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Procure-to-Pay (P2P): Von der Bestellung bis zur Zahlung einer Ware

Procure-to-Pay (P2P) ist mehr als nur Rechnungen zu verarbeiten. Es beschreibt den Prozess von der Bestellung bis hin zur Zahlung einer Ware. Die vielen Teilprozesse machen P2P zu einer kostspieligen Angelegenheit in fast allen Unternehmen. Manuelle Prozesse sind häufig ineffizient und fehleranfällig. Nicht selten kommt es in der Praxis vor, dass Bestellungen oder Rechnungen im Prüfungs- oder Freigabeprozess verloren gehen oder liegen bleiben und nur schwer auffindbar sind. Dadurch kommt es zu langen Durchlaufzeiten, einer verspäteten Bearbeitung oder Zahlung an Lieferanten, was sich negativ auf die Geschäftsbeziehung auswirken kann. 

Die oben aufgeführten Szenarien sind alles Gründe, warum Unternehmen ihren Procure-to-Pay-Prozess digitalisieren und automatisieren, um so sicherer, schneller und ressourcenschonender zu agieren. Auf dieser Seite stellen wir Ihnen vor, welche Teilprozesse zu P2P gehören und wie Sie dabei die JobRouter®-Digitalisierungsplattform unterstützen kann.  

Was ist Procure-to-Pay?

Procure-to-Pay (P2P) ist ein englischer Begriff und beschreibt alle Vorgänge in einem Unternehmen, die vom Einkauf bis zur Bezahlung einer Ware oder Dienstleistung anfallen. Der Prozess beginnt mit der Bedarfsmeldung, geht über die Bestellung und Auftragsverwaltung und endet bei der Rechnungsverarbeitung und Bezahlung. 

Procure-To-Pay vs. Order-to-Cash 

P2P und Order-to-Cash (O2C) sind zwei verschiedene Geschäftsprozesse, die sich ergänzen und in ihrer Perspektive unterscheiden. Während der P2P-Prozess die Materialbeschaffung eines Unternehmens abdeckt, beschreibt der O2C-Prozess die Lieferantensicht vom Eingang einer Kundenbestellung bis hin zur Auslieferung und Bezahlung der Ware oder Dienstleistung durch den Kunden.  

Was ist Purchase-to-Pay?

Purchase-to-Pay ist ein alternativer Begriff für Procure-to-Pay oder P2P. Er umfasst den gesamten Prozess von der Bestellung bis zur Bezahlung der Waren oder Dienstleistungen. 

Wie funktioniert der Procure-to-Pay-Prozess? 

Einer der aufwendigsten und teuersten administrativen Prozesse in Unternehmen ist der Purchase-to-Pay-Prozess. Dies liegt einerseits an seiner Vielfältigkeit und Komplexität, andererseits schlicht an der hohen Anzahl von Vorgängen. So wird der klassische Buchhaltungs-Prozess abhängig von der Unternehmensgröße jährlich zehntausend- oder gar hunderttausendfach durchlaufen. Manuelle Prozesse sind durch die vielen Einzelschritte und den Austausch von Daten sowie Dokumenten fehleranfällig sowie zeitintensiv. Ein digitaler und automatisierter Prozess ist für alle Beteiligten transparent, minimiert eventuelle Fehler und senkt Kosten. Mit einer geeigneten Automatisierungssoftware wie JobRouter® können Sie alle Einzelschritte des P2P-Prozesses von der Bedarfsmeldung bis hin zur Bezahlung abwickeln. 

Grob skizziert kann der Purchase-to-Pay-Prozess aus den folgenden Einzelschritten bestehen: 

  • Bestellanforderung (Bedarfsmeldung) 
  • Bestellung prüfen/freigeben 
  • Lieferanten-Auftragsbestätigung empfangen (optional) 
  • Wareneingang durchführen 
  • Rechnungseingang (über unterschiedliche Kanäle) 
  • Rechnungsprüfung (inklusive Abgleich mit Bestellung und Wareneingang) 
  • Rechnungsfreigabe 
  • Verbuchung 
  • Bezahlung 
  • Archivierung (gemäß den gesetzlichen Vorgaben) 

