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Prozesse digitalisieren: Wie Sie vorgehen

Diese Fakten zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen sollten Sie kennen

  • Erscheinungsdatum
  • Lesedauer
  • KategorieGeschäftsprozesse digitalisieren

Den meisten Unternehmen ist mittlerweile klar: Wer sich langfristig am Markt beweisen möchte, muss seine Prozesse digitalisieren. Doch was bedeutet das konkret? Welche Geschäftsprozesse eignen sich für die Digitalisierung? Wo sollten Sie beginnen? Wie sieht die Herangehensweise aus? Und wie finden Sie die richtigen Tools? Dieser Artikel liefert wertvolle Ansätze, mit denen Sie Ihre Prozessdigitalisierung entscheidend voranbringen.

Was ist Prozessdigitalisierung? Eine kurze Definition

Prozessdigitalisierung bedeutet, bislang analog vorliegende Informationen digital bereitzustellen und Arbeitsschritte künftig elektronisch auszuführen. Ein klassisches Beispiel ist die Eingangsrechnungsverarbeitung. Hier wird einerseits die Information (das Papierdokument) durch Scannen digitalisiert. Auf der anderen Seite prüft und verarbeitet ein geeignetes Tool die Rechnung digital.

Die höchste Ausbaustufe der Prozessdigitalisierung ist es, Geschäftsprozesse zu automatisieren. Hierbei werden die digitalisierten Prozessschritte nicht mehr von Mitarbeitern, sondern eigenständig von einer Software, zum Beispiel einer Digitalisierungsplattform, abgewickelt.

Warum digitale Prozesse? Die Vorteile

Ob wertschöpfende Kernprozesse, HR-Prozesse, Buchhaltungsprozesse oder vermeintlich simple Abläufe wie ein Dienstreiseantrag: Sicherlich wickelt auch Ihr Unternehmen immer noch einige Prozesse manuell ab. Das bedeutet nicht nur einen hohen Zeitaufwand für Beschäftigte. Die Effizienz und Geschwindigkeit der Abläufe sind eingeschränkt. Ebenso mangelt es an Transparenz für die Prozessbeteiligten. Nicht zuletzt mindern papierbasierte, manuelle Arbeitsprozesse sowie Prozesslücken die Flexibilität und Agilität Ihrer Organisation.

Zahlreiche Aspekte sprechen für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Der Fokus liegt vor allen Dingen auf höherer Effizienz und Produktivität, höheren Margen, besserer Leistungsfähigkeit und geringeren Kosten. Doch auch die Transparenz und Nachverfolgbarkeit von Abläufen verbessert sich massiv, wenn Informationen digital für alle Beteiligten verfügbar sind. Davon profitiert nicht nur Ihre interne Organisation, sondern in letzter Konsequenz auch Ihr Kunde. Weiterhin wird Ihr Unternehmen durch Prozessdigitalisierung krisensicher. Wie wichtig dieser Aspekt ist, hat die Corona-Pandemie verdeutlicht.

Laut einer Bitkom-Umfrage  gaben 95 Prozent aller deutschen Unternehmen an, dass digitale Prozesse durch die Corona-Pandemie an Bedeutung gewonnen haben. 61 Prozent gaben an, dass viele ihrer analogen Geschäftsprozesse das Arbeiten im Homeoffice behindern. Die Umfrage macht jedoch auch deutlich, dass es noch erheblichen Nachholbedarf gibt. So nutzten längst nicht alle konkrete Anwendungen für die Digitalisierung von Dokumenten (nur 48 Prozent), das Workflow-Management (nur 44 Prozent), die elektronische Archivierung und das Dokumentenmanagement (nur 41 Prozent).

Welche Geschäftsprozesse kann ich digitalisieren?

Allgemein lassen sich Geschäftsprozesse in zwei Gruppen einteilen:

  1. Kernprozesse (kundenbezogen, mit direkter Wertschöpfung verbunden)
  2. Unterstützungsprozesse (administrative Prozesse, für den Kunden nicht direkt wahrnehmbar)

Annähernd jeder Einzelprozess aus beiden Bereichen kommt grundsätzlich für die Digitalisierung infrage. Allerdings ist der Effekt je nach Prozessart ein anderer: Wenn Sie Kernprozesse digitalisieren, wird sich dies direkt auf Kundenbeziehungen und somit Ihren Geschäftserfolg auswirken. Digitalisieren Sie hingegen Ihre administrativen Abläufe im Back-Office, so wird sich dies im Wesentlichen durch Ressourceneinsparungen bemerkbar machen. Betrachten wir im Folgenden einige Beispiele, um dies zu verdeutlichen.

