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Eingangsrechnungsverarbeitung digitalisieren: Das sollten Sie beachten

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  • KategorieDokumentenmanagement

Deutsche Unternehmen gaben im Krisenjahr 2020 Vollgas in puncto Digitalisierung. Das ergab die Bitkom-Befragung „Digital Office Index 2020“. Demnach verfolgen 86 Prozent der Befragten das Ziel, Briefpost durch digitale Medien zu ersetzen. Elektronische Rechnungen nutzen insgesamt jedoch nur 30 Prozent der Organisationen, wodurch wertvolle Potenziale ungenutzt bleiben. Wie es gelingt, die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung voranzutreiben und welche Optimierungen Sie vornehmen sollten, lesen Sie in diesem Artikel.

Purchase-to-Pay-Prozess zu Ende denken

Einer der aufwendigsten und teuersten administrativen Prozesse in Unternehmen ist der Purchase-to-Pay-Prozess. Dies liegt einerseits an seiner Vielfältigkeit und Komplexität, andererseits schlicht an der hohen Anzahl von Vorgängen. So wird der klassische Rechnungswesen-Prozess abhängig von der Unternehmensgröße jährlich zehntausend- oder gar hunderttausendfach durchlaufen. Grob skizziert besteht Purchase-to-Pay aus folgenden Einzelschritten:

  • Bestellanforderung (Bedarfsmeldung)
  • Bestellung platzieren
  • Lieferanten-Auftragsbestätigung empfangen (optional)
  • Wareneingang durchführen
  • Rechnungseingang (über unterschiedliche Kanäle)
  • Rechnungsprüfung (inklusive Abgleich mit Bestellung und Wareneingang)
  • Rechnungsfreigabe
  • Verbuchung
  • Bezahlung
  • Archivierung (gemäß gesetzlicher Vorgaben)

Die Prozessschritte eins bis vier betreffen die Bereiche Beschaffung und Materialwirtschaft. Sie sind in vielen Unternehmen bereits weitgehend digitalisiert – auch dank ihrer durchgängigen Abbildung in ERP-Systemen. Anders stellt sich die Situation hingegen ab dem fünften Schritt dar, dem Beginn der Eingangsrechnungsverarbeitung. Vielen Unternehmen gelingt es nicht, diesen wichtigen Teilprozess von Purchase-to-Pay ebenfalls angemessen zu digitalisieren und zu automatisieren. Oftmals liegt dies auch daran, dass ERP-Lösungen nicht alle hierfür notwendigen Funktionen mitbringen.

E-Rechnungen nur bei 24 Prozent der Unternehmen komplett digital

Dies belegt der „Digital Office Index 2020“ von Bitkom deutlich. So erstellen nur 24 Prozent der Befragten ihre Rechnungen rein in elektronischen Formaten. 33 Prozent setzen hingegen nach wie vor ausschließlich auf die papierbasierte Variante. Bei 41 Prozent der Unternehmen herrscht eine Mischform (elektronisch und papierbasiert) vor. Dass die mangelnde Digitalisierung in diesem Bereich hohe Personalaufwände, rechtliche Risiken und finanzielle Nachteile wie Skontoverluste mit sich bringt, liegt auf der Hand. Doch woran liegt es nun im Einzelnen, dass Unternehmen die Potenziale der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung nach wie vor nicht ausschöpfen?

Unterschiedliche Formate und Medienbrüche bewältigen

Ein wesentliches Hindernis bei der Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung ist der immer noch sehr hohe Anteil an Papierbelegen. Gerade kleineren Lieferanten und Dienstleistern fehlt es häufig schlicht an den technischen Möglichkeiten oder am Know-how zur Erstellung von E-Rechnungen. Auch die gesetzlichen Vorgaben, die hierbei beachtet werden müssen, stellen die Unternehmen vor Herausforderungen. Erschwerend kommt hinzu, dass auch digital eingehende Rechnungen keineswegs einfach zu handhaben sind. Denn hier erhalten Unternehmen eine bunte Mischung von Formaten wie Standard-PDF, XRechnung, ZUGFeRD, XML und EDI.

Die Herausforderung besteht nun darin, alle Eingangsrechnungen unabhängig vom Medium und Format zu erfassen und für die weiteren Prozessschritte der Rechnungsbearbeitung digital bereitzustellen. Hierfür ist eine Lösung erforderlich, die Rechnungen aller Eingangskanäle verarbeiten kann. Im Falle von PDF, Papier und Fax muss hierfür eine automatisierte Datenerkennung mit OCR (Optical Character Recognition) vorhanden sein. Im Optimalfall erkennt und klassifiziert das System die eingehenden Dokumente nicht nur, sondern extrahiert auch ihre Inhalte. Zusätzliche Prozessverbesserungen ergeben sich, wenn auch die Prüfung nach den Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes sowie die rechnerische Erstprüfung vom System übernommen wird. Weniger herausfordernd sind hingegen Rechnungen, die im ZUGFeRD-Format oder via EDI eingehen. Hier können Digitalisierungslösungen die Inhalte direkt auslesen und in den Folgeprozess überführen.

