5 Vorteile der Digitalisierung: Warum sie so wichtig ist
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Was sind eigentlich die Vorteile der Digitalisierung und warum sollten Unternehmen ihre Prozesse digitalisieren? In jüngster Vergangenheit haben sich digitale Technologien erheblich weiterentwickelt. Dies macht sie praxistauglich und wirtschaftlich zugleich. Doch obwohl die Digitalisierung Vorteile bringt, verhalten sich einige Unternehmen zögerlich, wenn es darum geht, neue Lösungen zu implementieren. Ist Ihre Organisation auch eher zurückhaltend? Dann ist dieser Artikel die optimale Lektüre für Sie. Er liefert Vorteile und Nachteile der digitalen Transformation und zeigt, warum Digitalisierung wichtig ist.
Was ist Digitalisierung?
Digitalisierung ist ursprünglich die Umwandlung von analogen in digitale (also informationstechnisch nutzbare) Informationen. Heute ist die Bedeutung breiter gefächert. So wird Digitalisierung in Unternehmen häufig als Synonym für den digitalen Wandel oder die digitale Transformation verwendet. Gemeint ist damit eine tiefgreifende Veränderung der Wirtschaft und Gesellschaft – ausgelöst und getrieben durch digitale Technologien.
5 Vorteile der Digitalisierung
Es gibt zahlreiche Vorteile der Digitalisierung und damit gute Gründe, sich mit dem digitalen Wandel zu befassen. Dies gilt auch dann, wenn Ihr Unternehmen bereits seit langen Jahren am Markt etabliert ist, stabile Umsätze verzeichnet und eine treue Kundenbasis besitzt. Denn Märkte, Stimmungen und geopolitische Konstellationen verändern sich mittlerweile mit rasanter Geschwindigkeit. Konzepte, die heute noch funktionieren, können morgen bereits an ihre Grenzen stoßen.
Oft braucht es schlicht die richtigen Argumente, um Digitalisierungsinitiativen durchzusetzen und voranzutreiben. Die folgenden fünf Vorteile der Digitalisierung helfen Ihnen dabei, Entscheidende zu überzeugen und die Digitalisierungsbereitschaft in Ihrem Unternehmen zu steigern.
1. Vorteil: Sie verbessern und automatisieren Ihre Geschäftsprozesse
Einer der Vorteile von Digitalisierung ist, dass Sie auf klassische, papiergebundene Geschäftsprozesse verzichten können. Denn: Diese verursachen einen enormen Arbeitsaufwand, bremsen die Prozessgeschwindigkeit und mindern die Effizienz. Ebenso sind analoge Abläufe intransparent: Der Status eines bestimmten Vorgangs ist nur dem aktuellen Bearbeitenden klar, nicht jedoch den vor- und nachgelagerten Prozessbeteiligten. Dadurch entstehen nicht nur unnötige Rückfragen. Auch das Risiko von Fehlentscheidungen steigt.
Durch konsequente Prozessdigitalisierung können Sie all diese Probleme beheben. Sie steigern damit die Effizienz Ihrer Arbeitsabläufe und die Produktivität Ihrer Angestellten. Gleichzeitig senken Sie Ihre administrativen Kosten. Nicht zuletzt verbessern Sie die Zusammenarbeit Ihrer Fachbereiche, brechen Silos auf und sorgen für eine hohe Nachvollziehbarkeit Ihrer Workflows.
Mithilfe digitaler Technologien können Sie Ihre Geschäftsprozesse nicht nur innerhalb einer Software abbilden, sondern obendrein zahlreiche Prozessschritte automatisieren. Die Rede ist in diesem Fall auch von Business Process Automation (BPA). Diese Form der Prozessautomatisierung eignet sich für zahlreiche administrative Workflows. Besonders groß ist das Potenzial bei standardisierten Prozessen, die sich in hoher Frequenz wiederholen – beispielsweise bei der Eingangsrechnungsverarbeitung. Wenn Sie Routinetätigkeiten dieser Art automatisieren, entlasten Sie Ihre Angestellten und schaffen Freiraum für kreative, wertschöpfende Tätigkeiten. Zudem reduzieren Sie Kosten und Fehlerpotenziale.
