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Digitalisierung im Unternehmen – was bedeutet das?

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  • KategorieGeschäftsprozesse digitalisieren

Die Digitalisierung von Unternehmen schreitet unaufhörlich voran. Doch was bedeuten Begriffe wie Digitalisierung und digitale Transformation konkret? Warum sollten Sie sich mit der Thematik auseinandersetzen? Wie bestimmen Sie Ihren momentanen Status und welche Digitalisierungsmaßnahmen kommen für Ihr Unternehmen infrage? Dieser Artikel liefert umfassende Antworten und greifbare Praxisbeispiele.

Was ist Digitalisierung? Allgemeine Definition

Digitalisierung ist ursprünglich die Umwandlung physischer Daten in digitale Daten. Ein klassisches Beispiel ist das Scannen eines Papierdokuments. Allerdings hat sich der Begriff im Laufe der Jahre verändert.

Heute ist ein Sammelbegriff für die Modernisierung des gesamten geschäftlichen und privaten Alltags. Getrieben wird dieser Modernisierungsprozess durch die immer stärkere Nutzung von digitalen Technologien und Informationen in Gesellschaft, Wirtschaft, öffentlichen Institutionen und der Politik.

Wenn wir heute von Digitalisierung sprechen, meinen wir in der Regel die Einbeziehung digitaler Technologien in Prozesse, Produkte und Dienstleistungen – stets mit dem Ziel, diese zu optimieren.

Digitalisierung vs. digitale Transformation im Unternehmen: Wo liegt der Unterschied?

Häufig werden die Begriffe „Digitalisierung“ und „digitale Transformation“ synonym verwendet. Bei genauer Betrachtung gibt es jedoch Unterschiede. „Digitalisierung“ umschreibt im Regelfall einen konkreten Prozess, der digitale Technologien verwendet. Bei der digitalen Transformation wandeln Unternehmen ihre analogen Prozesse und Geschäftsmodelle in digitale um.

Eigenschaften der digitalen Transformation sind:

  • Unausweichlichkeit: Unternehmen können künftige Herausforderungen ohne digitale Technologien nicht lösen.
  • Unumkehrbarkeit: Digitale Technologien sind nicht mehr wegzudenken.
  • Schnelligkeit: Der Transformationsprozess schreitet sehr schnell voran, Unternehmen müssen sich kontinuierlich neu erfinden.
  • Unsicherheit: Es ist schwer vorhersehbar, welche digitalen Technologien in Zukunft tatsächlich Erfolge bringen.

Was ist Digitalisierung im Unternehmen?

Im Kontext von Unternehmen ermöglicht Digitalisierung einen umfassenden Veränderungsprozess. Neue Technologien treiben den digitalen Wandel voran und wirken sich auf alle Unternehmensbereiche aus.

Die Unternehmensdigitalisierung beeinflusst Geschäfts- und Fertigungsprozesse, Arbeitsmodelle, Analysen, Produkte, Services, das Informationsmanagement, die Art und Weise der Kundeninteraktion und sogar komplette Geschäftsmodelle.

Wie verändert Digitalisierung Unternehmen?

Die Digitalisierung in Unternehmen hat weitreichende Auswirkungen. Setzen Unternehmen die Digitalisierung zielgerichtet ein, ermöglicht sie Kostensenkungen, optimierte Prozesse, flexible Organisationsformen, mehr Kundenorientierung, neue Marktchancen und hohe Informationstransparenz.

Die Digitalisierung im Unternehmen stößt folgende Veränderungen an:

  • Geschäftsmodelle werden um digitale Services ergänzt, um Mehrwert für Kunden zu schaffen.
  • Flexible Arbeitsmodelle entstehen (mobiles und hybrides Arbeiten).
  • Informationen und Dokumente sind jederzeit und überall verfügbar.
  • Die Produktion von Gütern erfolgt (gesteuert durch digitale Technologien) zunehmend autonom.
  • Die interne und externe Kommunikation erfolgt auf verschiedensten digitalen Kanälen.
  • Entscheidungen werden stärker auf Basis von Daten (Big Data) getroffen.
  • Geschäftsprozesse werden in Software abgebildet und automatisiert, um Mitarbeiter zu entlasten.

