Digitale Buchhaltung automatisieren – so geht's

Wer sich heute erfolgreich am Markt behaupten möchte, muss auf zahlreiche neue Herausforderungen und Unsicherheiten im Tagesgeschäft reagieren. Insbesondere in 2020 wurde der Digitalisierungsgrad zum Zünglein an der Waage: Vor allem Unternehmen mit papierbasierten Prozessen hatten Schwierigkeiten mit den gewandelten Anforderungen. Weitaus mehr, als digital aufgestellte Organisationen. Die digitale Transformation von Geschäftsmodellen und Prozessen führt seither die Prioritätenliste an.

CFOs, Controller, Fachkräfte im Rechnungswesen und Leiter der Buchhaltung, die bereits Software zur Prozessautomatisierung eingeführt hatten, konnten die Vorteile des digitalen Workflow-Managements längst ausschöpfen: Sie waren in der Lage, schnell auf Veränderungen zu reagieren und ihren Wettbewerbsvorteil auszubauen. Doch Unternehmen, deren Schwerpunkt auf der Buchhaltung und Rechnungsstellung liegt während sie noch in einer analogen Welt gefangen sind, fallen immer weiter zurück.

Entscheider unterschiedlichster Branchen mussten sich im jahr 2020 verstärkt mit der Frage auseinandersetzen, wie sie ihre Geschäftsprozesse automatisieren können, nicht zuletzt um Mitarbeiter im Homeoffice noch besser zu unterstützen. Wenngleich einige Führungskräfte Wege gefunden haben, die ihren Teams zu mehr Effizienz, Produktivität und Umsatz verhelfen, haben andere das Unvermeidliche hinausgezögert. Wieder andere stehen irgendwo dazwischen. Sie hadern damit, die richtigen Tools zu implementieren, können sich jedoch von einigen manuellen Prozessen nicht lösen. Obwohl sich einzelne Branchen 2021 bereits langsam erholen, suchen Führungskräfte in der Buchhaltung weltweit nach einer Lösung, um ihre Risiken effizient zu managen und ihre Abläufe für eine widerstandsfähigere Zukunft vollständig zu digitalisieren.

6 Herausforderungen in der digitalen Buchhaltung: Grenzen und Gefahren manueller Prozesse

Oft erkennen Unternehmen die hohen Kosten manueller Prozesse erst, wenn sie sehen, welcher Auswirkungen die geringe Produktivität auf ihren Geschäftserfolg hat. Denn selbst wenn das Unternehmen Wachstum erzielen kann, fällt es Führungskräften schwer, reibungslos zu skalieren. Folgende Herausforderungen können sich dabei negativ auf eine weitere Expansion des Unternehmens auswirken:

