Direkt zum Hauptinhalt
[Translate to Deutsch:]

So geht Business Process Management (BPM)

Prozessmanagement - ein Überblick

Im Englischen als Business Process Management (BPM) bezeichnet, heißt es im Deutschen Prozessmanagement oder Geschäftsprozessmanagement. Doch was ist das? Erhalten Sie hier eine einfache Definition mit verständlichen Beispielen, eine Übersicht zu den Methoden und hilfreiche Tipps für die Praxis – zum Beispiel zur Auswahl einer geeigneten BPM-Software.

Definition: Was ist Prozessmanagement oder Business Process Management (BPM)?

Business Process Management (BPM) ist eine Methode, um Geschäftsprozesse zu analysieren, zu gestalten, zu steuern und letztendlich zu verbessern. Idealerweise sind bei der Analyse alle Prozesse eines Unternehmens einbezogen. Diese können zum Bespiel Abläufe mit anderen Unternehmen, Systemen, Kunden, Lieferanten oder Partnern umfassen. Das Ziel ist es, Geschäftsprozesse so zu verbessern, dass sie optimal zum Erreichen der Unternehmensziele beitragen. Prozessmanagement oder Geschäftsprozessmanagement sind die deutschen Bezeichnungen für BPM und werden synonym verwendet. Prozessmanagement umfasst allgemein gesprochen sowohl analoge als auch digitale Prozesse.

Zusammenfassend sorgt Prozessmanagement für

  • transparente Kosten und Verantwortlichkeiten,
  • effiziente, abteilungsübergreifende Abläufe,
  • Informations- und Wissensaustausch zwischen unterschiedlichen Abteilungen, der sich anhand eines Lebenszyklus abbilden lässt. Je nach Gegebenheit variieren die einzelnen Phasen, sie beinhalten aber in der Regel eine Modellierungs-, Ausführungs- und Überwachungsphase.

Wie unterscheidet sich BPM von Workflow-Management?

Workflow-Management ist ein weiterer Begriff, der oft im Zusammenhang mit Prozessmanagement erwähnt wird. Während es beim Workflow-Management um das Koordinieren und Organisieren von Abläufen geht, ist Prozessmanagement dazu da, diese einzelnen Geschäftsprozesse in ein großes Ganzes einzuordnen. Workflow-Management ist demnach ein Teilgebiet, keineswegs jedoch ein Synonym von Prozessmanagement. Das Bestreben nach effizienten Prozessen ist hingegen bei beiden Ansätzen gleich.

Abgrenzung Digital Process Automation (DPA) und Prozessmanagement

Digital Process Automation (DPA) ist die Weiterentwicklung von Prozessmanagement und unterstützt Unternehmen bei ihrer ganzheitlichen digitalen Transformation. Prozessmanagement hat im Gegensatz zu DPA zunächst nichts mit digitaler Transformation zu tun. Um die angestrebten Verbesserungen zu erreichen, geht damit aber in der Regel auch einher, dass Unternehmen Prozesse digitalisieren und letztendlich automatisieren. Bei DPA rücken unternehmensweite Geschäftsprozesse mit externen Beteiligten stärker in den Fokus. DPA ist eine Technologie, die dafür sorgt, dass Prozesse und Systeme nicht nur digitalisiert, sondern Schrittabfolgen automatisiert werden, die normalerweise manuelles Zutun erfordern.

Der BPM-Lebenszyklus

Prozessmanagement ist eine fortlaufende Tätigkeit, die verschiedene Schritte beinhaltet und sich anhand eines Lebenszyklus abbilden lässt. Je nach Gegebenheit variieren die einzelnen Phasen, sie beinhalten aber in der Regel eine Modellierungs-, Ausführungs- und Überwachungsphase.

BPM-Lebenszyklus

Der BPM-Lebenszyklus

Prozessmanagement ist eine fortlaufende Tätigkeit, die verschiedene Schritte beinhaltet und sich anhand eines Lebenszyklus abbilden lässt. Je nach Gegebenheit variieren die einzelnen Phasen, sie beinhalten aber in der Regel eine Modellierungs-, Ausführungs- und Überwachungsphase.

Wie JobRouter® den BPM-Lebenszyklus unterstützt
Im Video bekommen Sie alle Phasen des BPM-Lebenszyklus anhand der JobRouter®-Funktionen erklärt.

Beispielhafte Phasen von Business Process Management (BPM)

  • Analyse

    In der Analysephase werden Prozesse zunächst ermittelt und analysiert (Personen, Tätigkeiten, einzelne Schritte, Zeitpunkte usw.).

  • Modellierung

    Die Modellierungsphase beinhaltet im Kern das Auswählen und Anpassen von Prozessen, die umgesetzt werden sollen.

  • Ausführung

    Sobald die Prozesse festgelegt sind, beginnt die Ausführungsphase, einschließlich dem Bestreben, Geschäftsprozesse zu automatisieren.

  • Überwachung

    Die Überwachungsphase ist die Voraussetzung für die spätere Optimierung und dient der gezielten Prozesssteuerung.