Besonders gering sind die Einstiegshürden im Bereich Prozessdigitalisierung und -automatisierung, wenn Sie sich für eine universell einsetzbare Low-Code-Entwicklungsplattform entscheiden. Auch Fachanwender ohne spezifische IT-Kenntnisse sind mit solchen Lösungen in der Lage, individuelle Workflow-Anwendungen zu erstellen und schnell von den Vorteilen der Digitalisierung zu profitieren.
2. Vorteil: Sie ermöglichen moderne Arbeitsformen
Ein weiterer Vorteil der Digitalisierung ist: Unternehmen, die ihren Angestellten flexible Arbeitsmodelle wie Homeoffice und mobiles Arbeiten anbieten, gewinnen auf mehreren Ebenen. Sie erfüllen den Wunsch vieler Beschäftigter, den Arbeitsort frei zu wählen. Geraden in Zeiten des Fachkräftemangels ist dies ein wertvoller Bonus bei der Rekrutierung.
Wenn Sie die richtigen Werkzeuge nutzen, ist die virtuelle Kollaboration Ihrer Teams ebenso effektiv und effizient wie die klassische „Offline-Zusammenarbeit“. Neben professionellen Collaboration-Tools sollten Sie eine mobil nutzbare Digitalisierungsplattform implementieren, die sämtliche Prozesse, Daten und Dokumente zentral zur Verfügung stellt. Damit gewährleisten Sie, dass alle Prozessbeteiligten auf einer gemeinsamen Grundlage zusammenarbeiten und stets den aktuellen Stand der Workflows überblicken können.
3. Vorteil: Sie machen das Unternehmen krisenfest
Auch unvorhergesehene negative Ereignisse sind einer der Gründe, warum Digitalisierung wichtig ist. Bereits in der Anfangsphase der Corona-Pandemie wurde deutlich: Unternehmen mit einem hohen Digitalisierungsgrad kommen besser durch Krisen als der weitgehend analoge Wettbewerb. Sie waren nicht nur besser darin, ihre Prozesse trotz Lockdown und Homeoffice-Pflicht am Laufen zu halten. Sie konnten auch den Kontakt zur Kundschaft und Lieferantenfirmen besser aufrechterhalten sowie Nachfrageschwankungen abfedern.
Produzierende Unternehmen, die bereits vor der Krise auf eine Digitalisierung ihrer Fertigung und Logistik gesetzt hatten, konnten ebenfalls profitieren. Selbst mit reduzierter Belegschaft und unter Einhaltung von Hygieneregeln produzierten sie weiter, da sie ihre Produktionsprozesse „remote“ steuern und überwachen konnten.
4. Vorteil: Sie erschließen neue Umsatzpotenziale
Die Digitalisierung sorgt nicht nur für eine Verbesserung der internen Abläufe, sondern hat auch den Vorteil, neue Geschäftschancen zu eröffnen. Beispielsweise können Sie analoge Produkte um zusätzliche digitale Eigenschaften oder Services ergänzen, um ihrer Kundschaft einen Mehrwert zu bieten. Sogar gänzlich neue Geschäftsmodelle lassen sich mithilfe digitaler Technologien etablieren. Weiterhin profitieren die Bereiche Vertrieb, Service und Marketing. Denn sie können neben den klassischen Kanälen mittlerweile zahlreiche digitale Channels nutzen, um mit Kunden in Kontakt zu treten.
