RPA trifft HR: Wie Robotic Process Automation Ihr Personalwesen leistungsfähiger macht

Dokumente ausdrucken, lochen und abheften – ist bei vielen HR-Abteilungen Alltag. Nicht mehr wegzudenken, sind Ordner- und Ablagesysteme, die den meisten Platz im Büro einnehmen. Denn das HR-Personal steht vor der Mammutaufgabe, eine Flut an Daten unterschiedlichster Quellen zu managen. Nicht selten sind Informationen unzureichend oder müssen nachbereitet werden. Das frisst Zeit.

Digitale Technologien wie künstliche Intelligenz, Deep Learning, Intelligente Automatisierung und Robotic Process Automation (RPA) kommen daher immer häufiger zum Einsatz. Sie reduzieren monotone Aufgaben und gestalten Prozesse effizienter. Besonders Robotic Process Automation (RPA) besticht durch einen geringen Implementierungsaufwand und unmittelbaren Mehrwert. Digitale Automatisierung gilt als die Treibkraft für optimierte Arbeitsprozesse mit gesteigerter Angestelltenzufriedenheit. Wir zeigen Ihnen, wieso der Einsatz von RPA im Bereich Human Resources (HR) lohnenswert ist und die Leistungsfähigkeit steigert.

Welche Vorteile ergeben sich durch Robotic Process Automation in HR?

Robotic Process Automation (RPA) hat in den vergangenen Jahren einen starken Auftrieb erfahren und Einzug in eine Vielzahl von Unternehmen erhalten. Das Zusammenspiel zwischen Software-Robotern, auch Bots genannt, und Menschen verspricht eine Reihe von Vorteilen in Bezug auf unternehmerische Effizienz und Professionalisierung. Bots übernehmen monotone, wiederkehrende Aufgaben auf Beschäftigten- oder Teamebene, indem sie festen Regeln und Schemata folgen. Sie unterstützen das Unternehmen dabei, Aufgaben schneller und genauer abzuschließen, um schließlich finanzielle Vorteile daraus abzuleiten. Dieser Ansatz schafft die Grundlage für ein neues Selbstverständnis von Angestellten – und im Personalwesen.

Im Regelfall fällt es Menschen schwer, sich über mehrere Stunden zu konzentrieren, insbesondere bei monotonen, repetitiven und regelbasierten Aufgaben. Hier liegt die große Gefahr für Flüchtigkeitsfehler sowie nachlassende Gewissenhaftigkeit. Es ist jedoch bekannt, dass produktive Angestellte Ziele schneller und gewissenhafter erreichen. Dadurch beeinflussen sie das Unternehmenswachstum positiv, während Unproduktivität zu finanziellen Verlusten führt.

Ein Blick in die Personalabteilung verrät, dass viele Tätigkeiten, wie Reporting, Gehalts- und Ausgabenmanagement oder auch die Verwaltung von Personaldaten, weiterhin manuell bearbeitet werden. Die Bearbeitung und Organisation persönlicher Anliegen ist aufwändig, so dass Betroffene lange Wartezeiten in Kauf nehmen müssen. Robotic Process Automation und die Automatisierung von Prozessabläufen ist heute oft das Mittel der ersten Wahl, um dieser Herausforderung zu begegnen. Zu Beginn werden die betreffenden HR-Prozesse nach Effizienz und Effektivität analysiert und optimiert, um sie anschließend zu automatisieren. Inzwischen lassen sich unzählige Personal-Prozesse automatisiert darstellen und erfordern nur noch ein Mindestmaß an menschlichen Eingriffen. Menschliche Entscheidungskompetenz benötigen Unternehmen hauptsächlich bei komplexen HR-Themen, auf die sie dank RPA einen größeren Fokus legen können.

Vorteile, die sich Entscheider durch RPA in HR versprechen:

1. Prozesse (neu) definieren,
2. Fehler reduzieren,
3. Durchlaufzeiten verkürzen,
4. Performance anheben,
5. Motivation und Arbeitsmoral verbessern, 
6. Compliance gewährleisten,
7. Fluktuation minimieren,
8. Betriebskosten senken.