  • Optimierung

    In einem weiteren Schritt beginnt dann die Optimierungsphase. Durch die gewonnenen Erkenntnisse ist es nun möglich, die Prozesse zu verbessern. Es ist beispielsweise denkbar, dass Teilaufgaben noch nicht automatisiert sind, unnötige Schritte ausgeführt werden oder generell die Datenstruktur ein Nachjustieren notwendig macht.

Digitales Prozessmanagement: Beispiele für die Anwendung

In ganzen Unternehmen oder in einzelnen Abteilungen gibt es verschiedene Workflows, die einzelne Schritte, Handlungsanweisungen und Verantwortlichkeiten beinhalten. Diese Prozesse können sowohl intern als auch extern ablaufen. Beispiele für interne Prozesse sind die Einstellung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbieter oder die Bestellung von Bürobedarf. Rechnungsprozesse (Eingangsrechnungsverarbeitung oder auch Rechnungserstellung) sind dagegen externe Abläufe, da Außenstehende (Kunden, Partner oder Lieferanten) involviert sind.

Einsatzszenarien, die das gesamte Unternehmen betreffen, sind zum Beispiel:

  • Buchhaltung und Finanzen
  • Einkaufsentscheidungen
  • Verwaltungtätigkeiten
  • Kundenservices
  • Gebäudemanagement
  • Personalmanagement
  • Auftragsabwicklung
  • Leistungsmessung
  • Lagerhaltung, Logistik
  • Standard-Arbeitsanweisungen
  • Leistung und Schulung der Mitarbeiter
  • Lieferanten- und Kundenportale

Zusätzlich gibt es Vorgänge, deren Ursprung einer bestimmten Abteilung zuzuordnen ist. All diese Workflows lassen sich digital abbilden. Auch wenn das eigentliche Prozessmanagement losgelöst von digitalen Lösungen ist, lässt es sich damit wesentlich einfacher umsetzen. Digitale und automatisierte Geschäftsprozesse verbessern die Leistungsfähigkeit in allen Abteilungen – das senkt den Overhead und ermöglicht Flexibilität im Unternehmen.

Personalwesen

Mit dem Fortschritt digitaler Strukturen ändert sich auch die HR-Abteilung – und gewinnt an Bedeutung. Neben administrativen Aufgaben wie Urlaubsanträge freigeben oder Bewerbungen prüfen, kommt der Personalabteilung zudem im "War for Talents" eine strategische Rolle zu. Dabei sollen zukünftig weniger administrative Aufgaben auf der Agenda stehen als kreative, intelligente Tätigkeiten im Unternehmensumfeld. Das setzt wiederum voraus, dass Unternehmen ehemals aufwendige HR-Prozesse digitalisieren, automatisieren und diese mit den entsprechenden Daten sowie Abteilungen vernetzen. Flexiblere Arbeitsstrukturen, die Unternehmenskultur weiterentwickeln und Mitarbeiter bei der digitalen Transformation (Stichwort: Change-Management) begleiten, sind heute schon die neue Priorität. Um Zeit für diese strategischen und wertschöpfenden Tätigkeiten zu erhalten, müssen HR-Mitarbeiter bei Ihren administrativen Aufgaben entlastet werden. Das geschieht durch gezieltes Geschäftsprozessmanagement. Hier kommen einige Workflows, die sich im Personalwesen digitalisieren und automatisieren lassen:

  • Urlaubsantrag
  • Digitale Personalakte
  • Reisekostenabrechnung
  • Bewerbungsmanagement
  • Mitarbeiter-Onboarding
  • Spesenabrechnung
  • Dienstreiseantrag

Und das sind die Gründe, warum sich Digitalisierung gerade im HR-Bereich lohnt:

  • Förderung von New Work und mobilem Arbeiten
  • Steigerung von Mitarbeiterzufriedenheit durch schnelle Abwicklung
  • Transparenz bei der Mitarbeiterverantwortung
  • Vereinfachtes Change-Management
  • medienbruchfreier Informationsaustausch

Verwaltung

Wer hat nicht schon mal einen Vertrag abgewickelt oder eine Genehmigung eingeholt? Auf dem analogen Weg sind diese Aufgaben oft zeitintensiv. Administrative Prozesse digital abzubilden, gehört deshalb zu einer jeden Digitalisierungsstrategie dazu. Auch nehmen sie oft wegen ihrer abteilungsübergreifenden Rolle eine dominanten Part im Prozessmanagement ein. Arbeitsabläufe können jedoch erst dann wirksam beschleunigt werden, wenn alle Systeme, Anwendungen und Unternehmensbereiche lokal und dezentral vernetzt sind. Dafür müssen Unternehmen analoge Abläufe überdenken, manchmal neugestalten und in der Regel straffen. Die Folge: Die heterogene IT-Landschaft wird vernetzt, das Unternehmen bleibt agil und Entscheider können sich auf Managementaufgaben konzentrieren, während Mitarbeiter ihre Zeit effektiver nutzen – und stets die Kontrolle über alle physischen und elektronischen Unterlagen behalten. Zusätzlich hilft die neugeschaffene Transparenz dabei, betriebliche Engpässe zu identifizieren und Abläufe kontinuierlich zu verbessern. Hier kommen einige Workflows, die sich in der Verwaltung digitalisieren und automatisieren lassen: 