Digitalisierung von Kernprozessen

Kernprozesse im Unternehmen sind beispielsweise der Kundenservice, das Vertragsmanagement und natürlich der Vertrieb. Hier helfen digitale Lösungen Ihren Mitarbeitern unter anderem dabei, Angebote zügiger zu erstellen und Aufträge schneller zu bearbeiten. Zudem lässt sich durch geeignete Tools sicherstellen, dass alle Mitarbeiter mit Kundenkontakt stets Zugriff auf aktuelle kundenbezogene Vorgänge und Informationen haben. So müssen Datensätze nicht erst mühsam gesucht werden, um Anfragen zu beantworten.

Ein weiteres Betätigungsfeld ist die Digitalisierung von Kommunikationsprozessen – nicht nur über Kanäle wie E-Mail, sondern beispielsweise auch über Social Media und Messenger-Dienste. In diesem Kontext setzen sich Lösungen wie Chatbots immer mehr durch.

Wenn Sie kundenbezogene Prozesse digitalisieren, sollten Sie stets der Maßgabe folgen, alle entstehenden Daten an einer zentralen Stelle zusammenzuführen. Denn Kundenzentrierung ist das Gebot der Stunde und lässt sich nur durch eine 360-Grad-Sicht auf Ihre Kunden realisieren.

Digitalisierung von administrativen Prozessen

Keinesfalls sollten Sie bei der Digitalisierung Ihre vielfältigen administrativen Abläufe aus den Augen verlieren. Denn diese verursachen einen Aufwand, der vielerorts unterschätzt wird. Tagtäglich werden sie teils hundertfach und oftmals in immer gleicher Form durchlaufen. Insbesondere finden sich solche Prozesse in den Bereichen Buchhaltung, Finanzen und Personalwesen. Doch auch im Einkauf, in der Logistik, im Qualitätsmanagement und im Gebäudemanagement sind etliche administrative Workflows vorhanden.

Klassische Backoffice-Workflows, die für eine digitale Abbildung infrage kommen, sind beispielsweise die folgenden:

  • Buchhaltung und Finanzen: Eingangsrechnungsverarbeitung, Rechnungsstellung (Ausgangsrechnungen), Belegarchivierung (nach GoBD), Treasury-Management, Budgetierung
  • Personal: Mitarbeiter-Onboarding, Führung der Personalakte, Abwesenheitsanträge, Krankmeldungen, Zeiterfassung, Reiseanträge, Reisekostenabrechnung, Leistungsbewertung, Schulungsmanagement, Sicherheitsunterweisungen
  • Einkauf: Bestellvorschläge und -anforderungen, Bestellungen, Verfolgung von Lieferungen, Vertragsverwaltung

Sie möchten herausfinden, welche digitalen Geschäftsprozesse bei JobRouter®-Anwenderunternehmen besonders beliebt sind? Dann sehen Sie sich diese Infografik an.

Wie kann ich vorgehen, um Prozesse zu digitalisieren?

Nicht jeder Prozess, der digitalisierungsfähig ist, ist auch digitalisierungswürdig. Um erfolgreich in die Prozessdigitalisierung zu starten, sollten Sie daher eine strukturierte Herangehensweise wählen und bereits im Vorfeld einige Überlegungen anstellen. Bewährt haben sich in diesem Kontext fünf Schritte.

Prozesse digitalisieren in fünf Schritten

Prozesse digitalisieren in 5 Schritten

Schritt 1: Digitalisierbare Prozesse identifizieren

Ziel dieses ersten Schrittes ist es, eine Sammlung aller potenziell digitalisierbaren Prozesse in Ihrem Unternehmen zu erstellen. Wenn Sie bereits über ein gut dokumentiertes Managementsystem mit Prozesslandkarte und Prozessbeschreibungen verfügen, ist dies ein guter Ausgangspunkt hierfür. Andernfalls helfen Ihnen die Analyse von Organigrammen und ein Brainstorming mit den verschiedenen Abteilungen. Auch das Zusammentragen aller standardisierten Formulare in Ihrem Unternehmen kann gute Anhaltspunkte liefern.

