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Einsatzszenario

Digitale Personalakte: Wie Sie sie richtig digitalisieren

Eine digitale Personalakte ist für viele HR-Verantwortliche der erste Schritt in eine moderne Arbeitswelt. Kein Wunder – mit nur wenigen Klicks schafft sie eine Übersicht zu allen Personaldaten und -dokumenten. Damit wird die Auskunftsfähigkeit der HR-Abteilung und die Transparenz im Unternehmen deutlich gesteigert. Warum es sich lohnt, Personalakten zu digitalisieren, erfahren Sie hier. 
 

Vorteile der digitalen Personalakte

  • Zeit und Kosten bei der Bearbeitung von Personalakten reduzieren
  • Schneller Zugriff auf alle wichtigen Personaldaten und Dokumente
  • Mehr Raumgewinn durch Wegfall der Papierakten
  • Mehr Transparenz: Zugriff auf Daten auch für Personen außerhalb der Personalabteilung möglich
  • Intelligentes Rechtemanagement garantiert hohe Sicherheit
  • Aufbewahrungsfristen werden eingehalten

Digitale Personalakte: Was ist zu beachten?

Die digitale Personalakte enthält personenbezogene Daten, die nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) besonders erfasst und verwaltet werden müssen. Datenschutzbeauftragte und Verantwortliche aus der IT-Compliance sollten daher die Einführung einer digitalen Personalakte begleiten. Arbeitgebende haben insbesondere im Hinblick auf die Digitalisierung der Dokumente auf folgende Punkte zu achten:

  • Jegliche Dokumente (z. B. Arbeitszeugnisse, Abmahnungen etc.) sind technisch sicher und mit Blick auf Aufbewahrungsfristen zu archivieren. 
  • Durch Zugriffsrechte ist sichergestellt, dass nur berechtigte Personen aus den beteiligten Abteilungen auf die Daten zugreifen können. 
  • Die Weitergabe der Daten an Dritte ist untersagt. 
  • Arbeitnehmenden ist erlaubt, die eigene Personalakte einzusehen. 
  • Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie sie zur Verarbeitung erforderlich sind.

Aus den Anforderungen ergibt sich, dass ein System revisionssicher sein muss, um rechtliche Aspekte zu erfüllen. 

Personalakte digitalisieren mit JobRouter®

Personalakten digitalisieren Sie mithilfe der JobRouter®-Digitalisierungsplattform speziell nach Ihren Anforderungen. Von den Bewerbungsunterlagen bis hin zur Gehaltsabrechnung können Sie alle notwendigen Informationen in einer Akte sammeln. Mithilfe eines Rechtemanagements stellen Sie außerdem sicher, dass nur befugte Personen Zugriff auf die jeweiligen Personalakten erhalten.

Mit der JobRouter®-Digitalisierungsplattform lassen sich nicht nur Personalakten digitalisieren, sondern auch sämtliche HR-Prozesse aus der Personalakte heraus starten. Dazu gehören zum Beispiel, das Mitarbeiter-Onboarding, das digitale Reisemanagement oder die elektronische Krankmeldung. Sorgen Sie mit digitalisierten und automatisierten Prozessen für mehr Transparenz!

JobRouter® bietet Ihnen als Lösung für eine digitale Personalakte unter anderem folgende Funktionen:

  • Zugriff auf die Personalakte eines bestimmten Mitarbeiters direkt über Ihr persönliches Dashboard erhalten,
  • Mitarbeiterakten durchsuchen,
  • eine Übersicht über alle personenbezogenen Daten, Vorgänge sowie Dokumente erhalten,
  • wichtige Dokumente elektronisch archivieren,
  • personenbezogene Prozesse direkt aus der Personalakte heraus starten (z. B. Mitarbeiter-Onboarding, Dienstreiseantrag, Krankmeldung),
  • den Funktionsumfang Ihrer digitalen Personalakte beliebig erweitern, zum Beispiel durch ein digitales Vertragsmanagement.