1. Gewandelte Compliance-Anforderungen. Oft richten Teams Prozesse und Arbeitsabläufe nach geltenden staatlichen oder regionalen Vorschriften aus. Aber wenn sich diese Anforderungen kurze Zeit später ändern, müssen sie ihre Arbeitsabläufe drastisch überarbeiten.
2. Gehemmte Produktivität. Manuelle Prozesse können umfangreiche Schulungen für neue Mitarbeiter bedeuten. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie eine Bestellanforderung ausfüllen oder Forderungen und Verbindlichkeiten verwalten müssen. Jedes Teammitglied wird die Aufgaben wahrscheinlich auf seine eigene Weise erledigen, was zu inkonsistenten Ergebnissen führt. Wenn diese das Unternehmen verlassen, nehmen sie wertvolles institutionelles Wissen mit.
3. Mehrbelastung durch Papierarbeit. Von der Dokumentensuche bis hin zum Sammeln der richtigen Daten für Compliance-Audits: Papierbasierte Arbeit ist immer mit kostspieligen und inhärenten Verzögerungen verbunden. Zudem müssen Unternehmen oft für die Archivierung der Unterlagen und die externe Aufbewahrung bezahlen.
4. Mangelnde Übersicht. Wie ist der Status einer überfälligen Rechnung? Wurde eine Bestellanforderung oder eine Kreditorenrechnung bereits genehmigt? Ohne Überblick über Projekte und Konten besteht die Gefahr, dass Manager fehlerhafte Transaktionen genehmigen oder wachsende Probleme nicht bemerken, bis es zu spät ist.
5. Folgenschwere Irrtümer. Der Mensch ist das schwächste Glied im digitalen Zeitalter. Das gilt zwar für jede Branche, aber manuelle Fehler in der Buchhaltung können Kunden oder Lieferanten in arge Bedrängnis bringen und zu finanziellen Verlusten für das Unternehmen führen. Die Abteilung holt möglicherweise nicht ein, was ihr wirklich geschuldet wird, zahlt, wenn sie es nicht sollte, verwirrt Lieferanten oder verliert profitable Kunden.
6. Talentverlust und sinkende Arbeitsmoral. Es ist mittlerweile sehr wahrscheinlich, dass eine Mischung aus Homeoffice und Bürotätigkeit zum Normalfall wird. Manuelle Prozesse unterstützen dieses Modell jedoch nicht. Hinzu kommt, dass die Kosten der Mitarbeitermotivation für einen analogen Arbeitsplatz im digitalen Zeitalter vergleichsweise hoch sind. Denn Mitarbeiter wissen, dass es verfügbare Tools gibt, die zeitraubende Aufgaben erleichtern können. So sind beispielsweise Mitarbeiter der Generation Z und Millennials besonders unzufrieden mit nicht digitalisierten Arbeitsplätzen. Das erste Mal, dass ein neuer Leiter der Buchhaltung einen Bericht durch manuelle Dateneingabe in eine Tabellenkalkulation erstellen soll, könnte Grund genug für ein Bewerbungsschreiben sein.

Anpassungsfähigkeit und Widerstandsfähigkeit: Die Buchhaltung digitalisieren in der Corona-Krise

Die Herausforderungen des vergangenen Jahres haben Schwachstellen in der Buchhaltung aufgedeckt, die von papierbasierten und manuellen Prozessen abhängt. Es wurde deutlich, dass Unternehmen, die ihre digitale Transformation bereits frühzeitig begonnen hatten, bereits zu Beginn der Krise besser aufgestellt waren: Sie konnten die Umstellung auf Homeoffice und den Bedarf an sicheren Remote-Prozessen zügig bewältigen. Dennoch mussten auch diese Unternehmen schnell handeln und kurzfristige Lösungen einführen, um ihren Betrieb aufrechtzuerhalten.

Folglich stand die Digitalisierung und Automatisierung dieser papierbelasteten Prozesse für diejenigen Unternehmen im Vordergrund, die sich in Pandemiezeiten als Vorreiter und Wegbereiter präsentieren konnten. Doch nicht alle waren gleichermaßen erfolgreich. Denn möchten Unternehmen ihre Buchhaltung durch eine Lösung zur Prozessautomatisierung digitalisieren, spielen viele Faktoren eine wichtige Rolle. Sie entscheiden über den Mehrwert der digitalen Prozesse und das Potenzial der modernisierten Abläufe.

8 wichtige Funktionen der digitalen Prozessautomatisierung:

1. Low-Code für schnelle und flexible Prozessautomatisierung, Validierung und Optimierung durch Citizen Developer
2. Mobile Funktionen zur Erfassung, Verarbeitung und Genehmigung von Dokumenten
3. Abgleich von Lieferantenrechnungen mit Bestellungen, Wareneingängen und Verträgen
4. Integration in Ihre bestehende (und zukünftige) IT-Landschaft
5. Dokumente erfassen, extrahieren, verarbeiten, erstellen, speichern und abrufen
6. Flexible Skalierbarkeit je nach Unternehmenswachstum
7. Kontrolle und Compliance mit Audit Trails sowie rollen- und regelbasierten Zugriffskontrollen