Schritt 2: Derzeitigen Digitalisierungsgrad bewerten

Nun gilt es, den aktuellen Digitalisierungsgrad der identifizierten Prozesse zu bewerten, um das Potenzial zu ermitteln. Nutzen Sie hierzu am besten ein standardisiertes Schema, in das Sie Ihre Geschäftsprozesse einsortieren. Mögliche Kategorien wären beispielsweise:

  • komplett analoger Arbeitsablauf auf Papierbasis
  • zum Teil digitalisierter Prozess mit einfachen Hilfsmitteln (z. B. Word-Formulare)
  • Prozess, dessen Schritte überwiegen in einer professionellen Software abgebildet sind (einzelne Schritte sind jedoch noch analog)
  • Vollständig digitalisierter Prozess (ohne Systembrüche)

Relevant sind für Sie vor allen Dingen Geschäftsprozesse, die in die ersten drei Kategorien fallen.

Schritt 3: Kosten-Nutzen-Analyse durchführen

Natürlich soll Ihre Prozessdigitalisierung einen wirtschaftlichen Nutzen haben. Diesen bewerten Sie idealerweise anhand quantitativer und qualitativer Kriterien. Klären Sie hierzu für jeden relevanten Geschäftsprozess folgende Fragen:

  • Wie häufig wird der Prozess durchlaufen?
  • Wie groß ist das zeitliche und finanzielle Einsparpotenzial pro Durchlauf?
  • Wie groß ist der Leidensdruck in Ihrer Organisation?
  • Welche Qualitätsverbesserungen lassen sich erzielen?
  • Was wird die Digitalisierung des Prozesses kosten (Software, Schulungen)?

Schritt 4: Zu digitalisierende Prozesse priorisieren

In diesem Schritt verwenden Sie die gewonnenen Erkenntnisse aus Ihrer Kosten-Nutzen-Analyse, um eine Rangliste der zu digitalisierenden Geschäftsprozesse zu erstellen.

Schritt 5: Prozessdigitalisierung umsetzen

Nun kann Ihre Prozessdigitalisierung beginnen – und zwar mit den am höchsten priorisierten Prozessen. Ihr Ziel sollte es in jedem Fall sein, hochwertige Ergebnisse zu generieren. Gehen Sie daher nicht zu viele Geschäftsprozesse gleichzeitig an, optimieren Sie diese bereits vor der digitalen Abbildung und setzen Sie vor allen Dingen auf die richtigen Tools (siehe nächster Abschnitt).

Tipp: Wie Sie Prozesse digitalisieren, die richtige Lösung auswählen und Ihre Organisation gezielt auf die Veränderungen vorbereiten, erklären wir Ihnen erklären wir Ihnen in unserem Webinar "Praxistipps – so gehen Sie die Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse richtig an".

Webinar-Aufzeichnung

Praxistipps – so gehen Sie die Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse richtig an

Wie finde ich das richtige Tool für die Digitalisierung von Prozessen?

Unternehmen, die Ihre Prozesse digitalisieren möchten, haben mittlerweile die Wahl aus einer Fülle verschiedenster Software-Lösungen. Auch Sie werden feststellen, dass Sie mit einer Recherche auf ein zunächst unüberschaubares Angebot unterschiedlicher Tools stoßen. Diese haben jeweils einen eigenen Ansatz und beschränken sich in aller Regel auf spezielle Aufgabengebiete. Folgende Übersicht zeigt, welche Software-Arten grundsätzlich für die Prozessdigitalisierung eingesetzt werden können:

Software-ArtEinsatzzweck
ERP-SystemeÜberwiegend digitale Abbildung von kaufmännischen Kernprozessen (beispielsweise Auftragsabwicklung und Bestellwesen)
FiBu-LösungenDigitalisierung von Finanz- und Rechnungswesenprozessen
CRM-SystemeDigitalisierung von Prozessen der Kundenbeziehungspflege
DMSDigitalisierung von Dokumenten
ECM-SystemDigitale Verwaltung von Content verschiedener Art (zum Beispiel kaufmännische Belege, E-Mails, Verträge und Gesprächsnotizen)
BPMS-Tool / Prozessmanagement-SoftwareLösung für die Visualisierung, Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen aus strategischer Sicht
Workflow-Management-SystemSoftware für die operative Modellierung, Simulation, Steuerung, Überwachung, Analyse und Optimierung von Workflows

Die Herausforderung besteht nun darin, dass all diese Systeme einen anderen Fokus haben. Einige konzentrieren sich auf bestimmte Prozesse, andere wiederum verwalten Daten oder Dokumente. Erschwerend kommt hinzu, dass die einzelnen Lösungen oft nur unzureichend miteinander korrespondieren. In der Folge entstehend zwangsläufig Systembrüche. Oder anders formuliert: Digitale End-to-End-Prozesse lassen sich nicht realisieren

An dieser Stelle kommt JobRouter® ins Spiel. Mit einem einzigartigen Ansatz verbindet die Digitalisierungsplattform Prozesse, Daten und Dokumente.

