Digitalisierung im HR: So revolutionieren Sie Ihr Personalwesen
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In der modernen Unternehmenswelt ist die Digitalisierung im HR eine Schlüsselkomponente, die das Fundament zukunftsfähiger Organisationen bildet. Durch die Digitalisierung im Personalwesen gibt es einen Umbruch von administrativen Aufgaben zu einem Umfeld voller Kreativität und technologischem Fortschritt. Was genau Digitalisierung im HR bedeutet, wie eine solche Transformation gelingt und welche Software wir dazu empfehlen, das erfahren Sie in diesem Artikel.
Definition: Was bedeutet Digitalisierung im HR?
Digitalisierung im HR bzw. Personalwesen bezeichnet die Integration digitaler Technologien in das Human Resources Management. Sie umfasst
- die Automatisierung administrativer Aufgaben,
- den Einsatz digitaler Personalmanagementsysteme
- die Nutzung von Datenanalyse zur Optimierung der Mitarbeiterführung.
Ziel ist es, die Effizienz und Produktivität im Personalbereich zu steigern und gleichzeitig die menschlichen Aspekte in der Mitarbeiterführung und -bindung zu berücksichtigen. Dadurch sollen Organisationen in der digitalen Arbeitswelt wettbewerbsfähig gehalten werden.
Gesetzesänderungen
Vorteile der Digitalisierung im Personalwesen
Die Digitalisierung im Personalwesen kostet zwar zunächst Zeit und Ressourcen, allerdings ergeben sich durch die Digitalisierung im HR auch zahlreiche langfristige Vorteile, die sowohl die Effizienz als auch die Effektivität des Personalmanagements wesentlich steigern. Auch durch Künstliche Intelligenz (KI) werden zahlreiche neue Möglichkeiten geschaffen, zum Beispiel Recruiting-Systeme, die eingegangene Bewerbungen automatisch analysieren.
Laut einer Studie der techconsult GmbH können durch Softwareeinsatz in der Personalverwaltung folgende Einsparungen gemacht werden (Reduzierungen in %):
- Administrative Aufwände: 22 %
- Routineaufgaben: 21 %
- Lohn-/Gehaltsvorbereitende Arbeitszeit: 29 %
- Personalkosten: 15 %
- Fehlerquote/Dateninkonsistenzen: 22 %
- Rückfragen von Mitarbeitenden: 26 %
- Manuelle Erstellung von Kennzahlen & Reports: 31 %
Zudem kommt es durch den Softwareeinsatz zu einer verbesserten Qualität der Arbeit und mehr Transparenz, wodurch auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigt und somit die Personalbindung verbessert wird.
Ziele der Digitalisierung von HR-Prozessen
Unternehmen, die ihre HR-Prozesse digitalisieren, können durch die vielen Vorteile, die sich daraus ergeben, folgende Ziele erreichen:
- mehr Effizienz
- mehr Transparenz
- mehr Flexibilität
- mehr Mobilität
- höhere Mitarbeiterzufriedenheit
- größere Arbeitgeberattraktivität
Durch die HR-Digitalisierung werden Mitarbeitende bei ihrer Arbeit unterstützt. Die Digitalisierung standardisierter, regelbasierter Prozesse wie Entgeltabrechnung und Dokumentenmanagement spart Zeit und Ressourcen, Fehler werden vermieden. Diese Transformation ermöglicht es Personalverantwortlichen, sich von Routineaufgaben zu lösen, sich intensiver der Personalentwicklung zu widmen und als Gestalter des digitalen Wandels im Unternehmen zu agieren. Dadurch werden Mitarbeiterzufriedenheit und Effizienz gesteigert.
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In welchen Bereichen werden HR-Prozesse digitalisiert?
