Digital Process Automation: Ineffiziente Prozesse in Wettbewerbsvorteile verwandeln
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- Kategorie Geschäftsprozesse digitalisieren
Immer mehr Unternehmen automatisieren ihre Geschäftsprozesse, um effizienter und schneller zu werden, Fehler zu minimieren und Informationstransparenz zu schaffen. Ein Ansatz hierfür ist Digital Process Automation (DPA). Auf dieser Seite erfahren Sie, was sich dahinter verbirgt und wie Sie die DPA-Technologie zu Ihrem Vorteil einsetzen.
Was ist Digital Process Automation?
Digital Process Automation, kurz DPA, ist ein ganzheitlicher Ansatz zur End-to-End-Digitalisierung und -Automatisierung von Geschäftsprozessen. „End to End“ bedeutet, dass Unternehmen ihre digitalen Prozesse über die Grenzen hinaus ausdehnen. Zum Beispiel, um externe Prozessbeteiligte wie Kunden, Lieferanten, Dienstleister und Partner einzubinden. So können Unternehmen reibungslos ohne Medienbruch interagieren.
Technologisch betrachtet basiert Digital Process Automation auf dem klassischen Geschäftsprozessmanagement (Business Process Management, kurz BPM). BPM-Tools sorgen dafür, dass Geschäftsprozesse solide, fehlerfrei, schlank, effizient und kostensparend ablaufen können. DPA greift diesen Ansatz auf und entwickelt ihn weiter. Im Fokus stehen dabei die Verbesserung des Kundenerlebnisses und die Optimierung der Informationsbereitstellung für die Mitarbeitenden.
Was ist Digital Process Automation?
Digital Process Automation, kurz DPA, ist ein ganzheitlicher Ansatz zur End-to-End-Digitalisierung und -Automatisierung von Geschäftsprozessen. „End to End“ bedeutet, dass Unternehmen ihre digitalen Prozesse über die Grenzen hinaus ausdehnen. Zum Beispiel, um externe Prozessbeteiligte wie Kunden, Lieferanten, Dienstleister und Partner einzubinden. So können Unternehmen reibungslos ohne Medienbruch interagieren.
Technologisch betrachtet basiert Digital Process Automation auf dem klassischen Geschäftsprozessmanagement (Business Process Management, kurz BPM). BPM-Tools sorgen dafür, dass Geschäftsprozesse solide, fehlerfrei, schlank, effizient und kostensparend ablaufen können. DPA greift diesen Ansatz auf und entwickelt ihn weiter. Im Fokus stehen dabei die Verbesserung des Kundenerlebnisses und die Optimierung der Informationsbereitstellung für die Mitarbeitenden.
Vorteile der digitalen Prozessautomatisierung
Die digitale Prozessautomatisierung bietet Ihnen eine ganze Reihe von Vorteilen. Sie sorgt für transparente und optimierte Geschäftsprozesse und eine bessere Kunden- und Mitarbeitererfahrung. Ihre Geschäftsprozesse werden durch die Automatisierung von manuellen und sich wiederholenden Aufgaben außerdem beschleunigt. Gleichzeitig können sich Ihre Mitarbeitenden auf wichtige, geschäftliche Aspekte konzentrieren. Ihr Team verwendet deutlich weniger Zeit darauf, den aktuellen Stand einzelner Vorgänge zu recherchieren.