  • Vertragsverwaltung
  • Schulungsverwaltung
  • Genehmigungsprozesse
  • Digitale Bauakte / Digitale Projektakte
  • Werkstattauftrag
  • Fuhrparkmanagement

Und das sind die Gründe, warum sich die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen lohnt:

  • Enorme Zeitersparnis über alle Abteilungen hinweg
  • Schnellere und aktuellere Buchführung
  • Schneller, sicherer Zugriff auf alle Unterlagen und Daten
  • Effiziente Abläufe dank durchgängiger Prozesse
  • Optimierter Service durch zeitnahen, proaktiven Kontakt
  • Tagesaktuelle Buchhaltungs- und Lohnauswertungen
  • Reduzierte Gesamtprozesskosten
  • Fundierte Entscheidungen durch erhöhte Transparenz
  • Strenge Sicherheitsstandards für Dokumente und Datenaustausch

Finanzbuchhaltung

Noch füllen administrative Aufgaben das Tagesgeschäft, doch laut einer KPMG-Studie gehen 96 Prozent der Entscheider davon aus, dass sich ein beträchtlicher Teil der klassischen Aufgaben in der Finanzbuchhaltung zukünftig vollautomatisiert abwickeln lässt. Experten sind überzeugt: Mitarbeiter in Finanzabteilungen entwickeln sich mit der Digitalisierung zu Businesspartnern, sie beantworten richtungsweisende Fragen, interpretieren Daten und leisten einen steigenden Wertbeitrag für ihre Organisation. Problematisch wird es, wenn die Zahl an abteilungsübergreifenden, steuerungsrelevanten Daten weiter zunimmt – Prozessmanagement und daraus anlysierte, nutzstiftende Prozesse zur Verwaltung aber nicht implementiert werden. Da Echtzeit- und Ad-hoc-Analysen entlang der gesamten Wertschöpfungskette an Bedeutung zunehmen, wird es in der Praxis also darum gehen, ein vernetztes Wertschöpfungssystem aufzusetzen. Hier kommen einige Workflows, die sich in der Finanzbuchhaltung digitalisieren und automatisieren lassen: 

  • Treasury Management
  • Risikobewertung
  • Purchase-to-Pay
    • Rechnungseingangsprüfung
    • Rechnungsausgangsbearbeitung
  • Ausgabenplanung
  • Bankenreport
  • Datencontrolling
  • Debitorenanlage

Und das sind die Gründe, warum sich Digitalisierung in der Finanzbuchhaltung lohnt:

  • Mehr Leistung durch integrierten Datenaustausch
  • Erstellung elektronischer Rechnungen mit Informationsverknüpfung
  • Etablierung einer papierlosen Ablage als zentrales Nachschlagewerk für alle Unterlagen
  • Möglichkeit, Belege ohne Materialkosten auszutauschen und zu archivieren
  • Optimierte Kostenkontrolle

Einkauf

Dass sich digitale Beschaffungsprozesse mittlerweile vollständig automatisieren lassen, ist kein Geheimnis. Unternehmen setzen zusätzlich auf operative und innerbetriebliche digitale Prozesse wie Bedarfserfassung und Preisgestaltung, deren Daten aus unterschiedlichen Quellen vernetzt werden. Erst aber der umfassende Austausch von Informationen bringt den Vorteil der Digitalisierung im Einkauf ans Tageslicht: Nachhaltige Prozesse erfordern mehr als ein strategisches Daten-Management. Der Vernetzungsgrad zwischen Mitarbeitern, Abteilungen und Systemen bestimmt, wie digital und leistungsfähig der Einkauf ist. Einen bessere Vernetzung lässt sich wiederum mit Geschäftsprozessmanagement erreichen. Im Tagesgeschäft zeigt sich das an der Optimierung der Lieferkette oder der Maximierung der Reaktionszeit: Der moderne Einkäufer behält mit einem gezielten Prozessmanagement bei der großen Anzahl an Einkaufsprozessen jederzeit volle Kontrolle und Transparenz über Prozesse, Aufgaben und Zahlen, während er Entscheidungen in Echtzeit trifft. Hier kommen einige Workflows, die sich im Einkauf digitalisieren und automatisieren lassen: 

  • Investitionsantrag
  • Wareneingangsprozess
  • Bestellprozess
  • Auftragsbearbeitung
  • Inventurprozess
  • Lieferfreigabe

Und das sind die Gründe, warum sich Digitalisierung im Einkauf lohnt:

  • Vertrags-, Lieferanten- und Beschaffungsmanagement ohne Medienbrüche
  • Optimierte Lieferketten
  • Maximierte Reaktionsgeschwindigkeit
  • Automatisierte Routineabläufe (Artikeldispositionen, Erstellen von Bestellvorschlägen oder Preisanfragen)
  • Transparente Buchungen und Lagerbestände
  • Neue Einsparungspotenziale
  • Reduzierte Bearbeitungszeit