Die Digitalisierung im Personalwesen ist ein wichtiger Teil der Unternehmensdigitalisierung und umfasst nicht nur die Optimierung operativer Prozesse, sondern auch strategische Aspekte des Personalmanagements. Schlüsselbereiche, in denen HR-Prozesse digitalisiert werden, sind zum Beispiel:
- Personalverwaltung: Lohn- & Gehaltabsrechnungen, Abwesenheitsmanagement und Personalplanung
- Rekrutierung und Talentakquise: Datensparsamkeit und Informationszugriff optimieren, Bewerbungsgespräche planen, durchführen und nachbereiten
- Mitarbeitendenentwicklungsgespräche: Terminplanung, Terminvorbereitung mit Zielerreichung und Weiterbildungsmaßnahmen, Protokollierung
- Leistungsmanagement: Beurteilungsprozesse, Datenkonsolidierung
- Mitarbeiterbindung: Verwaltung von Benefits und Weiterbildungsmaßnahmen, Feedback- und Whistleblower-Prozesse, Protokollierung
- Interne Kommunikation: Anfragenverwaltung, Datenschutz und Datensparsamkeit, sichere Kommunikationswege und Austausch
- Datenmanagement: Datenkonsolidierung, Reportings und Analysen, gesicherter Zugriff und Bereitstellung
Einen Überblick über Lösungen, die es für den Geschäftsbereich Personalwesen gibt, finden Sie auch in dieser Zusammenstellung der JobRouter®-Erweiterungen für das Personalwesen.
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„Digitalisierung hat uns eine enorme Geschwindigkeit und Sicherheit gebracht“
Martin Hüsgen
IT-Manager
DMG
Fazit zur Digitalisierung im Personalwesen
Die Digitalisierung im HR-Bereich schreitet durch den Einsatz neuer Technologien und die Weiterentwicklung der Künstlichen Intelligenz (KI) schnell voran. Dadurch können Routineaufgaben effizienter abgewickelt werden und KI-gestützte Analysetools zum Beispiel das Rekrutieren optimieren. Gleichzeitig verbessert sie die Mitarbeitererfahrung durch personalisierte digitale Angebote. Die fortlaufende Verbesserung von KI und maschinellem Lernen verspricht präzisere Analysen zur Mitarbeiterzufriedenheit und fortschrittlichere Modelle für die Personalplanung.
Digitale Tools zur Förderung der Kommunikation und Zusammenarbeit unterstützen eine inklusive Arbeitskultur und Work-Life-Balance. Unternehmen, die diese digitalen Trends aktiv nutzen und ethische Richtlinien beachten, können ihre HR-Prozesse signifikant verbessern und einen nachhaltigen Mehrwert schaffen.
FAQ zur Digitalisierung im HR-Bereich
Was bedeutet Digitalisierung im HR?
Digitalisierung im HR-Bereich beschreibt laut Definition den Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologie und alle Veränderungen, die damit einhergehen. Das können beispielsweise Formen der Zusammenarbeit, verändertes Recruiting oder Ähnliches sein. Bei der Digitalisierung im Unternehmen zeigt sich im Personalbereich außerdem ein großes Potential zur Prozessdigitalisierung sowie Prozessautomatisierung.
Welche aktuellen Herausforderungen gibt es im HR Bereich?
In der sich ständig wandelnden Arbeitswelt stehen HR-Abteilungen vor zahlreichen Herausforderungen, die die Dringlichkeit einer Digitalisierung in diesem Bereich unterstreichen. Die Implementierung digitaler Lösungen ist entscheidend, um diesen Herausforderungen effektiv zu begegnen und die HR-Funktionen zukunftsfähig zu gestalten.
Herausforderungen, die eine Digitalisierung im HR begründen:
- Fachkräftemangel
- Wunsch nach Homeoffice-Möglichkeiten
- Steigender Bedarf an flexiblen Arbeitsmodellen
- Einhaltung komplexer, häufig wechselnder Datenschutzrichtlinien
- Effiziente Talentakquise und Bindung von Top-Talenten
- Steigender Bedarf an personalisierten, maßgeschneiderten Mitarbeitererfahrungen
- Mitarbeiterförderung durch kontinuierliche Weiterbildung und Skills-Entwicklung
- Flexibilität für geänderte Arbeitsmarktbedingungen
- Erwartung einer transparenten und schnellen Kommunikation bzw. Informationsvermittlung
- Druck zur Identifikation von Einsparungspotenzialen und Ressourcenoptimierung
- Förderung des Employer Brandings für eine Stärkung der Arbeitgebermarke in einem wettbewerbsintensiven Markt.
Wie digital sind Personalabteilungen aktuell?