Weitere Vorteil sind:
- Kosteneinsparungen
- Sehr präzise Prozessausführung
- Deutlich geringerer Informationsverlust innerhalb der Prozesse
- Höhere Flexibilität im Prozessmanagement: Geschäftsprozesse lassen sich schnell anpassen
- Saubere Prozessdokumentation (Einhaltung geltender Regularien, Auditsicherheit)
- Bessere Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen
- Skalierbarkeit von Routineaufgaben
Einsatzgebiete von DPA
Grundsätzlich eignet sich DPA für kleine Standardprozesse ebenso wie für komplexe, individuelle Abläufe. Besonders zielführend ist die digitale Automatisierung von Prozessen, die Einfluss auf die Customer Experience (CX) nehmen. Klassische Beispiele sind Angebots- und Bestellprozesse, Kreditgenehmigungen und das Onboarding neuer Kunden. In letzterem Fall verhindert Digital Process Automation, dass die Produktivität Ihrer Teams durch eine hohe Papierflut geschmälert wird. Benötigte Formulare lassen sich dabei weitgehend automatisiert ausfüllen. Dies minimiert Fehler und vereinfacht den Ablauf. Zudem erhalten alle Beteiligten automatisch den Status des Onboarding-Prozesses.
Weiterhin können Sie Digital Process Automation nutzen, um veraltete Geschäftsprozesse zu aktualisieren, zu optimieren und zu standardisieren. Dies senkt Ihre Kosten und Compliance-Risiken gleichermaßen. Ebenso haben Sie mit DPA die Möglichkeit, Elemente wie Erinnerungen, Genehmigungen und Eskalationen in Ihre Workflows zu integrieren. Geschäftsregeln sorgen hierbei für leistungsfähige Prozesse von Anfang bis Ende.
Weitere Anwendungsbeispiele von DPA:
- Ersetzen von Papierdokumenten und Excel-Tabellen durch digitale, (teil-)automatisierte Formulare
- Digitale Formulare mit Workflows verbinden
- Daten aus verschiedenen Systemen und Geschäftsbereichen zusammenführen
- Automatisierte Berichte zur Anwendungsnutzung erstellen (zum Beispiel zur Verfolgung der Teamleistung, Überwachung von Entscheidungen oder Identifikation von Engpässen)
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Praxistipps – so gehen Sie die Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse richtig an
DPA und RPA: Digital Process Automation versus Robotic Process Automation
Teilweise werden die Begriffe Digital Process Automation (DPA) und Robotic Process Automation (RPA) synonym verwendet. Dies ist jedoch nicht korrekt, denn es handelt sich um zwei unterschiedliche Ansätze der Prozessautomatisierung.
Bei RPA schlüpfen Software-Roboter in die Rolle menschlicher Mitarbeitenden. Wie reale Personen interagieren die Bots mit vorhandenen Systemen und führen definierte Aufgaben wiederholt aus. Beispielsweise können sie Daten aus einer Datenbank in ein ERP-System übertragen. Besonders gut ist Robotic Process Automation für weniger anspruchsvolle, standardisierte Tätigkeiten geeignet, die sich in hoher Frequenz wiederholen.
DPA und RPA: Digital Process Automation versus Robotic Process Automation
Teilweise werden die Begriffe Digital Process Automation (DPA) und Robotic Process Automation (RPA) synonym verwendet. Dies ist jedoch nicht korrekt, denn es handelt sich um zwei unterschiedliche Ansätze der Prozessautomatisierung.
Bei RPA schlüpfen Software-Roboter in die Rolle menschlicher Mitarbeitenden. Wie reale Personen interagieren die Bots mit vorhandenen Systemen und führen definierte Aufgaben wiederholt aus. Beispielsweise können sie Daten aus einer Datenbank in ein ERP-System übertragen. Besonders gut ist Robotic Process Automation für weniger anspruchsvolle, standardisierte Tätigkeiten geeignet, die sich in hoher Frequenz wiederholen.