Vertrieb

Heute gehören schon über 50 Prozent der neuen Mitarbeiter zur Generation „Digital Native“, die mit digitalen Hilfsmitteln und veränderten Arbeitsweisen aufgewachsen ist und diese in den Arbeitsalltag überträgt. Sie halten nicht viel von Dokumentenbergen, Excellisten mit manuell aufbereiteten Daten oder Zettelwirtschaft. Ebenso haben Kunden neue Informationskanäle erschlossen: Bis zum Erstkontakt mit dem Vertrieb ist die Entscheidung oft bereits gefallen, deshalb muss – auf allen Kanälen - vorgearbeitet werden. Denn der Kunde sollte die Wahl haben, wie er in Kontakt treten möchte; und der Angestellte sollte nahtlos zwischen den Kanälen wechseln können, um einen Lead effizient zu qualifizieren. Informationsüberfluss und Aufmerksamkeitsdefizite der Interessenten fordern, dass Unternehmen alle Vertriebsprozesse straffen und mit Business Process Management digital optimieren. Informationen müssen schnell und einfach auffindbar, Daten effizient nutzbar sein. Hier kommen einige Workflows, die sich im Vertrieb digitalisieren und automatisieren lassen: 

  • Auftragsabwicklung
  • Informationsdownload
  • Angebotsfreigabe
  • Zusammenstellen von Produktblättern
  • B2B-Vertriebsprozess

Und das sind die Gründe, warum sich Digitalisierung im Vertrieb lohnt:

  • Vereinfachung von Abläufen, Kommunikation und Beratung
  • Höhere Reichweite und gesteigerter Umsatz
  • Optimierte Vertriebsproduktivität
  • Vertrauen aufbauen und Misstrauen verhindern
  • Geminderte Kosten für Verwaltung und Organisation
  • Erhöhte Effektivität und verringerte Fehleranfälligkeit
  • Vereinfachte Kontaktaufnahme, Datenpflege & Kollaboration
  • Nachhaltiger Wettbewerbsvorteil

Personal-, Finanz- und Rechnungsthemen digital hoch im Kurs

Aus einer aktuellen Studie des Digitalisierungsverbands Bitkom geht hervor, dass Unternehmen vor allem im Personal-, Finanz- und Rechnungswesen digital an Fahrt gewinnen, jedoch noch lange nicht alle Möglichkeiten ausschöpfen. Voraussetzung für die Digitalisierung dieser Bereiche ist dabei das Prozessmanagement. Denn um Prozesse digitalisieren zu können, müssen Sie zunächst erfasst und beschrieben werden. Unternehmen, die Prozessmanagement einführen wollen, sollten in der Theorie einen ganzheitlichen Plan verfolgen und in der Praxis in kleinen Schritt vorangehen. Ob andere Bereiche erst später auf der Agenda stehen und deshalb digital hinterherhinken, wird sich in den kommenden Jahren zeigen.

Insbesondere Personal-, Finanz-, Rechnungsthemen sind digitalisiert
Für welche der folgenden Bereiche setzt Ihr Unternehmen bereits digitale Lösungen zur Planung und Steuerung von Unternehmensressourcen ein bzw. plant dies?

Einsatz von digitalen Lösungen in Unternehmen

Wie lässt sich Prozessmanagement umsetzen?

Wie Prozessmanagement in der Theorie funktioniert, lässt sich mit dem BPM-Lebenszyklus erklären. Doch Theorie und Praxis sind oft nur bedingt vergleichbar. In der Praxis sollte Ihnen bewusst sein, dass Prozessmanagement kein starres Abarbeiten von To-Do-Listen ist, sondern viel mit Kommunikation und Teamarbeit zu tun hat. Eine Studie von Accenture belegt, dass in Unternehmen viele Pilotprojekte zur Digitalisierung isoliert voneinander starten. Das Ergebnis: Vier von fünf Pilotprojekten werden gestoppt oder erfolglos beendet. Gehen Unternehmen digitales Prozessmanagement von vorneherein ganzheitlich mit der notwendigen Kommunikation an, kann das Scheitern möglicherweise verhindert werden. Wichtig ist es zudem, den Rückhalt aller Beteiligten inklusive des Managements zu haben, um Prozessmanagement in Gänze einführen und vorantreiben zu können.

Erfahren Sie hier drei essenzielle Schritte, um Prozessmanagement umzusetzen.