Digitalisierung bei Personalakten – Beispielprozesse

Digitale Personalakte finden

Mitarbeiterakte suchen

In JobRouter® können nur vorab von Ihnen definierte Verantwortliche über ein Widget im Dashboard auf bestimmte Akten zugreifen. Über den Namen können Sie nach Beschäftigten suchen oder diese aus einer Liste auswählen und auf die Personalakte zugreifen.

Mitarbeiterakte einsehen

Alle personenbezogenen Informationen eines Mitarbeitenden werden in der Personalakte aus verschiedenen Quellen zusammengeführt. Sie wählen zum Beispiel zwischen den Kategorien „Persönliche Daten“ und „Vorgänge & Dokumente“, um weitere Details einzusehen.

Digitale Personalakte einsehen
Digitale Personalakte verwalten

Persönliche Daten verwalten

Zu den persönlichen Daten können beispielsweise der vollständige Name, die Anschrift, Kontaktmöglichkeiten sowie die Bankverbindung oder Vertrags- und Berechtigungsinformationen zählen.

Vorgänge und Dokumente überprüfen

Die Kategorie „Vorgänge & Dokumente“ bietet eine Übersicht aller laufenden und bereits abgeschlossenen Prozesse sowie Aktivitäten. Beispielsweise können Informationen zu den Reisekostenabrechnungen, Dienstreiseanträgen oder Abwesenheiten des Mitarbeitenden hier eingesehen und kommentiert sowie die zugehörige Vorgangshistorie aufgerufen werden.

Vorgänge und Dokumente in der digitalen Personalakte überprüfen

Zurück zur Mitarbeitersuche

Sobald Sie alle Informationen geprüft haben, gelangen Sie über den „Zurück“-Button unmittelbar zu Ihrem Dashboard. Dort können Sie eine weitere Mitarbeitersuche oder andere HR-Prozesse starten. 

FAQ

Was ist eine elektronische Personalakte?

Die elektronische Personalakte ist die digitale Variante der analogen Personalakte. Elektronische Personalakte und digitale Personalakte werden synonym verwendet. Inhaltlich gibt es zwischen Digital- und Papierform keinen Unterschied. In der digitalen Personalakte hinterlegen Arbeitgebende alle relevanten Informationen über das Arbeitsverhältnis mit Arbeitnehmenden. Dazu gehören auch Dokumente wie beispielsweise Arbeitszeugnisse, Bewerbungsunterlagen oder Abmahnungen. 

Wie ist eine digitale Personalakte aufgebaut?

Zur digitalen Personalakte gehören all jene Informationen von Arbeitnehmenden, die wichtig für das Arbeitsverhältnis in dem angestellten Unternehmen sind. Dazu zählen beispielsweise: 

  • Arbeitsvertrag
  • Bewerbungsunterlagen
  • Abmahnungen
  • Vergütung
  • Urlaubs- und Krankheitstage oder Elternzeit
  • Lohnsteuerkarte
  • Beurteilungen
  • Informationen zur Kranken- und Sozialversicherung. 

In die digitale Personalakte sollten nur Informationen abgelegt werden, die Mitarbeitende einsehen dürfen. 

Warum lohnt sich die Einführung einer digitalen Personalakte?

Die digitale Personalakte zeigt Ihnen die Vorzüge der Digitalisierung im HR-Bereich und des papierlosen Büros: Sie erhöhen die Qualität Ihrer Personaldaten und der gesamten Personalarbeit. Konkret bedeutet das: 

  • Nach der Initialphase reduzieren Sie Ihre Kosten rapide (Return of Investment liegt bei circa 18 Monaten).
  • Sie vereinfachen Analysen. Dadurch können Sie Ihre Personalentwicklung zukunftsorientiert gestalten und Maßnahmen entwickeln, um zum Beispiel Fehlzeiten zu reduzieren. 
  • Eine moderne Softwarelösung erfüllt stets die gesetzlichen Datenvorgaben, sodass Sie stets auf der sicheren Seite sind. 
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