Sehen wir uns im Folgenden einige Beispiele für die Unternehmensdigitalisierung an, um diese Punkte zu konkretisieren.

Beispiele für Digitalisierung: In welchen Bereichen können Unternehmen digitalisieren?

Jede Abteilung in Ihrem Unternehmen hat Digitalisierungspotenzial. Dies gilt für das Marketing und die Kundenkommunikation ebenso wie für die interne Kommunikation, das Aufgabenmanagement, die Logistik und interne Geschäftsprozesse. Um dies zu verdeutlichen, möchten wir Ihnen in diesem Abschnitt fünf konkrete Anwendungsfälle vorstellen.

1. Digitaler Posteingang

Ein klassisches Beispiel für die Unternehmensdigitalisierung ist der digitale Posteingang. Sicherlich erhält auch Ihr Unternehmen tagtäglich eine hohe Zahl von Rechnungen in unterschiedlichsten Formaten. Diese müssen von Ihrer Organisation empfangen, gespeichert, geprüft, freigegeben, verbucht und bezahlt werden. Es sind viele Einzelschritte zu durchlaufen. Durch die zielgerichtete Kombination digitaler Technologien haben Sie jedoch die Möglichkeit, den Prozess End-to-End zu digitalisieren.

Relevante Komponenten sind für die Digitalisierung des Posteingangs sind:

  • Multikanaleingang (Empfangsmöglichkeit für alle Rechnungsmedien und -formate)
  • Dokumentenerkennung (OCR), Auslesen von Inhalten
  • Automatisierte Prüfmechanismen
  • Prüfungs- und Genehmigungsworkflow
  • Datenübergabe in das ERP-System (Schnittstellen)
  • Rechtssicheres Archiv

Im Optimalfall kann sogar eine vollständige Workflow-Automatisierungerfolgen, sodass menschliche Eingriffe nur noch bei Unklarheiten oder beim Überschreiten definierter Wertgrenzen notwendig sind.

1. Digitaler Posteingang

Ein klassisches Beispiel für die Unternehmensdigitalisierung ist der digitale Posteingang. Sicherlich erhält auch Ihr Unternehmen tagtäglich eine hohe Zahl von Rechnungen in unterschiedlichsten Formaten. Diese müssen von Ihrer Organisation empfangen, gespeichert, geprüft, freigegeben, verbucht und bezahlt werden. Es sind viele Einzelschritte zu durchlaufen. Durch die zielgerichtete Kombination digitaler Technologien haben Sie jedoch die Möglichkeit, den Prozess End-to-End zu digitalisieren.

Relevante Komponenten sind für die Digitalisierung des Posteingangs sind:

  • Multikanaleingang (Empfangsmöglichkeit für alle Rechnungsmedien und -formate)
  • Dokumentenerkennung (OCR), Auslesen von Inhalten
  • Automatisierte Prüfmechanismen
  • Prüfungs- und Genehmigungsworkflow
  • Datenübergabe in das ERP-System (Schnittstellen)
  • Rechtssicheres Archiv

Im Optimalfall kann sogar eine vollständige Workflow-Automatisierungerfolgen, sodass menschliche Eingriffe nur noch bei Unklarheiten oder beim Überschreiten definierter Wertgrenzen notwendig sind.

2. Digitales Vertragsmanagement

Die Digitalisierung des Vertragsmanagements richtet sich vorrangig an Unternehmen, die tagtäglich Verträge mit Kunden abschließen und diese anschließend effizient verwalten möchten. Funktional betrachtet geht es dabei um weitaus mehr als die reine digitale Archivierung von Papierdokumenten.

Relevant sind beispielsweise folgende Features:

  • Automatische Generierung von Verträgen
  • Zentrale Verwaltung und Archivierung
  • Automatische Erfassung von Vertragsdaten und Änderungen
  • Digitale Terminüberwachung (für die Einhaltung wichtiger Fristen)
  • Möglichkeiten zum Durchsuchen der Vertragsinhalte (mit Stichwörtern)
  • Automatischer Versand von Kündigungen oder Erinnerungen

2. Digitales Vertragsmanagement

Die Digitalisierung des Vertragsmanagements richtet sich vorrangig an Unternehmen, die tagtäglich Verträge mit Kunden abschließen und diese anschließend effizient verwalten möchten. Funktional betrachtet geht es dabei um weitaus mehr als die reine digitale Archivierung von Papierdokumenten.