1. Prozesse strukturieren

Haben Sie die Gunst im Unternehmen hinsichtlich dieses Themas gewonnen, kommt der erste Schritt: Verschaffen Sie sich einen Überblick über die externen wie internen Prozesse in Ihrem Unternehmen. Sprechen Sie mit Kolleginnen und Kollegen aus anderen Abteilungen und skizzieren Sie alle Arbeitsabläufe. Optimalerweise halten Sie bereits alle Prozesse, die sich im Unternehmen abspielen, fest. Alternativ können Sie abteilungsspezifisch herangehen und zum Beispiel zuerst Geschäftsprozesse im Personalwesen oder in der Verwaltung analysieren. Nützlich ist dabei zu wissen, dass es verschiedene Prozessarten gibt, die unterschiedliche Aufgaben und Zwecke erfüllen und Ihnen letztendlich helfen, Geschäftsprozesse zu strukturieren. In der Regel werden Wertschöpfungs-, Support- und Managementprozesse voneinander unterschieden. 

Wertschöpfungs-, Support- und Managementprozesse: Abhängigkeit zueinander

Wertschöpfungsprozesse

Wertschöpfungsprozesse sind für die Erstellung eines Produkts oder die Erbringung einer Dienstleistung unabdingbar. Sie umschreiben alle Unternehmenstätigkeiten, die auf Kundenbedürfnisse ausgerichtet sind. Welche Wertschöpfungsprozesse ein Unternehmen hat, hängt stark von seiner Branchenausrichtung beziehungsweise seinen Kernkompetenzen ab. Typischerweise gehören Vertriebs- und Marketingprozesse fast immer zu den Wertschöpfungsprozessen. Charakteristisch ist zusätzlich, dass unterschiedliche Abteilungen eines Unternehmens in die Wertschöpfungsprozesse integriert sind.

Supportprozesse

Supportprozesse –auch unterstützende Prozesse genannt – sind erstmal nicht kundenorientiert, aber notwendig, um Wertschöpfungs- und Managementprozesse durchführen, steuern und optimieren zu können. Dazu gehört beispielsweise die Personalauswahl und -qualifizierung sowie der Einkauf oder die Begleichung von Rechnungen. Im Gegensatz zu den Wertschöpfungsprozessen lassen sich Supportprozesse oft einer einzigen Abteilung zuordnen.

Managementprozesse

Managementprozesse beziehen sich auf das Unternehmen als Ganzes, tragen zur Planung und Kontrolle der Kern- und Supportprozesse bei und dienen dazu, ein Unternehmen strategisch zu führen. Ähnlich wie die Supportprozesse hängt diese Prozessart nicht unmittelbar mit der Wertschöpfung eines Unternehmens zusammen. Beispiele für Managementprozesse sind: Unternehmen strategisch ausrichten, Unternehmensleitbild definieren oder Unternehmensziele formulieren.

2. Prozesslandkarte erstellen

Der zweite Schritt geht aus den Gesprächen mit internen und externen Beteiligten hervor. Die Prozesslandkarte bildet alle Prozesse im Unternehmen grafisch ab. Die Einteilung nach Kern-, Support- und Managementprozessen wird um die Wechselwirkungen/Abhängigkeiten von Geschäftsprozessen untereinander ergänzt. Bildlich gesprochen ist die Prozesslandkarte Ihr Kompass, um auf dem Weg zum Prozessmanagement den Fokus zu behalten. Außerdem kann die Prozesslandkarte hinzugezogen werden, um Mitarbeitern das Prozessmanagement-Projekt zu erklären. Die transparente Darstellung hilft, Verständnis für das (Change-)Projekt zu gewinnen. Außerdem lassen sich anhand einer grafischen Darstellung Optimierungspotentiale besonders leicht ermitteln. Eine Prozesslandkarte erstellen Sie, indem Sie Ihre Kern-, Support und Managementprozesse mit weiteren Informationen (zum Beispiel verantwortliche Abteilung/Mitarbeiter) anreichern und diese nochmal weiter in Teilprozesse (sofern sinnvoll) unterteilen sowie um benötigte Drittsysteme, Dokumente, Kennzahlen ergänzen.

3. Prozesse realisieren und optimieren

Ist nun eine Übersicht geschaffen, können Sie Schritt für Schritt die Geschäftsprozesse aus Ihrer Landkarte abarbeiten, digitalisieren und sogar automatisieren. Mit der anschließenden Prozessoptimierung beginnt der BPM-Lebenszyklus dann wieder erneut. 

Bevor Sie mit der Umsetzung beginnen, sollten Sie jedoch wichtige Aufgaben erledigt haben:

  • Beziehen Sie Mitarbeiter frühzeitig ein und bieten Sie Schulungen an.
  • Halten Sie Prozessschritte, Verantwortlichkeiten und weitere wichtige Informationen in einer Dokumentation fest.
  • Identifizieren und kontaktieren Sie alle Stakeholder rechtzeitig. Denken Sie auch an diejenigen, die zwar keine direkten Berührungspunkte mit dem Prozess haben, ihn aber freigeben müssen – zum Beispiel Betriebsrat oder Datenschutzbeauftragte. 

Es empfiehlt sich außerdem, regelmäßige Abstimmungs- und Reviewtermine noch vor der Einführung festzulegen. So sorgen Sie von Beginn an dafür, dass Prozesse immer wieder neu hinterfragt, gegebenenfalls angepasst oder gar eliminiert werden.