Forrester Research/UiPath kamen bereits 2018 zu der Erkenntnis, dass RPA die bestehende Arbeit neu strukturiert und Angestellte entlastet. Dies gaben zwei Drittel der weltweit 100 befragten Entscheidenden an. Diese hätten mehr Zeit für zwischenmenschliche Interaktion, und um sich sinnvolleren, strategischen Aufgaben zu widmen (60 Prozent) – manuelle Fehler ließen sich zudem minimieren (57 Prozent). Damit umfasst der Einsatz von RPA nicht allein die technologischen Vorteile, sondern bindet unterschiedliche Unternehmensebenen sowie die Unternehmensstruktur und -organisation ein: Knowhow wird neu verteilt und bestehende Konventionen hinterfragt. Diese Faktoren müssen Verantwortliche aufeinander abstimmen, um den Erfolgsfaktor RPA im Personalwesen zu realisieren.

Realitätscheck: Erwartungen an RPA und praktischer Nutzen

Entscheidende erhoffen sich durch den Einsatz von RPA und intelligenter Automatisierung, dass sie die Angestelltenzufriedenheit (92 Prozent), -produktivität und unternehmerische Effizienz steigern können. Dies zeigt eine Forbes-Umfrage unter weltweit 302 hochrangigen Führungskräften. 52 Prozent der Befragten bestätigten, dass die Angestelltenzufriedenheit um mindestens 15 Prozent nach der Einführung von RPA gestiegen sei. Eine gemeinsame Studie von Forrester Research und UiPath hat geprüft, inwieweit dieser Erwartungen der Praxis standhalten.

Erwartete Nutzen durch den Einsatz von Robotic Process Automation:

• höhere Mitarbeitereffizienz (92%),
• verbesserter Kundenservice (84%),
• gestiegenes Engagement der Mitarbeiter (80%),
• optimierte Einsicht in Kundenverhalten (61%),
• reduzierter manueller Aufwand (85%),
• verbesserte Datenqualität (83%),
• Kostenreduzierung (67%).

Im Praxischeck führte der Einsatz von RPA zu folgenden Vorteilen:

Innerhalb der Forbes-Umfrage gaben die Beschäftigten außerdem an, dass die Automatisierung bestimmter Teilbereiche ihrer Arbeit effizienter mache. Die übergreifende Zufriedenheit von Kundinnen und Kunden würde sich zudem erhöhen. Dies wirke sich gesamtwirtschaftlich positiv auf das Unternehmenswachstum aus: Kostensenkung, Vergrößerung des Marktanteils, Umsatzsteigerung, Margenerweiterung.

RPA ist jedoch kein Allheilmittel und kann im schlechtesten Fall die Performance sogar negativ beeinflussen. Dies geschieht, wenn Unternehmen bei der Implementierung den Blick nicht öffnen und RPA als global einzuführende Technologie verstehen.

Worauf sollten Unternehmen bei der Einführung von RPA im Personalwesen achten?

Die Implementierung von Robotics in HR sowie allgemein müssen Verantwortliche gut planen und intelligent durchführen. Denn sie kann sowohl zum erhofften Antriebsmotor werden als auch zur Bremse für die Arbeitswilligkeit der Angestellten. Sofern Unternehmen RPA-Projekte nicht bedarfsorientiert einführen, können diese bestehende Ängste verstärken und schlussendlich scheitern. Die Beschäftigteneffizienz und -zufriedenheit sinkt weiter, während die größtenteils unbegründete Angst vor Stellenstreichungen steigt. Hinzu kommt ein erhöhter Zeit- und Schulungsaufwand, um die RPA-Software zu implementieren.