Relevant sind beispielsweise folgende Features:

  • Automatische Generierung von Verträgen
  • Zentrale Verwaltung und Archivierung
  • Automatische Erfassung von Vertragsdaten und Änderungen
  • Digitale Terminüberwachung (für die Einhaltung wichtiger Fristen)
  • Möglichkeiten zum Durchsuchen der Vertragsinhalte (mit Stichwörtern)
  • Automatischer Versand von Kündigungen oder Erinnerungen

3. Digitale Dokumentenarbeit in Teams

Ein zentraler Baustein der digitalen Transformation von Unternehmen besteht darin, ein papierloses Büro mit digitalen Prozessen zu gestalten. Relevant ist die digitale Dokumentenarbeit insbesondere für die Kommunikation und Kollaboration in (räumlich verteilten) Teams. Allerdings ist es nicht damit getan, ein Dokumentenmanagementsystem und ein digitales Archiv in Ihrem Unternehmen einzuführen. Im Optimalfall verknüpfen Sie die digitalen Dokumente zusätzlich mit Ihren Geschäftsprozessen. Gelingt dies, so stehen Ihren Mitarbeitern stets diejenigen Dokumente zur Verfügung, die sie für ihren aktuellen Arbeitsschritt gerade benötigen.

3. Digitale Dokumentenarbeit in Teams

Ein zentraler Baustein der digitalen Transformation von Unternehmen besteht darin, ein papierloses Büro mit digitalen Prozessen zu gestalten. Relevant ist die digitale Dokumentenarbeit insbesondere für die Kommunikation und Kollaboration in (räumlich verteilten) Teams. Allerdings ist es nicht damit getan, ein Dokumentenmanagementsystem und ein digitales Archiv in Ihrem Unternehmen einzuführen. Im Optimalfall verknüpfen Sie die digitalen Dokumente zusätzlich mit Ihren Geschäftsprozessen. Gelingt dies, so stehen Ihren Mitarbeitern stets diejenigen Dokumente zur Verfügung, die sie für ihren aktuellen Arbeitsschritt gerade benötigen.

4. Digitale HR-Prozesse

Auch im Personalwesen existieren zahlreiche Elemente und Vorgänge, welche für Ihre Unternehmensdigitalisierung relevant sind – zum Beispiel die Personalakte. Sie zu digitalisieren, ist für zahlreiche HR-Verantwortliche der Startpunkt einer umfassenden digitalen Transformation.

Tatsächlich hat eine digitale Personalakte viele Vorteile. Sie erlaubt es, alle mitarbeiterbezogenen Dokumente wie Bewerbungsunterlagen, Gehaltsabrechnungen und Nachweise an einem zentralen Ort zu verwalten. Besteht eine Verknüpfung zu wichtigen HR-Prozessen, so können Sie diese sogar direkt aus der Akte heraus anstoßen.

4. Digitale HR-Prozesse

Auch im Personalwesen existieren zahlreiche Elemente und Vorgänge, welche für Ihre Unternehmensdigitalisierung relevant sind – zum Beispiel die Personalakte. Sie zu digitalisieren, ist für zahlreiche HR-Verantwortliche der Startpunkt einer umfassenden digitalen Transformation.

Tatsächlich hat eine digitale Personalakte viele Vorteile. Sie erlaubt es, alle mitarbeiterbezogenen Dokumente wie Bewerbungsunterlagen, Gehaltsabrechnungen und Nachweise an einem zentralen Ort zu verwalten. Besteht eine Verknüpfung zu wichtigen HR-Prozessen, so können Sie diese sogar direkt aus der Akte heraus anstoßen.

