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So geht Business Process Management (BPM)
Prozessmanagement einfach erklärt
- Letzte Aktualisierung , erstellt am
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- Kategorie Geschäftsprozesse digitalisieren
Im Englischen als Business Process Management bzw. BPM bezeichnet, im Deutschen auch unter Geschäftsprozessmanagement bekannt – doch was ist Prozessmanagement und was sind dessen Ziele? Erhalten Sie hier eine einfache Definition mit verständlichen Beispielen, eine Übersicht zu den Methoden und hilfreiche Tipps für die Praxis.
Definition
Was ist Prozessmanagement?
Prozessmanagement ist laut Definition eine Methode, um analoge sowie digitale Geschäftsprozesse zu analysieren, zu gestalten, zu steuern und zu verbessern. Die zentrale Frage ist: Wer macht was, wann, wie und womit?
Synonyme für Prozessmanagement
Geschäftsprozessmanagement (GPM) ist ein Synonym für Prozessmanagement. Im Englischen – inzwischen auch oft im deutschsprachigen Raum – wird die Bezeichnung Business Process Management (BPM) genutzt.
Ziele von Prozessmanagement
Warum macht man Prozessmanagement? Das Ziel von ganzheitlichem Prozessmanagement ist es, Geschäftsprozesse im Unternehmen so zu verbessern, dass sie optimal zum Erreichen der Unternehmensziele beitragen. Es sollen Effizienz, Qualität sowie Flexibilität gesteigert und gleichzeitig Kosten gesenkt werden, um die Wertschöpfung des Unternehmens zu erhöhen.Dafür erfolgt zuerst eine Analyse des Ist-Zustands, um alle bestehenden Prozesse und Strukturen zu erfassen.
Idealerweise sind bei der Analyse alle Prozesse im Unternehmen einbezogen. Diese können zum Bespiel Abläufe mit anderen Unternehmen, Systemen, Kunden, Lieferanten oder Partnern umfassen.
Operatives vs. strategisches Prozessmanagement
Dabei gibt es zwei unterschiedliche Ansätze, wie Sie Prozessmanagement im Unternehmen betreiben. Das strategische Prozessmanagement zielt langfristig auf die Verbesserung der gesamten Unternehmensprozesse ab. Im Fokus steht die Definition geeigneter Maßnahmen sowie das Kontrollieren der Umsetzung.
Im Unterschied dazu beschäftigt sich das operative Prozessmanagement mit Teilprozessen im Tagesgeschäft. Die kurzfristige Aufgabe ist es, bestimmte Prozesse in einem abgesteckten Bereich zu analysieren, zu modellieren und zu optimieren.
Übrigens: Workflow-Management gilt als Teilgebiet des Prozessmanagements, bei dem das Koordinieren und Organisieren von Geschäftsprozessen im Fokus steht. Digital Process Automation (DPA) hingegen ist eine Weiterentwicklung von Prozessmanagement und unterstützt Unternehmen bei der digitalen Transformation sowie der Prozessdigitalisierung und Prozessautomatisierung.
Phasen & Aufgaben des Prozessmanagements
Business Process Management (BPM) ist eine fortlaufende Tätigkeit, die verschiedene Schritte beinhaltet und sich anhand des BPM-Lebenszyklus abbilden lässt. Je nach Gegebenheit variieren die einzelnen Phasen bzw. Aufgaben des Prozessmanagements.
In der Regel können fünf Phasen des Prozessmanagements unterschieden werden:
- Analyse,
- Modellierung,
- Ausführung,
- Überwachung und
- Optimierung von Prozessen.
Phasen & Aufgaben des Prozessmanagements
Business Process Management (BPM) ist eine fortlaufende Tätigkeit, die verschiedene Schritte beinhaltet und sich anhand des BPM-Lebenszyklus abbilden lässt. Je nach Gegebenheit variieren die einzelnen Phasen bzw. Aufgaben des Prozessmanagements.