Das HR-Personal sollte deshalb von Anfang an beteiligt und ernst genommen werden. Alle Beteiligten müssen an einem Strang ziehen und die neue Technologie gemeinsam vorantreiben. Dafür sollten Führungskräfte ihren Angestellten die direkten Vorteile durch RPA in HR kommunizieren. Konkret bedeutet dies, aufzuzeigen, wie sich die Veränderung auf den persönlichen Tagesablauf auswirkt. Darüber hinaus ist es essenziell, bestehende Mythen über RPA zu widerlegen. Die Bedienung der RPA-Software liegt in der Personal- und nicht in der IT-Abteilung. Hieraus resultiert, dass die künftigen Fachkräfte kompetent im Umgang mit der RPA-Software und Datenschutz- und Compliance-Themen sein müssen. Ist die Software eingeführt, wirkt sich dies auf die Rollenverteilung und Karrierepfade aus, so dass Positionen neu geschaffen, definiert oder angepasst werden müssen. Bereits für die Einführung von RPA sind auch Rollen wie Prozessdesignende und Testpersonen in HR relevant.

10 Einsatzszenarien von RPA im Personalwesen

Hier finden Sie zehn typische HR-Prozesse, die Sie durch den Einsatz von RPA optimieren und effizienter gestalten können.

1. Personalrecruiting

Ein grundlegender Aufgabenbereich jeder HR-Abteilung ist die Personalauswahl. Der dazugehörige Prozess ist umfangreich und zeitintensiv: HR-Verantwortliche müssen Hintergrundchecks durchführen, Bewerbungsunterlagen analysieren sowie Einladungen zu Interviews versenden.

Mit dem Einsatz von Robotic Process Automation lässt sich der Ablauf erleichtern und beschleunigen. Die hier zum Einsatz kommenden Bots durchsuchen und filtern diverse Datenquellen wie Karrierenetzwerke und -plattformen nach vorgegebenen Kriterien. Die erfassten Daten werden anschließend mit den relevanten Qualifikationen und dem Anforderungsprofil der ausgeschriebenen Stelle abgeglichen. RPA in HR ermöglicht dementsprechend transparentes und objektives Headhunting. Chat-Bots unterstützen bei einer großen Anzahl an Bewerbenden mittels automatisierter Abfragen. Im Anschluss lassen sich auf diese Weise ebenfalls Fragen für Interviews generieren, wodurch eine optimale Gestaltung des Prozesses ermöglicht wird.

2. Dokumentenmanagement in HR

Ein Bewerbungsprozess muss gesetzlichen Vorgaben sowie den unternehmerischen Anforderungen und denen des jeweiligen Bewerbenden entsprechen. Auch die anschließende manuelle Kontrolle aller Daten und Dokumente ist mit einem hohen Arbeitsaufwand verbunden und birgt menschliches Fehlerpotenzial.

Durch den Einsatz von RPA lässt sich ein Großteil der Korrespondenz zwischen den Bewerbenden und der HR-Abteilung automatisieren, zum Beispiel die Kontaktaufnahme bei Unvollständigkeit der Dokumente. Bei Bedarf reagiert der Bot und versendet beispielsweise automatisiert eine E-Mail, um die fehlenden Unterlagen anzufordern.

3. Reibungsloses Onboarding

Sobald ein Kandidat oder eine Kandidatin den Bewerbungsprozess erfolgreich durchlaufen hat, geht die Arbeit für HR direkt weiter und das Onboarding beginnt. Die neue Fachkraft benötigt relevante Zugangsdaten, Useraccounts müssen erstellt, eine E-Mail-Adresse und spezifische Rechte im Unternehmenssystem vergeben und IT-Equipment bestellt werden. Hinzu kommen das Einrichten der nötigen Software samt Lizenzen sowie ein Netzwerkzugang.