Wir haben Ihnen zusätzlich fünf weitere Tipps zusammengestellt, die Ihnen helfen, Ihr Projektmanagement erfolgreich umzusetzen.

5 Tipps für erfolgreiches Prozessmanagement

1. Aus der Praxis denken

Nehmen wir einen Bestellprozess als Beispiel: Wissen Sie, wer was in Ihrem Unternehmen bestellt und welche Genehmigungen dafür eingeholt werden müssen? Nein? Dann geht es Ihnen wie vielen anderen auch. Lösen Sie sich daher von der Idee, dass Sie oder das Management selbst, Prozesse nachvollziehen können und denken Sie aus der Praxis. Die besten Ansprechpartner sind immer noch diejenigen, die regelmäßig mit dem Prozess arbeiten. Hängen Sie sich nicht zu sehr an der Theorie auf: Im Gespräch mit Kollegen erfahren Sie bereits einzelne Prozessschritte und alles Weitere, was Sie für den Anfang wissen müssen.

2. Klein anfangen

"Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen" oder "Aller Anfang ist schwer" – zwei Redewendungen, die für Prozessmanagement nicht treffender sein könnten. Machen Sie es sich daher nicht unnötig schwer und fangen Sie klein an. Suchen Sie sich einfache Prozesse aus, die den IST-Zustand abdecken und vermeiden Sie Überforderung. Gerade wenn Prozessmanagement neu ist, sollten Sie kleine Etappen ansteuern, die sich schnell und unkompliziert umsetzen lassen. Der Erfolg beflügelt zu mehr – so können Sie schrittweise weitere, noch unerprobte Prozesse im Unternehmen angehen.

3. Zeitplan erstellen

Sie werden wahrscheinlich schnell merken, dass vieles deutlich länger dauert als anfangs angenommen. Es ist dennoch sinnvoll, einen Zeitplan zu erstellen, der großzügig Meilensteine einplant und von Ihnen regelmäßig überprüft sowie angepasst wird. Prozessmanagement ist nichts, was man mal so eben nebenbei macht. Wichtig ist es deshalb, allen involvierten Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen genügend Zeit einzuräumen. Nur dann können Sie sich mit dem Thema ausführlich auseinandersetzen und ihre Aufgaben erfolgreich umsetzen.

4. Austausch ermöglichen

Wie bei jedem neuen großen Projekt, tauchen früher oder später Herausforderungen auf. Umstrukturierungen, neue Dienstleister und vieles mehr kann dazu führen, dass Sie Ihren so gut durchdachten Plan schon wieder über Bord werfen müssen. Um Veränderungen frühzeitig zu erfahren und um sich gegenseitig zu unterstützen, sind regelmäßige Meetings geeignet. Bringen Sie sich auf den neuesten Stand, diskutieren Sie Problemstellungen und inspirieren Sie sich gegenseitig. In welchen zeitlichen Abständen Sie Meetings einplanen, hängt davon ab, wie viel Besprechungsbedarf Sie haben. Es empfiehlt sich gerade zu heißen Phasen, etwa zu Beginn, geringere Abstände zu wählen. Wenn sich schließlich alles eingespielt hat, sind auch wöchentliche oder monatliche Besprechungen denkbar.

5. Hilfsmittel einsetzen

Mit Ihrer Prozesslandkarte haben Sie bereits ein starkes Hilfsmittel an der Hand. Sie ist Grundlage für Analysen, Besprechungen und Weiterentwicklungen und sollte daher in den regelmäßigen Abstimmungsterminen nicht fehlen. Aber auch die Wahl eines geeigneten Kommunikationsmittels ist von entscheidender Bedeutung. E-Mails führen oft zu Missverständnissen und tragen letztendlich mehr zur Verwirrung bei, als dass sie den Ablauf unterstützen. Schreiben Sie E-Mails daher nur, wenn sich Ihr Anliegen kurz und bündig erklären lasst und legen Sie wichtige Dokumente zusätzlich an einem vereinbarten Ort ab. Hier haben sich Projektmanagement-Tools als Mittel der ersten Wahl erprobt, da sie die komplette Kommunikation bestehend aus Dokumenten, Zeitplänen, To-Do-Listen etc. bündeln. Es gibt eine Reihe von Software-Angeboten, die sich sogar teilweise kostenlos nutzen lassen – zum Beispiel Asana oder Trello.

Was macht ein Chief Process Officer (CPO)?

Essenzielle Rolle im Geschäftsprozessmanagement: Der CPO

Ein Chief Process Officer (CPO) ist für das Prozessmanagement eines Unternehmens verantwortlich. Er gibt die Strategie vor, überwacht und entwickelt Prozesse weiter. In der Regel ist der CPO Vorstandsmitglied. Im Gegensatz zum Chief Information Officer (CIO) oder Chief Digital Officer (CDO) hat er immer das Prozessmanagement im Fokus, womit sich getroffene Maßnahmen hinsichtlich dieses Bereichs geradliniger und erfolgreicher umsetzen lassen. Gibt es keinen CPO, wird das Prozessmanagement insbesondere bei strategischen Entscheidungen oft untergeordnet.

