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Einsatzszenario

Dienstreiseantrag digital einreichen und abwickeln

Mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Reisemanagement mit dem digitalen Dienstreiseantrag

Standortübergreifende Meetings, Konferenzen, Fortbildungen oder Events – der persönliche Austausch und die aktuellen Lebensumstände fordern bewegte Arbeitszeitmodelle. Daher gehört der Dienstreiseantrag zum Standardprozess in jedem Unternehmen, unabhängig von Größe, Branche oder Architektur. Im Regelfall müssen Anträge für Dienstreisen schriftlich gestellt und dokumentiert werden. Erst nach der erfolgten Freigabe – durch oftmals mehrere Fachabteilungen, Kostenstellen und Vorgesetzte – darf die Dienstreise angetreten werden. Das kann ein langwieriger Prozess sein, in dem die einzelnen Aufgaben nicht gut kontrolliert werden, es zu Liegezeiten kommt, Dokumente verlorengehen oder sogar der Vorgesetzte nicht klar definiert ist. Schon die Suche nach dem richtigen Formular für den Dienstreiseantrag oder die Reisekostenabrechnung kann zur Hürde werden.

Dienstreiseantrag digitalisieren – Papierarbeit war gestern!

Bleibt der Antrag dann für längere Zeit unbearbeitet, kann das zu hoher Frustration führen und im schlimmsten Fall zur Absage von Terminen. Besonders heikel wird es, wenn sich Termine kurzfristig ergeben, verändern oder von einer Vertretung wahrgenommen werden müssen – und die Zeit zum wichtigsten Faktor wird. Der digitale Dienstreiseantrag kann diese Probleme lösen. 

Digitaler Dienstreiseantrag mit JobRouter®

Der digitale Dienstreiseantrag ist schnell erklärt! Alle Angestellten profitieren: Sie stellen Ihre Anfragen zur Dienstreise durchweg digital auf Basis eines definierten Formulars und laden begleitende Dokumente oder Nachweise hoch. Auch die Buchhaltung und das Back-Office profitieren: Sie erfassen, prüfen und buchen die Anfragen zur Dienstreise komplett digital und erhalten genau die Informationen, die zur Entscheidungsfindung relevant sind!

Integriertes Rechte- und Rollen-Management

Sichere und einfache Genehmigungsprozesse

Mit dem digitalen Dienstreiseantrag von JobRouter® erfassen Sie beliebige Anfragen zu anstehenden Geschäftsreisen durchweg digital. Mit nur einem Klick senden Sie alle Informationen an einen definierten Vorgesetzten zur Freigabe. Dabei unterstützt Sie das integrierte Rechte- und Rollen-Management der JobRouter®-Digitalisierungsplattform. Dieses regelt alle Freigaben, Benachrichtigungen und Folgeschritte automatisiert, so dass Sie sich keine Gedanken machen müssen und von der neuen Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Dokumentation profitieren. Dennoch bleiben Sie flexibel: Die hinterlegte Berechtigungsmatrix ist stets anpassbar und kann mehrstufig oder parallel geplant werden, so dass Genehmigungsanfragen, zum Beispiel bei Überschreiten einer gewissen Summe, an einen anderen Vorgesetzten geleitet werden. Selbstverständlich völlig automatisiert.   

Flexibel zusammenführen und weiterleiten

Alle wichtigen Daten des Dienstreiseantrags auf einen Blick

Es spielt keine Rolle, welche Ressourcen Sie für die Geschäftsreise benötigen (Hotel, Transportmittel, Vorauszahlung...) oder welche spezifischen Optionen das Unternehmen anbietet: Mit JobRouter® können Sie jede Ressource einfach definieren, bei Bedarf erweitern oder entfernen – die Auswahl ist kinderleicht.

Sie können auch festlegen, ob das Back-Office die Reiseressourcen buchen soll oder der jeweilige Antragsteller. Die definierte Genehmigungsmatrix reguliert alle Anfragen innerhalb der JobRouter®-Plattform durchweg automatisiert.