In einer Studie zur Digitalisierung in Personalabteilungen von forcont (2020) gibt mehr als die Hälfte der Befragten an, dass ihr Arbeitsgeber bereits HR-Teilgebiete oder ganze Prozesse automatisiert hat. Bei 23 Prozent der Unternehmen sind Optimierungs- und Automatisierungsprozesse für die Zukunft geplant. Beinahe ein Fünftel will vorerst keine Maßnahmen ergreifen.
Warum ist Digitalisierung im Personalwesen sinnvoll?
Die Digitalisierung im Personalwesen lohnt sich in vielerlei Hinsicht. Einige Vorteile der Digitalisierung werden im Folgenden genannt:
- Überblick über alle Prozesse: Eine HR-Software koordiniert einzelne Aufgaben zwischen den Stakeholdern automatisch. Bei Standard-Aufgaben sorgt die Software für weniger Fehleranfälligkeit und beschleunigt den Prozess. Begrifflichkeiten werden automatisch aktualisiert und der aktuelle Prozessstatus lässt sich jederzeit einsehen.
- Einhaltung von Fristen: Digitalisierung erleichtert Ihnen die Übersicht über alle laufenden HR-Prozesse. So wird das digitale Onboarding von neuen Mitarbeitenden, die Planung eines Firmenjubiläums oder die rechtzeitige Bearbeitung von Angeboten ein Kinderspiel. Lassen Sie sich an wichtige Fristen per E-Mail erinnern und vergessen dadurch keinen Termin mehr.
- Rechtssicherheit und DSGVO-Konformität: Das Archivieren beziehungsweise Löschen von Personalakten unterliegt klar geregelten Vorschriften. Durch die Digitalisierung sorgen Sie für transparente und nachvollziehbare HR-Prozesse, da jede Veränderung dokumentiert wird. Rechtssicherheit und DSGVO-Konformität auf Knopfdruck garantiert!
- Effektive Zeitnutzung: Ihre Dokumente sind mit einer HR-Software sofort verfügbar. Sie sparen sich das Suchen in der verstaubten Dokumentensammlung und das Durchlesen der kompletten Akte. Mit wenigen Klicks finden Sie die zentral abgespeicherte Personalakte und erreichen über die Suchfunktion die gewünschte Stelle.
- Neues Nutzererlebnis: Remote, Homeoffice oder doch im Büro arbeiten? Dank transparenter und sicherer Prozesse können Sie effizient von überall aus arbeiten. Sie bieten Ihren Mitarbeitenden neue Freiräume für kreatives Arbeiten und stärken die Eigenverantwortung für Beschäftigte und Führungskräfte.
Wie kann ich Automatisierung im HR-Bereich nutzen?
Automatisierung im HR-Bereich können Sie für viele Aufgaben effektiv und effizient nutzen. Prozessautomatisierung hilft Ihnen beispielsweise beim On- und Offboarding von Mitarbeitenden. Dank intelligenter Automatisierung beantworten Sie Urlaubsanträge und genehmigen Anträge rechtzeitig. Spesenabrechnungen gestalten sich nun kinderleicht. Nutzen Sie die Automatisierung, um alle Aufgaben schnell, zuversichtlich und transparent zu erledigen und gleichzeitig die damit verbundenen Kosten zu senken.
Welche Beispiele für die Digitalisierung im HR gibt es?
Beispiele für die Digitalisierung im HR gibt es viele: Sie können im Personalwesen das Mitarbeiter-Onboarding sowie das Reisemanagement inklusive Dienstreiseantrag und Reisekostenabrechnung digitalisieren. Im HR-Bereich profitieren Sie außerdem von der digitalen Personalakte.
Mithilfe einer Digitalisierungsplattform wie JobRouter® gelingt Ihnen die Digitalisierung sämtlicher HR-Prozesse.
Welche digitalen Lösungen im HR-Bereich existieren derzeit?
Es gibt verschiedene Anbieter für HR-Software. Die JobRouter® Digitalisierungsplattform ist eine umfassende digitale Lösung, die Sie unter anderem im Personalwesen unterstützt. Sie verknüpft Prozessautomatisierung mit Daten- und Dokumentenmanagement, so dass Sie lediglich eine zentrale Anlaufstelle für alle Ihre Workflows im Unternehmen haben.
Erfahren Sie mehr über die Digitalisierung im HR mit JobRouter®
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