Vier Hürden, die Sie durch Prozessdigitalisierung überwinden

Sie nutzen verschiedene Tools zur Digitalisierung Ihrer Prozesse, doch bisher steigen nur die Ausgaben? Damit sind Sie nicht allein. Knapp 40 Prozent der Entscheider sind mit ihrer Digitalisierungsstrategie unzufrieden. Wir erklären, wie es dazu kommen kann und wie Sie diese Hürden überwinden.

1. Hürde: Viele einzelne Tools für die Digitalisierung einsetzen

Durch die bahnbrechenden technologischen Entwicklungen der vergangenen Jahre gibt es eine schier unüberschaubare Menge an (Insel-)Lösungen auf dem Markt. Jede verspricht, den spezifischen Anwendungsbereich bestmöglich zu digitalisieren. Das Tagesgeschäft ist jedoch keine Silolandschaft: Überall, wo Menschen zusammenarbeiten, werden Daten und Informationen ausgetauscht. Es geht bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen nicht primär darum, das beste Tool für jeden Anwendungsfall zu haben. Viel wichtiger ist es, die Systemlandschaft zu straffen und Mitarbeiter durch digitalisierte End-to-End-Prozesse zu entlasten. Dafür ist es zwingend erforderlich, dass Unternehmen, deren Entscheider und nicht zuletzt die Anwenderinnen und Anwender eine genaue Vorstellung davon haben, was technologisch möglich, aber nicht zuletzt auch fachlich sinnvoll ist. 

2. Hürde: Digitalisierung eines bestimmten Geschäftsprozesses isolieren

„Wir benötigen eine Lösung zur Eingangsrechnungsverarbeitung“: Dieser Satz ist oft der initiale Anlass, um eine ECM- oder Workflow-Lösung in Betracht zu ziehen. Häufig entwickeln Unternehmen hierbei einen Tunnelblick auf den bestimmten Einsatzfall, der die Brauchbarkeit einer Lösung für andere Anwendungszwecke in den Hintergrund treten lässt. Ineffizienzen bei der Digitalisierung sowie geringeres Unternehmenswachstum resultieren nicht zuletzt aus digitalisierten Prozessen, die nicht durchgängig sind. Unternehmen benötigen ganzheitliche Lösungen. Beispielsweise eine Plattform, die unternehmensweit für unterschiedlichste Anwendungszwecke verwendet werden kann und damit die Effizienz spürbar und dauerhaft steigern kann. Hier muss also bereits vor der Systemauswahl ein Umdenken zwecks Digitalstrategie stattfinden. 

3. Hürde: ERP-Systeme zur umfassenden Digitalisierung nutzen

ERP-Systeme als umfassende Digitalisierungs-Tools zu verstehen, ist ein Denkmuster, dass bereits seit den frühen 2000er Jahren kursiert und sich bis heute hält. Hierbei wird oft außer Acht gelassen, dass die klassischen Standardanwendungen sehr häufig eben nicht in der Lage sind, die individuellen Bedürfnisse der Organisation umfänglich zu erfüllen. Werden ERP-Systeme dennoch zur umfassenden Digitalisierung genutzt, sind Medienbrüche die Folge. Eine leistungsstarke Digitalisierungsplattform kann helfen, da sie die Daten an der benötigten Stelle im Prozess für die entsprechenden Bearbeiter zur Verfügung stellt. Durch Schnittstellen wird die Kommunikation zwischen Systemen reibungslos hergestellt, automatisierte Prozessschritte erleichtern den Informationsaustausch und bringen Sicherheit über den Prozessstatus sowie benötigte Freigaben. 