Auswahlkriterien für eine gute BPM-Software

Mithilfe einer BPM-Software können Unternehmen Geschäftsprozesse modellieren, implementieren, optimieren und vor allem automatisieren. Sämtliche Aufgaben erfolgen in einer Plattform. Ein BPM-Tool hilft dementsprechend dabei, Prozessmanagement ganzheitlich anzugehen und Prozesse von Anfang bis Ende zu betrachten sowie zu verbessern. Dadurch können Abläufe nicht nur effizienter gestaltet, sondern Ressourcen bedarfsorientiert angepasst, Fehler reduziert, Zeit gespart und letztendlich die gesamte Wertschöpfung eines Unternehmens angehoben werden. 

Um die Vorteile voll ausschöpfen zu können, ist die Wahl einer geeigneten Software wichtig. Wir haben einige Kriterien gesammelt, die bei der Suche und Auswahl einer guten BPM-Software erfahrungsgemäß eine wichtige Rolle spielen. 

1. Monitoring

Achten Sie darauf, dass Sie mit der BPM-Software wichtige Geschäftsindikatoren möglichst in Echtzeit überwachen können. Idealerweise lassen sich die Daten in einem Dashboard visualisieren.

2. Skalierbarkeit

Jedes Unternehmen hat seine Besonderheiten und individuellen Anforderungen. Achten Sie daher darauf, dass die gewählte Prozessmanagement-Software diese abbilden kann. Dazu gehören Anbindungsmöglichkeiten zu Drittsystemen ebenso wie bevorzugte Datentypen oder Archiv- und Suchfunktionen von Dokumenten. Eine skalierbare Lösung ist außerdem für Unternehmen mit Wachstums- und Expansionsplänen notwendig, um nicht nur aktuelle Gegebenheiten, sondern auch zukünftige Veränderungen umsetzen zu können.

3. Sicherheit

Der Digital Office Index des Digitalisierungsverbands Bitkom belegt, dass 65 Prozent der 1.104 befragten Unternehmen den unberechtigten Zugriff auf sensible Unternehmensdaten im Zuge der Digitalisierung befürchten. Sicherheit ist damit eines der wichtigsten Kriterien, wenn es um die Auswahl eines geeigneten BPM-Tools geht. Insbesondere bei Cloud-Lösungen steht die Frage im Vordergrund, wo die Daten gehostet werden. In Deutschland sind die staatlichen Regulierungen besonders streng. Es empfiehlt sich deshalb, einen Software-Anbieter zu wählen, der die Daten in einem deutschen Rechenzentrum speichert. Zusätzlich sollte eine Prozessmanagement-Software die Anforderungen aus DSGVO und GoBD erfüllen.

4. Analyse und Simulation

Sie sollten darauf achten, dass die Software eine Analyse- und Simulationsfunktion zur Verfügung stellt. Mit einer Heatmap ist es zum Beispiel möglich, Schwachstellen innerhalb eines Prozesses zu analysieren. Die Simulationsfunktion ermöglicht, den Prozess aus Sicht des Endnutzers zu testen. So können Sie die Funktionsfähigkeit von Folgeschritten, Systemaktivitäten, Regelbedingungen oder Skripten prüfen und Fehler im Vorfeld aufspüren.

5. Benutzerfreundlichkeit

Für Prozessdesigner ist eine flexible und benutzerfreundliche Oberfläche unabdingbar. Nur so können sie selbst komplizierte Prozessformulare schnell und einfach modellieren sowie anpassen. Auch für Endbenutzer ist eine benutzerfreundliche BPM-Software natürlich von Vorteil, um Prozesse besonders leicht starten und steuern zu können.

Was ist JobRouter®?

Die JobRouter®- Digitalisierungsplattform ist eine flexible und individualisierbare Lösung, die Ihnen grenzenlose Einsatzmöglichkeiten bietet. Unser Ansatz ist simpel: Wir digitalisieren und automatisieren all Ihre Geschäftsprozesse, indem wir Daten, Dokumente und Prozesse in einem System vernetzen, das sich optimal in Ihre IT-Landschaft fügt.  

Dafür vertrauen wir auf eine starke API-Technologie und die modular erweiterbaren Funktionen unserer Plattform. Sie profitieren von einer Lösung, mit der Sie Ihr gesamtes Business digital abbilden und automatisieren können – und sparen von Anfang.  

Warum Sie JobRouter® als Prozessmanagement-Software einsetzen sollten

Zeitersparnis

Prozessautomatisierung spart Zeit. Automatisieren Sie Routineaufgaben in papierlose und fehlerfreie Prozesse.

Individualisierbar & kostengünstig

Der skalierbare Ansatz lässt Sie individuell und kostengünstig digitalisieren.

Low-Code

Low-Code ermöglicht selbst Nicht-ITlern, Prozess-Workflows einfach zu entwerfen, zu erstellen und zu modifizieren.

Flexibel

Dank integrierbaren Drittsystemen bleiben Sie flexibel und verbinden Ihre Workflows systemübergreifend.

