Geschäftsprozesse automatisieren
Prozessautomatisierung für Unternehmen – so geht's
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Mehr Effizienz, weniger Kosten, geringere Fehlerquote, entlastete Beschäftigte – die Automatisierung von Prozessen bringt Unternehmen viele Vorteile und sichert deren Wettbewerbsposition. Doch was bedeutet Prozessautomatisierung genau? Und wie automatisieren Sie Geschäftsprozesse am besten? Erhalten Sie hier eine verständliche Definition, Tipps zum Vorgehen und eine Empfehlung für eine geeignete Software-Lösung zur Prozessautomatisierung.
Definition
Was ist digitale Prozessautomatisierung?
Laut Definition bedeutet digitale Prozessautomatisierung, dass ein Unternehmen mittels Software seine Geschäftsprozesse automatisiert. Das heißt, die Technik soll Arbeitsschritte übernehmen, die zuvor von einem Menschen ausgeführt wurden.
Im Englischen wird Prozessautomatisierung als „Business Process Automation“ (kurz: BPA) oder auch nur als „Process Automation“ bezeichnet.
Vorteile
Warum sollten Unternehmen Geschäftsprozesse automatisieren?
Eine intelligente Prozessautomatisierung bringt einige Vorteile mit sich:
- Sie senkt den Zeit- und Arbeitsaufwand.
- Sie verringert Bearbeitungsfehler.
- Sie erhöht die Rechtssicherheit.
- Sie verbessert Kundenservice und -zufriedenheit.
- Sie macht Angestellte zufriedener.
Kurz gesagt: Prozessautomatisierung erhöht die Effizienz und schafft Zeit, um sich um das Wesentliche – also Ihr Kerngeschäft – kümmern zu können. Durch die Automatisierung der Unternehmensprozesse stärken Sie Ihre Wettbewerbsposition und erhöhen die Wertschöpfung Ihres Unternehmens.
Beispiele
Wo wird Prozessautomatisierung eingesetzt?
Beispiele für die Prozessautomatisierung gibt es reichlich. Business Process Automation kommt unter anderem in diesen Bereichen zum Einsatz:
Praxisbeispiel: Digitalisierung und Automatisierung eines Produktdesign-Prozesses
Die Produktentwicklung des international aufgestellten Automobilzulieferer Spheros ist komplex und beinhaltet zahlreiche Prüf- und Freigabeschritte. Früher basierte der Prozess im Wesentlichen auf Excel-Tabellen und Papierunterlagen. Lesen Sie, wie es dem Unternehmen mithilfe der Low-Code-Plattform JobRouter® gelang, den umfangreichen, standortübergreifenden Kernprozess zu strukturieren und deutlich effizienter zu machen.
Technologie
Welche Software hilft bei der Prozessautomatisierung?
Wollen Sie eine Software zur Prozessautomatisierung einsetzen, haben Sie mehrere Optionen und sollten daher mit Weitblick vorgehen. Zunächst führen Sie am besten eine Bedarfsanalyse durch. Wichtig ist außerdem, dass Sie die Unterschiede zwischen RPA und DPA kennen, um die bestmöglichste Entscheidung bei der Auswahl eines Tools zu treffen. Mehr dazu im Folgenden.
Bedarfsanalyse
Berücksichtigen Sie nicht nur die jetzigen Anforderungen, wenn Sie Prozesse mit einer Software oder anderen ganzheitlichen Lösung automatisieren möchten. Denken Sie daran, dass Sie in Zukunft weniger standardisierte, variablere und komplexere Workflows automatisieren müssen. Wahrscheinlich wird die Prozessautomatisierung ab einem gewissen Punkt zudem über die Grenzen Ihres Unternehmens hinausgehen.
Ein weiteres wichtiges Entscheidungskriterium für geeignete Lösungen ist zudem die Kompatibilität mit vorhandenen (und zukünftigen) Drittsystemen.
RPA vs. DPA
Allgemein stehen Ihnen folgende Ansätze zur Verfügung:
Während sich RPA am besten für standardisierte Prozesse mit klar definierten Regeln eignet, ist DPA ein ganzheitlicher Automatisierungsansatz.
Digital Process Automation stellt verschiedene Technologien bereit, mit denen sich sowohl kleine Standardprozesse als auch komplexe, sich häufig ändernde Abläufe automatisieren lassen. Eine Ausdehnung auf Kunden und Lieferanten ist mit einer DPA-Software ebenso möglich.
Vorteilhaft sind insbesondere DPA-Lösungen mit Low-Code-Entwicklung, da sie vom Endanwender ohne spezifische Programmierkenntnisse genutzt werden können. Außerdem können RPA und DPA auch kombiniert eingesetzt werden.
Vorgehen
Wie setzen Sie die Automatisierung von Prozessen um?
Möchten Sie digital durchstarten und Ihre Geschäftsprozesse automatisieren? Dann hilft Ihnen folgende Vorgehensweise dabei, erfolgreich zu starten:
Schritt 1: Geeignete Prozesse identifizieren
Im ersten Schritt müssen Sie einen oder einige wenige Geschäftsprozesse identifizieren, die Sie automatisieren möchten. Nehmen Sie sich für dieses Pilotprojekt nicht zu viel vor. Wählen Sie beispielsweise einen Unterstützungsprozess aus, der sich häufig wiederholt und viele Personalressourcen bindet. Erstellen Sie an dieser Stelle auch eine finanzielle Schätzung hinsichtlich der Einsparpotenziale.