5. Vorteil: Sie schaffen Informationstransparenz für bessere Entscheidungen
Wenn sich Ihre Informationen in Aktenordnern oder Datensilos befinden, lassen Sie sich nur sehr schwer auswerten. Besser ist es, zum Beispiel Dokumente digital zu archivieren. Gelingt es Ihnen, alle vorliegenden Dokumente und Daten zu digitalisieren, zu verknüpfen und in Echtzeit zentral bereitzustellen, schaffen Sie eine optimale Grundlage für die Steuerung Ihres Unternehmens. Vor allem gewährleisten Sie, dass wichtige Entscheidungen auf Basis vollständiger, aktueller und valider Informationen getroffen werden. Digitalisierung ist somit eine echte Chance für Ihr Unternehmen.
Nachteile der Digitalisierung
Dass die Digitalisierung vielfältige Vorteile bietet, dürfte an dieser Stelle klar geworden sein. Den zahlreichen Chancen und Verbesserungsmöglichkeiten stehen jedoch auch einzelne Risiken und Nachteile gegenüber. Wenngleich diese keinesfalls überwiegen, möchten wir sie der Vollständigkeit halber dennoch kurz benennen.
1. Nachteil: Digitalisierung erfordert Investitionen
Ein Nachteil der Digitalisierung ist, dass das Umstellen auf digitale Strukturen stets gewisse Investitionen in Hardware, Software, Personal und Weiterbildung erfordert. Wenn Sie jedoch auf die richtigen Lösungen setzen, rechnen sich derartige Investitionen sehr schnell. Durch neue Technologien sind die initialen und laufenden Kosten im Übrigen deutlich gesunken. Dank der Cloud ist es beispielsweise nicht mehr erforderlich, teure Server-Hardware anzuschaffen. Auch der Bedarf an Programmierer:innen sinkt, da immer mehr Lösungen auf Low-Code-Entwicklung oder dem No-Code-Ansatz basieren und auch die Digitalisierung im HR bringt zahlreiche Vorteile.
2. Nachteil: Die Angriffsfläche für Cyber-Attacken steigt
Das zweite Problem der Digitalisierung: Digitale Systeme sind anfällig für Cyber-Angriffe. Je mehr Systeme und Daten in den virtuellen Raum wandern, desto höher ist daher das Risiko, Opfer einer solchen Attacke zu werden. Mit angemessenen Sicherheitsmaßnahmen können Sie die Angriffsfläche jedoch stark minimieren, um sich vor Datenverlusten und Geschäftsunterbrechungen zu schützen.
3. Nachteil: Digitalisierung fördert die Entstehung disruptiver Konkurrenz
Die dritte Herausforderung ist, dass nicht nur Ihr Unternehmen Digitalisierung nutzt, sondern auch der Wettbewerb. Problematisch wird dies insbesondere dann, wenn ein neues Geschäftsmodell auf dem Markt auftaucht, das Ihr eigenes gefährdet. Disruptive Vorgänge dieser Art gab es in der Vergangenheit immer wieder. So haben beispielsweise Streaming-Dienste wie Netflix die DVD fast vollständig verdrängt. Schützen können Sie sich einerseits durch kontinuierliche Marktbeobachtung und Wachsamkeit, andererseits durch die Entwicklung eigener, digitaler Geschäftsmodelle.
Fazit: Warum ist Digitalisierung wichtig?
Es gibt zahlreiche Gründe, warum sich ein Unternehmen der Digitalisierung nicht verschließen darf. So helfen Ihnen digitale Prozesse dabei, schneller zu agieren, Kosten zu sparen, den Kunden in den Mittelpunkt zu rücken und besser zu kommunizieren. Mit digitalen Produkten und Services haben Sie außerdem die Möglichkeit, neue Umsatzquellen zu erschließen und die Kundenbindung zu erhöhen. Zudem machen Sie Ihre gesamte Organisation flexibler, sodass Sie besser auf veränderte Rahmenbedingungen und Krisen reagieren können. Es gilt nun, die Vorteile der Digitalisierung zeitnah zu nutzen und sich den Herausforderungen zu stellen, um Ihr Unternehmen auf lange Sicht erfolgreich im Wettbewerb zu positionieren.
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