Eingangsrechnungsverarbeitung

Am Workflow für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen hat sich dank der Digitalisierung Vieles verändert. Wie es gelingt, die Eingangsrechnungsverarbeitung zu digitalisieren, bisherige manuelle Prozesse zu automatisieren und wie der Workflow für die Rechnungsprüfung reibungslos funktioniert, lesen Sie in diesem Artikel.

Was ist eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitung?

Eingangsrechnungsverarbeitung ist der Weg einer eingehenden Rechnung von der Poststelle bis zur Buchhaltung. Früher lief dieser Prozess vollständig manuell ab. Heute entscheiden sich viele Unternehmen aus Effizienz- und Transparenzgründen für die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung.

Was sind Vorteile der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung?

Die Vorteile der automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung im Überblick:

• Rechnungen schneller bearbeiten und freigeben
• Keine Liegezeiten oder Rechnungsverluste
• Klare Zuweisung an Verantwortliche
• Höhere Transparenz
• Freie Personalkapazitäten durch weniger Bearbeitungsaufwand
• Skontofristen ausnutzen
• Fehleranfälligkeit reduzieren
• Umweltfreundlichkeit durch Papier sparen
• Schnittstellen zu ERP- und Finanzbuchhaltungssystemen
• Mitarbeitende können im Homeoffice arbeiten
• Ablage und Archivierung nach GoBD-Richtlinien
• Individuell konfigurierbar

Die Vorteile der Digitalisierung wirken nicht nur „stationär“, sondern beeinflussen die gesamte Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens positiv. Dazu im Folgenden ein Zahlenbeispiel: Die digitale Rechnungsverarbeitung mit der Digitalisierungsplattform von JobRouter® verkürzt die Durchlaufzeit um 80 Prozent.

Herausforderungen bei der Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung

Unternehmen sehen sich bei der Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung mit einigen Hindernissen konfrontiert:

• Hoher Anteil an Papierbelegen
• Fehlende technische Möglichkeiten
• zu wenig Know-how zur Erstellung von E-Rechnungen
• umständlicher Workflow von der Eingangsrechnung bis zur Rechnungsprüfung
• gesetzliche Vorgaben, die beachtet werden müssen
• unterschiedliche Formate wie Standard-PDF, X-Rechnung, ZUGFeRD, XML und EDI

Die JobRouter®-Digitalisierungsplattform schafft Abhilfe und sorgt für einen reibungslosen Workflow ab dem digitalen Rechnungseingang bis zur Ablage nach Bezahlung.

Eingangsrechnungen verschiedener Formate erfassen

Eine Herausforderung besteht darin, alle Eingangsrechnungen unabhängig vom Medium und Format zu erfassen und für die weiteren Prozessschritte der Rechnungsverarbeitung digital bereitzustellen.

Hierfür ist eine Lösung erforderlich, die Rechnungen aller Eingangskanäle verarbeiten kann. Im Falle von PDF, Papier und Fax muss eine automatisierte Datenerkennung mit OCR (Optical Character Recognition) vorhanden sein. Im Optimalfall erkennt und klassifiziert das System die eingehenden Dokumente nicht nur, sondern extrahiert auch ihre Inhalte.

Zusätzliche Prozessverbesserungen ergeben sich, wenn auch die Prüfung nach den Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes sowie die rechnerische Erstprüfung vom System übernommen wird. Mit JobRouter® als Digitalisierungslösung hingegen wird selbst die Rechnungsprüfung nahtlos in den Workflow eingebunden.

Weniger herausfordernd sind hingegen Rechnungen, die im ZUGFeRD-Format oder via EDI eingehen. Hier können Digitalisierungslösungen die Inhalte direkt auslesen und in den Folgeprozess überführen.

Systeme nutzen, die den gesamten Prozessverlauf abbilden

Bei herkömmlichen Lösungen aus den Bereichen Enterprise Content Management (ECM) und Dokumentenmanagementsystemen endet der Leistungsumfang im Regelfall mit der digitalen Bereitstellung und der digitalen Archivierung von Dokumenten. Damit lassen sich zwar Compliance-Anforderungen erfüllen und Revisionssicherheit herstellen, die vollen Optimierungspotenziale werden jedoch nicht erschlossen.

