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Mit welchen Methode Sie Ihre Prozesse verbessern

Prozessoptimierung – erfolgreich effizienter werden

Total Quality Management, Lean Management, Kaizen oder Six Sigma – all das sind Methoden zur Prozessoptimierung. Was sich hinter diesen Begriffen verbirgt und wie die Methoden der Prozessoptimierung funktionieren, erfahren Sie im Folgenden. Außerdem erwarten Sie Beispiele, wie Unternehmen Ihre Geschäftsprozesse mit spezieller Software optimieren können.

Einfach erklärt

Was ist Prozessoptimierung?

Prozessoptimierung  ist laut Definition eine systematische Vorgehensweise, um Geschäftsprozesse zu verbessern. Konkret heißt das: Sie müssen Ihre Firma nicht neu denken, denn die Prozesse gibt es bereits. Der Knackpunkt ist lediglich, die Prozesse zu optimieren, um wirtschaftlich erfolgreicher zu sein. Hierfür gibt es verschiedene Methoden, die wir Ihnen später noch vorstellen.

Was sind die Ziele der Prozessoptimierung?

Die wesentlichen Ziele der Prozessverbesserung  sind:

  • die Effizienz und Effektivität bestehender Geschäftsprozesse  zu erhöhen und
  • den Ressourceneinsatz zu optimieren.

Denn Unternehmen wollen in der Regel Ihre Wettbewerbsposition auf dem nationalen sowie internationalen Markt sichern oder verbessern.

Konkret heißt das, Unternehmen verbessern ihre Prozesse, um Kosten zu senken, Durchlaufzeiten zu minimieren, sonstige Aufwände zu reduzieren, die Qualität zu verbessern oder die Auslastung zu perfektionieren. Auch eine bessere Kommunikation (intern und extern) oder Veränderungen in Sachen Nachhaltigkeit können Ziele der Prozessoptimierung sein. Die Potentiale sind individuell und erstrecken sich über alle Unternehmensbereiche: angefangen bei der Produktion über den Vertrieb bis hin zu HR oder Buchhaltung.

Am Anfang steht die Frage, welche Geschäftsprozesse in welcher Reihenfolge optimiert werden müssen. Hier sollte sich jedes Unternehmen mit ausreichend Zeit kritisch unter die Lupe nehmen und herausfinden, welche die größten oder entscheidenden Hebel sind.

Wie unterscheidet sich Prozessoptimierung von Prozessmanagement?

Die Prozess- oder Geschäftsprozessoptimierung ist Teil des Prozessmanagements und des BPM-Lebenszyklus. Sie findet im Rahmen des Kreislaufes – wie Sie in der Grafik sehen – immer wieder statt und ist keine abgeschlossene Aufgabe. Neben der Geschäftsprozessoptimierung sind die weiteren Phasen die Analyse, die Modellierung, die Ausführung und die Überwachung. Damit gliedert sich der gesamte Prozess in insgesamt fünf Schritte.

Übrigens: Um software-gestützt und auf digitalem Weg eine Verbesserung der Prozesse zu erreichen, setzen Unternehmen Prozessdigitalisierung und Prozessautomatisierung ein.

BPM Lebenszyklus Infografik
Prozessmanagement lässt sich anhand eines Lebenszyklus abbilden.

Wie unterscheidet sich Prozessoptimierung von Prozessmanagement?

Die Prozess- oder Geschäftsprozessoptimierung ist Teil des Prozessmanagements und des BPM-Lebenszyklus. Sie findet im Rahmen des Kreislaufes – wie Sie in der Grafik sehen – immer wieder statt und ist keine abgeschlossene Aufgabe. Neben der Geschäftsprozessoptimierung sind die weiteren Phasen die Analyse, die Modellierung, die Ausführung und die Überwachung. Damit gliedert sich der gesamte Prozess in insgesamt fünf Schritte.

Übrigens: Um software-gestützt und auf digitalem Weg eine Verbesserung der Prozesse zu erreichen, setzen Unternehmen Prozessdigitalisierung und Prozessautomatisierung ein.

Den richtigen Ansatz wählen

Welche Methoden der Prozessoptimierung gibt es?

Prozesse können Sie mittels verschiedener Methoden optimieren. Welche Methode die richtige ist, hängt vom Unternehmen und vom zu optimierenden Bereich ab. Wir stellen die bekanntesten Methoden kurz vor.

1. Business Process Reengineering (BPR)

Business Process Reenginieering (BPR) bedeutet so viel wie Geschäftsprozessneugestaltung. Im Fokus steht dabei, die Geschäftsprozesse hinsichtlich Kennzahlen wie Kosten, Qualität, Service oder Durchlaufzeiten deutlich zu verbessern. Im Unterschied zu anderen Methoden der Prozessoptimierung geht es nicht darum, einzelne Abläufe in den Blick zu nehmen, sondern die grundlegende Struktur der gesamten unternehmensinternen Prozesse positiv zu beeinflussen.