Zwischenfazit: Bereits der erste Prozessschritt der Eingangsrechnungsverarbeitung erfordert eine leistungsfähige Digitalisierungslösung, welche eine formatunabhängige, automatische Datenextraktion beherrscht – egal ob aus dem analogen oder dem digitalen Posteingang. Dies ist auch die Basis, um nachgelagerte Prozessschritte digital abzubilden und zu automatisieren.

Systeme nutzen, die den gesamten Prozessverlauf abbilden

Bei herkömmlichen Lösungen aus den Bereichen Enterprise Content Management (ECM) und Dokumentenmanagement endet der Leistungsumfang im Regelfall mit der digitalen Bereitstellung und Archivierung von Dokumenten. Damit lassen sich zwar Compliance-Anforderungen erfüllen und Revisionssicherheit herstellen, die vollen Optimierungspotenziale werden jedoch nicht erschlossen.

Sollten Sie in Ihrer Anforderungsdefinition festgeschrieben haben, dass Sie nicht nur Dokumente digitalisieren, sondern auch Prozessschritte der Eingangsrechnungsverarbeitung automatisieren möchten, benötigen Sie also eine ganzheitliche Plattform, die zusätzliche Features bietet.

Eine wichtige Funktion für die automatisierte Kreditorenbuchhaltung ist beispielsweise die automatische Eingangsrechnungsprüfung. Moderne Plattformen nutzen hierfür künstliche Intelligenz, die durch manuelle Korrekturen lernt, Ergebnisse zu optimieren und sich somit fortlaufend weiterentwickelt. Im Laufe der Zeit ist Software dieser Art deshalb in der Lage, Eingangsrechnungen mit höchster Genauigkeit eigenständig zu prüfen.

Hilfreich ist es zudem, wenn die eingesetzte Lösung erkannte Rechnungsdaten automatisch erfasst und den Beleg dann zur sachlichen Prüfung an einen vorab festgelegten Nutzer weiterleitet. Dieser sollte Rückfragen, Kommentare und Fehlerkorrekturen vollständig im System vornehmen können, um Medienbrüche und Informationsverluste zu verhindern.

Gesetzliche Vorgaben beachten

Ebenso wichtig ist die reibungslose Zusammenarbeit der Digitalisierungslösung mit vorhandenen ERP- oder Warenwirtschaftssystemen. So sollte es mithilfe flexibler Konnektoren möglich sein, extrahierte Rechnungsdaten in einen Buchungsbeleg zu überführen sowie den Abgleich zwischen Bestellung und dem Wareneingangsbeleg zu automatisieren. Stimmen alle Informationen überein, ist dann sogar eine autonome Dunkelbuchung realisierbar. Hierbei wird die Zahlsperre gelöst und die Rechnungen werden im Hintergrund automatisch gebucht.

Abschließend erfolgt die elektronische Archivierung gemäß gesetzlicher Vorgaben. Hierbei sollte die eingesetzte Lösung insbesondere folgenden Regularien entsprechen:

  • Handelsgesetzbuch (§§ 239, 257 HGB, Führung der Handelsbücher, Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen)
  • Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO, Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen, Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen)
  • Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

Zusätzlich ist bei der GoBD-konformen Archivierung eine Verfahrensdokumentation vorgeschrieben.

Fazit: Ganzheitliche Herangehensweise maximiert Ihren Erfolg

Es zeigt sich, dass Sie für eine erfolgreiche Eingangsrechnungsverarbeitung mehrere Aspekte berücksichtigen müssen. Fassen wir zusammen: Sie sollten eine durchgängige, formatunabhängige Digitalisierung aller eingehenden Rechnungen realisieren, um Papier vollständig aus dem Prozess zu verbannen. Noch mehr Verbesserungen erzielen Sie, wenn Sie einen medienbruchfreien Folgeprozess mit möglichst hohem Automatisierungsgrad umsetzen. Hierfür ist eine Plattform notwendig, die reibungslos mit vorhandenen Systemen interagiert und diejenigen Lücken schließt, die klassische ERP-Produkte in der Eingangsrechnungsverarbeitung aufweisen. Besonders komfortabel und einfach anzuwenden sind im Übrigen Low-Code-Plattformen, bei denen Sie unternehmensindividuelle Prozesse ohne spezifisches IT-Know-how modellieren können.

Belohnt wird Ihr Einsatz mit zahlreichen Benefits. Ihre Organisation kommt nicht nur in Sachen Digitalisierung einen entscheidenden Schritt voran. Auch erhebliche Zeiteinsparungen, Kostensenkungen, Fehlerminimierungen, ein besserer Cashflow, mehr Sicherheit und höhere Agilität gehen mit einer intelligent umgesetzten digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung einher.

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