Für den Start bietet es sich aus mehreren Gründen an, mit einem Unterstützungsprozess zu beginnen. Zunächst sind Prozesse dieser Art oft hoch standardisiert, was die Automatisierung einfacher macht. Weiterhin werden die Prozesse häufig in hoher Frequenz durchlaufen, wodurch auch in betriebswirtschaftlicher Hinsicht genügend Potenzial vorhanden ist. Außerdem sind anfängliche Unwegsamkeit in diesem Bereich eher tolerierbar, da Fehler vom Kunden kaum wahrgenommen werden können. Die Kernprozesse sollten Sie dennoch nicht aus den Augen verlieren, denn auch ihre Digitalisierung und Automatisierung wird mittelfristig relevant sein.
Schritt 2: Identifizierte Prozesse analysieren, Schwächen beheben
Haben Sie sich für einen Unternehmensprozess entschieden, so sollten Sie ihn in diesem Schritt näher untersuchen. Finden Sie (beispielsweise im Rahmen von Workshops) heraus, an welchen Stellen der Prozess derzeit Schwächen, Unterbrechungen und Ineffizienzen aufweist. Beheben Sie dann die Schwachstellen. Hilfreich sind an dieser Stelle die gängigen Methoden und Tools aus dem Bereich Prozessmanagement. Dieser Teilschritt ist sehr wichtig – denn die Automatisierung von fehlerbehafteten Prozessen sollte selbstverständlich nicht Ihr Ziel sein.
Bewerten Sie außerdem die Risiken, die mit der Automatisierung des ausgewählten Geschäftsprozesses einhergehen. Betrachten Sie hierbei Gesichtspunkte wie den Datenschutz sowie die Wahrscheinlichkeit und die Auswirkungen von Prozessunterbrechungen.
Schritt 3: Prozessautomatisierung planen und vorbereiten
Sobald der Prozess, den Sie automatisieren wollen, optimiert ist, kann die Vorbereitungsphase beginnen. Sie besteht im Wesentlichen aus diesen Schritten:
- Neue Rollen und Verantwortlichkeiten identifizieren, welche durch die Automatisierung entstehen
- Ggf. Prozesse dahingehend aktualisieren, dass Sicherheitsrisiken minimiert werden
- Datenschutzanforderungen definieren
- Infoveranstaltungen durchführen, um die betroffenen Mitarbeitenden zu sensibilisieren
Gerade der letzte Punkt ist wichtig, da es Vorbehalte und sogar Ängste bei den betroffenen Mitarbeitenden geben wird. Zeigen Sie daher transparent auf, was sich durch die Prozessautomatisierung ändern wird.
Schritt 4: Tool auswählen
Nun ist es an der Zeit, eine geeignete Software-Lösung für die Prozessautomatisierung zu wählen. Oben haben wir Ihnen schon einige Tipps gegeben, was Sie bei der Auswahl beachten sollten:
- Denken Sie an heutige und zukünftige Anforderungen an die Software.
- Setzen Sie auf RPA- oder DPA-Lösungen mit Low-Code-Entwicklung.
Nachdem Sie die Software zur Prozessautomatisierung ausgewählt haben, können Sie das Tool einführen und Stück für Stück Ihre Geschäftsprozesse automatisieren. Und vergessen Sie dabei nicht, Ihre Mitarbeitenden bei der Prozessdigitalisierung mitzunehmen – nur so kann das Vorhaben erfolgreich gelingen.
Schritt 5: Lösung zur Prozessautomatisierung implementieren
Im letzten Schritt implementieren Sie die ausgewählte Lösung zur Prozessautomatisierung und bilden den Pilotprozess in der Software ab. Danach führen Sie Tests durch. Wenn diese erfolgreich verlaufen, müssen Sie nur noch den Schalter umlegen - und ihr ehemals manueller Prozess ist automatisiert.
Nach einem positiven Verlauf des Pilotprojekts können Sie die erzielten Erkenntnisse und Ergebnisse dazu nutzen, Ihre Digitalisierungs- und Automatisierungsinitiativen auszuweiten. Nutzen Sie für das entsprechende „Marketing“ am besten konkrete Fakten wie die tatsächlich realisierte Zeit- und Kosteneinsparung.
Ausblick
Mit JobRouter® erfolgreich in die Prozessautomatisierung starten
Wenn Sie sich an den zuvor skizzierten Schritten orientieren, sind die Einstiegshürden zur Automatisierung von Geschäftsprozessen gering. Eine einfach zu implementierende und anzuwendende Low-Code-Lösung vereinfacht den Start zur effizienten Prozessautomatisierung.
Wollen Sie mehr zur Prozessautomatisierung mit JobRouter® erfahren? Dann nehmen Sie an Schulungen unserer JobRouter® Academy teil oder kontaktieren Sie uns, um Zugang zur Demo unserer Digitalisierungsplattform zu erhalten.
Viel Erfolg bei der Automatisierung Ihrer Prozesse!
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