RPA automatisiert diesen Prozess weitestgehend. Robotics in HR veranlasst beispielsweise die Einrichtung neuer Userprofile und anschließend die Bestellung der notwendigen Hardware. Darüber hinaus werden alle relevanten Zugangsdaten und Systemzugriffe beantragt und anschließend alle notwendigen Dokumente an die neue Fachkraft automatisch versendet. Folglich ist die neue Fachkraft zu Beginn ihres ersten Arbeitstages sofort arbeitsfähig und kann direkt durchstarten.

4. Einführung – Training – Weiterbildung

Wie RPA gewinnt E-Learning zunehmend an Relevanz und beides lässt sich hervorragend kombinieren. Defizite zu kommunizieren, transparent darzustellen und zu identifizieren, ist im Arbeitsalltag eine Mammutaufgabe für das Personalwesen. Nicht selten wird Nachschulungsbedarf per Zufall entdeckt.

Hier kommt RPA ins Spiel. Mit RPA können HR-Verantwortliche regelmäßige Schulungen für Angestellte automatisieren. Schulungen über das Unternehmen, System oder Produkt lassen sich beispielsweise automatisch ausspielen. Darüber hinaus kann RPA in HR helfen, den hohen Organisationsaufwand für die Aus- und Weiterbildung des bestehenden Personals zu verringern. Bots können problemlos registrieren, wer an Trainingsprogrammen und Kursen teilgenommen hat und die erfolgreiche Teilnahme eines Angestellten automatisiert zertifizieren. Außerdem lassen sich durch RPA im Personalwesen Credit-Systeme umsetzen. Bots können durch einen Abgleich des Anforderungsprofils einer Stelle mit dem Qualifikationsgrad eines Beschäftigten automatisiert weitere Qualifikationen und Weiterbildungsmaßnahmen vorschlagen.

5. Reisekosten- und Ausgabenmanagement

Nicht nur die Verrechnung von Boni, sondern auch die Rückvergütung von Reisekosten erweist sich als überaus zeitaufwändig. Nicht selten fehlen dazugehörige Rechnungen, die vorgelegten Ausgaben sind zu hoch und die Formulare fehlerhaft oder unzureichend ausgefüllt.

Durch den Einsatz von RPA lassen sich diese Aufgaben im Personalwesen schnell und unkompliziert mit den Richtlinien des Unternehmens abgleichen. Der Bot identifiziert die eingescannten Rechnungen und Quittungen und sortiert diese anhand ihrer Informationen nach Zahlungsbetrag und -form. Anschließend wird der zu erstattende Betrag gemäß den unternehmensinternen Regeln automatisch berechnet und der Überweisungsvorgang veranlasst. Bei Diskrepanzen fordert der Bot fehlende Belege und Informationen an.

6. Gehalts- und Monatsabrechnungen

Repetitive, quantitative, vorbereitende und prüfende Aufgaben eignen sich bestens, um automatisiert zu werden. So auch die Erstellung von Gehaltsabrechnungen. Hier findet ein hoher Datentransfer zwischen verschiedenen Applikationen statt. Grundlegende Herausforderungen, die eine zeitnahe Auszahlung verzögern, sind: fehlende Angaben zu geleisteten Arbeitsstunden, minderwertige Datenqualität, Compliance-Anforderungen und regionale Steuerbestimmungen.

Bots verarbeiten die im HR-System hinterlegten Angestellten- und Vertragsdaten konsistent und nach einem festgelegten Schema. Lohnzettel werden erstellt und sind anschließend digital verfügbar. Zusätzlich veranlasst RPA einen automatischen Abgleich des ERP-Systems und kann anschließen die Daten automatisch an Finanzämter übermitteln sowie Transaktionen veranlassen.

7. Personaldatenverwaltung

Die Personaldatenverwaltung ist eine kontinuierliche und bereits bei kleinen Unternehmen unübersichtliche Tätigkeit, die einen hohen Arbeits- und Kapazitätsaufwand erfordert. Änderungen der Personalstammdaten während eines Arbeitsverhältnisses sind keine Seltenheit. Parallel müssen in HR die Daten von Bewerbenden sowie ausgeschiedenen und ehemaligen Beschäftigten verwaltet werden.

