblick zu erhalten.

In der Praxis

Wie lässt sich Business Process Management umsetzen?

Eine Studie von Accenture belegt, dass in Unternehmen viele Pilotprojekte zur Digitalisierung isoliert voneinander starten. Das Ergebnis: Vier von fünf Projekten werden gestoppt oder erfolglos beendet. Denn: Prozessmanagement ist kein starres Abarbeiten von To-Do-Listen, sondern lebt von Kommunikation und Teamarbeit. Wichtig ist der Rückhalt aller Beteiligten inklusive des Managements, um Geschäftsprozessmanagement ganzheitlich einführen und vorantreiben zu können.

Zentral dabei sind folgende drei Schritte, um Prozessmanagement umzusetzen:

1. Prozesse strukturieren

Verschaffen Sie sich einen Überblick über alle Prozesse im Unternehmen und den einzelnen Abteilungen, halten Sie die Arbeitsläufe fest und gliedern Sie sie in Wertschöpfungs-, Support- und Managementprozesse.

Wertschöpfungs-, Support- und Managementprozesse: Abhängigkeit zueinander

2. Prozesslandkarte erstellen

Mit einer Prozesslandkarte visualisieren Sie die identifizierten Prozesse, unterteilen Sie in Teilprozesse und reichern Sie mit weiteren Informationen (zum Beispiel verantwortliche Abteilung/Mitarbeit) an. Außerdem erfassen Sie benötigte Drittsysteme, Dokumente und Kennzahlen.

3. Prozesse realisieren und optimieren

Im letzten Schritt des Prozessmanagements arbeiten Sie Ihre Landkarte ab und digitalisieren sowie automatisieren Ihre Geschäftsprozesse. Mit der anschließenden Prozessoptimierung beginnt der BPM-Lebenszyklus wieder erneut.

Unsere Empfehlungen

Was sind Tipps für Business Process Management?

Wenn Sie Ihr Prozessmanagement umsetzen, beherzigen Sie am besten diese Tipps:

  1. Beziehen Sie die Perspektive der Mitarbeitenden auf Prozesse ein.
  2. Beginnen Sie mit einfachen Prozessen und arbeiten Sie sich dann bis hin zu unerprobten Prozessen im Unternehmen vor.
  3. Erstellen Sie einen großzügigen Zeitplan mit Meilensteinen, den Sie immer wieder prüfen.
  4. Etablieren Sie regelmäßige Meetings zum Austausch zwischen allen Beteiligten.
  5. Setzen Sie auf Hilfsmittel wie Ihre Prozesslandkarte oder Projektmanagementtools oder eine BPM-Software.

BPM-Tools im Einsatz

Wie unterstützt Software das Prozessmanagement?

Mithilfe von Software können Unternehmen Geschäftsprozesse modellieren, implementieren, optimieren und vor allem automatisieren. Sämtliche Aufgaben erfolgen in einer Plattform. Sie hilft dabei, Prozessmanagement ganzheitlich anzugehen und Prozesse von Anfang bis Ende zu betrachten sowie zu verbessern. Dadurch können Abläufe nicht nur effizienter gestaltet, sondern Ressourcen bedarfsorientiert angepasst, Fehler reduziert, Zeit gespart und letztendlich die gesamte Wertschöpfung eines Unternehmens angehoben werden.

Damit Sie all Ihre Geschäftsprozesse Blick haben, bietet es sich an, auf eine Lösung wie JobRouter® zu setzen. Wie genau diese funktionieren und wie JobRouter® Sie konkret unterstützt, erfahren Sie auf unserer Seite zu BPM-Tools.

Was ist JobRouter®?

Die JobRouter®- Digitalisierungsplattform ist eine flexible und individualisierbare Lösung, die Ihnen grenzenlose Einsatzmöglichkeiten bietet. Unser Ansatz ist simpel: Wir digitalisieren und automatisieren all Ihre Geschäftsprozesse, indem wir Daten, Dokumente und Prozesse in einem System vernetzen, das sich optimal in Ihre IT-Landschaft fügt.  

Dafür vertrauen wir auf eine starke API-Technologie und die modular erweiterbaren Funktionen unserer Plattform. Sie profitieren von einer Lösung, mit der Sie Ihr gesamtes Business digital abbilden und automatisieren können – und sparen von Anfang.  

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