Die Prozessschritte eins bis vier betreffen die Bereiche Beschaffung und Materialwirtschaft. Sie sind in einigen Unternehmen bereits weitgehend digitalisiert – auch dank ihrer durchgängigen Abbildung in ERP-Systemen. Anders stellt sich die Situation hingegen ab dem fünften Schritt dar, dem Beginn der Eingangsrechnungsverarbeitung. Vielen Unternehmen gelingt es nicht, diesen wichtigen Teilprozess von Purchase-to-Pay angemessen zu digitalisieren und zu automatisieren. Oftmals liegt dies auch daran, dass ERP-Lösungen nicht alle hierfür notwendigen Funktionen mitbringen. 

E-Rechnungen für Unternehmen ab 2025 verpflichtend

Ab 2025 müssen Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Bereiten Sie die Umstellung jetzt vor und profitieren Sie von den Vorteilen. Es können zum Beispiel Zwischenschritte bei der Bearbeitung entfallen oder stark verkürzt werden. Weitere Vorteile, Tipps und eine Checkliste unterstützen Sie bei der Umstellung auf E-Rechnungen.

elektronische Rechnung auf einem Monitor

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Vorteile des digitalen Procure-to-Pay im Überblick

  • Aufwändige, manuelle Arbeiten werden eliminiert, Prozesse standardisiert sowie automatisiert und alle Informationen und Prozessschritte protokolliert. 
  • Lückenlose Nachvollziehbarkeit, wann welche Rechnung in welchem Format und von welchem Lieferanten das Unternehmen erreicht hat.   
  • Üblicherweise erreichen Kunden nach der Umsetzung eines P2P-Prozesses sehr schnell einen ROI. 
  • Lästiges Suchen von Rechnungen entfällt, da alle Rechnungen in einem digitalen Rechnungseingangsbuch erfasst und schnell auffindbar sind.  
  • Involvierte Mitarbeitende gewinnen wertvolle Zeit und können sich besser um die wirklich wichtigen Dinge kümmern.  
  • Höhere Sicherheit durch automatisierte Prüfung von Rechnungen – JobRouter® ist in der Lage, Fraud Prevention zu unterstützen.  
  • Einfache Generierung von aussagekräftigen KPIs zur weiteren Optimierung des Prozesses.

Für alle P2P-Prozesse gibt es eine Lösung: JobRouter®

Mit JobRouter® können Sie P2P-Prozesse für sogenannte C-Teile (geringer Wert + hohe Beschaffungsmenge) wie Arbeitskleidung, Büromaterial oder Dienstleistungen abbilden. Im Procure-to-Pay-Prozess meldet ein:e Mitarbeiter:in über JobRouter®, dass sie zum Beispiel einen neuen Laptop braucht. In der Regel gibt die Führungskraft der Person die Bestellung in der Plattform frei, wodurch der Einkauf automatisch benachrichtigt wird. Dieser bestellt den neuen Laptop und erhält eine Bestätigung durch den Lieferanten. Ist der Laptop angekommen, kann die verantwortliche Person den Eingang zentral durch die JobRouter®-Plattform bestätigen oder bei fehlerhafter Anlieferung reklamieren. So weiß nun auch der Einkauf den aktuellen Status der Ware. 

Rechnung bezahlen und archivieren

Im Pay-Prozess können durch JobMind Cloud oder einem anderen OCR-System mit Schnittstelle die Rechnungsdaten extrahiert und an den P2P-Prozess übermittelt werden. JobRouter® kann so die Angaben aus der Bestellung und dem Wareneingang mit den Rechnungsdaten abgleichen. Durch einen weiteren Schritt ist es möglich, die Rechnung zur Freigabe an die bestellende Person zu schicken. Ist die Rechnung korrekt verbucht, so kann diese entsprechend bezahlt und im integrierten, digitalen Archiv von JobRouter® revisionssicher abgelegt werden.  