Da es sich hierbei um eine regelbasierte und strukturierte Datenverarbeitung handelt, kann ein Bot regelmäßig die kategorisierten Personendaten auswerten. Neue Daten werden automatisiert zusammengeführt, hinterlegt und den entsprechenden Beschäftigten zugeordnet. Darüber hinaus werden veraltete Datensätze archiviert. RPA garantiert eine systemübergreifende Konsistenz, wodurch gleichzeitig das Fehlerpotenzial sowie der Arbeitsaufwand minimiert werden.

8. Reports und Analysen zu Beschäftigtenbefragungen

Im Personalwesen ist das Erstellen von Berichten ein aufwändiger und zeitraubender Prozess, der oft mehrere Angestellte gleichzeitig in Anspruch nimmt. Reporting ist allerdings überaus wichtig und dient ebenso im HR-Bereich als wichtige Entscheidungsgrundlage.

Hier setzt RPA in HR an: Der Bot sammelt und kopiert die benötigten Daten und erstellt regelmäßig neue Berichte. Zusätzlich aktualisiert er Reports automatisch auf Basis aktueller Daten. Insbesondere Personaldienstleister können durch solch eine automatisierte Bearbeitung profitieren. Da diese unliebsame Tätigkeit wegfällt, entsteht eine maximale Aufwand- und Zeitersparnis sowie Steigerung der Beschäftigtenmotivation.

9. Zeit- und Anwesenheitserfassung

Ein weiteres unliebsames Thema ist für viele Unternehmen die Zeit- und Anwesenheitserfassung ihrer Angestellten. Die Dokumentation von Arbeitszeit und Urlaubstagen ist meist inkonsequent. Eine manuelle Kontrolle bei der Weiterverarbeitung der Daten mindert nicht nur die Genauigkeit, sondern birgt die Gefahr, dass Überstunden falsch dokumentiert werden. Diese Aufgabe raubt dem Personalwesen wertvolle Zeit und kann im Extremfall zu einem kostspieligen Unterfangen für das gesamte Unternehmen werden.

Mittels RPA lassen sich diverse Reports implementieren, wodurch der Bot die Zeiten der Angestellten erfasst, und diese automatisiert validiert. Bei Datenlücken und fehlerhaften Angaben gibt der Bot automatisiert Meldung. Somit kann Dank Robotics in HR die manuelle Nacharbeit sowie Fehleranfälligkeit reduziert werden.

10. Offboarding von Angestellten

Verlassen Beschäftigte das Unternehmen, entsteht oft ein hoher organisatorischer Zeit- und Arbeitsaufwand in der HR-Abteilung. Alle anfallenden Prozesse erfordern manuelle Bearbeitungsschritte, was diese kritische Übergangsphase fehleranfällig macht.

RPA erleichtert hierbei die Organisation der einzelnen Prozesse und entlastet die HR-Abteilung. Dokumente, Abschlussbuchungen und Arbeitszeugnisse lassen sich automatisiert erstellen oder anfordern, Eigentum des Unternehmens wie IT-Ausstattung zurückfordern und Systemrechte zurücksetzen. Durch die Automatisierung dieser Teilprozesse, können durch RPA sämtliche Eingaben für das Personalwesen konsolidiert, Arbeitsaufwand gespart und Fehleranfälligkeit reduziert werden.

Lohnt sich RPA in HR? Wir sagen: Ja!

HR-Abteilungen und deren Arbeitsprozesse sind bei vielen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern unbeliebt. Die Wartezeit, bis persönliche Anliegen bearbeitet werden, ist lang und viele HR-Prozesse sind intransparent. Mit Robotic Process Automation lässt sich dieses Bild ändern. RPA unterstützt Ihr Personalmanagement, wodurch Sie effizienter und spezifischer auf Anforderungen innerhalb Ihres Unternehmens reagieren können. Zusätzlich sparen Sie wertvolle Zeit und Kosten.