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Einsatzszenario

Digitale Personalakte – alle Daten auf einen Blick

Personalakten zu digitalisieren, ist für viele HR-Verantwortliche der erste Schritt in eine digitale Arbeitswelt. Kein Wunder – mit nur wenigen Klicks schafft die digitale Personalakte eine Übersicht zu allen Personaldaten und Dokumenten. Damit wird die Auskunftsfähigkeit der HR-Abteilung und die Transparenz im Unternehmen deutlich gesteigert.

Digitalisieren Sie mithilfe der JobRouter®-Digitalisierungsplattform Personalakten nach Ihren Anforderungen. Von den Bewerbungsunterlagen bis hin zur Gehaltsabrechnung, können Sie alle notwendigen Informationen in einer Akte sammeln. Mithilfe eines Rechtemanagements stellen Sie außerdem sicher, dass nur befugte Personen Zugriff auf die jeweiligen Personalakten erhalten.

Mit der JobRouter®-Digitalisierungsplattform lassen sich nicht nur Personalakten digitalisieren, sondern auch sämtliche HR-Prozesse aus der Personalakte heraus starten. Dazu gehören zum Beispiel, das Mitarbeiter-Onboarding, das digitale Reisemanagement oder die digitale Krankmeldung. Sorgen Sie mit digitalisierten und automatisierten Prozessen für mehr Transparenz!

JobRouter® bietet Ihnen als Lösung für eine digitale Personalakte unter anderem folgende Funktionen:

  • Zugriff auf die Personalakte eines bestimmten Mitarbeiters direkt über Ihr persönliches Dashboard erhalten,
  • Mitarbeiterakten durchsuchen,
  • eine Übersicht über alle personenbezogenen Daten, Vorgänge sowie Dokumente erhalten,
  • wichtige Dokumente elektronisch archivieren,
  • personenbezogene Prozesse direkt aus der Personalakte heraus starten (z.B. Mitarbeiter-Onboarding, Dienstreiseantrag, Krankmeldung),
  • den Funktionsumfang Ihrer digitalen Personalakte beliebig erweitern, zum Beispiel durch ein digitales Vertragsmanagement

Digitale Personalakte – Beispielprozesse

Digitale Personalakte finden
Digitale Personalakte finden

Mitarbeiterakte suchen

In JobRouter® erhalten die entsprechenden Verantwortlichen über ein Widget im Dashboard Zugriff auf alle Akten. Über den Namen können Sie nach bestimmten Mitarbeitern suchen oder diese aus einer Liste auswählen und auf die Personalakte zugreifen.

Digitale Personalakte einsehen

Mitarbeiterakte einsehen

Alle personenbezogenen Informationen eines Mitarbeiters werden in der Personalakte aus verschiedenen Quellen zusammengeführt. Sie wählen zum Beispiel zwischen den Kategorien „Persönliche Daten“ und „Vorgänge & Dokumente“, um weitere Details einzusehen.

Digitale Personalakte einsehen
Digitale Personalakte verwalten
Digitale Personalakte verwalten

Persönliche Daten verwalten

Zu den persönlichen Daten können beispielsweise der vollständige Name, die Anschrift, Kontaktmöglichkeiten sowie die Bankverbindung oder Vertrags- und Berechtigungsinformationen zählen.

Vorgänge und Dokumente in der digitalen Personalakte überprüfen

Vorgänge und Dokumente überprüfen

Die Kategorie „Vorgänge & Dokumente“ bietet eine Übersicht aller laufenden und bereits abgeschlossenen Prozesse sowie Aktivitäten. Beispielsweise können Informationen zu den Reisekostenabrechnungen, Dienstreiseanträgen oder Abwesenheiten des Mitarbeiters hier eingesehen und kommentiert sowie die zugehörige Vorgangshistorie aufgerufen werden.

Vorgänge und Dokumente in der digitalen Personalakte überprüfen

Zurück zur Mitarbeitersuche

Sobald Sie alle Informationen geprüft haben, gelangen Sie über den „Zurück“-Button unmittelbar zu Ihrem Dashboard. Dort können Sie eine weitere Mitarbeitersuche oder andere HR-Prozesse starten.  

Ihr Nutzen

Personalakte digitalisieren

  • Zeit und Kosten bei der Bearbeitung von Personalakten reduzieren
  • Schneller Zugriff auf alle wichtigen Personaldaten und Dokumente
  • Mehr Raumgewinn durch Wegfall der Papierakten
  • Mehr Transparenz: Zugriff auf Daten auch für Personen außerhalb der Personalabteilung möglich
  • Intelligentes Rechtemanagement garantiert hohe Sicherheit
  • Aufbewahrungsfristen werden eingehalten
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