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Solution Template Fuhrparkmanagement

Einsatzszenario

Fuhrparkmanagement - Fahrzeugflotte digital verwalten

Jedes Unternehmen, das über mehrere Fahrzeuge verfügt, muss früher oder später seinen Fuhrpark verwalten. Dazu gehören die Anlage und Pflege von Fahrzeugakten, aber auch rechtliche Aspekte wie die Durchführung einer Führerscheinkontrolle. Zusätzlich spielen Kosten für Versicherung, Leasing, Steuern oder Tanken eine wichtige Rolle. Diese möchten Fuhrparkmanager am besten zentral und immer greifbar haben.

Dafür bietet sich ein digitales Fuhrparkmanagement an, mit dem Sie diese und viel mehr Aufgaben bearbeiten und steuern können. In kleinen Unternehmen wird der Fuhrparkpark mit einer Exceltabelle verwaltet. Doch diese Herangehensweise bietet einige Tücken. Je nach Größe des Fuhrparks wird die Tabelle schnell unübersichtlich, außerdem kann es versehentlich vorkommen, dass die Datei gelöscht wird. Hinzu kommt die rechtliche Unsicherheit und das manuelle Arbeiten, das viel Zeit erfordert.

Eine passende digitale Lösung für Fuhrparkmanagement kann die Verantwortlichen dagegen bei den Abläufen unterstützen und diese sogar vereinfachen. Folgende Prozesse des Fuhrparkmanagements lassen sich beispielsweise in JobRouter® digital darstellen:

  • Fahrzeug an Mitarbeiter zuweisen (Bestellung/Auswahl/Übergabe)
  • Fahrzeugakten anlegen und pflegen
  • Führerscheinkontrolle durchführen
  • Schaden oder Unfall melden
  • Straffzettel verwalten
  • Kilometerstand übermitteln
  • Fahrzeug abmelden

Workflow im Fuhrparkmanagement - Beispiel

Kennzahlen auf dem Dashboard

In der JobRouter®-Digitalisierungsplattform können Sie Ihr Dashboard nach Ihrem Belieben einrichten: Fuhrparkmanager können kontrollieren, wie viele Fahrzeuge Ihr Fuhrpark umfasst, wie viele Autos vorbestellt wurden oder wie viele Schritte eskaliert sind – das heißt, eine vordefinierte Zeit vom Verantwortlichen nicht bearbeitet wurden. Außerdem sieht jeder Fahrzeughalter, wann seine nächste Führerscheinkontrolle ansteht. Besonders interessant: Eine Kostenübersicht, die Sie nach Datum oder Fahrzeug filtern können. Sie stellt alle Kosten dar, die bei der Fahrzeugnutzung entstanden sind.

Fahrzeug an Mitarbeiter zuweisen: Bestellung

Von Ihnen festgelegte Personengruppen, zum Beispiel Abteilungsleiter, können darüber entscheiden, welcher Mitarbeiter ein Fahrzeug erhalten soll. Dazu gehen sie auf den Startschritt „Fahrzeug bestellen“ und wählen den entsprechenden Mitarbeiter aus. Die HR-Abteilung wird im Anschluss informiert und kann die Bestellung annehmen oder ablehnen. Bei Annahme wird im nächsten Schritt der Fuhrparkmanager informiert.

Fahrzeug an Mitarbeiter zuweisen: Auswahl

Der Fuhrparkmanager wählt infrage kommende Fahrzeuge aus. Diese bekommt der Fahrer, der die Fahrzeuge dann vergleichen und sich für eins entscheiden kann.

Checkliste für Fuhrparkmanager

Hat der Fahrer ein Angebot akzeptiert, wird der Fuhrparkmanager darüber informiert. Dieser bekommt eine To-Do-Liste, die sich vorab individuell ausgestalten lässt. Wenn er alle Aufgaben erledigt hat, klickt er rechts oben auf Senden und schließt den Vorgang ab.

