5 Vorteile der Digitalisierung: Warum Digitalisierung so wichtig ist

Einer der Vorteile von Digitalisierung ist, dass Sie auf klassische, papiergebundene Geschäftsprozesse verzichten können. Denn: Diese verursachen einen enormen Arbeitsaufwand, bremsen die Prozessgeschwindigkeit und mindern die Effizienz. Ebenso sind analoge Abläufe intransparent: Der Status eines bestimmten Vorgangs ist nur dem aktuellen Bearbeitenden klar, nicht jedoch den vor- und nachgelagerten Prozessbeteiligten. Dadurch entstehen nicht nur unnötige Rückfragen. Auch das Risiko von Fehlentscheidungen steigt.

Durch konsequente Prozessdigitalisierung können Sie all diese Probleme beheben. Sie steigern damit die Effizienz Ihrer Arbeitsabläufe und die Produktivität Ihrer Angestellten. Gleichzeitig senken Sie Ihre administrativen Kosten. Nicht zuletzt verbessern Sie die Zusammenarbeit Ihrer Fachbereiche, brechen Silos auf und sorgen für eine hohe Nachvollziehbarkeit Ihrer Workflows.

Mithilfe digitaler Technologien können Sie Ihre Geschäftsprozesse nicht nur innerhalb einer Software abbilden, sondern obendrein zahlreiche Prozessschritte automatisieren. Die Rede ist in diesem Fall auch von Business Process Automation (BPA). Diese Form der Prozessautomatisierung eignet sich für zahlreiche administrative Workflows. Besonders groß ist das Potenzial bei standardisierten Prozessen, die sich in hoher Frequenz wiederholen – beispielsweise bei der Eingangsrechnungsverarbeitung. Wenn Sie Routinetätigkeiten dieser Art automatisieren, entlasten Sie Ihre Angestellten und schaffen Freiraum für kreative, wertschöpfende Tätigkeiten. Zudem reduzieren Sie Kosten und Fehlerpotenziale.

Besonders gering sind die Einstiegshürden im Bereich Prozessdigitalisierung und -automatisierung, wenn Sie sich für eine universell einsetzbare Low-Code-Entwicklungsplattform entscheiden. Auch Fachanwender ohne spezifische IT-Kenntnisse sind mit solchen Lösungen in der Lage, individuelle Workflow-Anwendungen zu erstellen.

Ein weiterer Vorteil der Digitalisierung ist: Unternehmen, die ihren Angestellten flexible Arbeitsmodelle wie Homeoffice und mobiles Arbeiten anbieten, gewinnen auf mehreren Ebenen. Sie erfüllen den Wunsch vieler Beschäftigter, den Arbeitsort frei zu wählen. Geraden in Zeiten des Fachkräftemangels ist dies ein wertvoller Bonus bei der Rekrutierung.

Wenn Sie die richtigen Werkzeuge nutzen, ist die virtuelle Kollaboration Ihrer Teams ebenso effektiv und effizient wie die klassische „Offline-Zusammenarbeit“. Neben professionellen Collaboration-Tools sollten Sie eine mobil nutzbare Digitalisierungsplattform implementieren, die sämtliche Prozesse, Daten und Dokumente zentral zur Verfügung stellt. Damit gewährleisten Sie, dass alle Prozessbeteiligten auf einer gemeinsamen Grundlage zusammenarbeiten und stets den aktuellen Stand der Workflows überblicken können.

Auch unvorhergesehene negative Ereignisse sind einer der Gründe, warum Digitalisierung wichtig ist. Bereits in der Anfangsphase der Corona-Pandemie wurde deutlich: Unternehmen mit einem hohen Digitalisierungsgrad kommen besser durch Krisen als der weitgehend analoge Wettbewerb. Sie waren nicht nur besser darin, ihre Prozesse trotz Lockdown und Homeoffice-Pflicht am Laufen zu halten. Sie konnten auch den Kontakt zur Kundschaft und Lieferantenfirmen besser aufrechterhalten sowie Nachfrageschwankungen abfedern.

Produzierende Unternehmen, die bereits vor der Krise auf eine Digitalisierung ihrer Fertigung und Logistik gesetzt hatten, konnten ebenfalls profitieren. Selbst mit reduzierter Belegschaft und unter Einhaltung von Hygieneregeln produzierten sie weiter, da sie ihre Produktionsprozesse „remote“ steuern und überwachen konnten.

Die Digitalisierung sorgt nicht nur für eine Verbesserung der internen Abläufe, sondern hat auch den Vorteil, neue Geschäftschancen zu eröffnen. Beispielsweise können Sie analoge Produkte um zusätzliche digitale Eigenschaften oder Services ergänzen, um ihrer Kundschaft einen Mehrwert zu bieten. Sogar gänzlich neue Geschäftsmodelle lassen sich mithilfe digitaler Technologien etablieren. Weiterhin profitieren die Bereiche Vertrieb, Service und Marketing. Denn sie können neben den klassischen Kanälen mittlerweile zahlreiche digitale Channels nutzen, um mit Kunden in Kontakt zu treten.

Wenn sich Ihre Informationen in Aktenordnern oder Datensilos befinden, lassen Sie sich nur sehr schwer auswerten. Gelingt es Ihnen hingegen, alle vorliegenden Dokumente und Daten zu digitalisieren, zu verknüpfen und in Echtzeit zentral bereitzustellen, schaffen Sie eine optimale Grundlage für die Steuerung Ihres Unternehmens. Vor allem gewährleisten Sie, dass wichtige Entscheidungen auf Basis vollständiger, aktueller und valider Informationen getroffen werden. Digitalisierung ist somit eine echte Chance für Ihr Unternehmen.

Ein Nachteil der Digitalisierung ist, dass das Umstellen auf digitale Strukturen stets gewisse Investitionen in Hardware, Software, Personal und Weiterbildung erfordert. Wenn Sie jedoch auf die richtigen Lösungen setzen, rechnen sich derartige Investitionen sehr schnell. Durch neue Technologien sind die initialen und laufenden Kosten im Übrigen deutlich gesunken. Dank der Cloud ist es beispielsweise nicht mehr erforderlich, teure Server-Hardware anzuschaffen. Auch der Bedarf an Programmierer:innen sinkt, da immer mehr Lösungen auf Low-Code-Entwicklung oder dem No-Code-Ansatz basieren.

Das zweite Problem der Digitalisierung: Digitale Systeme sind anfällig für Cyber-Angriffe. Je mehr Systeme und Daten in den virtuellen Raum wandern, desto höher ist daher das Risiko, Opfer einer solchen Attacke zu werden. Mit angemessenen Sicherheitsmaßnahmen können Sie die Angriffsfläche jedoch stark minimieren, um sich vor Datenverlusten und Geschäftsunterbrechungen zu schützen.

Die dritte Herausforderung ist, dass nicht nur Ihr Unternehmen Digitalisierung nutzt, sondern auch der Wettbewerb. Problematisch wird dies insbesondere dann, wenn ein neues Geschäftsmodell auf dem Markt auftaucht, das Ihr eigenes gefährdet. Disruptive Vorgänge dieser Art gab es in der Vergangenheit immer wieder. So haben beispielsweise Streaming-Dienste wie Netflix die DVD fast vollständig verdrängt. Schützen können Sie sich einerseits durch kontinuierliche Marktbeobachtung und Wachsamkeit, andererseits durch die Entwicklung eigener, digitaler Geschäftsmodelle.