5. Digitalisierung administrativer (nicht-wertschöpfender) Prozesse

In jedem Unternehmen existieren Abläufe, die weder einen direkten Kundenbezug haben noch einen Beitrag zur Wertschöpfung leisten. Das sind beispielsweise die Beantragung und Abrechnung von Geschäftsreisen, Urlaubsanträge, Krankmeldungen und das Onboarding neuer Beschäftigter. Oft werden solche Unterstützungsprozesse mithilfe von Papier oder verschiedener Insellösungen abgebildet. Hierdurch entstehen Systembrüche, Intransparenz und unnötige Aufwände. Bei der Unternehmensdigitalisierung sollten Sie diesen Bereich daher keinesfalls übersehen. Idealerweise nutzen Sie ein zentrales Workflow-Management-System, mit dem sich all Ihre nicht-wertschöpfenden Prozesse durchgängig abbilden lassen.

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5. Digitalisierung administrativer (nicht-wertschöpfender) Prozesse

In jedem Unternehmen existieren Abläufe, die weder einen direkten Kundenbezug haben noch einen Beitrag zur Wertschöpfung leisten. Das sind beispielsweise die Beantragung und Abrechnung von Geschäftsreisen, Urlaubsanträge, Krankmeldungen und das Onboarding neuer Beschäftigter. Oft werden solche Unterstützungsprozesse mithilfe von Papier oder verschiedener Insellösungen abgebildet. Hierdurch entstehen Systembrüche, Intransparenz und unnötige Aufwände. Bei der Unternehmensdigitalisierung sollten Sie diesen Bereich daher keinesfalls übersehen. Idealerweise nutzen Sie ein zentrales Workflow-Management-System, mit dem sich all Ihre nicht-wertschöpfenden Prozesse durchgängig abbilden lassen.

Was haben Geschäftsprozesse mit Unternehmensdigitalisierung zu tun?

Die Unternehmensdigitalisierung hat mehrere Dimensionen. Sie kann das Geschäftsmodell, die Produkte und die Dienstleistungen betreffen. Hinter jedem dieser Elemente verbergen sich Geschäftsprozesse, die ebenfalls Gegenstand der Digitalisierung sind. Kurz: Unternehmensdigitalisierung ist stets auch mit einer Prozessdigitalisierung verbunden.

Bevor Sie mit umfassenden Digitalisierungsinitiativen starten, sollten Sie eine Standortbestimmung durchführen. Hierfür ist es hilfreich, Ihre vorhandenen Prozesse in folgende Kategorien einzuteilen:

  1. Vollständig manuell: papiergebunden, Gespräche erfolgen persönlich oder telefonisch
  2. Software im Einsatz, Ablauf jedoch manuell: Prozess wird von Unternehmenssoftware, E-Mails, Intranet, Datenbanken und ähnlichen Tools gestützt
  3. Abläufe sind softwaregestützt, Tätigkeiten sind teilautomatisiert: zum Beispiel Ticketsysteme von Helpdesks, vorausschauende Wartung von Maschinen
  4. Prozess ist vollständig digitalisiert und automatisiert: menschliches Eingreifen nicht mehr erforderlich

Ihr kurzfristiges Ziel sollte es sein, für jeden Prozess mindestens Stufe 2 zu erreichen. Hierbei ist es vor allen Dingen wichtig, dass die involvierten Systeme miteinander vernetzt werden, um durchgängige Abläufe zu realisieren.

Mittelfristig sollten immer mehr Workflows in die dritte Kategorie wandern – also stufenweise automatisiert werden. Hierfür sind fortgeschrittene Technologien wie RPA (Robotic Process Automation), DPA (Digital Process Automation) und Künstliche Intelligenz erforderlich.

Auf lange Sicht sollten Sie anstreben, Ihre Geschäftsprozesse in die vierte Stufe – die vollständige Workflow-Automatisierung – zu überführen. Das Leitbild ist hierbei ein komplett digitales Unternehmen. Ob und wann diese Vision zur Realität wird, ist aus heutiger Sicht nicht absehbar. Fakt ist jedoch, dass sich Unternehmen diesem Ideal immer weiter annähern werden.

Blick in die Zukunft: Wie sieht ein vollständig digitales Unternehmen aus?

In der Theorie hat die digitale Transformation ein definiertes Ende: ein komplett digitales Unternehmen. Natürlich ist dies eine weit in der Zukunft liegende Vision. Dennoch kann es inspirierend sein, sich bereits heute mit ihr auseinanderzusetzen. Wie stellt sich also nun ein digitales Unternehmen in der Endausbaustufe dar?