Unendliche Einsatzszenarien

Passen Sie die Digitalisierungsplattform Ihren Bedürfnissen an. Die Einsatzszenarien von JobRouter® sind unendlich.

Häufig gestellte Fragen zu JobRouter® als Prozessmanagement-Software

Lässt sich JobRouter® an Drittsysteme anbinden?

Ja. Für die Anbindung an Drittsysteme bietet JobRouter® eigene APIs und Integrationsmöglichkeiten, die u.a. das interne Archiv sowie die Workflowkomponente abdecken.

Lassen sich Drittsysteme in JobRouter® integrieren?

Ja. Drittsysteme lassen sich per Datenbank- oder Dateizugriff sowie deren Web-API in die Prozesse einbinden. Des Weiteren gibt es JobRouter®-seitig eine API in Form von Systemaktivitäten, über die eine wiederverwendbare Integration zu einem Drittsystem erstellt und dann in beliebigen Prozessen ohne weitere Programmierung verwendet werden kann.

Welche Drittsysteme sind denn standardmäßig in JobRouter® mittels Schnittstellen integriert?

Automation Anywhere, Docuware, Microsoft Office (Online), eSignAnywhere von Namirial, SAP, SmartInvoice, Smashdocs, Zapier

Welche Einsatzszenarien lassen sich mit JobRouter® abbilden?

JobRouter® ist immer so einfach oder komplex, wie Sie es sich wünschen, so dass Sie die verschiedensten Geschäftsprozesse, zum Beispiel aus Einkauf, Personal oder Vertrieb digital abbilden können - abteilungs- und systemübergreifend. Eine Auswahl an Einsatzszenarien finden Sie auf dieser Seite oder hier.

Kann ich JobRouter® als Portallösung für meine Kunden oder Lieferanten einsetzen?

Ja. Externe Anwender, wie zum Beispiel Kunden und Lieferanten, können uneingeschränkt an Prozessen teilnehmen, sofern sie ein Benutzerkonto besitzen. Und auch ohne Benutzerkonto können sie Prozesse (z.B. Reklamationen oder Bestellungen) starten und per E-Mail in laufende Vorgänge eingebunden werden.

Kann ich JobRouter® aus der Cloud beziehen?

Ja. JobRouter® kann On-Premises installiert, aber auch aus unserer Cloud bezogen werden.

Lassen sich Aufgaben flexibel an beliebige Bearbeiter zuweisen?

Ja. Jede Aufgabe innerhalb eines Prozesses kann einem Benutzer oder einer Rolle fest oder dynamisch zugewiesen werden. Ad-Hoc Zuweisen und Rückfragen sind möglich, eine Vertreteroption wird ebenfalls angeboten.

Welche Standards werden zur Modellierung von Geschäftsprozessen unterstützt?

JobRouter® bietet einen eigenen grafischen Flowchart-Designer. Zudem ist es möglich, BPMN-Prozesse in das JobRouter®-Format zu konvertieren und diese dann zu importieren.

Wie kann ich meine Prozessabläufe in JobRouter® überwachen und dokumentieren?

Für das Monitoring stehen verschiedenste Tools bereit, sowohl für Administratoren als auch prozessverantwortliche Mitarbeiter der Fachabteilungen. Über Eskalationen können Prozesse automatisch überwacht und bei Zeitverzug betroffene Personen informiert werden. Für jede Prozessversion gibt es eine Heatmap, die Statistiken über die Dauer und Häufigkeit der Verarbeitung einzelner Prozessschritte aufzeigt. Der gesamte Prozessablauf eines Vorgangs wird in einem Audit-Log protokolliert. Für die Prozessdefinition kann automatisch eine Dokumentation erzeugt werden.

Lässt sich die JobRouter®-Oberfläche an die CI meines Unternehmens anpassen?

Ja. Das Farbschema in JobRouter® kann angepasst werden.

Lassen sich Aufgaben auf mobilen Endgeräten bearbeiten?

Ja. Es wird eine mobile App für iOS und Android angeboten, über die Vorgänge gestartet und Aufgaben abgearbeitet werden können. Zudem ist der JobRouter®-Client webbasiert und kann auf beliebigen Endgeräten im Browser geöffnet werden.

Wie einfach lassen sich Prozesse in JobRouter® modellieren?

JobRouter® ist eine Low-Code-Anwendung. Prozesse inkl. ihrer Dialoge und Geschäftsregeln können weitestgehend ohne tiefe Programmierkenntnisse durch z.B. Mitarbeiter der Fachabteilungen erstellt werden. Für komplexere Szenarien oder Schnittstellen zu Drittapplikationen stehen verschiedene APIs bereit.

Kann ich mit JobRouter® Dokumente verarbeiten?

Ja. JobRouter® bietet ein integriertes Dokumentenarchiv, das nahtlos in Prozesse eingebunden werden kann. Weitere Archivsysteme können über Schnittstellen angebunden werden. In den Prozessen können Dokumente neu erzeugt, angehängt oder bearbeitet werden.

nach oben