Vier wesentliche Aussagen sollten bei der Prozessoptimierung mit BPR Beachtung finden:

  1. Die entscheidenden Geschäftsprozesse stehen im Vordergrund.
  2. Die Bedürfnisse der Kundschaft bilden den Kern sämtlicher Prozesse.
  3. Das Unternehmen konzentriert sich auf seine wichtigsten Kompetenzen.
  4. Informationstechnologien sind eine wichtige Unterstützung der Unternehmensprozesse.

Neben diesen vier Grundaussagen gibt es die vier „Re“s des Reengineerings:

  1. Renewing (Erneuerung): In dieser Phase geht es darum, Mitarbeitende organisatorisch besser einzubinden und zu schulen.
  2. Revitalizing (Revitalisierung): In der zweiten Phase geht es um die Prozessneugestaltung. Hier werden die Prozesse optimiert.
  3. Reframing (Einstellungsänderung): Im dritten Schritt ist es wichtig, dass alle im Unternehmen die alten Denkmuster ablegen und die verbesserten Prozesse leben.
  4. Restructuring (Restrukturing): Zuletzt soll das Aktivitätenportfolio verbessert werden.

2. Total Quality Management (TQM)

Total Quality Management (TQM) bedeutet im Deutschen so viel wie „allumfassendes Qualitätsmanagement“. Im Fokus steht der Kunde, denn Ziel des TQM ist es, mittels Prozessoptimierung die Kundenzufriedenheit zu verbessern und sich dadurch im Wettbewerb zu behaupten.

Folgende Aussagen sind beim TQM von zentraler Bedeutung:

  1. Kundschaft: Qualität orientiert sich an der Kundschaft.
  2. Mitarbeitende: Qualität wird durch Mitarbeitende realisiert.
  3. Dimensionen: Qualität besteht aus vielen Dimensionen.
  4. Prozess: Qualität ist nicht das Ziel, sondern ein fortlaufender Prozess.
  5. Produkte und Dienstleistungen: Qualität bezieht sich auf die zur Erzeugung notwendigen Prozesse.
  6. Handeln: Qualität entsteht durch aktives Handeln und muss erarbeitet werden.

3. Lean Management

Im Blick der Methode des Lean Managements stehen Zeit oder Ressourcen – genauer gesagt: deren optimale Nutzung und Auslastung. Das Ziel: Keine Verschwendung und der höchstmögliche Kundennutzen. Im engeren Sinne geht es bei der Prozessoptimierung durch Lean Management darum, Wartezeiten zu vermeiden, Arbeitsschritte zu verschlanken und die Kosten zu optimieren. Die Philosophie dahinter: Jeder Schritt in der Wertschöpfungskette sollte effizient und im Ergebnis zum besten Nutzen der Kundschaft sein. Neben der Qualität steht hierbei auch die Flexibilität eines Unternehmens auf dem Prüfstand.

Folgende grundsätzliche Fragen stellt sich das Lean Management:

  • Welchen Wert hat das Produkt aus Sicht der Kundschaft?
  • Wie lange dauert die gesamte Wertschöpfung des Produktes?
  • Wie lange dauern die einzelnen Prozesse der Wertschöpfung?
  • Welche Unternehmensbereiche und Teams sind involviert?
  • Wie können wir eine Wertschöpfungskette ohne Unterbrechungen oder Wartezeiten schaffen (betrifft auch die Lagerhaltung)?
  • Wie und an welcher Stelle vermeiden wir Fehler?
  • Wie behalten wir die Prozesse kontinuierlich im Blick und reagieren flexibel auf das Verhalten unserer Kundschaft?
  • Wie binden wir Mitarbeitende ein und verbessern die Teamarbeit?

Die Prinzipien des Lean Management lauten:

  • Value: Kundenwert feststellen
  • Value Stream: Wertschöpfungskette analysieren
  • Flow: Wertschöpfungsfluss schaffen und erhalten
  • Pull: auf Kundenbedürfnisse antworten
  • Perfection: den Prozess dauerhaft im Auge behalten, um ihn schließlich zur Perfektion zu bringen

4. Kaizen

Kaizen als Methode der Prozessoptimierung stammt aus Japan, genauer gesagt aus der Fertigungstechnik. Hinter dem Begriff verbirgt sich das Streben nach der kontinuierlichen Verbesserung von allem sowie der ständigen Integration von Innovationen. „Kai“ bedeutet so viel wie Veränderung und Wandel und Zen heißt „zum Besseren“.

Voraussetzung für das Kaizen ist, dass sich die Mitarbeitenden und die Organisation selbst permanent kritisch hinterfragen. Das bedeutet: Alle gehen davon aus, dass das Potenzial zur Verbesserung unerschöpflich ist. Daher ist Kaizen mehr eine mentale Haltung oder Philosophie als eine Methode.