Ebenso leicht legen Sie fest, wie Anträge zur Genehmigung weitergeleitet werden sollen: beispielsweise durch kostengebundene Genehmigungsschwellen oder eine Verteilung basierend auf der Abteilungs- und/oder Managementhierarchie. In jedem Fall lassen sich mehrere Genehmigungen konfigurieren. Anfragen mit hohen Kosten können Sie zudem direkt an die Geschäftsleitung weitergeleiteten.

Funktionen des digitalen Dienstreiseantrags mit JobRouter®

  • Reisezeitraum in Outlook exportieren
  • Eingabe eines Vorschusses möglich
  • Vorlagen für wiederkehrende Reisen anlegen
  • Kompakten oder detaillierten Reiseplan hinzufügen
  • Übersichtliche Ressourcenbuchung
  • Automatischer Start von parallelen oder anschließenden Prozessen möglich, z. B. Spesenabrechnung

Dienstreiseanträge digital abwickeln mit JobRouter®-Prozessautomatisierung - Beispielprozesse

Dienstreiseantrag stellen

Starten Sie den Prozess beispielsweise über einen Schritt im JobRouter®-Menü und wählen Sie den Antragsteller sowie eventuelle Mitfahrer aus. Laden Sie begleitende Dokumente hoch und geben Sie Details zur Dienstreise und Finanzierung an. Zum Beispiel können Sie den Zeitplan festlegen und als iCal exportieren.

Ressourcen beantragen

Wählen Sie die zur Verfügung stehenden Ressourcen aus, wie Mietwagen, Geschäftsauto, Hotel und Verpflegung. Definieren Sie den Bedarfszeitraum und geben Sie falls benötigt weitere Wünsche an. Fertig.

Reisebericht erstellen

Am Ende des Formulars können Sie entscheiden, ob ein Reisebericht erstellt werden soll. Dieser wird dem Antragssteller nach Abwicklung der Dienstreisebuchung zugeschickt, zum Beispiel per E-Mail.

Dienstreiseantrag prüfen und genehmigen

Das integrierte Rechte- und Rollen-Management mit einer entsprechenden Genehmigungsmatrix hilft dabei, dass viele Schritte automatisiert ablaufen: Der hinterlegte Vorgesetzte erhält eine Benachrichtigung und Genehmigungsaufforderung, wahlweise per Mail oder in seine JobRouter®-Eingangsbox. Dieser kann die Dienstreise genehmigen, unter einer definierten Bedingung genehmigen oder mit einer Begründung zur Korrektur schicken bzw. ablehnen. Darüber hinaus kann es notwendig sein, dass der Antragssteller seine Anfrage bearbeitet.

Ressourcen durch Back-Office buchen

Nach der Genehmigung durch den Vorgesetzten können die beantragten Ressourcen gebucht werden. Bei einem Dienstreiseantrag mit gewähltem Vorschuss, werden zwei Schritte parallel gestartet. Ein Schritt geht an die Buchhaltung, um den Vorschuss an den Antragssteller auszuzahlen, den anderen Schritt bekommt das Back-Office zugewiesen.

Vorschuss bearbeiten

Beschäftigte in der Buchhaltung erhalten nun eine Benachrichtigung (direkt in ihre Eingangsbox oder per E-Mail) mit einer Information über den beantragten Vorschuss bzw. die Buchung der Dienstreise, sofern die Vorauszahlungnicht gewählt wurde. 

email Dashboard on laptop
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Buchung abschließen

Sobald die benötigten Ressourcen durch das Back-Office gebucht wurden, erhält der Antragssteller eine Information per E-Mail. Alle dienstreisebezogenen Unterlagen hängen dieser E-Mail an, so dass der Prozess lückenlos dokumentiert ist.

Ihr Nutzen

Dienstreiseantrag digitalisieren mit JobRouter®

  1. (Teil-)automatisierte Prozesse dank hinterlegtem Rechte- und Rollen-Management
  2. Sicherheit und Transparenz über Verantwortlichkeiten, Dokumente und Genehmigungen
  3. Jederzeit aktueller Prozessstatus einsehbar
  4. Kontrolle über interne Richtlinien und deren Einhaltung
  5. Zugriff auf Daten und Informationen von überall aus und zu jeder Zeit
  6. Reduzierte Formfehler und Papierberge
  7. Vollständige Dokumentation
  8. Erleichterte Kommunikation bei Klärfällen
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