In der Regel können fünf Phasen des Prozessmanagements unterschieden werden:
- Analyse,
- Modellierung,
- Ausführung,
- Überwachung und
- Optimierung von Prozessen.
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Im Video bekommen Sie alle Phasen des BPM-Lebenszyklus anhand der JobRouter®-Funktionen erklärt.
Vorteile für Ihr Unternehmen
Warum sollten Sie Prozessmanagement einführen?
Die wichtigsten Vorteile und damit Argumente für Prozessmanagement sind:
- unumgängliche Basis für nachhaltige Prozessautomatisierung und Prozessoptimierung.
- transparente, sinkende Kosten durch optimierte Prozessdurchlaufzeiten,
- definierte Verantwortlichkeiten und Abläufe für mehr Sicherheit im Tagesgeschäft,
- effiziente, abteilungsübergreifende Abläufe durch klare Strukturen,
- reibungsloser Informations- und Wissensaustausch zwischen unterschiedlichen Abteilungen auf Basis vorgeschriebener Software und Kanäle (Konsolidierung der Daten, Eliminierung von z.B. Schatten-IT).
Bekannte Ansätze
Was sind Methoden des Prozessmanagements?
Es gibt viele Methoden im Prozessmanagement. Drei der populärsten BPM-Methoden möchten wir Ihnen hier vorstellen: Total-Quality-Management (TQM), Lean Management und Kaizen.
1. Total-Quality-Management (TQM)
Total-Quality-Management (TQM) oder auch „umfassendes Qualitätsmanagement“ ist eine Methode des Prozessmanagements, deren Schwerpunkt – ausgehend von der Kundenzufriedenheit – die Steigerung der Qualität in allen Unternehmensbereichen ist. Qualität wird dabei nicht als Ziel, sondern als fortlaufender Prozess gesehen, der durch kontinuierliches Lernen verbessert werden soll.
Der Ansatz ist dabei ganzheitlich (Total) auf die unternehmensweite Verbesserung (Qualität) durch das Mitwirken aller notwendigen Beteiligten (Management) ausgerichtet. In erster Linie sollen Fehler und Unsicherheiten reduziert werden, indem klare Strukturen, Regelung und Führung vom Management etabliert wird. Damit können schließlich Kosten gesenkt und die Qualität überaus gesteigert werden.
2. Lean Management
Eine weitere Methode des Prozessmanagement – das Lean Management – setzt auf schlanke Prozesse. Das heißt, über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg sollen überflüssige Abläufe beseitigt und notwendige Prozesse optimiert werden. Inzwischen wird die Methode des Lean Managements oft mit Six Sigma kombiniert, einer weiteren Methode zur Prozessverbesserung.
Lean Six Sigma zielt auf eine Null-Fehler-Rate im Prozessverlauf ab. Dabei sollen Prozesse so stabil wie möglich laufen, was mit Statistiken entlang eines definierten Mittelwerts überprüft wird. Auch hier ist das langfristige Ziel die Steigerung der Qualität und Reduzierung von Fehlern.
3. Kaizen
Kontinuität ist eine der Grundlagen des Kaizen, was im Japanischen für „Verbesserung zum Besseren“ steht. Daraus entwickelte sich die Methode des Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP), das hierzulande als Synonym zum Kaizen gilt. Sie konzentriert sich auf die Verbesserung der Produkt, Prozess- und Servicequalität. Dafür wird auf kleine, fortwährende Optimierungen gesetzt (stufen- bzw. schrittweise) statt sprunghafte Veränderungen (Innovationen) abzuwarten. Nichtsdestotrotz können diese im Prozess kombiniert werden.
Im Unterschied zu anderen Prozessmanagement-Methoden liegt der Fokus beim Kaizen auf den Mitarbeitenden, die entwickelt und gefördert werden. Das Humankapital wird als Invest verstanden, der den Unternehmenserfolg vorantreibt und die Qualität nachhaltig verbessert. Technologie ist hingegen begleitendes Mittel, das dabei unterstützt.
Wo ist digitales Prozessmanagement sinnvoll?