Sollten Sie in Ihrer Anforderungsdefinition festgeschrieben haben, dass Sie nicht nur Dokumente digitalisieren, sondern auch Prozessschritte der Eingangsrechnungsverarbeitung automatisieren möchten, benötigen Sie also eine ganzheitliche Plattform, die zusätzliche Features bietet. Mit der JobRouter®-Digitalisierungsplattform optimieren Sie den Workflow Ihres digitalen Rechnungseingangs grundlegend.

Eine wichtige Funktion für die automatisierte Kreditorenbuchhaltung ist beispielsweise die automatische Eingangsrechnungsprüfung. Moderne Plattformen nutzen hierfür künstliche Intelligenz, die durch manuelle Korrekturen lernt, Ergebnisse zu optimieren und sich somit fortlaufend weiterentwickelt. Im Laufe der Zeit ist Software dieser Art deshalb in der Lage, Eingangsrechnungen mit höchster Genauigkeit eigenständig zu prüfen.

Hilfreich ist es zudem, wenn die eingesetzte Lösung erkannte Rechnungsdaten automatisch erfasst und den Beleg zur sachlichen Prüfung an einen vorab festgelegten Nutzer weiterleitet. Dieser sollte Rückfragen, Kommentare und Fehlerkorrekturen vollständig im System vornehmen können, um Medienbrüche und Informationsverluste zu verhindern.

Gesetzliche Vorgaben zur digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung

Am Ende der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung erfolgt die digitale Archivierung gemäß gesetzlicher Vorgaben. Hierbei sollte die eingesetzte Lösung insbesondere folgenden Regularien entsprechen:

• Handelsgesetzbuch (§§ 239, 257 HGB, Führung der Handelsbücher, Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen)
• Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO, Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen, Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen)
• Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

Zusätzlich ist bei der GoBD-konformen Archivierung eine Verfahrensdokumentation vorgeschrieben.

Workflow für Eingangsrechnungen

Wie ein Unternehmen Rechnungen verarbeitet, nimmt großen Einfluss auf die Effizienz der digitalen Rechnungsverarbeitung. Die JobRouter®-Digitalisierungsplattform bietet zahlreiche Input- und Output-Schnittstellen für viele Unternehmenssysteme und Datenstandards wie ZUGFeRD oder andere strukturierte Daten- bzw. Dokumentformate. Dadurch sind alle Bearbeitungsschritte einer Rechnung mit Prozessen abbildbar: Entstehung, Bereitstellung, Versand, Empfang, Verarbeitung, Prüfung, Begleichung und Speicherung.

Sie können die firmeneigenen Prozesse mittels innovativer Software so anpassen, dass eine automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung entsteht. Eine oder mehrere Schnittstellen ermöglichen das unkomplizierte Zusammenspiel der neuen Software mit Ihrer Bestandssoftware (z.B. ERP-, Finanzbuchhaltungs- oder Warenwirtschaftssystem). Ihr digitaler Rechnungseingang wird dank JobRouter® zum Ausgangspunkt für einen effizienten Workflow. Vom Erhalt der Eingangsrechnung durch Überwachung der E-Mail-Postfächer über die Datenextraktion der Rechnung bis hin zur Rechnungsprüfung mit Freigabe und anschließender, fristgerechter Zahlung verkürzt sich die Zeit von Rechnungseingang bis Verbuchung um bis zu 80 Prozent.

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Der Prozess der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung im Überblick:

1. Unternehmen müssen eine analoge Eingangsrechnung zunächst als PDF digitalisieren, um sie dem digitalen Verarbeitungsprozess zugänglich zu machen. Digitale Eingangsrechnungen lassen sich über eine passende Software automatisch in den Verarbeitungsprozess integrieren.
2. Eine Erkennungssoftware liest und prüft alle relevanten Rechnungsdaten – „falsche“ Rechnungen werden aussortiert oder können nachträglich manuell korrigiert bzw. bearbeitet werden.
3. Die korrekten Rechnungen erhalten ein automatisiertes Go und werden zur Prüfung bzw. Freigabe an die verantwortliche Person oder Abteilung weitergeleitet.
4. Durch Schnittstellen ist es möglich, die freigegebenen Rechnungen an ein ERP-, Finanzbuchhaltungs- oder WaWi-System zu übermitteln.
5. Alle Rechnungen lassen sich ordnungsgemäß nach GoBD-Grundsätzen im digitalen Archiv speichern und sind sofort schnell wieder einsehbar.
6. Das System protokolliert jeden einzelnen Schritt, sodass Projektbeteiligte den aktuellen Status sowie den gesamten Weg einer Eingangsrechnung jederzeit nachvollziehen können.