Charakteristisch für ein digitales Unternehmen sind folgende Merkmale:

  • Alle Geschäftsprozesse laufen vollständig datengetrieben.
  • Die Unternehmensplanung wird auf Basis von Zielvorgaben automatisch berechnet.
  • Das Unternehmen richtet sich mithilfe von Big Data (historische Muster, Markttrends, ökonomische Rahmenbedingungen, Stimmungen in Internetkanälen) strategisch selbst aus.
  • Die Produktion ist komplett automatisiert (inklusive Wartung und Logistik).
  • Die Kundenkommunikation erfolgt über Chatbots.
  • Die Werbung ist personalisiert und automatisiert.
  • Entscheidungen werden mithilfe erlernter Muster autonom von KI getroffen und protokolliert.
  • Die Beschaffung ist vollständig automatisiert.
  • Die Bedarfe werden eigenständig errechnet und prognostiziert.
  • Der Einkauf erfolgt über Bieterplattformen (Auswahl des besten Anbieters ist automatisiert).
  • Die Maschinen und Softwareprozesse werden permanent überwacht.

Seine Effizienz und Produktivität kann ein vollständig digitales Unternehmen fast nur noch durch die kontinuierliche Optimierung der eingesetzten Software steigern. Der zentrale Wettbewerbsfaktor wird dann die Kreativität sein, mit der Unternehmen Innovationen realisieren und sich dadurch vom Wettbewerb abhebt.

Reifegradmodell für digitale Prozesse: So bestimmen Sie Ihren Status

Nach diesem kurzen Ausflug in die digitale Zukunft möchten wir zur Gegenwart zurückkehren und die Frage klären, wie Sie den aktuellen digitalen Reifegrad Ihrer Prozesse bestimmen können. Denn er ist wichtig, um weitere Digitalisierungsmaßnahmen gezielt zu planen. Empfehlenswert ist in diesem Zusammenhang das Reifegradmodell des Branchenverbands Bitkom. Es bewertet die digitale Reife in folgenden Dimensionen:

Technologie

Bewertet die technologische Basis und das technologische Umfeld von Geschäftsprozessen

Daten

Bewertet den Umgang mit Daten im Rahmen der Geschäftsprozesse (vor allem die Nutzung von Prozessdaten für Analysen)

Qualität

Bewertet den Prozess selbst (gemäß der Prämisse: Wird ein schlechter Prozess digitalisiert, folgt daraus ein schlechter digitaler Prozess)

Organisation

Betrachtet den Rückhalt des Managements, digitale Fähigkeiten und die Veränderungsbereitschaft des Unternehmens

Das Reifegradmodell lässt sich verhältnismäßig einfach anwenden. Es eignet sich gut dazu, den Status quo ganzheitlich zu bewerten. Aus den Ergebnissen können Sie ableiten, welche Maßnahmen für die weitere Digitalisierung Ihres Unternehmens sinnvoll sind.

Fazit:

Digitalisierung von Unternehmen hat viele Facetten

Fassen wir zusammen: Die Digitalisierung von Unternehmen ist vielschichtig. Sie betrifft neben Geschäftsmodellen, Produkten und Services vor allen Dingen Ihre Geschäftsprozesse. Oder anders formuliert: Unternehmensdigitalisierung ist stets gleichbedeutend mit Prozessdigitalisierung.

Um auf diesem Gebiet voranzukommen, müssen mehrere Voraussetzungen erfüllt sein. Zunächst sollten Sie den momentanen Digitalisierungsstatus Ihre Abläufe kennen. Auf dieser Basis können Sie die Geschäftsprozesse organisatorisch optimieren, um sie schließlich in die digitale Welt zu überführen. Für letzteren Schritt benötigen Sie geeignete Technologien.

Empfehlenswert ist eine leicht zu implementierende und gut skalierbare Digitalisierungsplattform, die eine End-to-End-Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse ermöglicht. Eine Lösung dieser Art ist JobRouter®. Die Low-Code-Plattform bildet Ihre Workflows nicht nur ab. Sie sorgt auch für eine übergreifende Vernetzung Ihrer Systeme. Darüber hinaus unterstützt sie die Automatisierung der Workflows, wodurch Sie Ihre Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig steigern.

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