Prozessmanagement wirkt unternehmensweit. Dennoch müssen Entscheider eine Reihenfolge und Struktur festlegen sowie eine Methode und eine Strategie auswählen: In welcher Abteilung starten wir die Prozessanalyse? Welche Methode passt zum eigenen Unternehmen? Wie gehen wir dabei vor? Denn sowohl im ganzen Unternehmen als auch in einzelnen Abteilungen gibt es eine Vielzahl an Geschäftsprozessen, die wiederum einzelne Schritte, Handlungsanweisungen und Verantwortlichkeiten beinhalten. Diese Abläufe lassen sich digital abbilden.
Auch wenn das eigentliche Prozessmanagement losgelöst von digitalen Lösungen ist, lässt es sich damit wesentlich einfacher umsetzen. Digitale und automatisierte Geschäftsprozesse verbessern die Leistungsfähigkeit in allen Abteilungen. Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für die Einführung von Prozessmanagement im Unternehmen:
Geschäftsprozessmanagement im Personalwesen
So können Sie das digitale Prozessmanagement im HR-Bereich einsetzen:
- Digitaler Urlaubsantrag
- Digitale Personalakte
- Digitale Reisekostenabrechnung
- Digitales Bewerbungsmanagement
- Digitales Mitarbeiter-Onboarding
- Digitale Spesenabrechnung
- Digitaler Dienstreiseantrag
Und das sind die Gründe, warum sich die Digitalisierung von Personalprozessen lohnt:
- Förderung von New Work und mobilem Arbeiten
- Steigerung von Mitarbeiterzufriedenheit durch schnelle Abwicklung
- Transparenz bei der Mitarbeiterverantwortung
- Vereinfachtes Change-Management
- medienbruchfreier Informationsaustausch
Geschäftsprozessmanagement in der Verwaltung
Beispiele für Prozesse, die Sie mittels Geschäftsprozessmanagement in der Verwaltung optimieren können:
- Digitales Vertragsmanagement
- Schulungsverwaltung
- Genehmigungsprozesse
- Digitale Bauakte / Digitale Projektakte
- Werkstattauftrag
- Digitales Fuhrparkmanagement
Und das sind die Gründe, warum sich die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen lohnt:
- Enorme Zeitersparnis über alle Abteilungen hinweg
- Schnellere und aktuellere Buchführung
- Schneller, sicherer Zugriff auf alle Unterlagen und Daten
- Effiziente Abläufe dank durchgängiger Prozesse
- Optimierter Service durch zeitnahen, proaktiven Kontakt
- Tagesaktuelle Buchhaltungs- und Lohnauswertungen
- Reduzierte Gesamtprozesskosten
- Fundierte Entscheidungen durch erhöhte Transparenz
- Strenge Sicherheitsstandards für Dokumente und Datenaustausch
Geschäftsprozessmanagement in der Finanzbuchhaltung
So sieht Business Process Management (BPM) in der Praxis der Finanzbuchhaltung aus:
- Treasury Management
- Risikobewertung
- Purchase-to-Pay
- Rechnungseingangsprüfung
- Rechnungsausgangsbearbeitung
- Ausgabenplanung
- Bankenreport
- Datencontrolling
- Debitorenanlage
Und das sind die Gründe, warum sich Digitalisierung in der Finanzbuchhaltung lohnt:
- Mehr Leistung durch integrierten Datenaustausch
- Erstellung elektronischer Rechnungen mit Informationsverknüpfung
- Etablierung einer papierlosen Ablage als zentrales Nachschlagewerk für alle Unterlagen
- Möglichkeit, Belege ohne Materialkosten auszutauschen und zu archivieren
- Optimierte Kostenkontrolle
Geschäftsprozessmanagement im Einkauf
Im Einkauf können Sie digitales Prozessmanagement in diesen Bereichen einsetzen:
- Investitionsantrag
- Wareneingangsprozess
- Bestellprozess
- Auftragsbearbeitung
- Inventurprozess