Die fünf Säulen des Kaizens beinhalten:

  1. Prozessorientierung: Nicht die Ergebnisse, sondern die Prozessoptimierung stehen im Mittelpunkt.
  2. Kundenorientierung: Die Kund:innen sind König:innen. Das Besondere: Im Kaizen gelten auch die Mitarbeitenden selbst als Kund:innen und damit als König:innen. Durch diese Haltung entwickeln alle Mitarbeitenden eine positive Beziehung zum Unternehmen und seiner Tätigkeit, wodurch sich interne Prozesse verbessern lassen.
  3. Qualitätsorientierung: Unternehmen, die im Sinne des Kaizens handeln, setzen sich hohe Qualitätsstandards und kontrollieren diese regelmäßig anhand von Kennzahlen und Messungen.
  4. Kritikorientierung: Kritik ist im Kaizen nicht negativ, sondern die Chance zur Verbesserung. Kritik ist erwünscht. Mitarbeitende können Optimierungsvorschläge äußern, die gründlich geprüft und bei einer positiven Bilanz integriert werden. Auf diese Weise entsteht ein schier unendlicher Prozess der Reflektion und Verbesserung.
  5. Standardisierung: Eine implementierte Innovation gilt gleichzeitig als neuer Standard – schließlich hat sie bereits einen kritischen Qualitätscheck hinter sich. Ist die Standardisierung abgeschlossen, darf auch diese wieder kritisch unter die Lupe genommen werden und der Prozess beginnt von vorn.

Innerhalb des Kaizens können verschiedene Methoden angewandt werden, um das Ziel der unendlichen Verbesserung und Prozessoptimierung zu erreichen.

  • 3-Mu (Muda, Mura, Muri): vermeide Verschwendung, Unausgeglichenheit und Überlastung
  • 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke): entferne Unnötiges, ordne die übrigen Dinge, halte deinen Platz sauber, bleibe dabei, mache 5S zu einer Gewohnheit
  • TQM (Total-Quality-Management): prüfe und dokumentiere alle Prozesse hinsichtlich der Qualität

5. Six Sigma

Six Sigma ist Prozessoptimierung aufgrund von Zahlen und Statistik. Six Sigma geht davon aus, dass jeder Prozess mathematisch darstellbar ist. Daher auch der Name „Six Sigma“: Sigma steht für die Standardabweichung einer Grundgesamtheit – also eine Abweichung vom Mittel. Ist der Wert zu hoch, lässt das auf unzulängliche Prozesse schließen. Und hier kommt Six Sigma ins Spiel. Die Methode ermittelt den Ursache-Wirkungszusammenhang. Sie zeigt also die Ursachen von Problemen und legt damit den Finger direkt in die Wunde. Im Fadenkreuz von Six Sigma stehen nicht allein Qualitätsoptimierungen. Mit der Methode lassen sich sämtliche Prozesse verbessern.

Durchgeführt wird Six Sigma anhand des DMAIC-Zyklus: Define, Measure, Analyze, Improve und Control. Folgende fünf Fragen liegen zugrunde:

  1. Define: Was ist das Problem, anhand welcher Kennzahlen lässt sich dessen Ausmaß darstellen und welches Ziel soll erreicht werden?
  2. Measure: Welche Prozessschritte sind dafür verantwortlich? Messen und berechnen der Prozessleistung.
  3. Analyze: Auf welche Kernursachen für das Problem weisen die ermittelten Daten hin?
  4. Improve: Mit welchen Optimierungen lässt sich das Problem beheben?
  5. Control: Wie stellt die Organisation sicher, dass sich die Prozessoptimierung dauerhaft manifestiert (und nicht ins Leere läuft)?

Seit einigen Jahren führen Unternehmen erfolgreiche Prozessoptimierungen durch eine Kombination aus Six Sigma mit Lean Management durch: Hierbei stehen neben Qualität vor allem Zeit und Kosten auf den Prüfstand.

Einsatz in der Praxis

Welche Beispiele für die Prozessoptimierung gibt es?

Ein Beispiel für die Prozessoptimierung ist die Verbesserung der Abläufe im Personalwesen durch folgende Aspekte:

Durch die Prozessverbesserung und Digitalisierung des Personalwesens steigern Sie die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, die Transparenz der Arbeit und sorgen für einen medienbruchfreien Informationsaustausch.

Mit dem richtigen Tool zum Ziel

Welche Software ist zur Geschäftsprozessoptimierung geeignet?

Eine Software zur Prozessoptimierung wird BPM-Tool (Business Process Management Tool) genannt. Das Tool unterstützt Sie nicht nur dabei, Geschäftsprozesse zu verbessern, sondern sie auch zu modellieren, implementieren und zu automatisieren.

Dank solcher Lösungen können Sie Ihre Abläufe ganzheitlich betrachten, Ressourcen besser einsetzen, Fehler minimieren, Zeit sparen und letztlich die Effizienz steigern. Wie das mit der JobRouter®-Digitalisierungsplattform gelingt, lesen Sie im Folgenden.

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