Fahrzeug an Mitarbeiter zuweisen: Übergabe

Sobald das Fahrzeug bereit zur Übergabe ist, kann der Fahrzeugmanager den nächsten Schritt anstoßen: Er wählt Fahrer, Ort und Zeit aus. Der Fahrer wird im Anschluss informiert und kann sein Fahrzeug abholen.

Fahrzeugdaten anlegen und pflegen

Als Fuhrparkmanager können Sie jederzeit neue Fahrzeugakten für Ihre bestellten Fahrzeuge anlegen. In einem Dialogfeld lassen sich alle fahrzeugbezogenen Daten erfassen. Diese sind zum Beispiel allgemeine Daten, wie Kfz-Kennzeichen oder Fahrgestellnummer, aber auch Leasingvertrags-, Gebühren- und Versicherungsdaten sowie Fahrzeugdokumente.

Führerscheinkontrolle durchführen

Die Führerscheinkontrolle für einen Fahrer wird erstmals beim Anlegen einer neuen Fahrzeugakte vom Fuhrparkmanager gestartet. Danach wird der Zeitpunkt (6 Monate später) der nächsten Kontrolle automatisch berechnet. Der Fahrer bekommt dabei automatisch den Schritt zur Durchführung der Kontrolle zugewiesen. Nach Ablauf dieser Frist wird er erneut per E-Mail informiert und aufgefordert, die Führerscheinkontrolle durchzuführen.

Schaden oder Unfall melden

In einem separaten Startschritt können Fahrzeughalter einen Schaden oder Unfall melden. Dabei können Sie den Zeitpunkt des Schadens oder Unfalls eingeben und alle dazugehörigen Dokumente hochladen. Der Fuhrparkmanager kann die Dokumente prüfen, der Versicherung relevante Daten übermitteln und die Schadensnummer sowie die Schadenshöhe in einem separaten Schritt eingeben. Diese werden in der Datenbank gespeichert.

Strafzettel verwalten

Fuhrparkmanager haben ebenfalls in einem separaten Startschritt die Möglichkeit, Fahrern Strafzettel zuzuweisen. Sie wählen hierfür einfach den gewünschten Fahrer aus, laden alle relevanten Dokumente hoch und senden den Schritt ab. Die hochgeladenen Dokumente werden an den Fahrer per E-Mail verschickt. Der Fahrer bekommt ebenfalls einen Schritt zugewiesen, mit dem er bestätigen kann, dass er den Strafzettel bezahlt hat. Zusätzlich werden die hochgeladenen Dokumente in einem separaten Archiv abgelegt.

Kilometerstand übermitteln

Der Fahrer kann seinen aktuellen Kilometerstand in JobRouter® erfassen. Schließt er den Schritt ab, wird der aktuelle Kilometerstand des Fahrzeugs in der Datenbank geändert. Damit kann automatisch kontrolliert werden, wann ein Fahrzeug zur Inspektion muss, oder ob die vereinbarte Kilometeranzahl des Leasingvertrags eingehalten wird. 

Fahrzeug abmelden

Das Template hilft Ihnen ebenfalls beim Abmelden eines Fahrzeugs. Sie können in einer vordefinierten To-Do-Liste jeweils die die bereits erledigten Punkte markieren. Haben Sie das gewünschte Fahrzeug ausgewählt und alle Aufgaben erledigt, können Sie den Schritt einfach absenden. Das Fahrzeug wird somit aus dem Fuhrpark entfernt.  

Fahrzeugübersicht

Über eine Tabelle können Sie nach Fahrzeugen suchen und eine gewünschte Fahrzeugakte öffnen. Alle über ein Fahrzeug gespeicherten Daten und Dokumente sind in dieser Übersicht sichtbar.

Ihr Nutzen

Digitale Lösung für das Fuhrparkmanagement

  • Komplexe Prozesse werden vereinfacht
  • Manuelles Übertragen von Daten entfällt
  • Mehr Transparenz für alle Beteiligten
  • Wichtige Kennzahlen auf einen Blick
  • Zentrale Anlaufstelle für alle Unterlagen
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