Die Unterschiede zwischen DPA und RPA lassen sich zusammengefasst wie folgt skizzieren:
| Digital Process Automation (DPA) | Robotic Process Automation (RPA) |
|---|---|
| Fokus auf End-to-End-Prozesse | Fokus auf Aufgaben |
| Prozesse laufen mit einem Mix aus Technologien von Anfang bis Ende digital & automatisch ab | Software-Roboter automatisieren sich wiederholende, menschliche Aufgaben |
| Ziele: effizientere Prozesse, Informationstransparenz, verbessertes Kunden- und Mitarbeitererlebnis | Ziele: taktische Effizienz, Kostensenkung, Entlastung von Mitarbeitenden |
| Transformation bestehender Prozesse | Keine Veränderung bestehender Prozesse und Systeme |
| Ausweitung, Optimierung und Standardisierung von Prozessen | Automatisierung |
DPA ist generell eine übergeordnete Instanz für die umfassende digitale Transformation und Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse. Dafür nutzt Digital Process Automation verschiedene Technologien. Eine davon ist RPA, eine andere beispielsweise Machine Learning.
Das bietet die DPA-Software JobRouter®
Um Digital Process Automation in Ihrem Unternehmen erfolgreich umzusetzen, benötigen Sie ein geeignetes DPA-Tool. An dieser Stelle kommt JobRouter® ins Spiel. JobRouter® ist mehr als eine DPA-Software. Die Digitalisierungsplattform verbindet Prozesse, Daten und Dokumente auf einzigartige Weise miteinander. Zudem kombiniert sie DPA- und RPA-Technologie, wodurch zahlreiche neue Möglichkeiten zur Automatisierung entstehen.
Ein Beispiel ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen, an denen mehrere ältere Systeme oder eigenentwickelte Lösungen beteiligt sind. Oftmals verfügt Software dieser Art nicht über Schnittstellen oder lässt sich nur mit hohem Aufwand anbinden. DPA-Schnittstellentechnologien stoßen somit an ihre Grenzen. Für RPA stellen solche Szenarien hingegen keine Herausforderung dar, denn die Bots können beliebige Systeme bedienen und die Datenübergabe übernehmen.
Ändern sich Prozessanforderungen häufig, erreicht wiederum RPA seine Grenzen. In diesem Fall kommen die benutzerfreundlichen DPA-Komponenten von JobRouter® zum Einsatz. Sie basieren auf Low-Code-Entwicklung und ermöglichen es Fachabteilungen somit, ihre Geschäftsprozesse und -regeln schnell anzupassen – auch ohne spezifische IT-Kenntnisse.
Durch die Kombination von DPA und RPA erreichen Sie mit JobRouter® einerseits eine schnelle End-to-End-Digitalisierung und -Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse. Auf der anderen Seite agieren Sie flexibel und sind binnen kurzer Zeit in der Lage, auf veränderte Rahmenbedingungen zu reagieren.
Die Key Features von JobRouter® Digital Process Automation im Überblick:
- Hohe Prozessfunktionalität
- Low-Code-Ansatz für Prozessdigitalisierung und -automatisierung
- Schnelle Anwendungsentwicklung
- Keep it simple – im Gegensatz zu hoch komplexen Lösungen
- Breiter Einsatz im Unternehmen
- Einfaches und flexibles Change-Management
- Geringe Einstiegshürden
- Attraktive Konditionen (Pay-as-you-grow)
Fazit: DPA-Tools sorgen für verbesserte Digitalisierung und Kundenzentrierung
Zusammengefasst versetzt Sie Digital Process Automation in die Lage, Ihre Geschäftsprozesse zu verbessern, zu automatisieren und sie noch stärker auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden und Mitarbeiter auszurichten. Vorteilhaft ist dabei der Ende-zu-Ende-Ansatz. Er ermöglicht nicht nur die digitale Abbildung einzelner Aufgaben, sondern die ganzheitliche Transformation Ihrer Unternehmensabläufe. Besonders einfach gelingt der Einstieg in die digitale Prozessautomatisierung mit intuitiven, skalierbaren Low-Code-Plattformen wie JobRouter®. Starten Sie mit kleinen, einfachen Workflows und automatisieren Sie schrittweise immer komplexere Prozesse – ganz flexibel und an Ihre Bedürfnisse angepasst.
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