4. Hürde: Dokumentenmanagementsysteme zur umfassenden Digitalisierung einsetzen

Ein Dokumentenmanagementsystem ist das am häufigsten eingesetzte Tool bei der Digitalisierung von dokumentenbasierten Prozessen. Nichtsdestotrotz ist es ein ebenso häufiger Trugschluss, dass DMS-Systeme eine umfassende Software bieten, um Geschäftsprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Sie haben das Dokument im Fokus und vernachlässigen damit Prozesse, die rein datenbasiert ablaufen. Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen eröffnet neue Potenziale. Dabei bieten moderne Plattformen zur Unternehmensdigitalisierung eine Menge an Möglichkeiten, um Abläufe und Aufgaben in der täglichen Praxis konsequent anders zu handhaben. 
 

Warum sollte ich JobRouter® zur Prozessdigitalisierung einsetzen?

JobRouter® kombiniert die Funktionen eines leistungsfähigen Workflow-Management-Systems mit integriertem Datenmanagement, agilem Dokumentenmanagement und Digital Process Automation (DPA). Als Standardschnittstelle vernetzt die Digitalisierungsplattform vorhandene Systeme wie Datenbanken, Betriebssysteme, Archive, ERP-Software, CRM-Systeme, Office-Anwendungen und unternehmensspezifische Applikationen. Aus den angebundenen Quellen bezieht JobRouter® alle prozessrelevanten Daten und Dokumente, um sie zu verarbeiten und die Informationen anschließend in digitalen Geschäftsprozessen bereitzustellen. Somit können Sie endlich eine End-to-End-Prozessdigitalisierung realisieren.

Beim Prozessdesign kommt Ihnen ein Ansatz mit Low-Code-Entwicklung von JobRouter® entgegen. Damit können Anwender mit geringem Programmieraufwand in kurzer Zeit individuelle Workflows gestalten. Ebenso lassen sich mithilfe der grafischen Benutzeroberfläche eigene Workflow-Anwendungen erstellen.

Digitalisierung von Geschäftsprozessen: Beispiele für erfolgreiche Projekte

Zahlreiche Unternehmen verschiedener Branchen und Größen haben bereits eine erfolgreiche Digitalisierung von Geschäftsprozessen mit JobRouter® umgesetzt. Ein Beispiel ist die HELMA Eigenheimbau AG. Sie realisiert rund 400 Bauvorhaben pro Jahr, wobei in jedem Projekt rund 200 Unterlagen und Schriftstücke anfallen. Hochgerechnet sind dies 80.000 neue Dokumente jährlich. Diese sind nicht nur archivierungspflichtig, sondern müssen in der Bauplanung und -organisation auch bestimmte Prozesse anstoßen.

Mit JobRouter® hat die HELMA Eigenheimbau AG eine „digitale Bauakte“ erstellt. Dort werden seither nicht nur alle relevanten Dokumente in digitalisierter Form archiviert, sondern allen Angestelltenauch einfach per Online-Zugriff bereitgestellt. Neben der webbasierten Aktenverwaltung nutzt das Bauunternehmen die JobRouter®-Plattform für viele weitere Aufgaben. Hierzu zählen beispielsweise:

  • Aktivitätsmanagement für strukturierte Vorgangsbearbeitung
  • Erinnerungs- und Wiedervorlagefunktionen
  • Geschäftskorrespondenz
  • Eskalationsmanagement
  • Prüf- und Genehmigungsprozesse
  • Bereitstellung von Daten für Auswertungen

Sie interessieren sich für weitere Projektdetails? Hier geht’s zur ausführlichen Success Story.

Prozesse digitalisieren – jetzt mit der optimalen Lösung starten

Mittlerweile ist klar: Unternehmen müssen ihre Prozesse digitalisieren, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Wie Sie nun wissen, gibt es mehrere Ansätze dieses Ziel zu erreichen. Besonders groß sind Ihre Vorteile, wenn Sie sich für eine leicht  implementier- und skalierbare Low-Code-Plattform entscheiden, die eine End-to-End-Digitalisierung Ihrer Abläufe unterstützt. JobRouter® erfüllt diese Anforderungen und noch weitaus mehr. Denn mit der Plattform bilden Sie ihre Prozesse nicht nur digital ab, sondern automatisieren sie bei Bedarf auch in weiten Teilen. Damit entfaltet die Prozessdigitalisierung ihr volles Potenzial in puncto Effizienz- und Produktivitätssteigerung, Entlastung von Beschäftigten, Kostensenkung, höhere Geschwindigkeit und mehr Geschäftserfolg.

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