- Lieferfreigabe
Und das sind die Gründe, warum sich Digitalisierung im Einkauf lohnt:
- Vertrags-, Lieferanten- und Beschaffungsmanagement ohne Medienbrüche
- Optimierte Lieferketten
- Maximierte Reaktionsgeschwindigkeit
- Automatisierte Routineabläufe (Artikeldispositionen, Erstellen von Bestellvorschlägen oder Preisanfragen)
- Transparente Buchungen und Lagerbestände
- Neue Einsparungspotenziale
- Reduzierte Bearbeitungszeit
Geschäftsprozessmanagement im Vertrieb
Straffen Sie Ihre Vertriebsprozesse durch folgende BPM-Ansätze:
- Auftragsabwicklung
- Informationsdownload
- Angebotsfreigabe
- Zusammenstellen von Produktblättern
- B2B-Vertriebsprozess
Und das sind die Gründe, warum sich Digitalisierung im Vertrieb lohnt:
- Vereinfachung von Abläufen, Kommunikation und Beratung
- Höhere Reichweite und gesteigerter Umsatz
- Optimierte Vertriebsproduktivität
- Vertrauen aufbauen und Misstrauen verhindern
- Geminderte Kosten für Verwaltung und Organisation
- Erhöhte Effektivität und verringerte Fehleranfälligkeit
- Vereinfachte Kontaktaufnahme, Datenpflege & Kollaboration
- Nachhaltiger Wettbewerbsvorteil
Studie zu digitalen Lösungen
Wie setzen Unternehmen Geschäftsprozessmanagement aktuell ein?
Aus einer Studie des Digitalisierungsverbands Bitkom geht hervor, dass Unternehmen vor allem im Personal-, Finanz- und Rechnungswesen digital an Fahrt gewinnen, jedoch noch lange nicht alle Möglichkeiten ausschöpfen.
Für die Digitalisierung dieser Bereiche ist dabei das Prozessmanagement die wesentliche Voraussetzung. Denn um Prozesse digitalisieren zu können, müssen Sie zunächst erfasst und beschrieben werden. Unternehmen, die Prozessmanagement einführen wollen, sollten in der Theorie einen ganzheitlichen Plan verfolgen und in der Praxis in kleinen Schritt vorangehen. Ob andere Bereiche erst später auf der Agenda stehen und deshalb digital hinterherhinken, wird sich in den kommenden Jahren zeigen.
Für welche der folgenden Bereiche setzt Ihr Unternehmen bereits digitale Lösungen zur Planung und Steuerung von Unternehmensressourcen ein bzw. plant dies?
In der Praxis
Wie sollten Sie beim Prozessmanagement vorgehen?
Eine Studie von Accenture belegt, dass in Unternehmen viele Pilotprojekte zur Digitalisierung isoliert voneinander starten. Das Ergebnis: Vier von fünf Projekten werden gestoppt oder erfolglos beendet. Denn: Prozessmanagement ist kein starres Abarbeiten von To-Do-Listen, sondern lebt von Kommunikation und Teamarbeit. Wichtig ist der Rückhalt aller Beteiligten inklusive des Managements, um Geschäftsprozessmanagement ganzheitlich einführen und vorantreiben zu können.
Zentral dabei sind folgende drei Schritte, um Prozessmanagement umzusetzen:
1. Prozesse strukturieren
Verschaffen Sie sich einen Überblick über alle Prozesse im Unternehmen und den einzelnen Abteilungen, halten Sie die Arbeitsläufe fest und gliedern Sie sie in Wertschöpfungs-, Support- und Managementprozesse.
Im Prozessmanagement werden in der Regel Wertschöpfungs-, Support- und Managementprozesse voneinander unterschieden.
2. Prozesslandkarte erstellen
Mit einer Prozesslandkarte visualisieren Sie die identifizierten Prozesse, unterteilen Sie in Teilprozesse und reichern Sie mit weiteren Informationen (zum Beispiel verantwortliche Abteilung/Mitarbeit) an. Außerdem erfassen Sie benötigte Drittsysteme, Dokumente und Kennzahlen.