Die Vorteile von JobRouter® gegenüber anderen P2P-Lösungen:  

  • Mit JobRouter® können Sie alle Teilprozesse des P2P-Prozesses abbilden. 
  • Die Plattform ist nahtlos in Ihre bestehende IT-Landschaft integrierbar. 
  • Sie haben das Potenzial, weitere Geschäftsprozesse im Unternehmen umzusetzen. 
  • Die Anbindung aller gängigen ERP, FiBu- oder Warenwirtschaftssysteme ist möglich, darunter SAP oder DATEV.  

Einsatzszenarien für P2P mit JobRouter®

Lieferantenmanagement

Beim Lieferantenmanagement geht es darum, alle Daten und Abläufe, die zwischen einem Unternehmen und seinen Lieferanten bestehen, vernetzend zu steuern. Im Procure-to-Pay-Prozess spielt das Lieferantenmanagement vor allem am Anfang bei der Bestellung und am Ende beim Rechnungseingang eine wichtige Rolle.  

Bestellmanagement

Das Bestellmanagement umfasst die Prozesse von der Meldung über die Kontrolle und Annahme einer Ware oder Dienstleistung. Dabei sind zwei unterschiedliche Sichtweisen entscheidend: Das Unternehmen kann entweder die Bestellung aufgeben oder diese von einem Kunden annehmen.  

Auftragsverwaltung

Bei der Auftragsverwaltung geht es um die kundenspezifischen Prozesse eines Unternehmens, die bei der Bearbeitung von Kundenaufträgen anfallen. Hierbei ist es irrelevant, ob es sich um Aufträge von Unternehmen (B2B) oder von Endverbraucher:innen (B2B) handelt.  

Digitaler Posteingang / Rechnungsverarbeitung

Der digitale Posteingang oder weiterführend die digitale Rechnungsverarbeitung umschreibt den Eingang, die Erfassung und Zahlungsfreigabe einer Rechnung in einer Software. Sie bezeichnen mit anderen Worten den Pay-Prozess im Procure-to-Pay. 

Reklamationsprozess

Reklamationen spielen dann eine Rolle, wenn Waren fehlerhaft sind oder falsch geliefert wurden. Sie müssen entsprechend erfasst und erstattet werden. Das Steuern und Verwalten der Rückerstattungen sind die Hauptaufgaben im Reklamationsprozess.  

Ausgabenmanagement

Eine Software für Ausgabenmanagement hilft einem Unternehmen, alle Ausgaben zu verwalten sowie nachzuverfolgen, um eine bessere Kontrolle zu wahren. Ebenso ist es möglich, Beträge zu begrenzen, die Mitarbeitende zum Beispiel im Kontext des P2P-Prozesses für Anschaffungen ausgeben können. 

Order-to-Cash

Order-to-Cash ist das Pendant zu Procure-to-Pay (P2P) aus Lieferantensicht. Der Prozess beschreibt den Kaufvorgang eines Kunden vom Eingang einer Bestellung bis hin zur Bezahlung. Der Begriff umfasst ähnlich wie P2P viele verschiedene Teilprozesse. 

Zusammenhang SAP und Procure-to-Pay 

Im Procure-to-Pay greifen Unternehmen oft auf ein ERP-System wie SAP zurück, um Rechnungsbelege in der Software zu verarbeiten. Viele vor- und nachgelagerte Schritte, wie Bedarfsmeldungen generieren oder Freigabeprozesse für Bestellungen beziehungsweise Rechnungen anstoßen, sind in SAP allerdings nur mit viel Know-how umsetzbar. Eine Digitalisierungsplattform basierend auf Low-Code-Entwicklung bietet eine schnelle und einfache Implementierung und einen zentralen Arbeitsplatz für viele weitere Geschäftsprozesse im Unternehmen, darunter das digitale Vertragsmanagement, Mitarbeiter-Onboarding oder Fuhrparkmanagement. 

Sollten Sie SAP doch benötigen, so können Sie die verschiedenen Produkte durch verfügbare Schnittstellen an JobRouter® anbinden und die Vorteile eines ERP-Systems mit der einer flexiblen Digitalisierungsplattform kombinieren. Welche Module und Funktionalitäten dafür zur Verfügung stehen, lesen Sie in der digitalen Broschüre oder auf der Integrationsseite.  

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