3. Prozesse realisieren und optimieren
Im letzten Schritt des Prozessmanagements arbeiten Sie Ihre Landkarte ab und digitalisieren sowie automatisieren Ihre Geschäftsprozesse. Mit der anschließenden Prozessoptimierung beginnt der BPM-Lebenszyklus wieder erneut.
Erfolgskontrolle
Welche Kennzahlen können Sie im Prozessmanagement nutzen?
Um sich einen Überblick über den Status quo Ihrer Unternehmensprozesse verschaffen und später den Erfolg Ihrer Anstrengungen messbar machen zu können, ist es wichtig, mit Prozesskennzahlen zur Überwachung des Prozessmanagements zu arbeiten. Die Kennzahlen leiten sich von den Unternehmenszielen ab.
Sinnvolle Messwerte sind beispielsweise:
- Durchlaufzeiten
- Liegezeiten
- Rüstzeiten
- Bearbeitungszeiten
Diese Zahlen können Sie einzeln betrachten oder aber Sie bilden den Durchschnitt daraus, um einen Gesamtüberblick zu erhalten.
Ihr BPM-Team
Welche Rollen gibt es im Prozessmanagement?
Bevor Sie in Ihrem Unternehmen Prozessmanagement einführen, sollten die Rollen im Rahmen des Prozessmanagements geklärt werden. Folgende Positionen sind meistens vertreten:
- Chief Process Officer:in (CPO) / Prozessmanager:in leitet das gesamte Prozessmanagement.
- Prozesseigner:in / Prozessverantwortliche:r ist für die Steuerung eines einzigen Prozesses zuständig.
- Prozessmanagement-Berater:in unterstützt die Führungskräfte im Prozessmanagement.
- Prozessmanagement-Coach hilft Prozessmanager:innen bei der Durchführung der Aufgaben.
- Prozessbeteiligte sind direkt in den Prozessablauf involviert.
- Prozesscontroller:in berät hinsichtlich der Zielerreichung unter Einbeziehung von Kennzahlen.
- Prozessauditor:in stellt das effiziente und zielorientierte Prozessmanagement sicher.
Unsere Empfehlungen
Was sind Tipps für Geschäftsprozessmanagement?
Wenn Sie Ihr Prozessmanagement umsetzen, beherzigen Sie am besten diese Tipps:
- Beziehen Sie die Perspektive der Mitarbeitenden auf Prozesse ein, in denen sie invovliert sind.
- Beginnen Sie mit einfachen Prozessen und arbeiten Sie sich dann vor bis hin zu unübersichtlichen Prozessen im Unternehmen .
- Erstellen Sie einen großzügigen Zeitplan mit Meilensteinen, den Sie immer wieder prüfen.
- Etablieren Sie regelmäßige Meetings zum Austausch zwischen allen Beteiligten.
- Setzen Sie auf Hilfsmittel wie Ihre Prozesslandkarte, Projektmanagement- oder BPM-Tools.
BPM-Tools im Einsatz
Wie unterstützt Software das Prozessmanagement?
Mit Hilfe von Software können Unternehmen Geschäftsprozesse modellieren, implementieren, optimieren und vor allem automatisieren. Sämtliche Aufgaben erfolgen in einer Plattform. Sie hilft dabei, Prozessmanagement ganzheitlich anzugehen und Prozesse von Anfang bis Ende zu betrachten sowie zu verbessern. Dadurch können Abläufe nicht nur effizienter gestaltet, sondern Ressourcen bedarfsorientiert angepasst, Fehler reduziert, Zeit gespart und letztendlich die gesamte Wertschöpfung eines Unternehmens angehoben werden.
Wie Sie die richtige Software für Ihre Digitalisierung finden und worauf Sie bei der Wahl achten sollten, erfahren Sie auf unserer Seite zu BPM-Tools.
Wie unterstützt Sie JobRouter® beim Prozessmanagement?
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